ERP環(huán)境下的往來款項核算管理

張茜

【摘要】本文首先從目的、功能方面對基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)全面預(yù)算管理應(yīng)用的必要性進(jìn)行深入的分析和研究;最后，本文提出了四個相應(yīng)的應(yīng)用措施，即：，從戰(zhàn)略上確定預(yù)算管理目標(biāo)，普及和管理全面參與預(yù)算管理，實時監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況，優(yōu)化預(yù)算評價體系，為深化全面預(yù)算應(yīng)用提供實踐依據(jù)和參考基于ERP系統(tǒng)的電力企業(yè)管理為自身的可持續(xù)發(fā)展保駕護航。

【關(guān)鍵詞】ERP環(huán)境? 科目設(shè)置? 往來款項

前言：隨著時代和經(jīng)濟的飛速發(fā)展，各行業(yè)的競爭也日趨激烈。為了達(dá)到降低成本、提高效率的目的，各大企業(yè)為了提高效率，進(jìn)行了多種經(jīng)營模式的應(yīng)用改革。目前，主要是因為傳統(tǒng)的管理預(yù)算方法已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)的實際發(fā)展要求，ERP系統(tǒng)在各大企業(yè)的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍。基于此，分析和研究基于ERP系統(tǒng)的全面預(yù)算管理的應(yīng)用具有重要的實用價值。

一、ERP系統(tǒng)概述

ERP系統(tǒng)的定義及內(nèi)容：ERP是企業(yè)資源計劃（ERP）的簡稱。完成資源的優(yōu)化處理的一種管理理念，尤其是在企業(yè)內(nèi)部管理控制方面。通過ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，企業(yè)可以平衡和優(yōu)化管理的信息、時空資源，人力、財力、物力、協(xié)調(diào)各管理部門的業(yè)務(wù)流程，圍繞市場導(dǎo)向開展業(yè)務(wù)活動，從而提高企業(yè)的核心競爭力，取得更好的經(jīng)濟效益。ERP是一種先進(jìn)的管理理念，借助計算機來實現(xiàn)企業(yè)的管理目標(biāo)。ERP系統(tǒng)具有很強的綜合性，最大的特點是它集成了整個企業(yè)的信息系統(tǒng)，比傳統(tǒng)的單一系統(tǒng)更強大。ERP系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計方法，根據(jù)企業(yè)的需求，設(shè)計多個模塊，支持和整合企業(yè)的業(yè)務(wù)需求，提高企業(yè)的適應(yīng)性。它將分散在企業(yè)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在集成環(huán)境下，企業(yè)產(chǎn)生的信息可以通過ERP系統(tǒng)在企業(yè)的任何地方獲取和使用。ERP管理的關(guān)鍵是“實際工作的信息化”，即通過信息化手段使工作內(nèi)容和工作方式得到真正的體現(xiàn)。因為人的精力和能力是有限的，當(dāng)現(xiàn)實復(fù)雜到一定程度時，難免會犯錯誤。通過信息管理系統(tǒng)，可以為企業(yè)提供可靠的信息管理工具。

二、往來款模塊管理的好處

根據(jù)會計準(zhǔn)則，企業(yè)經(jīng)常項目主要包括應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)收款和預(yù)付賬款，是資產(chǎn)負(fù)債的重要組成部分。2015年以前，大多數(shù)企業(yè)使用NC財務(wù)系統(tǒng)。與傳統(tǒng)的NC精確往來賬核算方式相比，定制ERP系統(tǒng)主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是加強對供應(yīng)商和客戶的信息管理，嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商信息審核標(biāo)準(zhǔn)，及時維護供應(yīng)商信息，確保質(zhì)量供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。其次，活期賬戶模塊的會計覆蓋面更為全面。對于上線初期未納入模塊核算的活期賬戶，如“其他應(yīng)付款-外部業(yè)務(wù)-其他”，應(yīng)及時清理數(shù)據(jù)，納入相關(guān)模塊核算。三是規(guī)范往來賬戶核算，及時梳理應(yīng)付、內(nèi)部、應(yīng)收等模塊，以及資金平臺和前端債務(wù)結(jié)算的核算流程，嚴(yán)格按照模塊化管理要求進(jìn)行核算，確保交易明細(xì)清晰。一般來說，ERP經(jīng)常項目管理為企業(yè)經(jīng)常項目數(shù)據(jù)處理提供技術(shù)支持，有助于降低企業(yè)資金成本，有效促進(jìn)企業(yè)經(jīng)常項目管理的規(guī)范化和精細(xì)化。

