新時期干部人事檔案管理工作的思考

譚碧云

【摘要】近年來，伴隨國家政治以及經(jīng)濟體制的改革，干部人事檔案管理工作出現(xiàn)了許多問題，這些問題對新時期干部人事檔案管理工作的質(zhì)量有著嚴重影響。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方法已經(jīng)不再適應新時期干部人事檔案管理工作。因此當務之急，必須對單位的干部人事檔案管理工作進行創(chuàng)新，以迎合時代的發(fā)展。本文主要就當前部分單位在干部人事檔案管理工作過程中遇到的問題進行分析，筆者結合自己的實踐經(jīng)驗，就新時期干部人事檔案管理工作發(fā)表了自己淺顯的觀點，以期與更多的專業(yè)人士共同探討干部人事檔案管理工作的相關課題。

【關鍵詞】新時期;干部人事;檔案管理;工作的思考

干部人事檔案主要是針對干部的個人德能勤績廉的真實情況的具體反映，是企業(yè)落實相關政策、解決工資待遇等方面的重要憑證，是干部考核以及任用的重要資料，相比較其他檔案管理，干部人事檔案管理工作具備一定的特點，無論是業(yè)務性還是政策性都比較強。新時期下，干部人事檔案管理工作者必須根據(jù)實際情況，全面提高人事檔案管理工作水平。

一、當前干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀以及存在的問題

（一）對干部人事檔案管理工作認識不夠充分

在單位的眾多工作崗位當中，干部人事檔案工作相對而言不太容易取得明顯的成績。所以造成在實際工作過程中，很多單位的管理者包含一些干部在內(nèi)普遍對干部人事檔案管理工作的認識不夠充分，特別是認識的高度不夠。認為干部人事檔案管理工作就是簡單的對干部的身份、履歷等進行簡單資料的收集，是日常一項純粹的保管事務性工作，如單位而言，該工作的重要性不高。在檔案管理過程中，沒有結合社會的發(fā)展要求，對檔案資料管理工作進行創(chuàng)新，也未能將干部人事檔案資料進行有效利用。部分單位的管理者甚至認為干部人事檔案管理工作是可有可無的，僅把它作為應付上級單位檢查的差事來做。檔案管理工作是一項專業(yè)性極強的工作，單位要切實提高檔案管理工作水平，必須要聘用專業(yè)的檔案管理人才。然而在調(diào)研過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，部分單位由于管理者對該項工作的認識程度不夠，導致單位沒有專業(yè)的干部人事檔案管理人員，甚至有部分單位沒有專門從事該項工作的人員，采取兼職和輪流值崗的形式對干部人事檔案進行管理。人員的頻繁更換以及對工作的相對“輕視”造成單位的干部人事檔案管理工作流于形式，致使工作的專業(yè)性和連續(xù)性不夠。

（二）干部人事檔案的資料缺乏真實性和完整性

干部人事檔案資料其中主要包含干部的“三齡、二歷、一身份”，具體內(nèi)容是指干部的年齡、工齡、黨齡、學歷、工作經(jīng)歷和干部身份。這些資料一般是干部進行錄用、工作調(diào)動以及提拔環(huán)節(jié)上級單位要重點進行核查的內(nèi)容，因此資料需要具備高度的真實性。然而在調(diào)研過程中，我們發(fā)現(xiàn)往往這些干部的人事檔案資料的來源多數(shù)為干部本人填寫，相關單位缺乏對資料的嚴格審核和相關真實性的調(diào)查環(huán)節(jié)，這就使得有一部分干部人事檔案資料內(nèi)容不準不實，使得個別處于自己私利立場上的人在資料上進行弄虛作假。除此之外，在干部人事檔案資料中，主要內(nèi)容多以記載干部的個人履歷、政治面貌以及社會關系等情況，然而在有關干部的綜合素質(zhì)、工作能力、技術特長、個人興趣愛好等方面的內(nèi)容記錄較少，無法通過干部人事檔案資料了解干部的個性特點，資料的不完整性一定程度上將影響相關部門對于干部的全面了解。

（三）干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞不規(guī)范

近年來，伴隨社會的發(fā)展以及市場經(jīng)濟的推進，相比較之前，當今社會人才的流動具備流動更加靈活、流動速度更快的特點。人才的流動和人事檔案管理工作息息相關，鑒于人才流動速度快的現(xiàn)狀，人事檔案管理工作的難度將大幅度提高。通過調(diào)研，筆者發(fā)現(xiàn)有部分干部往往不夠重視自身的檔案管理，在原單位離職以后，檔案往往沒有跟隨工作的調(diào)動進行轉(zhuǎn)檔，使得個人檔案還滯留在原單位，一旦原單位無法跟干部個人取得聯(lián)系，很容易造成檔案的管理不當。還有一些單位的人事部門在取走干部人事檔案后，遲遲不遞交回執(zhí)單，要經(jīng)過多次催促，嚴重影響工作效率。另外還有一部分學生，例如大專、本科生畢業(yè)就業(yè)時，檔案依然留在學校，沒有跟隨人走。有部分畢業(yè)生由于畢業(yè)以后很長一段時間沒有回學校轉(zhuǎn)移檔案，就會造成檔案分散在各個地方保存，常見的保存地方有當?shù)氐娜瞬攀袌龅?。上述這些常見的現(xiàn)象在給干部進行職稱申報、戶口遷移、工作轉(zhuǎn)正定級、保險繳納等一系列工作帶來了困擾，加大了干部人事檔案管理工作的難度。

