施工企業(yè)境外檔案信息化建設(shè)研究

劉天棋 劉旭卿

摘 要：隨著中資企業(yè)在國際上影響力的與日俱增，在具體項(xiàng)目執(zhí)行過程中，受到所在國家或地區(qū)“放大鏡”式行政監(jiān)管的可能性也逐步增大，在境外開展業(yè)務(wù)過程中不可避免地卷入、涉及經(jīng)濟(jì)糾紛、法律訴訟事件，由此引起的政治、經(jīng)濟(jì)、文化風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)不斷加大，強(qiáng)化檔案管理必然成為企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益最重要、最基本的法律憑證。

關(guān)鍵詞：中資企業(yè);境外檔案管理;信息化

境外檔案管理存在問題

檔案是企業(yè)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，檔案資源作為企業(yè)生存和發(fā)展的核心資源和重要資產(chǎn)，是促進(jìn)企業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)企業(yè)和員工根本利益的重要依據(jù)。

隨著中國企業(yè)海外優(yōu)先發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，境外機(jī)構(gòu)數(shù)量日益增加，管理層級(jí)與關(guān)系日益復(fù)雜，檔案工作越來越成為企業(yè)不可缺少的基礎(chǔ)性工作之一，管理層逐漸意識(shí)到，做好檔案工作是企業(yè)在項(xiàng)目管理、項(xiàng)目運(yùn)行過程中的重要職責(zé)：

1、檔案工作的專業(yè)性和境外業(yè)務(wù)的特殊性，要求企業(yè)必須做好境外檔案工作的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查;

2、區(qū)域中心業(yè)務(wù)涵蓋國別較多，駐外機(jī)構(gòu)數(shù)量大，調(diào)研顯示，區(qū)域中心檔案管理人員缺乏，檔案管理體系有待健全，檔案管理制度有待完善，檔案實(shí)體保管條件有限，檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后等。

問題突出表現(xiàn)在，一是不同國別境內(nèi)的工程項(xiàng)目檔案15000余卷規(guī)范管理利用問題;二是工程運(yùn)營公司檔案存放規(guī)范管理利用問題;三是在建的工程項(xiàng)目檔案也將面臨檔案規(guī)范管理長期存放問題;四是工程項(xiàng)目社會(huì)治安風(fēng)險(xiǎn)較大，面臨檔案的安全管理問題等等。

境外檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)

面對(duì)中資企業(yè)海外發(fā)展進(jìn)入新的階段，境外檔案收集模式、管理方法、服務(wù)手段都要適應(yīng)新形勢下檔案管理要求，通過信息化手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、整理、編目、利用等全流程管理，即為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和改革創(chuàng)新等中心工作提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又提升了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和水平，因此境外檔案管理信息化工作勢在必行。

境外檔案管理信息化系統(tǒng)以數(shù)字資源、信息安全和遠(yuǎn)程訪問為基礎(chǔ)，將原有以紙質(zhì)為主的檔案數(shù)字化，使企業(yè)各級(jí)檔案管理部門能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各分子企業(yè)的電子文件的歸檔和管理，境內(nèi)外各級(jí)檔案工作人員均可通過網(wǎng)絡(luò)方式根據(jù)不同權(quán)限訪問企業(yè)相關(guān)檔案資源，達(dá)到檔案信息資源深度加工利用以及電子檔案的長期安全保存的目的，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)“資源共享、互聯(lián)互通、知識(shí)挖掘”的目標(biāo)。

境外檔案信息化建設(shè)的主要工作內(nèi)容

境外檔案信息化不僅要做好傳統(tǒng)等檔案基礎(chǔ)管理工作，還要按照信息化建設(shè)需要開展相應(yīng)的工作，主要有以下幾個(gè)方面：

1.檔案信息化制度體系建設(shè)。包括檔案信息化工作規(guī)章、管理制度與業(yè)務(wù)操作細(xì)則。區(qū)域中心檔案中心應(yīng)在公司總部檔案部門、海外事業(yè)部，以及區(qū)域中心的指導(dǎo)下，根據(jù)“雙重遵從”理念，即在遵守所在國家檔案法律法規(guī)的前提下，根據(jù)我國檔案法規(guī)制度、境內(nèi)總部的檔案規(guī)章制度，結(jié)合境外具體實(shí)際，制定相應(yīng)檔案信息化制度。

2.檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。一是區(qū)域中心檔案中心應(yīng)根據(jù)境外具體實(shí)際情況，將業(yè)務(wù)運(yùn)營體系與檔案管理體系緊密結(jié)合，梳理出影響駐外機(jī)構(gòu)整體運(yùn)營的關(guān)鍵流程，把握境外檔案監(jiān)控關(guān)鍵點(diǎn)。同時(shí)，根據(jù) “雙向包容”理念，即境內(nèi)境外檔案文化相互包容，建立境外檔案標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)各專業(yè)檔案語言版本、模板格式的國際化與標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而推動(dòng)檔案過程管理程序化、管理屬地化。二是區(qū)域中心檔案中心在貫徹“集中統(tǒng)一管理”原則時(shí)，檔案資源管理實(shí)行檔案監(jiān)管權(quán)集中，檔案日常管理分散;重要檔案集中，一般檔案分散;數(shù)字檔案集中，實(shí)體檔案分散。

