事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的若干探究

摘要：事業(yè)單位的檔案管理，朝著信息化管理模式發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位而言，具有重要的意義。這不僅有利于改進(jìn)工作效率，便于檔案查詢、保存，還能極大的發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。本文十分推崇事業(yè)單位改革，順應(yīng)信息化時(shí)代的要求，更新檔案管理模式。本文從信息化設(shè)備提檔升級(jí)，編撰檔案信息智庫(kù)，制定檔案監(jiān)督管理制度，提升檔案管理人員素質(zhì)，確保檔案管理數(shù)字化、規(guī)范化等幾個(gè)方面，對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，提出了自己的建議，希望能有效助力事業(yè)單位檔案管理工作的革新。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

中國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，早已邁入全球化、信息化時(shí)代，為適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，各行各業(yè)都需要遵循經(jīng)濟(jì)規(guī)律，圍繞經(jīng)濟(jì)規(guī)律辦事。事業(yè)單位的檔案管理工作，多年來，仍然保留著人工手動(dòng)操作、紙質(zhì)化保存等守舊的管理方式。在新的歷史時(shí)期，我國(guó)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作，提出了更高的要求，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，勢(shì)在必行。本文將深入剖析，事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的重要意義，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，提出個(gè)人的意見和建議。

一、事業(yè)單位檔案管理，向信息化發(fā)展的重要意義

（一）利于提高工作效率

我國(guó)事業(yè)單位的生存與發(fā)展，大多數(shù)仰仗著國(guó)家財(cái)政撥款，長(zhǎng)期以來，員工實(shí)行編制化管理，辦公人員的流動(dòng)性差、工作強(qiáng)度小、效率低。事業(yè)單位檔案管理工作，常年都是依賴手動(dòng)模式管理。這種陳舊的管理模式，與當(dāng)前信息化時(shí)代的宗旨背道而馳，嚴(yán)重桎梏了單位前進(jìn)與發(fā)展的腳步。

檔案管理工作向信息化邁進(jìn)，既能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，又能極大的提高工作效率。通過計(jì)算機(jī)或人工智能，將人工體力勞動(dòng)徹底解放出來，花少量的時(shí)間成本，高效地完成檔案管理目標(biāo)任務(wù)[1]。

（二）保存、查詢等操作便利

我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位，從初建到發(fā)展至今，歷經(jīng)的滄桑與變革并不短暫，因此，做好各類檔案的保存、管理工作對(duì)其意義深遠(yuǎn)。事業(yè)單位檔案管理工作，通過信息化建設(shè)的更新?lián)Q代，對(duì)檔案的保存、查詢等都提供了極大的便利。

電子化處理技術(shù)，能將泛黃的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)，將紙質(zhì)化文件資料進(jìn)行電子化技術(shù)處理，如電子錄入、電子掃描、建立電子目錄、編制檔案代碼及序號(hào)，制作成電子檔案，能夠永久保存[2]。計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)，能幫助快速、便捷查詢到需要的檔案資料。

（三）有效提升檔案的使用率

過去，有不少事業(yè)單位的檔案辦公室，各種檔案資料堆積如山，灰土蒙塵，因此查找起來繁瑣，或因保存失當(dāng)造成缺失，導(dǎo)致大部分檔案常年處于休眠狀態(tài)，根本得不到有效使用。有的事業(yè)單位的檔案室，形同虛設(shè)，只是為了應(yīng)付上級(jí)部門的檢查，完成檔案達(dá)標(biāo)任務(wù)，實(shí)際上檔案的利用價(jià)值并沒有得到發(fā)揮。

一旦建立了信息化檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)快捷、便利的檔案資料查閱，將迅速地提升檔案的使用率，高效地推進(jìn)各項(xiàng)工作的落實(shí)。

二、事業(yè)單位實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，要依靠強(qiáng)有力的舉措

（一）信息化設(shè)備提檔升級(jí)

為了把事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)落到實(shí)處，首先，要為檔案管理室配備一整套信息化、數(shù)字化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等，同時(shí)，把過去的一批不實(shí)用陳舊設(shè)施設(shè)備淘汰掉，從而保證檔案管理室網(wǎng)絡(luò)暢通，也是不可或缺的。

