縣級(jí)供電公司檔案管理存在的問題及優(yōu)化對(duì)策

關(guān)莉萍

【摘要】科學(xué)、有效的檔案管理是供電公司長期發(fā)展的關(guān)鍵，可以為后續(xù)工作協(xié)調(diào)提供基礎(chǔ)，供電公司順應(yīng)內(nèi)部管理發(fā)展的必然需求就是完善好檔案管理工作。本文以縣級(jí)供電公司為例，挖掘當(dāng)前縣級(jí)供電公司在檔案管理上存在的問題，并提出優(yōu)化對(duì)策，為縣級(jí)供電公司提供參考，進(jìn)而促進(jìn)電力事業(yè)的不斷發(fā)展和進(jìn)步。

【關(guān)鍵詞】檔案管理? 供電公司? 制度完善

引言：近年來，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)生了高速發(fā)展，電力產(chǎn)業(yè)作為我國發(fā)展的中流砥柱，是我國經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)。隨著電力事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，促使很多的縣級(jí)供電公司在內(nèi)部管理工作上不斷地改進(jìn)和提升，而檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部管理中重要的一環(huán)，更應(yīng)該進(jìn)行優(yōu)化并且順應(yīng)發(fā)展要求。

一、供電公司檔案管理的重要性

供電公司內(nèi)部檔案信息涉及的范圍較廣、種類多、信息量大，是企業(yè)承載科技信息和資源的重要載體，況且，當(dāng)前的電力行業(yè)正處在發(fā)展的重要時(shí)期，電力供應(yīng)公司更是要加強(qiáng)內(nèi)部管理，必須緊跟發(fā)展，適應(yīng)行業(yè)要求，提高和創(chuàng)新企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。

一方面，縣級(jí)供電公司的檔案管理工作方式要符合公司未來發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，準(zhǔn)確發(fā)力，促使供電公司整體工作的推進(jìn)，進(jìn)而取得更好的成就，在適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的同時(shí)，為公司檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，推動(dòng)企業(yè)綜合性進(jìn)步。另一方面，在縣級(jí)供電公司檔案管理工作進(jìn)行的過程中，還要加強(qiáng)對(duì)管理技巧和管理經(jīng)驗(yàn)的關(guān)注度，根據(jù)公司發(fā)展情況適度調(diào)整檔案管理體制，更好地推動(dòng)企業(yè)成長和發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。

二、縣級(jí)供電公司檔案管理存在的問題

（一）受重視程度低

首先，在縣級(jí)供電公司檔案管理的初期工作中，并沒有明確地對(duì)合理方案進(jìn)行設(shè)定以及對(duì)基層落地工作的嚴(yán)格規(guī)定，在責(zé)任劃分上也不夠精準(zhǔn)。部門內(nèi)的員工對(duì)于管理的理念還比較落后，依然運(yùn)用老舊的思想進(jìn)行管理工作，并沒有在管理方式上進(jìn)行合理改進(jìn)，對(duì)于檔案管理的可行性以及安全性都未起到推動(dòng)作用。其次，由于重視程度較低，縣級(jí)供電公司在檔案管理手段上并沒有加以創(chuàng)新，無法發(fā)揮出管理的作用，也無法適應(yīng)公司的發(fā)展，因此造成許多潛在性的問題

（二）管理制度不健全

管理制度和體系是影響整個(gè)檔案管理工作的重要因素，也是引發(fā)管理問題的主要矛盾，在一定程度上影響到了企業(yè)的整體進(jìn)步和發(fā)展。縣級(jí)供電公司目前的檔案管理制度既沒有完全落實(shí)國家以及行業(yè)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有融合公司自身文化，大部分縣級(jí)供電公司的管理制度都是選用其他企業(yè)的成功案例或管理模式進(jìn)行照搬，雖然整體制度看起來沒有什么漏洞，但實(shí)際上是不符合公司自身發(fā)展情況的，長此以往，會(huì)使企業(yè)在許多問題上造成沖突和矛盾，沒有合適、良好的管理體系，對(duì)于公司的發(fā)展自身工作都會(huì)造成不良影響。

