淺論檔案管理在服務(wù)企業(yè)發(fā)展中的重要性及作用提升

王紅波

摘 要：企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營以及企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作，是企業(yè)管理的重要組成部分.加強檔案管理工作，能夠為企業(yè)管理者提供及時的信息反饋，幫助進(jìn)行明確的企業(yè)發(fā)展定位以及各種生產(chǎn)活動，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。本次從檔案管理工作的重要性及如何提升作用的有效性進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;企業(yè)發(fā)展;重要性;作用提升

一、企業(yè)檔案管理概述

（一）企業(yè)檔案的概念。企業(yè)檔案是指企業(yè)在從事各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中形成的具有一定保存價值的文件、圖表、資料等不同形式的歷史記錄。它是在生產(chǎn)經(jīng)營中直接形成的，客觀地紀(jì)錄了真實情況，是最可靠的憑證;同時，它保留著真切的歷史痕跡，許多文件蓋有制發(fā)機關(guān)或個人的印信;有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強烈、更加明顯，給企業(yè)處理糾紛的過程中提供了許多原始的憑證。因此，檔案是一個企業(yè)正常發(fā)展不可替代的資產(chǎn)財富。

（二）企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容。企業(yè)檔案管理的內(nèi)容主要包括兩大類，第一類是對檔案資源的管理，主要的工作是對信息進(jìn)行收集、整理、鑒定和保管，并根據(jù)檔案管理的相關(guān)知識建立完善的檔案儲存和借閱體系，這些工作內(nèi)容也被稱為檔案的實體管理;第二類是對檔案中包含的信息進(jìn)行管理，這部分工作內(nèi)容主要是從收集到的資料中獲取一些有用 的信息，為了使管理者在后期制定決策時更加的便利，同時也方便 了其他部門工作人員的工作。

（三）企業(yè)檔案管理的方式。企業(yè)檔案管理除了對人事和企業(yè)的發(fā)展過程進(jìn)行整理儲存之外，還要在平常的工作中對各項生產(chǎn)和經(jīng)營活動的相關(guān)信息進(jìn)行記錄，記錄的方式主要有文字記載、圖表記載、音像錄音等傳統(tǒng)方式。近年來，隨著信息化時代不斷深入社會，使得企業(yè)檔案管理的方式出現(xiàn)了很大的變化，由以前的人工管理轉(zhuǎn)為了符合時代發(fā)展的信息化管理，這種管理方式相比于以往的管理方式更加的便利，既節(jié)省了時間，又省去了大部分的人力資源，對于企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率提高有很大的幫助。

二、做好檔案工作對企業(yè)發(fā)展具有重要意義

做好檔案管理工作對維護企業(yè)合法權(quán)益、凝聚企業(yè)文化、樹立企業(yè)形象等方面具有重要意義。

（一）加強基礎(chǔ)管理作用。文件資料的及時歸檔是檔案管理工作的一大部分，是對日常工作中的文件、資料的一個整理匯總，能夠真實記錄企業(yè)經(jīng)營管理的全過程，為企業(yè)管理提供參參考依據(jù)。

（二）維護法律權(quán)益作用。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，會涉及到企業(yè)的商業(yè)信息、著作權(quán)、專利等保密資料，這是企業(yè)通過自身活動所創(chuàng)造的成果，屬于企業(yè)發(fā)展的無形資產(chǎn)，為公司申報的多項證件、獎項、追交尾款等提供了最原始、真實的資料;當(dāng)遇到法律糾紛時，企業(yè)檔案的真實性正好能為企業(yè)提供強有力的證據(jù)，所以檔案管理工作為企業(yè)維護自身權(quán)益有著重要的意義。

（三）提升管理水平作用。企業(yè)檔案的管理包括對企業(yè)管理、項目運營過程中的一些業(yè)務(wù)往來和具體細(xì)節(jié)進(jìn)行記錄，利用檔案對管理、工作各環(huán)節(jié)進(jìn)行歸納、梳理、分析，能夠為管理進(jìn)行提供參考，有助于企業(yè)提升管理水平。

