對(duì)學(xué)校教學(xué)檔案科學(xué)管理體系建設(shè)的思考

趙新倩

摘要：學(xué)校的中心工作是教學(xué)，教學(xué)檔案在學(xué)校檔案體系中占據(jù)著舉足輕重的地位，要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化管理。本文通過明確教學(xué)檔案的地位作用，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的重視，再以此為契機(jī)，提出科學(xué)管理體系構(gòu)建的方法。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案;科學(xué)管理體系;學(xué)校

學(xué)校是培養(yǎng)人才的搖籃，是國(guó)家建設(shè)的奠基石，是社會(huì)進(jìn)步的加油站。不同類型的學(xué)校在教育教學(xué)和其他各項(xiàng)活動(dòng)中會(huì)形成大量的檔案資料，這些檔案是對(duì)學(xué)校辦學(xué)歷史的真實(shí)記錄，反映著學(xué)校教學(xué)、科研、建設(shè)、管理、人事等不同方面的發(fā)展歷程，既是學(xué)校不可缺少的寶貴財(cái)富，又是國(guó)家檔案全宗的重要組成部分。本文以學(xué)校檔案中的教學(xué)檔案為主體，談一下科學(xué)管理體系建設(shè)的幾點(diǎn)思考。

一、學(xué)校教學(xué)檔案的地位與作用

教學(xué)檔案，就是學(xué)校在教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，在日后學(xué)校教學(xué)工作中有一定參考利用價(jià)值的文件材料。主要包括教務(wù)工作、學(xué)籍管理工作、教研（改）工作以及教師培訓(xùn)（養(yǎng)）工作等方面的文書材料。教學(xué)工作是學(xué)校的中心工作，教學(xué)檔案在學(xué)校整個(gè)檔案體系中占據(jù)著舉足輕重的地位。它反映著學(xué)校履行職能、建設(shè)發(fā)展的基本情況，記錄著學(xué)校發(fā)展歷史、教育變遷的真實(shí)信息，為學(xué)校教學(xué)改革、創(chuàng)新成果起到推動(dòng)作用。

（一）憑證作用

從古代的結(jié)繩、刻契、摩崖刻畫到現(xiàn)在的聲像圖表、紙質(zhì)材料、電子文件等，任何時(shí)期都反映著檔案的最原始職能、最本質(zhì)屬性，即為記錄，且是真實(shí)客觀記錄，是一個(gè)組織或者個(gè)人維護(hù)自身權(quán)益的重要工具。學(xué)校的教學(xué)檔案同樣是維護(hù)學(xué)校教育教學(xué)歷史真實(shí)面貌的重要依據(jù)，對(duì)學(xué)校發(fā)展和建設(shè)起著不可或缺的作用。比如，北方某師范大學(xué)的前身是一所師專，建校初期，該校有三屆畢業(yè)生由于學(xué)歷問題沒有解決好，導(dǎo)致這些畢業(yè)生雖從教三十余年，卻在評(píng)職稱、調(diào)工資中受到不同程度的影響。該校檔案室在查閱了大量檔案資料后，終于在1951年的案卷中發(fā)現(xiàn)了原師專學(xué)校創(chuàng)校初期的招生簡(jiǎn)章。在招生簡(jiǎn)章中，對(duì)當(dāng)時(shí)錄取學(xué)生的培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)制等都有明確的表述。據(jù)此證明，根據(jù)原國(guó)家教委有關(guān)文件精神，為這三屆530余名畢業(yè)生補(bǔ)發(fā)了大專畢業(yè)證書，落實(shí)了黨的政策，解決了歷史遺留問題。類似這樣利用教學(xué)檔案、解決現(xiàn)實(shí)問題的例子還有很多，通過這些真實(shí)案例，我們可以了解學(xué)校的過去、了解教師的經(jīng)歷、了解學(xué)生的成長(zhǎng)，對(duì)學(xué)校教育發(fā)展和安全穩(wěn)定提供強(qiáng)有力的支持。

（二）參考作用

教學(xué)檔案的第二個(gè)作用就是參考作用，它與憑證作用息息相關(guān)，相輔相成。教學(xué)檔案不僅記錄著學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的事實(shí)和經(jīng)過，也記錄著該所學(xué)校每個(gè)時(shí)期的辦學(xué)理念、辦學(xué)特色、人才培養(yǎng)模式等思想演變發(fā)展過程。通過從這些教學(xué)檔案中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)工作，能夠?yàn)樘岣呓虒W(xué)質(zhì)量和管理水平、培養(yǎng)人才和創(chuàng)新成果起著有力的促進(jìn)和推動(dòng)作用。