三、應(yīng)用必要性研究

（一）目的方面

ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理的應(yīng)用目的是一致的。在傳統(tǒng)的預(yù)算管理工作中，主要是對電力企業(yè)的成本進(jìn)行計劃，但在管理模式和使用對象上相對有限，無法在集團電力企業(yè)中成功實施。ERP系統(tǒng)作為一種管理模式，受到電力企業(yè)的青睞。計劃和控制的范圍從成本和成本擴展到財務(wù)資源、人力資源和信息資源，可以很好地規(guī)范企業(yè)經(jīng)營的各個組成部分。在綜合考慮企業(yè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，控制各種可變因素，促進(jìn)企業(yè)順利實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)。要從多個角度著眼于降低資源消耗，注重企業(yè)內(nèi)部各部門的協(xié)調(diào)配合，使企業(yè)的相關(guān)工作更加順利。

（二）功能方面

ERP系統(tǒng)的功能很齊全，可以根據(jù)不同的運行模式產(chǎn)生不同的預(yù)算管理方案。系統(tǒng)管理思想主要包括以下三個方面：第一，精益生產(chǎn)的概念。具體來說，是指在生產(chǎn)鏈中，代理部門、合作方、供應(yīng)商等部門的綜合考慮，根據(jù)經(jīng)營目標(biāo)調(diào)整各部門的運作流程，從而使各部門之間的合作更加和諧，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步;第二，敏捷制造的概念。具體來說，當(dāng)形勢對企業(yè)發(fā)展有利或不利時，企業(yè)可以借助ERP系統(tǒng)對原有計劃進(jìn)行調(diào)整，從而促進(jìn)企業(yè)適應(yīng)環(huán)境，提高自身的穩(wěn)定性。與傳統(tǒng)的全面預(yù)算管理系統(tǒng)相比，ERP系統(tǒng)具有更好的適應(yīng)時代發(fā)展的性能，更適合電力企業(yè)多種經(jīng)營模式，具有較強的適用性。

四、往來款項核算管理方法

（一）主要數(shù)據(jù)收集與維護

經(jīng)常賬戶的關(guān)鍵數(shù)據(jù)包括供應(yīng)商、客戶、員工和其他移動單位的信息。ERP系統(tǒng)上線后，將定期對主要數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，對名稱不規(guī)范、信息不完整的客戶信息進(jìn)行補充完善，并及時更新和維護變更后的客戶信息。需要注意的是，主要數(shù)據(jù)的采集和維護必須經(jīng)過集團公司的批準(zhǔn)，以防止下級單位或部門重復(fù)采集和錄入。

（二）科目制定與運用

在ERP環(huán)境中，沒有必要根據(jù)客戶或供應(yīng)商設(shè)置往來賬的明細(xì)賬。只需在總分類賬屬性設(shè)置中啟用輔助會計功能，在總分類賬中設(shè)置客戶和個人的輔助會計，在總分類賬中設(shè)置供應(yīng)商和個人的應(yīng)付總分類賬。對于同一商戶，可根據(jù)其業(yè)務(wù)性質(zhì)，對不同的總分類賬進(jìn)行輔助會計核算。同時，當(dāng)前總賬賬戶可以設(shè)置部門助理會計和項目助理會計。

（三）采購、銷售信息的關(guān)聯(lián)與共享

與購銷相關(guān)的往來賬款可以通過業(yè)務(wù)前端推式生成應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款。這種經(jīng)常項目是企業(yè)經(jīng)常項目的主要組成部分。與采購有關(guān)的應(yīng)付款和預(yù)付款應(yīng)構(gòu)成采購業(yè)務(wù)過程中的相關(guān)合同號、采購發(fā)票號、采購申請?zhí)?、采購訂單號、項目號等信息，并隨文件一起傳遞到涉及采購、采購、倉儲、發(fā)貨、會計核算等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的部門。與銷售有關(guān)的應(yīng)收款、預(yù)付款在銷售過程中形成相應(yīng)的合同號、銷售發(fā)票號、銷售訂單號等信息，并與發(fā)貨、銷售、會計、收款等部門的單據(jù)一起交付。通過以上信息的傳遞，往來賬戶與業(yè)務(wù)之間可以形成有效的關(guān)聯(lián)，形成網(wǎng)絡(luò)信息庫，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)部門之間的信息共享。例如，采購部門可以查看經(jīng)常賬戶余額，財務(wù)部門可以查看合同信息。在這個管理過程中，各個部門的業(yè)務(wù)信息輸入尤為重要。信息輸入不完整或不正確會導(dǎo)致信息鏈斷裂，導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯誤。企業(yè)可以通過自定義開發(fā)或設(shè)置將上述信息設(shè)置為所需的字段，具體取決于它們的組織和業(yè)務(wù)流程。如果信息輸入不正確或不正確，系統(tǒng)會發(fā)出報警，導(dǎo)致企業(yè)無法通過ERP系統(tǒng)的審核或驗證。但是，在ERP系統(tǒng)上線之前，必須進(jìn)行充分的調(diào)研，否則會降低系統(tǒng)的效率。