二、新時期干部人事檔案管理的有效措施

（一）提高對干部人事檔案管理認識的高度，加強檔案管理

新時期下，要結合單位的實際情況，全面創(chuàng)新單位的干部人事檔案管理工作，是社會發(fā)展的要求，也是檔案管理工作者應肩負的職責。各級單位應提高對干部人事檔案管理工作認識的高度，明確干部人事檔案管理是連接過去和未來的重要事業(yè)，是國家以及黨的事業(yè)發(fā)展過程中不可或缺的重要組成部分。因此，在新的形式下，單位的管理者必須充分認識到干部人事檔案管理工作的重要性，從全局的角度出發(fā)，把干部人事檔案管理工作作為單位戰(zhàn)略性事項來對待。想要改變傳統(tǒng)的工作理念，對干部人事檔案管理工作進行創(chuàng)新和改革，首先要加強單位領導對該項工作的認識程度。只有領導重視，才能在人力、物力等資源上給予充分的支持。

單位要提高干部人事檔案管理水平，筆者認為可以分為以下幾個步驟進行：首先，單位的領導重視干部人事檔案管理工作是關鍵，將單位的人事檔案管理工作提升到一定的高度，針對工作進行詳細的部署，并制定科學的管理措施。其次，要對單位的人事檔案管理工作實行工作責任制，要指派專人負責，才能確保工作的順利開展，真正把干部人事檔案管理工作擺在單位重要的位置，當成一件經(jīng)常性的大事來管。為了確保工作成效，單位可以采取考核和激勵的制度，以提高負責人的工作積極性和創(chuàng)造性。最后，要提高干部人事檔案管理人員的專業(yè)技能以及政治素養(yǎng)。想要有計劃、有目標、有創(chuàng)新、有督查、有落實的實行干部人事檔案管理工作，企業(yè)必須委派專業(yè)的檔案管理人才落實該項工作，并就單位的相關檔案管理人員進行有效培訓，增強檔案人員的事業(yè)心和責任感，幫助他們培養(yǎng)專業(yè)技能和專業(yè)水準，并提升政治素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，從而實現(xiàn)人事檔案管理水平的提高。

（二）對干部人事檔案進行嚴格審核，豐富內(nèi)容

在干部人事檔案管理工作過程中，要對干部人事檔案以及材料進行嚴格把關，要定期開展單位干部人事檔案管理的內(nèi)部核查工作。關于干部的相關資料一定要對其客觀真實性進行仔細審核，一旦在審核過程中發(fā)現(xiàn)干部的相關信息出現(xiàn)前后不一致的情況，要根據(jù)相關政策規(guī)定進行確認，并根據(jù)最終確認結果對干部的相關信息進行更新。除此之外還要看干部的檔案資料相關手續(xù)是否完整，例如在審核過程中單位是否有蓋章、相關時間、審批意見等是否有效填寫等，對于手續(xù)不齊全的必須要求補辦有關手續(xù)或者重新填寫相應的材料。最后要對干部檔案資料進行完善，除了基本資料，要增加能反應干部個性特征的資料，例如職業(yè)技能、興趣愛好、社會貢獻、職業(yè)素養(yǎng)等等。通過豐富干部人事檔案的內(nèi)容從而讓有關部門和組織能全面了解干部。

（三）完善相關制度，充分利用現(xiàn)代化信息技術，加深檔案的利用率

單位的干部人事檔案管理必須建立和完善相關制度，以便工作人員工作時有章可循、有法可依。單位應引進相關的專業(yè)人才制定科學的制度，針對人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)和流程制定行之有效的管理措施。例如檔案案卷形成的全過程、檔案的有序管理以及檔案的檢索功能等。在這個過程中要單位要引進先進的技術和設備，運用現(xiàn)代化計算機技術以及信息化手段輔助檔案管理，以達到科學管理的目的。完善的制度，專業(yè)的人才有助于單位開發(fā)人事檔案的利用價值。另外，在人事檔案管理過程中，一定要充分利用現(xiàn)代化信息技術。21世紀是互聯(lián)網(wǎng)時代，各行各業(yè)都在充分利用信息技術，并取得了一定的成果。這就要求干部人事檔案管理必須跟上時代的發(fā)展，利用現(xiàn)代化信息技術對干部人事檔案進行有效管理。例如建立干部人事檔案管理系統(tǒng)，將干部人事檔案資料錄入系統(tǒng)，讓干部人事檔案資料信息化、數(shù)據(jù)化，對于原件文件進行掃描上傳，方便檔案查閱和借閱過程中不會損壞原文件。值得一提的是，在單位干部人事檔案管理信息化建設的過程中，需要投入大量的人力和物力，因此單位必須加強對信息化建設的力度。除此之外，要利用互聯(lián)網(wǎng)技術，對干部人事檔案進行網(wǎng)絡化管理，改變當前利用形式單一的現(xiàn)狀，深化干部人事檔案的利用率。

三、總結

綜上所述，新時期對干部人事檔案管理工作提出了新的要求。相關單位要針對當前干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀以及相關問題進行分析，根據(jù)單位的實際情況，找到行之有效的管理對策，從而綜合提高干部人事檔案管理水平。

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