淺析我國石油企業(yè)的檔案管理工作

張蓉

【摘要】檔案管理工作是記錄石油企業(yè)發(fā)展的大百科全書，它忠實的記錄著石油企業(yè)發(fā)展的歷史，也指導(dǎo)著當(dāng)前工作的開展，更是對未來工作的一個借鑒，可以說它是企業(yè)管理工作能夠順利開展的保障和基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】石油企業(yè)? 檔案管理? 涉密檔案

一、當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理存在的普遍問題

檔案管理意識薄弱。企業(yè)是生產(chǎn)經(jīng)營活動的場所，所以單位的主要領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)最關(guān)心的就是企業(yè)的安會生產(chǎn);對外最關(guān)心的就是抓住機(jī)遇，占領(lǐng)市場，他們認(rèn)為這樣就為企業(yè)的良性循環(huán)持續(xù)發(fā)展注入了新鮮的血液。至于企業(yè)的檔案管理工作就是收集、整理、保存各個部門暫時不用的資料而已，單位設(shè)立此部門就是為了應(yīng)付上邊的檢查而已，相關(guān)業(yè)務(wù)人員也就沒有了工作激情，檔案管理工作成了重形式輕內(nèi)容，大部分工作內(nèi)容都是為上級的聯(lián)查工作而工作。

檔案的管理力量薄弱。檔案室的人員一部分是機(jī)關(guān)科室要退休的轉(zhuǎn)崗人員，還有一部分是辦公室及后勤人員，所以不具有專業(yè)技術(shù)水平。因此就出現(xiàn)了各種檔案管理期限混擾不清、編號索引不全等管理混亂狀態(tài)。檔案的管理質(zhì)量提高不上去，最終導(dǎo)致檔案的使用價值也無法體現(xiàn)，這樣現(xiàn)象嚴(yán)重地阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

檔案的管理與利用相分離。由于歷史原因和人為因素，使檔案管理不善，部分檔案管理資源流大，使個別檔案存在斷代現(xiàn)象，讓檔案失去原有的價值。這樣導(dǎo)致企業(yè)大量信息資源閑置，因此導(dǎo)致許多企業(yè)的檔案管理沒有發(fā)揮出檔案管理應(yīng)起的作用。

二、當(dāng)前我國石油企業(yè)檔案管理存在的一些問題和隱患

檔案管理工作重視程度不夠。大多數(shù)石油企業(yè)對檔案管理工作的重視程度不夠，企業(yè)的檔案管理并沒有與石油企業(yè)的發(fā)展相同步。隨著經(jīng)濟(jì)體制的相應(yīng)改革，石油企業(yè)內(nèi)部兼并，重組的現(xiàn)象時有發(fā)生，一部分檔案嚴(yán)重流失或發(fā)生混淆，檔案人員在進(jìn)行檔案收集時并沒有采取有效的措施和方法，造成檔案雜亂。另外部分管理人員簡單的把檔案室看做單純儲存資料的地方，從領(lǐng)導(dǎo)到員工形成了認(rèn)識不足，重視不夠。

檔案的信息不能夠清晰的反應(yīng)發(fā)展變化的情況。石油企業(yè)的檔案圖表格式過于專業(yè)化，加之注解不清楚，造成很多經(jīng)濟(jì)信息普通民眾和某些并不具有專業(yè)知識的領(lǐng)導(dǎo)讀不明白，人事檔案中存在填表人對所寫內(nèi)容不夠重視、認(rèn)真，收集人沒有對所填材料進(jìn)行仔細(xì)審核，造成了檔案反應(yīng)的信息缺失。

資金設(shè)備投入和人才投入不到位。在石油企業(yè)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型期間，領(lǐng)導(dǎo)的創(chuàng)新管理意識不夠，對檔案管理投入的資金和設(shè)備少，很多石油企業(yè)并沒有購置檔案管理的必要設(shè)備，并沒有實現(xiàn)有效的信息一體化管理，還是按照老一套的辦法來，對檔案管理的人才培養(yǎng)工作也沒有開展，加之檔案室的人員流動性較大，造成了記錄的檔案前后內(nèi)容不一，文法不相符，管理的思路也不一致，對檔案管理的長期發(fā)展帶來了極大的影響。

