淺談事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化措施研究

程虹

【摘要】本文將闡述事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化的主要內(nèi)容和有效措施，希望能夠大幅度提高事業(yè)單位檔案管理工作水平，加快檔案工作信息化建設(shè)進程，從而全面推動事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化發(fā)展步伐，最大程度的發(fā)揮出檔案資源價值，為事業(yè)單位的蓬勃健康發(fā)展提供有力支持和保障。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案工作;規(guī)范化;措施

檔案管理是一項系統(tǒng)性、綜合性的工作，主要涉及到檔案收集、整理、鑒定、保管等多個層面，檔案資源利用率更是直接關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展前景。要想保證事業(yè)單位檔案資源得到科學(xué)合理的利用，就要切實加強檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，爭取早日實現(xiàn)檔案管理的信息化，這樣事業(yè)單位制定的決策才能更具科學(xué)性，能夠迅速得以貫徹落實，事業(yè)單位管理服務(wù)能力得到顯著提升，將會更好的服務(wù)于社會公眾，為社會穩(wěn)定和諧及經(jīng)濟快速發(fā)展貢獻巨大力量。

一、事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化的主要內(nèi)容

（一）檔案收集規(guī)范化

檔案收集是檔案管理的首要環(huán)節(jié)，其實際工作效果將會對后續(xù)環(huán)節(jié)工作質(zhì)量產(chǎn)生重大影響。在新時期，事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化已經(jīng)是必然趨勢，確保單位各個部門的有效溝通，打破信息壁壘，促使其將內(nèi)部信息予以交換和共享，對于收集真實完整的檔案信息大有助益，可謂是一個好的開始，在此情況下檔案工作的規(guī)范化也能得以真正實現(xiàn)。

（二）檔案整理規(guī)范化

一般來說，檔案整理是緊跟在檔案收集之后的一項工作，旨在清晰反映檔案信息，為檔案資源的利用創(chuàng)造條件。此環(huán)節(jié)需要對檔案信息進行深度加工，包括分類、組合和編制等等，先要對檔案信息的真?zhèn)芜M行核實，確定無誤后才能開展后續(xù)工作。經(jīng)過處理后的檔案信息可讀性較強，會分門別類的保存在對應(yīng)目錄下，給人以一目了然之感。

（三）檔案鑒定規(guī)范化

對于事業(yè)單位而言，檔案資源的價值有著高低之分，價值越高的檔案資源意味著對單位發(fā)展的影響越大，這給檔案管理人員鑒定檔案資源價值提出了較為嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求。相關(guān)工作人員應(yīng)該學(xué)會正確鑒定檔案價值，適當(dāng)延長這部分檔案的保管時間，深度挖掘檔案資源潛在內(nèi)涵，提高其利用率。而價值較低的檔案則要定期進行銷毀，以免占據(jù)過多資源，增加檔案管理成本。

（四）檔案保管規(guī)范化

經(jīng)過上述幾個環(huán)節(jié)處理后的檔案資源要進行規(guī)范化的保管，當(dāng)今時代通常是對檔案資源進行數(shù)字化處理，然后保管在數(shù)據(jù)庫中，或者是用膠片、光盤、硬盤等保管檔案，大大降低了檔案占據(jù)空間，檔案信息遺失和泄露問題也能得以避免。檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識到現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案保管工作中的應(yīng)用優(yōu)勢，學(xué)會運用多種方式來保管單位檔案，保證檔案信息的安全性。

二、事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化的有效措施

（一）健全檔案工作機制

建立健全的檔案工作機制，可以體現(xiàn)出事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作規(guī)范化的高度重視，還能保證數(shù)字化建設(shè)投入資源的充足性，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員的行為，督促相關(guān)工作人員按照制度開展標(biāo)準(zhǔn)化操作，避免違規(guī)行為的發(fā)生，同時調(diào)動他們的工作積極性，使其認(rèn)真負(fù)責(zé)的對待檔案管理工作，落實崗位職責(zé)。事業(yè)單位建立的制度應(yīng)涵蓋檔案資源處理流程、歸檔范圍、保管期限、分類大綱、安全管理等方方面面，具體包括崗位責(zé)任制、激勵機制、保障機制等，強化各主體責(zé)任意識，推行文檔一體化要求，促進各個部門的交流合作，為檔案工作規(guī)范化夯實基礎(chǔ)。

（二）加強人才隊伍建設(shè)

作為事業(yè)單位檔案管理工作的主要實施者，檔案管理人員身上肩負(fù)著重大責(zé)任和使命，為了更加出色的完成檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源的信息化管理，必須要大力加強檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)能力，打造一支思想先進、業(yè)務(wù)水平高、責(zé)任心強的檔案管理人才隊伍。還要重點培養(yǎng)他們的信息素質(zhì)，提高其計算機操作能力，那么檔案管理人員就會全身心的投入到檔案管理工作中，憑借自身智慧和能力來推動檔案工作的創(chuàng)新，促進檔案工作各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化開展，事業(yè)單位檔案管理工作就會取得理想成效，檔案資源價值也將最大化的呈現(xiàn)出來。

（三）加強軟硬件設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)代信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用是推進其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的重要舉措，需要加大資金技術(shù)投入力度，結(jié)合我國法律法規(guī)及事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)要求合理選擇軟硬件設(shè)施，統(tǒng)一檔案資源格式，同時建立安全防御機制，保證檔案信息的安全性。該系統(tǒng)的建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動化，減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，將其從繁瑣的數(shù)據(jù)分析工作中解放出來，他們就會有更多時間和精力來分析檔案信息價值，及時發(fā)現(xiàn)和處理現(xiàn)有工作弊端，優(yōu)化檔案管理工作模式，事業(yè)單位檔案管理工作成效也將邁上一個新臺階。

（四）強化檔案服務(wù)意識

檔案工作規(guī)范化的根本目標(biāo)就是發(fā)揮檔案資源價值，使之能夠更好的服務(wù)于事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)活動，提高事業(yè)單位管理與服務(wù)能力，促使事業(yè)單位切實履行社會職能。對此，增強檔案服務(wù)意識至關(guān)重要，應(yīng)該創(chuàng)新檔案信息查詢方式，確保使用者可以通過多種形式快速便捷的查詢到需求的檔案信息，檔案資源在單位運營管理中就會起到關(guān)鍵性的作用。檔案管理人員應(yīng)該樹立良好的創(chuàng)新思維，學(xué)會從現(xiàn)有工作中不斷汲取經(jīng)驗，完善檔案管理信息系統(tǒng)功能，讓不同能力水平的使用者都能靈活使用該系統(tǒng)來獲取檔案信息，檔案信息的利用率就會明顯提升，事業(yè)單位的發(fā)展腳步也會走的更加穩(wěn)健。

三、結(jié)語

信息時代的到來對于檔案工作規(guī)范化、電子化建設(shè)提出了迫切需求，事業(yè)單位應(yīng)該加強制度體系和人才隊伍建設(shè)，加大資金資源投入力度，充分認(rèn)識到檔案工作的服務(wù)職能，不斷實施檔案工作的改革和創(chuàng)新，以提高實際工作效率和質(zhì)量，確保檔案信息得到最大程度的開發(fā)和利用，從而制定科學(xué)合理的戰(zhàn)略發(fā)展決策，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展保駕護航。

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