提升公路部門檔案管理水平的實踐和思考

劉宜雙

摘 要：檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進各項事業(yè)科學發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。做好公路檔案管理，才能有效保存公路改革發(fā)展重要資料，促進公路事業(yè)更好地發(fā)展。本論文以廣西公路部門檔案管理的實踐工作為例，結合檔案管理相關理論和制度，進行總結和思考，促進公路檔案更好地發(fā)揮“留存歷史、服務現(xiàn)實、著眼未來”的服務作用。

關鍵詞：公路;檔案管理;實踐和思考

檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是各地區(qū)各部門各單位的重要職責。隨著機關單位管理的日趨規(guī)范，機關檔案管理工作也越來越受到重視，逐步向制度化、規(guī)范化、數(shù)字化發(fā)展。近年來，公路檔案的數(shù)量越來越多，種類越來越多，檔案查詢和服務的需求也日益多樣化，這要求公路管理單位進一步規(guī)范機關檔案管理，提升公路檔案的管理水平。

一、公路部門檔案管理存在的普遍性問題

（一）檔案經(jīng)費投入不足，軟硬件設施建設不完備。受公路改革變化、公路建養(yǎng)事業(yè)繁忙等諸多因素影響，一些單位對檔案工作不夠重視，沒有將檔案工作經(jīng)費納入部門預算中，投入的經(jīng)費十分有限，檔案軟硬件設施陳舊。一些基層單位檔案室規(guī)格不高、配置不全，不符合檔案“九防”要求，檔案安全存在一定的風險和隱患。少數(shù)基層單位缺少檔案管理軟件，檔案保管、查詢和利用手段原始落后。

（二）檔案資源有限，檔案管理規(guī)范化水平不高。檔案資源比較單一，文書類、會計類、公路專業(yè)檔案收集較齊全，其他門類檔案收集較少，缺少影像類、活動類、實物類等檔案。一些單位缺少檔案管理的相關制度，對檔案保管和使用管理不到位，缺少檔案借閱流程和審批手續(xù)等，與檔案規(guī)范管理要求還有一定差距。

（三）檔案電子化程度低，檔案管理工作效率不高。整體上看，公路檔案數(shù)字化建設起步較慢，目前只有少部分永久類文書檔案進行了數(shù)字化整理工作，大部分單位的檔案仍然是以紙質檔案為主。紙質檔案容易老化和破損，在調(diào)閱、查詢時有諸多不便，也不利于檔案的開發(fā)、編研和利用，工作效率不夠高。

二、廣西公路部門在檔案管理方面的實踐探索

為解決公路檔案管理存在的問題，促進檔案管理水平提升，更好服務公路事業(yè)發(fā)展，廣西公路系統(tǒng)進行了積極的實踐探索，積累了一些工作經(jīng)驗。

（一）健全檔案管理機制。強化組織領導，把檔案工作納入本單位工作計劃和議事日程，明確承擔檔案工作的機構，建立機關檔案工作網(wǎng)絡，指定人員負責檔案工作，制定檔案管理有關制度，及時做好各種門類、各種載體文件材料的收集、整理、歸檔等工作。自2019年起，把檔案工作納入年度績效考核內(nèi)容。同時，要求各公路部門主動向地方檔案行政管理部門匯報工作，積極主動參加地方組織的各類檔案活動。

（二）加強公路檔案基礎設施建設。規(guī)范和加強各級公路部門檔案室建設。用房條件允許的，已經(jīng)逐步改造和升級現(xiàn)有檔案室，力爭將其建成面積達標、設施完善、安全保密、服務便捷、節(jié)能環(huán)保的新型檔案室，使其庫容滿足今后20年以上保管檔案的需要。檔案數(shù)量較少的縣級公路部門，進一步加強檔案基礎設施建設，嚴格按照檔案室“九防”要求完善相關設施，做好檔案安全保管工作。

（三）完善公路檔案資源體系建設。制定《廣西壯族自治區(qū)公路管理局機關文件材料歸檔實施辦法和機關文件歸檔范圍、保管期限表》報廣西壯族自治區(qū)檔案局審核同意實施，并組織各單位認真學習。加強資料收集和保管，凡是應歸檔的文件材料（包括照片、錄音錄像、實物等），需每年定期歸檔，歸檔文件材料應當真實、準確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)容完整，確保重要行業(yè)檔案不流失。

（四）完善公路檔案安全體系建設。完善檔案安全應急制度，制定應急預案，把檔案室列入重點保護范圍，確保檔案受到危險時得到優(yōu)先搶救和妥善處置，特別要加強汛期檔案安全保管工作。做好檔案利用服務，確保檔案在利用服務過程中不丟失、不損壞、不泄密。重視“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案的風險和信息安全，在檔案數(shù)字化外包中嚴格遵守保密規(guī)定，嚴防檔案資源在傳輸、處理中失泄密。

（五）加快公路檔案信息化建設。把檔案信息化列入本單位信息化建設整體規(guī)劃，提升檔案信息化管理水平。在自治區(qū)級公路部門全面完成重要檔案數(shù)字化的基礎上，及時總結經(jīng)驗，于2019年投入150萬元，全面啟動檔案信息化建設工作。目前，9個市級公路部門對檔案信息管理系統(tǒng)的使用率達到100%。逐步健全檔案機讀電子目錄，推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，對重要程度高、保管期限長、利用頻率高的傳統(tǒng)載體檔案，加快進行數(shù)字化加工，預計2021年底前，市級以上公路管理機構檔案室文書類永久檔案數(shù)字化率達到100%。

三、健全公路檔案管理長效保障機制的思考

鞏固檔案管理成果和持續(xù)提升檔案管理水平，離不開長效保障機制。從資金、人員、環(huán)境等方面建立起有效的機制，才能保障公路檔案事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

（一）建立穩(wěn)定的資金保障機制。將檔案工作預算納入單位預算中，作為專項經(jīng)費，加大資金投入力度，進一步完善公路檔案室基礎設施建設，支持信息化工程，配置檔案管理必需設施設備，保障運行維護。支持基層單位創(chuàng)建等級檔案室，數(shù)字檔案室，對創(chuàng)建成功的單位給予一定的工作經(jīng)費獎勵。

（二）建立人才保障機制。依據(jù)檔案管理相關規(guī)定和實際需要，配備能滿足檔案工作的專（兼）職檔案工作人員，保持隊伍相對穩(wěn)定。優(yōu)化人才結構，通過公開招聘等形式引進具有檔案管理、信息資源管理等專業(yè)知識的人才。積極創(chuàng)造條件，加強培訓交流，組織檔案管理人員到先進單位參觀學習，加強經(jīng)驗交流，不斷提高公路系統(tǒng)檔案管理人員業(yè)務水平。

（三）建立檔案普法宣傳教育機制。加強檔案法律法規(guī)和檔案知識宣傳工作，樹立公路系統(tǒng)全員檔案意識，提升全社會對檔案工作的認識，不斷增強檔案工作人員責任感和使命感。積極開發(fā)利用檔案資源，挖掘檔案現(xiàn)實價值和歷史價值，加大檔案宣傳力度，增強檔案工作影響力，努力開創(chuàng)檔案工作新局面。