數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析

張明陽(yáng) 魏春虹

摘要：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展已達(dá)到前所未有的進(jìn)步，在各行業(yè)領(lǐng)域中發(fā)揮了重要技術(shù)優(yōu)勢(shì)，一定程度上促進(jìn)了各領(lǐng)域的發(fā)展。在醫(yī)院檔案管理中引入信息化、數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案應(yīng)用，成為目前醫(yī)院管理中的重要舉措。數(shù)字檔案的應(yīng)用能夠大大提升檔案管理效率，保證檔案內(nèi)容準(zhǔn)確的同時(shí)，能夠更有效的節(jié)省人力成本的投入，在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到高效管理目標(biāo)。由于數(shù)字檔案應(yīng)用時(shí)間較短，因此仍存在一定不足，本文正是基于此前提下結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)及管理思考，以提出促進(jìn)數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的更高效、廣泛應(yīng)用的策略與建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;信息化;醫(yī)院檔案管理

檔案管理作為醫(yī)院管理重要構(gòu)成內(nèi)容，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部管控及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都具有重要意義。引入數(shù)字檔案管理模式，能夠打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的局限，提升管理效率，強(qiáng)化檔案管理的準(zhǔn)確率。目前在大多數(shù)城市的醫(yī)院管理中，都積極嘗試引入數(shù)字檔案管理，但受到長(zhǎng)期傳統(tǒng)管理思維方式與管理手段的局限，使得數(shù)字檔案應(yīng)用的實(shí)際效果尚有不足。為使得數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中能夠更廣泛、高效的應(yīng)用，應(yīng)從轉(zhuǎn)變意識(shí)、重視應(yīng)用、落實(shí)完善多方面實(shí)現(xiàn)。

一、數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

現(xiàn)階段全社會(huì)對(duì)信息化、數(shù)字化的接受范圍不斷擴(kuò)大，接受水平也不斷提升，在醫(yī)院管理中也逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的引入和應(yīng)用。新型的辦公形式是數(shù)字化時(shí)代背景下應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物，將數(shù)字檔案應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，能夠提高檔案管理的效率，降低人工投入成本，提升管理精準(zhǔn)度。但由于數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用時(shí)間短，因此其應(yīng)用過(guò)程中仍存在較多問(wèn)題。

例如，醫(yī)院對(duì)數(shù)字檔案管理的重視力度和投入力度都略顯不足。數(shù)字檔案的應(yīng)用需要檔案管理人員學(xué)習(xí)并掌握新的技術(shù)能力，需要一個(gè)從人工手動(dòng)管理向數(shù)字化自動(dòng)管理的過(guò)渡過(guò)程，存在一定的接受難度。因此，數(shù)字檔案管理推進(jìn)的進(jìn)度較慢，相關(guān)的檔案管理的軟硬件建設(shè)不到位。通過(guò)對(duì)部分醫(yī)院的數(shù)字檔案管理情況的調(diào)查了解到，部分醫(yī)院的軟硬件水平提升慢，即使引入了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，但沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)更新，整體的檔案管理水平有限。部分檔案管理人員的水平不高，并缺乏對(duì)檔案管理的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和認(rèn)知，無(wú)法全面的界定檔案管理的范圍，也影響了目前數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中的質(zhì)量。

二、加強(qiáng)數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用建議

（一）強(qiáng)化數(shù)字化理念，構(gòu)建專業(yè)管理平臺(tái)

在醫(yī)院檔案管理中受到長(zhǎng)期人力手工檔案管理模式的影響，對(duì)于數(shù)字化檔案的重視尚有不足。為加強(qiáng)數(shù)字檔案應(yīng)用，首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，認(rèn)識(shí)到當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下只有引入數(shù)字化管理，才能滿足檔案管理的實(shí)際需要。