（四）凝聚企業(yè)文化作用。企業(yè)檔案管理的一部分內(nèi)容就是對企業(yè)的長期發(fā)展進(jìn)行一個歷史性的總結(jié)，它見證了企業(yè)的發(fā)展歷程和員工發(fā)展進(jìn)程，因此，企業(yè)的檔案文件是企業(yè)文化形成的一個重要部分。 它不僅是企業(yè)文化的組成部分，同時它也是企業(yè)文化的一種體現(xiàn)，它用文字、圖片、影像等形式為企業(yè)展示了它的發(fā)展，客觀記錄了企業(yè)文化。企業(yè)檔案生動再現(xiàn)了企業(yè)的發(fā)展歷程、展示了企業(yè)精神，特別是企業(yè)實物資料，如企業(yè)在各個發(fā)展階段獲得的榮譽證書、獎杯獎牌等，利用這些檔案舉辦展覽或編纂企業(yè)文化讀物，能夠加強企業(yè)宣傳;同時，企業(yè)的檔案還可以作為、培訓(xùn)員工的一種資源，用企業(yè)自身的發(fā)展歷程來進(jìn)行培訓(xùn)，能夠讓員工對企業(yè)更加的了解，也更有說服力，對于員工的能力提升也更有幫助。

三、如何提升檔案服務(wù)企業(yè)發(fā)展的作用

管理是手段，利用是目的，檔案價值和作用通過檔案利用得以實現(xiàn)。檔案工作的根本目的，就是充分發(fā)揮檔案的作用，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作服務(wù)。隨著檔案管理工作的發(fā)展，檔案的利用越來越得到重視。要提升檔案服務(wù)企業(yè)發(fā)展的作用，就要從以下幾個方面入手：

（一）要增強宣傳工作，增強全員檔案意識。一是要做好檔案宣傳工作，加強有關(guān)檔案價值、作用及利用效果的宣傳， 使人們知道檔案是什么， 檔案有什么作用， 既能夠使員工增強檔案意識，確保檔案能夠全面及時歸檔，又能夠激發(fā)大家利用檔案的熱情， 引導(dǎo)大家有針對性地利用檔案。

（二）加強基礎(chǔ)工作，確保檔案真實完整。一是擴大檔案材料的收集范圍，進(jìn)一步完善歸檔制度。二是要建立健全企業(yè)檔案的管理制度，包括閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等，規(guī)范檔案的管理流程，根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損，加強安全保密管理。三是要加大檔案管理工作投入，創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和物質(zhì)條件。四是要增強檔案管理的規(guī)范性，統(tǒng)一整理方法，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對于檔案的整理設(shè)備也要統(tǒng)一進(jìn)行查驗，要確保檔案管理工作的每一道程序都具有規(guī)范性，為檔案的查閱提供便利。對新形成的檔案材料要按照檔案分類方案進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序組合，便于提供利用。五是完善檔案檢索工具體系。檔案室要有豐富的信息存貯量和檢索迅速準(zhǔn)確、方便實用，使利用者所需要的材料能夠迅速、準(zhǔn)確地提供出來，就要編制和完善檔案檢索工具，以滿足企業(yè)各方面對檔案工作的需要。

（三）要提高信息化水平，提高檔案利用效率。當(dāng)今是信息化時代，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛運用于企業(yè)的檔案管理工作中，尤其是歷史比較久遠(yuǎn)的大型企業(yè)，內(nèi)部需要整理的檔案資料會越來越多，如果僅僅使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案整理方式，恐怕不能夠達(dá)到工作要求。而數(shù)字化、信息化的管理方式能夠更加有效的提高工作效率和工作質(zhì)量。同時要樹立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的工作理念，搭建優(yōu)質(zhì)檔案資源利用平臺，在確保安全保密的前提下，開展電子文件歸檔和電子檔案管理，能夠提高檔案信息資源共建共享共用水平，推進(jìn)異地查檔、跨館服務(wù)，實現(xiàn)檔案資源共享。

（四）強化服務(wù)意識，提高檔案人員綜合素質(zhì)。改變坐等利用者上門的服務(wù)方式，化被動為主動，不斷創(chuàng)新檔案資源的利用方式，做好檔案資源的開發(fā)利用， 使之充滿生機和活力。同時，要加強檔案人員的培訓(xùn)，使檔案人員要拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，成為復(fù)合型人才，不僅要精通檔案專業(yè)理論知識，更要學(xué)習(xí)了解本單位的業(yè)務(wù)知識;不但要掌握一定的專業(yè)知識，還要掌握計算機技術(shù)、縮微技術(shù)等新知識、新技術(shù)。只有這樣，才能跟上時代的步伐，才能真正有效地開發(fā)檔案資源。

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