二、構(gòu)建學(xué)校教學(xué)檔案科學(xué)管理體系的措施

一所學(xué)校教學(xué)檔案如何管理，其作用發(fā)揮得如何，在很大程度上取決于學(xué)校本身的檔案意識(shí)。檔案意識(shí)強(qiáng)的學(xué)校，必然重視教學(xué)檔案的科學(xué)管理，確保教學(xué)檔案作用發(fā)揮的良性循環(huán)。

（一）提高政治站位，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)

學(xué)校教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校培育人才、傳承文化的基礎(chǔ)性工作，只有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提高政治站位，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，牢固樹立“教學(xué)檔案事關(guān)學(xué)校的發(fā)展走向”的思想，高度重視教學(xué)檔案建設(shè)，將教學(xué)檔案科學(xué)規(guī)范化管理體系的構(gòu)建列入學(xué)?？傮w籌劃、分步建設(shè)發(fā)展的任務(wù)之一，以身垂范，才能增強(qiáng)全校教職員工對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和保護(hù)意識(shí)，形成人人重視、人人維護(hù)、人人支持的良好風(fēng)氣。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，強(qiáng)化制度執(zhí)行

將教學(xué)檔案科學(xué)管理體系納入學(xué)校規(guī)章制度建設(shè)是學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展和進(jìn)步的標(biāo)志?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》是對(duì)檔案工作全面指導(dǎo)的國(guó)家法規(guī)，《高等學(xué)校檔案管理辦法》是國(guó)家教育主管部門制定的全國(guó)性規(guī)范。各學(xué)校在以此為標(biāo)桿的基礎(chǔ)上還應(yīng)該按照本校發(fā)展實(shí)際，合理規(guī)劃本校檔案工作，擬定和落實(shí)學(xué)校檔案工作制度。比如制定《教學(xué)檔案室管理規(guī)定》、《教學(xué)檔案室工作職責(zé)》、《教學(xué)檔案借閱管理規(guī)定》、《教學(xué)檔案保密制度》等，使歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、保密有條例、庫(kù)房保管有措施、開發(fā)利用有目標(biāo)、安全問題有依據(jù)，促使管理人員落實(shí)到位、執(zhí)行到位，保障教學(xué)檔案科學(xué)管理體系建設(shè)有章可依、有章可循。

（三）加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善庫(kù)房環(huán)境

教學(xué)檔案的保管必須有一定的物質(zhì)條件：堅(jiān)固適用的檔案庫(kù)房、規(guī)范耐用的檔案裝具等。其中，檔案庫(kù)房是保存檔案的重要基地，檔案庫(kù)房環(huán)境的好壞，直接影響到檔案的保管壽命。加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，按照檔案庫(kù)房“八防”，配備溫濕度調(diào)控、技術(shù)保護(hù)、信息處理等設(shè)施設(shè)備，對(duì)不利于檔案保存壽命的溫濕度、紫外線照射、空氣粉塵、有害生物等因素進(jìn)行監(jiān)測(cè)與治理，使環(huán)境數(shù)據(jù)維持在最適合檔案保管的范圍，延長(zhǎng)檔案保管壽命。

（四）運(yùn)用安全監(jiān)控，提高防范能力

采用先進(jìn)的安全防控技術(shù)，可以有效的提高防范能力，最大限度的保護(hù)檔案實(shí)體和信息安全，不丟失、不失泄密，防止人員管理懈怠出現(xiàn)安全漏洞。外圍采用紅外微波對(duì)庫(kù)房整體監(jiān)控，內(nèi)部實(shí)行對(duì)庫(kù)房密集架的視頻監(jiān)控，出入設(shè)置門禁監(jiān)控，三位一體保障庫(kù)房安全。同時(shí)，聯(lián)合自動(dòng)滅火報(bào)警裝置、漏水聯(lián)動(dòng)等安全管理系統(tǒng)，對(duì)教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)防災(zāi)減災(zāi)，促進(jìn)教學(xué)檔案安全長(zhǎng)久保存。

（五）重視思想教育，增強(qiáng)安全意識(shí)

教學(xué)檔案的最終管理還是依靠人，人才是檔案管理的決定性因素。因此，要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員政治思想教育、職業(yè)道德教育和專業(yè)教育，首先要求教學(xué)檔案人員具有較高的政治素質(zhì)，堅(jiān)持正確的政治方向，在思想上行動(dòng)上與黨中央保持高度一致;其次，明確道德標(biāo)準(zhǔn)，具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)，樹立大局意識(shí)、全局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)和參與意識(shí)，愛檔如珍、視檔如寶，維護(hù)學(xué)校教學(xué)檔案的完整與安全;第三，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，設(shè)立專人進(jìn)行教學(xué)檔案的收集鑒定保管等基礎(chǔ)性工作，做到收集完整、科學(xué)鑒定、標(biāo)準(zhǔn)立卷、安全保管、有效利用。