新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

張金魚

摘 要：信息化的日益發(fā)展，信息資源已經(jīng)成為人類經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)的重要資源，而人事檔案資料管理作為信息資源的一部分，結(jié)合信息化的發(fā)展潮流下，加強(qiáng)人事檔案資料的信息化建設(shè)，能夠提高人事檔案管理的效率，促進(jìn)資源的共享和信息的數(shù)據(jù)化發(fā)展。本文的研究從當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀入手，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備、完善管理體系、加強(qiáng)信息安全防范等多個(gè)角度，提出促進(jìn)新時(shí)期檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的建議。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;人事檔案管理;信息化建設(shè)

信息化時(shí)代各行各業(yè)的發(fā)展迎來了新的機(jī)遇，傳統(tǒng)的人力檔案管理方式以及無法滿足新時(shí)代的發(fā)展需求。面對大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算技術(shù)的引入，人事檔案管理方式需要不斷的變革和優(yōu)化，逐漸實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化發(fā)展。本文的研究結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理的復(fù)雜性和保密性，以及管理的現(xiàn)狀，依據(jù)當(dāng)前大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等技術(shù)的運(yùn)用，借助信息化的手段，實(shí)現(xiàn)人事檔案的管理與控制。

1 新時(shí)期信息化發(fā)展下人事檔案信息管理的現(xiàn)狀

1.1 缺少強(qiáng)有力的監(jiān)督

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的革新和優(yōu)化，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)引入到了各行各業(yè)中。人事檔案管理中，“互聯(lián)網(wǎng)+”的融入提高了人事檔案管理工作的效率，能夠有效解決人事檔案管理中文本、表格手工處理工作量大、出錯(cuò)率高等問題?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”技術(shù)的引入，推動(dòng)了人事檔案管理的信息化建設(shè)，但在實(shí)際管理過程中，由于缺少監(jiān)督機(jī)制的建立，導(dǎo)致工作效率低下的問題出現(xiàn)。部分檔案管理的工作人員沒有結(jié)合具體的檔案所有者和檔案管理的要求，依據(jù)實(shí)際的管理進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，部分檔案管理工作和數(shù)據(jù)匯總工作缺少統(tǒng)一的規(guī)范和強(qiáng)有力的監(jiān)督機(jī)制。使得檔案管理的信息系統(tǒng)建設(shè)存在偏差，檢索和共享平臺(tái)的使用也存在差異性。

1.2 信息化檔案管理技術(shù)缺少深入普及

人事檔案管理中信息技術(shù)和數(shù)字化應(yīng)用技術(shù)的融入，能夠有效提升檔案管理部門加強(qiáng)管理的效率。數(shù)字化應(yīng)用過程中存在著橫向和縱向的要求，橫向上需要我國檔案部門要加深內(nèi)部人員檔案管理使用的專業(yè)性，進(jìn)行系統(tǒng)化的信息建設(shè)?？v向?yàn)槔每焖贆z測和信息共享來實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)的融入。但從目前來看，我國信息化管理無論是從縱向和橫向的發(fā)展都存在著滯后的問題。部分部門人員缺少對于信息化技術(shù)的融入和認(rèn)識(shí)，容易忽視檔案管理中信息化建設(shè)的作用，依舊采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，使部分人事檔案管理過程中資料丟失等問題的出現(xiàn)。

1.3 檔案館里的工作人員素質(zhì)有待提高

新時(shí)代我國人事檔案管理工作存在著管理制度不完善、管理理念不先進(jìn)的問題。雖然說人事檔案管理中也集中進(jìn)行了信息化的普及和應(yīng)用，但是人事管理的工作范圍和信息庫的建立缺少聯(lián)動(dòng)性。部分管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對于資料信息搜集的意識(shí)較為淡薄。尤其是在資料的搜集整理和歸檔裝訂方面的工作處理不當(dāng)，以及信息化應(yīng)用程度不高，影響了檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展。