三、石油企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的措施

深化對檔案管理的認(rèn)識，提高對檔案管理的重視程度。石油企業(yè)要想從根本上提高檔案管理效率與檔案管理水平，就要深化領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識，提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視，使領(lǐng)導(dǎo)正確認(rèn)識到檔案管理對推動企業(yè)發(fā)展的重要意義。只有這樣，才能使領(lǐng)導(dǎo)把檔案管理納入企業(yè)管理的重點，并積極加強(qiáng)檔案管理，為檔案管理提供充足的人財物力，從而確保檔案管理工作的有序開展。

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在進(jìn)行人才招聘的時候，應(yīng)注重人才的專業(yè)知識與技能，招收既熟悉檔案管理基礎(chǔ)知識、又熟練檔案管理科學(xué)方法的高技術(shù)人才，從源頭上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力，才能確保檔案管理工作的順利開展。

提高檔案管理人員的專業(yè)能力。對現(xiàn)有的檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)與再教育。信息化時代下，科學(xué)技術(shù)日新月異，信息呈爆炸式增長的態(tài)勢，石油企業(yè)檔案管理面臨著新的要求與新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員也要與時俱進(jìn)地提高自身的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力。石油企業(yè)應(yīng)為員工提供更多的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)機(jī)會，幫助現(xiàn)有檔案管理人員熟悉檔案管理流程、拓寬眼界，以確保檔案管理效率的提高，推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

四、我國石油企業(yè)檔案鑒定工作應(yīng)注意的問題

依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的要求，企業(yè)需對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。目前，石油企業(yè)積累了數(shù)量龐大的檔案資料。在優(yōu)化館藏原則的指導(dǎo)下，企業(yè)重視檔案的收集歸檔工作。但由于對檔案鑒定工作認(rèn)識不足，沒有形成完整的檔案鑒定工作管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致石油企業(yè)沒有實現(xiàn)對到期檔案進(jìn)行鑒定，加上銷毀檔案帶來的風(fēng)險等因素，出現(xiàn)庫藏量激增甚至庫房飽和的現(xiàn)象，影響了檔案鑒定工作的開展。因此，必須加強(qiáng)對鑒定工作的研究，處理好豐富與優(yōu)化館藏的關(guān)系，建立完備的檔案鑒定銷毀工作標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行檔案價值鑒定銷毀工作程序，加強(qiáng)對電子檔案鑒定方法和標(biāo)準(zhǔn)的研究，實現(xiàn)定期對檔案進(jìn)行鑒定。

五、我國石油企業(yè)涉密檔案管理工作應(yīng)注意的問題

中國石油企業(yè)涉密檔案關(guān)系到國家安全、利益和企業(yè)的發(fā)展。所以加強(qiáng)石油企業(yè)涉密檔案規(guī)范化管理，保證涉密檔案信息的安全，最大程度地發(fā)掘企業(yè)涉密檔案信息的應(yīng)用價值，獲得顯著的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，是現(xiàn)代中國石油企業(yè)應(yīng)考慮的重要問題。一是要配備完善的硬件設(shè)施，做好企業(yè)涉密檔案安全管理基礎(chǔ)工作。石油企業(yè)在管理涉密檔案工作時，應(yīng)將企業(yè)涉密檔案與企業(yè)普通檔案分開管理，并且設(shè)立專門的房間存放涉密檔案。二是要增強(qiáng)工作人員的安全意識，做好保密的宣傳工作。做好保密工作最重要的一點就是要有保密安全責(zé)任意識、政治意識、全局意識，宣傳保密的重要性，加強(qiáng)對檔案管理人員的日常管理，把各方面意識較強(qiáng)的工作人員安排在保密工作中。三是完善規(guī)章制度石油企業(yè)涉密檔案管理工作的依據(jù)和保證就是法律、法規(guī)。四是做好企業(yè)涉密檔案的管理工作。為確保中國石油企業(yè)涉密檔案的安全，石油企業(yè)涉密檔案部門應(yīng)做好相應(yīng)的管理工作。保管職責(zé)企業(yè)涉密檔案管理人員不僅要負(fù)責(zé)文件的接收、整理、分類等日常工作，還應(yīng)對進(jìn)入涉密檔案區(qū)域的人員嚴(yán)格履行登記手續(xù)。實行資格審核制度，執(zhí)行嚴(yán)格的管理程序若想借閱、復(fù)制涉密檔案必須填寫借閱、復(fù)制審批單，由企業(yè)涉密檔案委員會審核，確認(rèn)借閱、復(fù)制人員，涉密檔案部門審查、備案，符合條件的借閱者才能借閱。

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