房產(chǎn)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)價值探討

陳艷萍

摘要：信息作為現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心性元素，對于信息的捕捉、存儲、整合、處理與分析也就成為了現(xiàn)代企業(yè)必須具備并逐步提升與優(yōu)化的基本能力。進(jìn)入微利時代的房產(chǎn)行業(yè)也就應(yīng)當(dāng)充分注重信息在企業(yè)發(fā)展中的價值，不斷強(qiáng)化以信息為載體和發(fā)展對象的檔案管理工作水平和效能，從而帶來信息價值全面挖掘?qū)Ψ慨a(chǎn)項(xiàng)目發(fā)展、企業(yè)管理決策能力提升和日常業(yè)務(wù)推進(jìn)等層面的精準(zhǔn)助力和強(qiáng)效支撐。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案;管理工作;現(xiàn)實(shí)價值探討

現(xiàn)階段，房產(chǎn)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，也給檔案管理工作帶來一定難度，隨著房產(chǎn)檔案管理工作有效開展，進(jìn)一步保證了房產(chǎn)服務(wù)質(zhì)量，從實(shí)際分析，為了提高房產(chǎn)檔案管理能力，應(yīng)該積極研究有效的管理途徑，并深入工作實(shí)際，制定完善的管理模式，以提高房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量，進(jìn)一步為房產(chǎn)開發(fā)與管理工作開展奠定良好基礎(chǔ)。

1 房產(chǎn)檔案管理分析

顧名思義，檔案管理就是指將檔案資料進(jìn)行整理、收集進(jìn)行分類管理，而內(nèi)容一般以數(shù)據(jù)、文字、圖像、照片等形式進(jìn)行保存和存放。同樣，而房產(chǎn)的檔案管理則是指將有關(guān)房產(chǎn)證明的材料收集進(jìn)管理檔案中，一般涉及房產(chǎn)證、拆遷證、房屋使用權(quán)等情況內(nèi)容。值得特別說明的是，在房產(chǎn)的檔案管理中，應(yīng)當(dāng)注意房產(chǎn)的轉(zhuǎn)移、繼承、贈與等信息權(quán)益的變更，企業(yè)要做到及時補(bǔ)充資料，保證房產(chǎn)檔案不失真，信息完整，能夠在法律上有效，保護(hù)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益和正當(dāng)行為。由此可以看出，房產(chǎn)的檔案管理工作是房產(chǎn)行業(yè)中重要的一部分工作，應(yīng)該得到上層領(lǐng)導(dǎo)和基層民眾的高度重視。

2 房產(chǎn)檔案管理工作中的常見難點(diǎn)

2.1 檔案管理的認(rèn)知存在偏差

現(xiàn)在我國仍舊有很多人對房產(chǎn)檔案管理存在認(rèn)知嚴(yán)重不足的情況，對檔案的價值缺乏正確的認(rèn)識，導(dǎo)致我國很多檔案無法得到正確的利用。比如：現(xiàn)在我國很多檔案文件室在進(jìn)行檔案管理的過程中，管理措施嚴(yán)重不完善，導(dǎo)致其很多管理信息被泄露出去，甚至很多檔案出現(xiàn)受潮等情況，導(dǎo)致檔案遺失。相關(guān)部門在對檔案進(jìn)行管理的過程中，要加大對電子檔案和紙質(zhì)檔案管理的重視度，對現(xiàn)有的保管措施進(jìn)行傳播創(chuàng)新，提高其保管手段的多樣性，房地產(chǎn)檔案的利用率才能得到提升。

2.2 管理制度機(jī)制健全性不足

在進(jìn)行檔案管理的過程中，相關(guān)人員要不斷對檔案管理制度進(jìn)行完善，對房產(chǎn)檔案管理的相關(guān)法律和法規(guī)進(jìn)行明確，對房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行進(jìn)步的說明和明確。雖然李克強(qiáng)總理提出了“恒產(chǎn)者有恒心”理念下的“免費(fèi)續(xù)約”，但是目前法律層面也未給出相應(yīng)的明確產(chǎn)權(quán)說明。因此，在房產(chǎn)檔案管理工作中的制度存在諸多待解釋之處;另一方面具體的管理制度中缺少對應(yīng)的變動說明，以及相關(guān)的指標(biāo)與規(guī)范條例之間的對接，因而往往使制度的職能化執(zhí)行，難以得到貫徹;因此造成了機(jī)制運(yùn)行過程中的評估困難，從檔案管理制度的規(guī)范引領(lǐng)作用與運(yùn)行機(jī)制方面的監(jiān)督、保障、促進(jìn)作用觀察。

2.3 匹配性資源建設(shè)有待完善

在對房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理的過程中，相關(guān)人員要提高房產(chǎn)紙質(zhì)檔案信息化的水平，讓其實(shí)現(xiàn)初步信息化，對其的管理實(shí)質(zhì)進(jìn)行觀察。現(xiàn)在我國很多管理人員在對房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)沒有預(yù)制相匹配管理設(shè)施的情況，比如：傳真機(jī)等，這種情況在一定程度上制約了我國電子檔案管理的水平，降低了我國檔案管理的效率。電子檔案的管理方式不僅能夠在一定程度上提高檔案管理的效率，還能提高房產(chǎn)檔案管理的水平。