3.檔案信息化建設(shè)主要方略與措施。區(qū)域中心檔案中心以本機(jī)構(gòu)信息化為基礎(chǔ)，負(fù)責(zé)中國交建數(shù)字檔案館統(tǒng)一建設(shè)在區(qū)域中心的推廣應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)駐外機(jī)構(gòu)檔案管理信息化。積極開展存量檔案數(shù)字化工作，建立境外檔案目錄數(shù)據(jù)庫，重要檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，并定期做好備份。實(shí)現(xiàn)境外電子檔案資源最大限度集中存放于企業(yè)安全的數(shù)據(jù)中心，不同地域機(jī)構(gòu)人員依據(jù)權(quán)限共享檔案信息資源，推動(dòng)檔案資源安全科學(xué)配置和高效利用。

數(shù)字檔案館對(duì)檔案產(chǎn)生的全過程進(jìn)行監(jiān)控，針對(duì)企業(yè)體量大、業(yè)務(wù)廣等特點(diǎn)，作為超大型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)企業(yè)，中國交建屬于多組織、多業(yè)態(tài)的組織架構(gòu)，因此數(shù)字檔案系統(tǒng)功能非常龐大，為此，綜合考慮各單位應(yīng)用現(xiàn)狀及需求情況的參差不齊，中國交建采取了“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施”的基本原則。

一期建設(shè)內(nèi)容包括相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，包括制定文書、實(shí)物、聲像檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)元及值域代碼標(biāo)準(zhǔn)等;建設(shè)數(shù)字檔案館的核心功能，形成“著錄模板”的模式進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)文書檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案檔案的管理，建立企業(yè)、二級(jí)單位企業(yè)級(jí)全宗下的多全宗管理模式，形成全企業(yè)全文檢索及目錄共享。完成與企業(yè)總部及試點(diǎn)單位OA、統(tǒng)一門戶的對(duì)接，形成OA接口統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn);

二期建設(shè)內(nèi)容，科技檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度建設(shè);實(shí)現(xiàn)科技檔案管理，形成“科技檔案歸檔模板”的模式進(jìn)行歸檔，建立全企業(yè)全文檢索;實(shí)現(xiàn)全企業(yè)目錄共享，形成目錄統(tǒng)一接口規(guī)范，與各二級(jí)單位自建數(shù)字檔案館進(jìn)行對(duì)接，建立全企業(yè)目錄共享機(jī)制;實(shí)現(xiàn)與物資管理系統(tǒng)、裝備采購系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，建立相應(yīng)接口標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)各類檔案自動(dòng)化歸檔;與交建通深入對(duì)接;

三期建設(shè)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理，并與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接形成會(huì)計(jì)檔案自動(dòng)化歸檔;實(shí)現(xiàn)全企業(yè)檔案GIS、虛擬庫房及海外檔案的管理，實(shí)現(xiàn)地圖級(jí)目錄查看、虛擬庫房管理。進(jìn)行大數(shù)據(jù)挖掘，打造知識(shí)中心，形成知識(shí)地圖。

網(wǎng)絡(luò)條件較差的項(xiàng)目部： 對(duì)于網(wǎng)絡(luò)條件較差的項(xiàng)目部，將采用離線客戶端的模式，再通過離線文件的形式上傳到數(shù)字檔案館。

4.境外檔案信息化建設(shè)效益分析

4.1管理效益分析。數(shù)字檔案館建設(shè)將建立一套適合企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)電子文檔全生命周期管理;建設(shè)全系統(tǒng)的電子文件目錄系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)基層單位與上級(jí)單位的電子化移交，提升企業(yè)整體檔案管理水平。

通過數(shù)字檔案館與企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)整合，消除企業(yè)信息孤島，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)板塊中數(shù)字文檔信息在線歸檔和企業(yè)檔案信息長期永久保存。通過先進(jìn)的信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的管理和利用，獲取檔案信息成本更低、速度更快、范圍更全面、檢索更精準(zhǔn)，在更大程度實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源有效共享，為企業(yè)檔案信息化管理提供有力的保障，支撐企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)營，來支撐企業(yè)經(jīng)營發(fā)展。

4.2 經(jīng)濟(jì)效益分析。應(yīng)用良好的檔案信息化管理系統(tǒng)不但能有效地減少人力成本和管理費(fèi)用，而且可為企業(yè)帶來明顯的間接效益。如針對(duì)工程項(xiàng)目過程資料管理的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、應(yīng)用，可為企業(yè)提供項(xiàng)目全生命周期的精細(xì)化管理：在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段提供項(xiàng)目招投標(biāo)管理，做好各項(xiàng)投標(biāo)資料準(zhǔn)備，為企業(yè)中標(biāo)提供良好保障;在項(xiàng)目實(shí)施階段為企業(yè)提供全面項(xiàng)目文檔管理服務(wù)，為項(xiàng)目驗(yàn)收提供可靠保障;在項(xiàng)目驗(yàn)收及運(yùn)行階段可提供完善的項(xiàng)目運(yùn)維管理，為項(xiàng)目尾款順利回收打下良好基礎(chǔ)，可為企業(yè)減少不必要的經(jīng)濟(jì)損失，為提高項(xiàng)目成功率提供有力保障，為進(jìn)一步提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益創(chuàng)造良好條件。

結(jié) 語

本文通過分析境外檔案管理的主要問題、信息化建設(shè)內(nèi)容，簡述了中國交建境外檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。境外檔案信息化建設(shè)為在境外落地實(shí)施企業(yè)戰(zhàn)略，有效推動(dòng)境外業(yè)務(wù)區(qū)域化、屬地化、專業(yè)化發(fā)展，完善境外發(fā)展和管控體系提供有力支撐，為防范境外項(xiàng)目合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)奠定了檔案管理基礎(chǔ)。

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