各級(jí)醫(yī)院可根據(jù)實(shí)際需求構(gòu)建數(shù)字檔案資源庫(kù)，相關(guān)管理人員逐步轉(zhuǎn)變檔案管理模式。為使醫(yī)院內(nèi)部信息有效共享，要重點(diǎn)開(kāi)發(fā)檔案網(wǎng)絡(luò)，不同部門(mén)之間可在平臺(tái)上進(jìn)行信息的采集和篩選，使檔案管理更高效。在各醫(yī)院中都包括一些重點(diǎn)項(xiàng)目，為保證這些項(xiàng)目?jī)?nèi)容的安全性、保密性和完整性，可獨(dú)立建檔，并進(jìn)行細(xì)致分類管理。結(jié)合我國(guó)醫(yī)院檔案管理實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看，實(shí)現(xiàn)全面的數(shù)字檔案應(yīng)用仍有很長(zhǎng)一段時(shí)間，因此，要客觀的看待人工檔案管理向數(shù)字檔案管理的過(guò)程轉(zhuǎn)變，根據(jù)實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)人工管理、數(shù)字管理靈活切換的管理模式，發(fā)揮管理的最大價(jià)值，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化細(xì)致。

（二）搭建完善網(wǎng)絡(luò)，優(yōu)化信息采集與數(shù)據(jù)管理

數(shù)字檔案是充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)優(yōu)勢(shì)的檔案管理模式，為構(gòu)建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)就要積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建不僅是工程技術(shù)人員的任務(wù)，完整的數(shù)字檔案需要醫(yī)院內(nèi)部人員的積極參與，例如信息采集環(huán)節(jié)、網(wǎng)絡(luò)工程搭建以及軟件系統(tǒng)測(cè)試應(yīng)用等。醫(yī)院方面在進(jìn)行資金籌劃與投入過(guò)程中，應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)搭建的軟件、硬件配置一定程度上加大投入力度，重視信息平臺(tái)搭建，提高網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的實(shí)用性和移植性。

醫(yī)院管理層面還應(yīng)對(duì)各類型檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一梳理和管控，醫(yī)院檔案工作不同于其他機(jī)構(gòu)的檔案管理，其工作涉及面廣發(fā)，覆蓋范圍大，注重檔案管理的保密性和安全性。因此，推行數(shù)字檔案管理不可避免要面臨諸多新的挑戰(zhàn)，對(duì)數(shù)字化的撰寫(xiě)規(guī)范、歸檔方式以及部分資料不完整等都需要充分考慮。因此數(shù)字檔案管理要對(duì)大量的檔案資料進(jìn)行梳理，通過(guò)制定管理審查小組等方式，對(duì)信息采集、數(shù)據(jù)篩選等，實(shí)現(xiàn)更全面的調(diào)研和更精準(zhǔn)的管理，保障數(shù)字檔案更有效應(yīng)用。

（三）準(zhǔn)確把握數(shù)字檔案內(nèi)容，確定醫(yī)院檔案管理范圍

在長(zhǎng)期工作經(jīng)驗(yàn)積累中可知，醫(yī)院檔案管理所涉及的范圍廣泛，為達(dá)到檔案管理的預(yù)期效果，要進(jìn)一步明確醫(yī)院檔案管理的實(shí)質(zhì)，確定其管理范圍。例如，關(guān)于某醫(yī)院藥品及醫(yī)療器械采購(gòu)的檔案管理中，要明確總庫(kù)、月庫(kù)存銷、每日出入庫(kù)等細(xì)致類別，保證管理的全面性。因此注重醫(yī)院數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠更其清晰、規(guī)范、明確醫(yī)院庫(kù)存管理內(nèi)容，降低管理出錯(cuò)率。醫(yī)院的檔案管理中包括了醫(yī)院中所有項(xiàng)目合同文件，對(duì)不同性質(zhì)的合同要注重獨(dú)特的分類設(shè)置，以便于管理和后期使用。所以，檔案管理工作人員要對(duì)具體內(nèi)容更清晰，這有助于醫(yī)院檔案管理流程的優(yōu)化，對(duì)檔案查找和應(yīng)用有著重要價(jià)值，對(duì)醫(yī)院檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展也有著積極意義。

三、結(jié)束語(yǔ)

數(shù)字檔案是順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物，能夠滿足當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求，解放人力投入，提高檔案管理效率，使檔案管理流程更優(yōu)化，內(nèi)容更準(zhǔn)確，這對(duì)醫(yī)院整體管理及醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都有著重要意義。因此，在今后的醫(yī)院檔案管理中，從領(lǐng)導(dǎo)層面要加大重視力度，并根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)加大資金投入，保障基礎(chǔ)設(shè)備的投入應(yīng)用后，優(yōu)化管理人員的培訓(xùn)，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理專業(yè)化和深入化，為醫(yī)院檔案安全、高效、優(yōu)質(zhì)管理做出積極貢獻(xiàn)。

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