更新檔案管理理念推進(jìn)檔案管理科學(xué)化

趙麗彬

摘要：當(dāng)前轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵階段，檔案管理工作中存在著很多的問題與不足之處，手續(xù)不嚴(yán)、思想重視度高等，都會(huì)導(dǎo)致檔案管理水平難以提升。本文先對(duì)目前檔案管理工作中存在的各種問題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上就如何全面推進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化，談一下個(gè)人的觀點(diǎn)與認(rèn)識(shí)，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題;科學(xué)化;研究

檔案管理與我們的日常生產(chǎn)生活密切相關(guān)，檔案管理工作在很大程度上也體現(xiàn)了時(shí)代發(fā)展的要求，創(chuàng)新理念和檔案管理方式方法，加強(qiáng)企業(yè)科學(xué)化和規(guī)范化建設(shè)，有利于促進(jìn)檔案管理工作水平的整體提升。

一、檔案管理中的常見問題分析

從調(diào)查結(jié)果來看，為數(shù)不少的檔案管理人員對(duì)檔案管理工作存在著錯(cuò)誤的認(rèn)知，只是簡(jiǎn)單的認(rèn)為檔案管理就是抄寫以及分類整理等，無法為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益。在該種思想觀念的影響下，檔案管理者自身定位不準(zhǔn)確，對(duì)檔案工作的價(jià)值和意義缺乏足夠的認(rèn)知，以致于管理人員的工作質(zhì)量和效率受到影響。同時(shí)，由于檔案人員對(duì)管理工作缺乏思想的重要性認(rèn)知，因此在檔案交接時(shí)未能嚴(yán)格按照規(guī)范和要求進(jìn)行，以致于檔案管理工作內(nèi)容不完善，管理手續(xù)和材料不齊全，導(dǎo)致責(zé)任不清、分工不明。

值得一提的是，為數(shù)不少的檔案管理人員片面地認(rèn)為，所謂檔案交接，實(shí)際上就是交接鑰匙的過程，對(duì)具體的管理內(nèi)容未能全面的認(rèn)知。從目前的現(xiàn)狀來看，絕大多數(shù)的檔案管理者并非科班出身，也沒有接受過正規(guī)的嚴(yán)格訓(xùn)練以及專業(yè)性教育培訓(xùn)，而且對(duì)檔案管理方面的知識(shí)掌握不夠牢靠，對(duì)檔案管理重要性及其要求認(rèn)識(shí)不深入，缺乏較強(qiáng)的管理意識(shí)和能力，以致于工作中未能嚴(yán)格遵守制度辦事。檔案管理者的管理水平相對(duì)較低，直接影響到了檔案信息的完整性以及準(zhǔn)確性，不利于后續(xù)管理工作的開展。同時(shí)，不可忽視的一個(gè)問題是，檔案管理者往往身兼數(shù)職，以致于工作過程中精力投入不夠，而且歸檔材料的料的檢查以及補(bǔ)充不及時(shí)，最終導(dǎo)致檔案材料無法有效展現(xiàn)出其真實(shí)意義，檔案內(nèi)容不全面等問題較為普遍。實(shí)踐中可以看到，檔案管理者對(duì)檔案材料的宣傳力度欠缺，甚至干脆不宣傳。加之檔案管理者往往為非專業(yè)性人員，缺乏敏銳的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作質(zhì)量和效率。

二、加強(qiáng)檔案科學(xué)化管理的有效策略

基于以上對(duì)目前檔案管理工作中普遍存在的問題分析，筆者認(rèn)為要想加強(qiáng)檔案科學(xué)化管理，提高檔案管理工作水平，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面著手。

（一）建立健全檔案管理工作制度

無規(guī)矩不成方圓，檔案管理工作中也離不開規(guī)章制度，通過制度的實(shí)施來有效提高檔案管理工作效率，并且使檔案管理工作更具執(zhí)行性。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持制度的雙向性約束，既要約束領(lǐng)導(dǎo)，又要約束職工。在此過程中，還應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持制度的嚴(yán)肅執(zhí)行性，檔案部門不僅僅要制定相關(guān)的規(guī)章制度，更應(yīng)當(dāng)按照制度嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工作。在執(zhí)行規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)做到有功必賞以及有過必罰，體現(xiàn)出制度本身的權(quán)威性。實(shí)踐中還應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)收集檔案資料，確保制度能夠上墻，更能夠落實(shí)到實(shí)處。具體而言，應(yīng)當(dāng)建立健全借閱檔案資料登記簿，檔案資料的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出都要登記，轉(zhuǎn)入職工檔案材料以及轉(zhuǎn)出資料登記簿應(yīng)當(dāng)健全，做好檔案材料的及時(shí)移交工作。

（二）做好程序交接工作

檔案交接工作非常的嚴(yán)肅，而且其手續(xù)非常的嚴(yán)密，實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)做到賬務(wù)一致。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對(duì)借出的相關(guān)檔案材料進(jìn)行及時(shí)的催還，并且整理好相關(guān)借據(jù)，既要注明原因，又要及時(shí)進(jìn)行催還。對(duì)沒有整理的文件材料，也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類存放并且清理排序。嚴(yán)格按照檔案移交規(guī)范落實(shí)好移交工作，交接手續(xù)上應(yīng)當(dāng)注明具體的吋間、地點(diǎn)以及人員和清冊(cè)與頁數(shù)等，并在移交文件上蓋章，將交接工作落實(shí)到實(shí)處。

（三）加大檔案管理重要性宣傳力度

思想上對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)重視，有效的手段和方法就是要加大宣傳力度，檔案管理人員本著負(fù)責(zé)的態(tài)度，保證檔案資料的真實(shí)完整性，并且清醒地認(rèn)識(shí)到檔案管理是日常管理工作的重要內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)其方式和方法，應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，同時(shí)這也是工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的體現(xiàn)。在此過程中，對(duì)于那些真實(shí)性差的材料，應(yīng)當(dāng)及吋將其剔除掉，保證檔案材料的真實(shí)性、完整性以及切實(shí)可靠性。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)做好咨詢服務(wù)方面的工作，基于多種種渠道和方法向廣大群眾加強(qiáng)宣傳，使他們能夠認(rèn)識(shí)到檔案關(guān)乎命。對(duì)檔案材料進(jìn)行收集以及整理和利用等環(huán)節(jié)，都應(yīng)當(dāng)科學(xué)規(guī)范化。

（四）加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)

在當(dāng)前的時(shí)代背景下，數(shù)字化技術(shù)手段幾乎已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)廣泛實(shí)現(xiàn)了信息化以及網(wǎng)絡(luò)化辦公。在檔案管理工作信息化建設(shè)過程中，很多檔案資料是對(duì)部門以及個(gè)人開放的，為此應(yīng)當(dāng)建立公開的檔案管理機(jī)制。不僅可以促使大家的檔案意識(shí)增強(qiáng)，而且能夠增加檔案管理工作的效率及其透明度。整體而言，檔案管理是各項(xiàng)管理工作的重要內(nèi)容，檔案管理者應(yīng)當(dāng)保持與日俱進(jìn)，積極利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，以此來提高檔管理工作水平。

三、結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理工作的重要性不可小覷。實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新原來的陳舊思想觀念，強(qiáng)化檔案管理，并且積極提升檔案管理人員的技能以及業(yè)務(wù)素養(yǎng)，采用科學(xué)化管理手段來有效提高檔案管理工作實(shí)效性。

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