時(shí)間管理與辦公室業(yè)務(wù)開展關(guān)系的探究

梁新貝?聞海洋?李若旸?楊騰

摘 要：新時(shí)代下，高校二級單位辦公室是單位發(fā)展的“命脈”，是高校發(fā)展的“命運(yùn)共同體”。文章通過對時(shí)間管理與辦公室業(yè)務(wù)開展的關(guān)系的探究，提出了時(shí)間銀行的概念，總結(jié)出“時(shí)間管理是高效辦公的秘訣”這一黃金法則。

關(guān)鍵詞：辦公室工作;時(shí)間管理;時(shí)間銀行

在大數(shù)據(jù)和信息化全面發(fā)展的新時(shí)代，高校二級單位辦公室單位是“承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外”的橋梁與紐帶，是單位發(fā)展的命脈，絕對稱得上是高校發(fā)展的“命運(yùn)共同體”。習(xí)近平總書記說過， “辦公室工作若運(yùn)籌帷幄，即可決勝千里”。然而事實(shí)卻是，辦公室人員在這種“重”“苦”“雜”“難”的工作現(xiàn)實(shí)中，每天在“一睜眼忙到大天黑”的工作狀態(tài)中，在身心俱疲的狀態(tài)下，很難持續(xù)保持飽滿的工作熱情，忙中出錯(cuò)的情況也就時(shí)有發(fā)生了。那到底是什么原因?qū)е逻@種現(xiàn)象普遍存在呢？是工作性質(zhì)本身嗎？還是我們的思維方式、工作方法或時(shí)間管理觀念上出了問題？答案是：兼有，但最重要是我們沒能真正掌握高效辦公的秘訣——時(shí)間管理。

1 時(shí)間管理的新概念

時(shí)間管理是指通過事先規(guī)劃并運(yùn)用一定的技巧、方法和工作實(shí)現(xiàn)對時(shí)間的靈活以及有效運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)人或組織的既定目標(biāo)。時(shí)間管理理論已由“僅側(cè)重于“記”（第一代）”發(fā)展到“強(qiáng)調(diào)產(chǎn)出和產(chǎn)能的平衡（第四代）”?，F(xiàn)代管理學(xué)之父彼得·德魯克說，“時(shí)間是最稀有的資源，良好的時(shí)間管理是進(jìn)行其他管理的前提，除非嚴(yán)加管理，否則就會一事無成”。 職場中，我們一般都會比較重視對個(gè)人智商、情商、逆商及專業(yè)技能等方面的培養(yǎng)，殊不知時(shí)間管理能力才是職場中個(gè)人通用能力中最重要核心競爭力。時(shí)間于每個(gè)人而言都是最寶貴的財(cái)富，它不可再生、不能停滯、無法蓄積、無法取代。人生而平等最重要的體現(xiàn)就是每天擁有24個(gè)小時(shí)，不多一分也不少一秒。那為什么人們還總是覺得時(shí)間不夠，甚至加班加點(diǎn)、甚至通宵還不能按時(shí)完成工作呢？——原因就在于浪費(fèi)，即沒有形成對時(shí)間的正確認(rèn)知，缺乏時(shí)間管理能力。這就是現(xiàn)實(shí)，成功者成了時(shí)間的主人，而失敗者則淪為了時(shí)間的奴隸，正如時(shí)間管理研究專家楊杰所說“智者利用時(shí)間來創(chuàng)造機(jī)會，庸者將時(shí)間拿來把握機(jī)會，愚者則浪費(fèi)時(shí)間來錯(cuò)過機(jī)會?！薄挠袥]有時(shí)間這種事，提升時(shí)間管理力才是關(guān)鍵。相信我們每個(gè)人都想要功成名就，成為所在領(lǐng)域的成功人士，那么就必須要學(xué)會管理自己的時(shí)間。史密斯就曾在《高效能人士的時(shí)間和個(gè)人管理法則》中寫到“時(shí)間管理的本質(zhì)就是生命管理” 。

2 時(shí)間管理對辦公室業(yè)務(wù)開展的重要意義

北京農(nóng)學(xué)院校辦產(chǎn)業(yè)處綜合辦公室，負(fù)責(zé)單位黨政、安全、后勤保障、校辦企業(yè)管理等多項(xiàng)具體工作（工作覆蓋面廣），是單位的“窗口”部門，是北京農(nóng)學(xué)院發(fā)展的“命運(yùn)共同體”。辦公室職員必須要找準(zhǔn)定位、盡職履責(zé)，既要執(zhí)行上級的命令，又要統(tǒng)籌管理本單位的具體工作，辦好文、辦好會、辦好事，不斷提升辦公室整體業(yè)務(wù)水平，形成本單位的“第一名片”。辦公室職員要想在與上級領(lǐng)導(dǎo)、同級領(lǐng)導(dǎo)和下屬三方面的復(fù)雜關(guān)系中出色地完成任務(wù)，必須掌握要事第一策略、授權(quán)與委派策略、最后時(shí)限策略、靈活掌控策略，遵循時(shí)間管理的目標(biāo)原則、有序原則、計(jì)劃原則“二八”原則和制度優(yōu)化原則，合理分配利用自己的可支配時(shí)間。時(shí)間管理反映了員工個(gè)人對待時(shí)間的觀念、態(tài)度以及統(tǒng)籌管理能力，時(shí)間管理能力對職工個(gè)人工作效率、業(yè)務(wù)開展能力、績效成績、身體與心理健康、生活幸福感等存在重要影響。