（三）管理方式落后

信息的收集和管理是供電公司最為重要的工作步驟，目前大部分縣級(jí)供電公司在管理的手段上還是使用較為傳統(tǒng)的管理方式，無論是對(duì)檔案的收集工作，還是后續(xù)的分類和管理工作，都存在著方式過于簡單并且耗時(shí)耗力的問題。檔案管理中最重要的是對(duì)于信息的收集和管理，利用傳統(tǒng)的方式在進(jìn)行檔案管理時(shí)，會(huì)造成信息收集不全面和遺漏的問題，后續(xù)管理也會(huì)產(chǎn)生許多漏洞，如果縣級(jí)供電公司不應(yīng)用更為先進(jìn)的信息化技術(shù)，將會(huì)為公司的整體工作造成很大阻礙。

三、優(yōu)化縣級(jí)供電公司檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)人員意識(shí)

總體來說，縣級(jí)供電公司在檔案管理工作方面的要求不僅僅是需要較強(qiáng)的專業(yè)能力，由于工作任務(wù)較重，還要求管理人員要有更高的業(yè)務(wù)能力，也就是說，在加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度的同時(shí)，還要針對(duì)部門員工進(jìn)行專門的指導(dǎo)和培訓(xùn)。

第一，對(duì)于縣級(jí)供電公司檔案管理人員的培訓(xùn)要分階段進(jìn)行，相對(duì)緊急需求的工作內(nèi)容優(yōu)先進(jìn)行培訓(xùn)，這樣可以更快地解決工作中出現(xiàn)的重點(diǎn)問題，也能更加深刻員工對(duì)緊急需求內(nèi)容的印象

第二，對(duì)于管理人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)要長期進(jìn)行，短期的培訓(xùn)只能達(dá)成較為短暫的效果，只有長期的學(xué)習(xí)才能使員工更加熟練地掌握檔案管理工作的要點(diǎn)，提高員工能動(dòng)性的同時(shí)提升員工對(duì)于檔案管理工作的重視程度。

（二）完善管理體系

完善管理制度體系是縣級(jí)供電公司改善公司檔案管理工作中存在的問題的重要手段，縣級(jí)供電公司想要從根本上平衡各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展并取得更高的成就，完善管理體系是必然要做的。

縣級(jí)供電公司的檔案管理制度，應(yīng)該按照國家和行業(yè)制定的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行，使用行業(yè)通用管理體系，在設(shè)定管理指標(biāo)并執(zhí)行的過程中，最大可能地保持指標(biāo)的協(xié)調(diào)性，在管理指標(biāo)的落實(shí)上，也要從原本的低等級(jí)落實(shí)逐步變?yōu)楦叩燃?jí)落實(shí)。除此之外，在管理過程中要平衡獎(jiǎng)勵(lì)和處罰機(jī)制，只有保持獎(jiǎng)懲機(jī)制的高度平衡，才能最大限度地調(diào)動(dòng)員工的積極性，并且使檔案管理工作發(fā)揮出最大的作用和價(jià)值，幫助企業(yè)更好地成長，并且可以使管理工作不再出現(xiàn)更多新的難題和挑戰(zhàn)。

（三）加強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用

改善縣級(jí)供電公司檔案管理工作難題的另一重要手段是將先進(jìn)的信息化技術(shù)應(yīng)用到管理工作中去，來解決檔案管理工作中對(duì)于信息的收集和管理所產(chǎn)生的問題。信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以更為詳細(xì)地對(duì)縣級(jí)供電公司檔案管理中的不同內(nèi)容進(jìn)行記錄，并且可以解決在對(duì)信息進(jìn)行綜合性排查過程中所產(chǎn)生的漏洞。對(duì)于信息的收集和處理作出更加精準(zhǔn)的分析，并且能更及時(shí)、更有針對(duì)性地解決檔案信息管理工作中出現(xiàn)的問題。

例如，欒川縣供電公司所使用的潤普檔案管理平臺(tái)，改變了傳統(tǒng)檔案管理所使用的紙質(zhì)檔案，將其數(shù)字化，并建立電子檔案庫進(jìn)行統(tǒng)一管理，使檔案歸檔、查詢等工作處于更加標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式。對(duì)于檔案的檢索也增加了更加多樣化的途徑，除了根據(jù)關(guān)鍵詞查找以外，還可以根據(jù)信息的類別和日期進(jìn)行查找。

四、結(jié)論

綜上所述，面對(duì)現(xiàn)階段國家電力事業(yè)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，縣級(jí)供電公司對(duì)于自身內(nèi)部管理的改善和提升也要緊跟發(fā)展的腳步?？h級(jí)供電公司要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，完善自身管理制度，找到內(nèi)部管理中存在的問題并及時(shí)解決，才是完成公司發(fā)展目標(biāo)的重中之重。

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