檔案管理室的信息化設(shè)備，應(yīng)做到專業(yè)化、技術(shù)化、高效化、便捷化，并盡量保證獨(dú)立使用、專事專用，不與其他部門事宜混合使用，確保檔案資料保存清晰、有序、獨(dú)立、完整。

（二）檔案信息庫(kù)的編撰

設(shè)備配置完后，搭建檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)是極其關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。事業(yè)單位要構(gòu)建檔案信息網(wǎng)站，建立并編撰檔案信息智庫(kù)，設(shè)置檔案信息搜索、查詢、瀏覽、下載、歸檔、打印等功能，從而建成一套完備的檔案信息系統(tǒng)和操作體系。

另外，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，還應(yīng)充分考慮和滿足社會(huì)化的需求，實(shí)現(xiàn)部分檔案信息化公開，完成資源共享的職能[3]。

（三）檔案管理數(shù)字化、一體化

事業(yè)單位的檔案管理模式，要遵循歷史發(fā)展的規(guī)律，用數(shù)字化、無紙化模式接管過去紙質(zhì)化的管理方式。

在檔案管理過程中，檔案管理人員要及時(shí)把實(shí)物檔案，通過電子技術(shù)處理，以圖片、電子文檔、聲像資金等形式，轉(zhuǎn)化成電子版本，進(jìn)行有效存檔。為便于查詢，還要完善好檔案信息目錄，編輯好檔案代碼，依次按順序進(jìn)行規(guī)范管理。

（四）制定檔案監(jiān)督管理制度

事業(yè)單位的體制機(jī)制，從某種層面上來說，阻礙了其實(shí)現(xiàn)高效化運(yùn)作和管理的步伐，而且事業(yè)單位的工作人員普遍工作效率低下，責(zé)任心不強(qiáng)，因檔案管理不善，造成檔案遺失、漏缺等現(xiàn)象層出不窮，給單位造成了嚴(yán)重的損失，但這些損失卻無人承擔(dān)，無法追責(zé)，不了了之。

因此，為了防止以上情況發(fā)生，檔案信息化在建設(shè)過程中，監(jiān)督管理環(huán)節(jié)顯得尤其重要。事業(yè)單位應(yīng)建立健全檔案監(jiān)督管理制度，落實(shí)到具體責(zé)任人，保障檔案管理工作有法可依、有章可循、有責(zé)可負(fù)。

（五）加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)及素質(zhì)提升

事業(yè)單位的檔案管理人員，普遍年齡較大、工作能力弱。隨著科技的進(jìn)步，時(shí)代的變化，當(dāng)前這些員工并不能勝任檔案管理工作。因此，事業(yè)單位不僅要根據(jù)現(xiàn)有的實(shí)際情況，調(diào)整崗位要求，適度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行調(diào)配。

單位要定期組織檔案管理職工，參加檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，輔助職工更好的適應(yīng)新的檔案管理工作模式[4]。另外，還要加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)教育，加大崗位職責(zé)、安全意識(shí)、服務(wù)意識(shí)等方面的宣傳，強(qiáng)化職工的責(zé)任心，培養(yǎng)奉獻(xiàn)精神，樹立安全管理的大局觀念。

三、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，是時(shí)代的召喚，所以，事業(yè)單位對(duì)該項(xiàng)工作應(yīng)加強(qiáng)重視，尤其是領(lǐng)導(dǎo)層，要把檔案管理信息化工作，當(dāng)作一項(xiàng)常態(tài)化工程項(xiàng)目來抓，同時(shí)要有一個(gè)長(zhǎng)期的、總體的工作規(guī)劃與思路，構(gòu)建好符合標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的一體化檔案信息管理系統(tǒng)，不斷提升職工的職業(yè)素養(yǎng)、技術(shù)處理能力，適應(yīng)單位發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，滿足社會(huì)的需求，發(fā)揮好事業(yè)單位的存在價(jià)值與服務(wù)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]路晉超，賈彥敏，林建民.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的若干問題[J].黑龍江史志，2013，000（011）：119.

[2]蔡俏冰.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，000（013）：53.

[3]張代勇.探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題與策略[J].祖國(guó)，2016（22）：99-99.

[4]王賢.當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題探究[J].赤子：上中旬，2015（11）：179.

作者簡(jiǎn)介：白曉輝（1978.07-）男，職務(wù)/職稱：講師轉(zhuǎn)系列中級(jí)檔案管理員，學(xué)歷：大學(xué)本科。