（四）做好預(yù)算執(zhí)行實時監(jiān)督工作

做好全面預(yù)算管理，要注意對預(yù)算執(zhí)行情況的實時監(jiān)督。一方面，企業(yè)應(yīng)引入外部監(jiān)管。通過對內(nèi)、外兩方面的監(jiān)督，既可以加強監(jiān)督，又可以幫助預(yù)算執(zhí)行部門和人員保持相應(yīng)的警惕性和積極性，更好地開展自己的工作;另一方面，企業(yè)也應(yīng)該設(shè)置人員處理實時監(jiān)督預(yù)算情況的預(yù)案。通過專門的崗位，便于及時做好監(jiān)督和反饋，分析可靠的數(shù)據(jù)，為企業(yè)管理層做出更加合理、科學(xué)的決策，快速調(diào)整預(yù)算執(zhí)行中的不足，使全面預(yù)算管理的應(yīng)用更加深入。值得注意的是，無論是企業(yè)引入外部監(jiān)督，還是設(shè)立專門預(yù)算監(jiān)督人員，都需要給予企業(yè)內(nèi)監(jiān)督部門和人員足夠的獨立性，使預(yù)算執(zhí)行工作更加自由，保證企業(yè)正常運轉(zhuǎn)。

（五）查詢與核對

在ERP環(huán)境下，只要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息完整，賬戶使用正確，業(yè)務(wù)信息錄入完整，就可以實現(xiàn)往來賬戶的多維查詢。橫向匯總查詢可以按管理對象（如客戶、供應(yīng)商、員工）、項目號、合同號等進(jìn)行;也可以從交易臺賬錄入到采購訂單、采購合同、采購申請進(jìn)行縱向匯總查詢，大大提高了經(jīng)常項目的日常管理效率。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在財務(wù)、業(yè)務(wù)部門設(shè)立專門的經(jīng)常項目經(jīng)理，負(fù)責(zé)經(jīng)常項目的核對、付款申請和資金籌措。企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)量確定對賬頻率。每年至少檢查一次，找出造成差異的原因，及時處理差異，確保往來賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。對已核銷的壞賬，建立賬務(wù)核銷記錄備查，上傳核銷依據(jù)，并進(jìn)行后續(xù)管理。

（六）經(jīng)常賬戶和決策類型分析

根據(jù)業(yè)務(wù)類型劃分了核心業(yè)務(wù)和非核心業(yè)務(wù)，并對數(shù)量進(jìn)行了比例分析和趨勢分析。預(yù)測了不同產(chǎn)品的需求變化和市場前景，為企業(yè)戰(zhàn)略決策提供參考。賬齡分析。利用ERP系統(tǒng)的賬齡分析功能，可以建立賬目預(yù)警，分析3年以上的往來賬款，建立商戶信用檔案，要求決策層將其業(yè)務(wù)伙伴從名單中刪除，從而規(guī)避交易風(fēng)險。余額分析：建立經(jīng)常項目余額預(yù)警和條件，為市場部、采購部提供工作計劃依據(jù)，使往來賬的人員區(qū)分優(yōu)先級，開展收付清算工作，有效防范壞賬或違約風(fēng)險。

五、結(jié)束語

ERP環(huán)境下經(jīng)常項目管理的關(guān)鍵是系統(tǒng)的應(yīng)用。本文從基礎(chǔ)資料的收集與維護、科目設(shè)置與使用、購銷信息的關(guān)聯(lián)與共享、往來賬的查詢與核對、往來賬的分析與決策等五個方面闡述了經(jīng)常項目管理的要點，從而實現(xiàn)ERP環(huán)境下經(jīng)常項目管理的目標(biāo)。

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