3 時(shí)間管理的應(yīng)用模型—時(shí)間銀行

時(shí)間銀行最早是由埃德加·卡恩倡導(dǎo)的，其宗旨是用支付的時(shí)間來換取別人的幫助，即志愿者將參與公益服務(wù)的時(shí)間存進(jìn)時(shí)間銀行，當(dāng)自己遭遇困難時(shí)就可以從中支取“被服務(wù)時(shí)間”。本文所說的“時(shí)間銀行”，則是作為時(shí)間管理最重要的應(yīng)用模型，其目的是讓無形的時(shí)間可以被看見，給時(shí)間賦予真正的貨幣價(jià)值（計(jì)算出每小時(shí)或者是每分鐘的薪資），幫助我們擺脫拖延、焦慮、低效和無序的工作生活狀態(tài)，使我們成為一個(gè)真正高效、自律的人，成為一個(gè)高效的時(shí)間管理者，提升工作質(zhì)量和效率，真正掌握好自己的工作，把控好自己的人生。

我們往往在工作中無限制的浪費(fèi)時(shí)間（拖延、低效），主要原因就在于人類是“時(shí)間無感癥”的易感人群，即對時(shí)間視而不見，對時(shí)間的流逝沒有察覺就不會珍惜，導(dǎo)致每日東忙西忙，任時(shí)間從指縫中溜走卻渾然不覺。要想珍惜時(shí)間，最先要做的就是讓時(shí)間遁形（具象化），而時(shí)間銀行就是我們管理時(shí)間的最佳模型。操作工具（TR工具）及方法很簡單，即將時(shí)間賦予單價(jià)，并做時(shí)間記錄與統(tǒng)計(jì)，形成“時(shí)間銀行賬單”（包括資產(chǎn)與負(fù)債），對“賬單”進(jìn)行分析，計(jì)算盈余與損失，根據(jù)時(shí)間賬單重新改善做事的時(shí)間安排。

引入時(shí)間銀行的模型，做好時(shí)間管理，可以幫助我們隨時(shí)保持對時(shí)間的敏感和警覺，報(bào)給我們集中注意力和經(jīng)歷處理事件，把最好的時(shí)間投資在最有價(jià)值的事情上，幫助我們高效完成工作，從而獲得更多可以用來成長（讀書、健身等）和陪伴家人的時(shí)間，擁有我們想要的詩和遠(yuǎn)方。

4 時(shí)間管理的應(yīng)用前景及社會效益

時(shí)間管理不只是一個(gè)簡單的概念，更是一種可學(xué)的行之有效的方法，每一個(gè)人（尤其是職場人）都需要對自己的時(shí)間進(jìn)行有效管理，從而提高自己的工作效率，更快更好的取得業(yè)績，甚至得到晉升，對提高個(gè)人身心健康和生活幸福感也有顯著的正向作用，促使員工個(gè)人和企業(yè)得到健康、持續(xù)、快速的發(fā)展。

然而更需要時(shí)間管理的是團(tuán)隊(duì)和企業(yè)，因?yàn)樽鳛槁殘鋈耍绻狈r(shí)間管理觀念，也可以完成自己的分內(nèi)工作（效率低、耗時(shí)長、成果差），但是作為團(tuán)隊(duì)或企業(yè)，如果在文化層面上，整個(gè)團(tuán)隊(duì)的時(shí)間管理概念出了問題，那么整個(gè)團(tuán)隊(duì)或公司就會處于一種亞健康狀態(tài)，團(tuán)隊(duì)成員或企業(yè)職員容易出現(xiàn)懶散、渙散等情況，而這種亞健康情況又極易傳染、擴(kuò)大，會直接導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)或企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)能力低效，甚至直接走向崩潰、坍塌，而難以產(chǎn)生理想的經(jīng)濟(jì)效益和社會價(jià)值，從而在很大程度上桎梏團(tuán)隊(duì)及企業(yè)的發(fā)展。所以，每個(gè)團(tuán)隊(duì)或企業(yè)必須建立一個(gè)適合自身發(fā)展的時(shí)間管理體系。EMBA、MBA等主流商業(yè)管理教育均將時(shí)間管理能力作為一項(xiàng)對企業(yè)管理者的基本要求。近幾年，越來越多的公司開始重視時(shí)間管理，為公司員工開展相關(guān)培訓(xùn)或鼓勵(lì)員工自己學(xué)習(xí)相關(guān)知識，提高員工的工作效率和執(zhí)行力，創(chuàng)建健康的工作環(huán)境，從而是企業(yè)得到健康快速的發(fā)展。

5 結(jié)束語

管理時(shí)間就是管理人生。做一個(gè)高效的時(shí)間管理者，不僅能幫助我們擺脫拖延、焦慮、低效和無序的工作生活狀態(tài)，可以更高效地利用時(shí)間，在相同的時(shí)間里創(chuàng)造更多的價(jià)值（尤其是在工作中，創(chuàng)造更多的業(yè)績），有利于解決工作與生活之間的沖突（兼顧事業(yè)和家庭），真正掌握人生的主動(dòng)權(quán)，使我們成為一個(gè)真正高效、自律、幸福的人，從而提升工作質(zhì)量和效率，幫助我們對工作與生活有更為明確的認(rèn)識和更精準(zhǔn)的把握，從而更快的躍向人生的更高層級。

參考文獻(xiàn)

[1]職連發(fā).培養(yǎng)中層管理者的時(shí)間管理能力[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2014（9）：19.

[2]MBA智庫百科，時(shí)間管理[EB/OL]https：//wiki.mbalib.com/wiki/.

[3]角自升.秘書工作的時(shí)間管理藝術(shù)[J].智庫時(shí)代，2020（16）：261-263.

[4]史密斯.高效能人士的時(shí)間和個(gè)人管理法則[M].北京：中國青年出版社，2013.