3 做好房產(chǎn)檔案管理工作的策略

3.1 基于信息技術(shù)，構(gòu)建全生命周期檔案管理體系

為了解決房產(chǎn)企業(yè)檔案管理任務(wù)重、效率低的問題，應(yīng)以現(xiàn)代化檔案管理理念在企業(yè)全體員工特別是檔案管理部門員工上下的全面樹立為基礎(chǔ)，以信息化、智能化、數(shù)字化的管理工具為輔助，逐步在項(xiàng)目發(fā)展各個環(huán)節(jié)初期就將基本、細(xì)化和全面的信息通過相關(guān)的數(shù)據(jù)錄入、存儲軟件進(jìn)行及時收集、分類、歸檔和入庫，也就是將企業(yè)的全體員工納入到了檔案管理的隊(duì)伍中來。從而以信息技術(shù)的設(shè)計(jì)層面讓檔案管理涵蓋日常業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié);從系統(tǒng)架構(gòu)層面實(shí)現(xiàn)管理層級的職責(zé)劃分和標(biāo)準(zhǔn)拓展;從數(shù)據(jù)的架構(gòu)層面，對應(yīng)不同階段的分庫存儲并確保數(shù)據(jù)的安全;從集成設(shè)計(jì)的層面，完整面向信息服務(wù)的對象與體系，以為各部門的檔案收集、歸類、整理、調(diào)取與利用提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件資料進(jìn)行在線的自動歸檔和信息的實(shí)時共享，從而逐步構(gòu)建全生命周期檔案管理體系支撐下房產(chǎn)企業(yè)檔案管理效能的可靠提升。

3.2 常態(tài)化、創(chuàng)新化對檔案管理人員的培訓(xùn)

應(yīng)結(jié)合企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)際，基于當(dāng)前檔案管理工作的先進(jìn)理念和發(fā)展性問題，不斷強(qiáng)化對于檔案管理人員的培訓(xùn)。首先應(yīng)從基本的理論知識，如現(xiàn)代化房產(chǎn)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)、范圍、作用，形成分類，檔案的收集與鑒定（范圍、方法、質(zhì)量要求），組卷、排列、編目，驗(yàn)收與移交、注意事項(xiàng)，檔案管理與風(fēng)險管控等全方面的內(nèi)容進(jìn)行有機(jī)、動態(tài)的培訓(xùn)與考核;其次還要針對階段化檔案資料管理工作中存在的誤區(qū)、難點(diǎn)與問題進(jìn)行必要的總結(jié)和實(shí)際案例的細(xì)化演示，并就檔案全生命周期管理等先進(jìn)的管理思想和信息化的管理方法對人員進(jìn)行系統(tǒng)的教育與培育，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人員管理素養(yǎng)、能力與現(xiàn)實(shí)發(fā)展的動態(tài)迎合。

3.3 優(yōu)化檔案管理架構(gòu)，全面化檔案管理制度與規(guī)范

首先應(yīng)結(jié)合企業(yè)發(fā)展對于檔案管理的具體要求，優(yōu)化檔案管理部門的組織架構(gòu)：以綜合管理部經(jīng)理為領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管統(tǒng)籌，細(xì)化檔案管理部門的各項(xiàng)分工，成立必要的項(xiàng)目檔案管理組、行政檔案管理組、財(cái)務(wù)檔案管理組和檔案綜合分析利用組等工作小組;并全面梳理各個部門及小組的管理任務(wù)、管理目標(biāo)、管理計(jì)劃和管理責(zé)任，明晰權(quán)責(zé)，做到責(zé)任到崗、責(zé)任到人，計(jì)劃監(jiān)督、目標(biāo)落實(shí)的良性發(fā)展。其次，還應(yīng)完善檔案管理的相關(guān)制度與規(guī)范，構(gòu)建包括管理目的、管理范圍、管理路程、管理要求、管理評價、人員考核等一些列制度在內(nèi)的管理制度與規(guī)范體系。進(jìn)而為檔案管理日常業(yè)務(wù)的推進(jìn)提供全面的制度指導(dǎo)和規(guī)范約束，帶來房產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的精準(zhǔn)性提升。

3.4 房產(chǎn)檔案管理趨向科學(xué)化和規(guī)范化

第一，加強(qiáng)對房產(chǎn)檔案管理每個工作環(huán)節(jié)的銜接（接受、錄入、整理、提供），確保房產(chǎn)檔案管理處于有序進(jìn)行狀態(tài)，切實(shí)實(shí)現(xiàn)最終的為社會提供利用服務(wù)這一目的。當(dāng)然在實(shí)際的管理過程中需要針對實(shí)情，利用相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)管理。如：正確歸檔、正確分類及標(biāo)注編號等等，做好借閱和利用工作，嚴(yán)格遵循計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄進(jìn)工作程序及檔案整理裝訂工作程序等。第二，加強(qiáng)對相關(guān)工作人員工作規(guī)范度的重視。首先，重視檔案職工的培訓(xùn)工作;其次，加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)人員的指導(dǎo)力度。目前我國各地區(qū)的房產(chǎn)檔案管理情況不同，所使用的回檔方式有較大差距，所以在立卷回檔工作時，必須要有針對性的進(jìn)行檢查與指導(dǎo)，確保檔案管理工作的科學(xué)、系統(tǒng)與高效。同時，檔案管理信息化過程中必須要建立統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)。因此，做好基礎(chǔ)工作，建立完整、統(tǒng)一、規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，是信息化檔案管理的前提。

4 結(jié)語

檔案管理是現(xiàn)代化房產(chǎn)企業(yè)管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，其需要基于對檔案管理工作發(fā)展的難點(diǎn)的分析，結(jié)合企業(yè)發(fā)展對于檔案管理工作的時代化要求，從管理手段、管理人才培訓(xùn)與提升、管理理念、管理機(jī)構(gòu)、管理制度等方面進(jìn)行多維度的改革與優(yōu)化，以此帶來房產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作效能的高水平強(qiáng)化。

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