2 新時(shí)期提高人事檔案信息化建設(shè)的途徑

2.1 建立人力資源網(wǎng)絡(luò)化管理體系

傳統(tǒng)的檔案管理需要到檔案保管現(xiàn)場，借助一定的索引和查閱工具進(jìn)行檔案的搜集，整體查閱效率較低。信息技術(shù)的融入給檔案管理提供了新的平臺(tái)和新的方式，也提供了檔案管理的便捷性。實(shí)際管理過程中還可以不斷擴(kuò)展檔案管理的利用范圍，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化體系的建設(shè)。在完成基本檔案數(shù)據(jù)庫收集過程中，借助軟件的開發(fā)，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)環(huán)節(jié)，對于檔案數(shù)字化采集部分，如圖1可以采取C/B系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，簡化設(shè)備，提高檔案采集效率，依據(jù)不同的檔案管理規(guī)模和實(shí)際的管理方式。配備單個(gè)和多個(gè)數(shù)據(jù)庫和文件服務(wù)器，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，對于不同系統(tǒng)每一個(gè)數(shù)據(jù)和文件服務(wù)器借助按需求進(jìn)行檔案的錄入和校驗(yàn)。面對人事檔案管理系統(tǒng)和職能的復(fù)雜，充分利用數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)的便捷性和統(tǒng)計(jì)性，針對不同的人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理和篩別。結(jié)合實(shí)際需要，在管理過程中采取B/S結(jié)構(gòu)，無需客戶端安裝各式程序，只需要瀏覽瀏覽器，就可以進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的篩查，將所有的數(shù)據(jù)匯總工作和處理工作交給應(yīng)用程序服務(wù)器，將統(tǒng)一的、繁瑣的工作放置于程序服務(wù)器中，能夠有效提升檔案信息化管理的效率。

2.2 人事檔案管理上加強(qiáng)云儲(chǔ)存技術(shù)的運(yùn)用

人事檔案管理中需要設(shè)立嚴(yán)格的加密技術(shù)。信息化建設(shè)的過程中為了確保用戶能夠?qū)τ谌耸聶n案信息進(jìn)行訪問，在人事檔案管理過程中要結(jié)合現(xiàn)有的信息管理平臺(tái)進(jìn)行優(yōu)化，使用安全可靠、吞吐量較高的服務(wù)平臺(tái)和服務(wù)器，保證訪問的效率。由于人事檔案的私密性，所以要融合加密技術(shù)來保證數(shù)據(jù)管理的安全性，避免不法分子對于數(shù)據(jù)進(jìn)行竊取和篡改。同時(shí)為了防止網(wǎng)絡(luò)擁堵等狀況建立云儲(chǔ)存技術(shù)，對于數(shù)據(jù)進(jìn)行有效分類，在充分結(jié)合云儲(chǔ)存技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢情況下，加強(qiáng)健全的云儲(chǔ)存管理系統(tǒng)的建設(shè)。

2.3 提升人事檔案管理人員的信息化技能

檔案管理過程中，面對紛繁復(fù)雜的人事檔案資料，需要由相關(guān)管理人員加強(qiáng)信息化技術(shù)的引入。相關(guān)部門可以定期舉行培訓(xùn)課程，促使管理人員掌握云儲(chǔ)存技術(shù)的基本運(yùn)用方式，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)和管理能力。適當(dāng)?shù)脑谂嘤?xùn)中開展檔案管理和服務(wù)課程樹立管理人員的崗位意識(shí)，并提升管理人員的管理水平。人事檔案管理過程中，人才是重要的元素，也是發(fā)展的核心。相關(guān)部門在人才招聘和人才管理過程中，不僅要求檔案管理人員需要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還需要相關(guān)負(fù)責(zé)人掌握計(jì)算機(jī)使用和維護(hù)的知識(shí)，能夠有效將檔案管理工作和信息技術(shù)融合在一起，依據(jù)員工的實(shí)際訓(xùn)練狀況和訓(xùn)練情況，有針對性的針對部分員工開展職業(yè)素質(zhì)教育，培養(yǎng)管理人員的信息化技能。課程開展過程中還需要引入保密意識(shí)教育，防范人事檔案資料泄露等問題。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案管理的工作也需要不斷的加強(qiáng)信息化的建設(shè)，有效提升管理的質(zhì)量和管理的水準(zhǔn)，開發(fā)新型的管理模式，提升人事檔案管理的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]殷菁遙.人事檔案管理信息化工作中存在的問題及完善建議[J].黑龍江科學(xué)，2020，11（09）：140-141.

[2]黃富才.以信息化為載體實(shí)現(xiàn)醫(yī)院干部人事檔案精細(xì)化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：179-180.