辦公信息化背景下文書檔案規(guī)范化管理的思考

周亞君

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各單位的檔案信息量越來(lái)越大， 而且信息內(nèi)容極為繁瑣，以文書檔案為例，既有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，又因工資系統(tǒng)、保險(xiǎn)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等各種辦公軟件的使用，而產(chǎn)生了大量的電子文書檔案，兩種形式的檔案雜糅在一起，給檔案管理帶來(lái)極大的難度。在這種情況下，怎樣利用現(xiàn)代化的管理手段和方法，規(guī)范文書檔案的管理，提升文書檔案的管理效率？本文從文書檔案管理工作的重要性入手，對(duì)當(dāng)前文書檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)新時(shí)期辦公信息化背景下文書檔案規(guī)范化管理的策略進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：辦公信息化;電子文書檔案;紙質(zhì)文書檔案;規(guī)范化管理

文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理活動(dòng)的檔案，它記錄了一個(gè)單位的黨群管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等各類活動(dòng)，完整的展現(xiàn)了單位的發(fā)展過(guò)程及工作進(jìn)展，是單位的第一手資料，是重要的信息資源。文書檔案的記載，有助于總結(jié)過(guò)去工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為新時(shí)期工作提供指導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，是單位提高績(jī)效、科學(xué)管理的重要保證，因此各企事業(yè)單位要高度重視文書檔案的管理工作，尤其在辦公信息化不斷推廣，電子文書檔案越來(lái)越多的情況下，如何規(guī)范電子文書檔案的管理，如何促進(jìn)電子文書檔案和紙質(zhì)文書檔案的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，提升文書檔案管理水平，是我們本文研究的重點(diǎn)。

1 文書檔案的重要作用

1）文書檔案是機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)。文書檔案是單位工作活動(dòng)的記錄，可以為機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等繼續(xù)開展工作、進(jìn)行決策提供依據(jù)。

2）文書檔案是解決糾紛、維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益的有效依據(jù)。人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中為了處理各種關(guān)系而形成了各種各樣的契約文件，比如勞務(wù)合同、合作協(xié)議、招投標(biāo)文件等，這類文書檔案的妥善保存是解決歷史與現(xiàn)實(shí)糾紛的可靠憑據(jù)，是維護(hù)法律和社會(huì)秩序的有效

手段。

3）為社會(huì)提供查詢服務(wù)。文書檔案真實(shí)的記錄了單位的業(yè)務(wù)范疇、開辦資金、住所、法定代表人、銀行賬號(hào)等有關(guān)材料，這些資料按照有關(guān)規(guī)定合理地開發(fā)利用，可以為社會(huì)各方面提供有價(jià)值的信息服務(wù)。

4）文書檔案是宣傳教育的素材。由于文書檔案具有歷史性、直觀性和原始性，所以利用文書檔案舉辦各種展覽、開展各種宣傳活動(dòng)，都富有強(qiáng)烈的說(shuō)服力和感染力。

2 當(dāng)前文書檔案管理中存在的問(wèn)題

1）對(duì)文書檔案管理工作不夠重視，歸檔不及時(shí)。相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)干部“重技術(shù)、輕檔案”的思想比較突出，認(rèn)為檔案工作不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，不能體現(xiàn)單位業(yè)績(jī)，就是簡(jiǎn)單的保管文件的工作，因此不肯投入大量的人力物力開展工作。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的不重視直接影響了工作人員的態(tài)度，在日常工作中，不重視文書檔案工作，不配合文件資料的搜集整理，尤其是電子檔案，基本都存儲(chǔ)在個(gè)人手里，只為自己用著方便，不能定期的整理歸檔，嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的開展。

2）管理力量薄弱，技術(shù)手段落后。目前，雖然各單位都有穩(wěn)定的檔案人員，但文書檔案管理隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏，再加上計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)施更新不及時(shí)，技術(shù)手段落后，造成電子檔案歸檔及利用業(yè)務(wù)不能順利開展。

3）電子檔案管理制度不健全，管理不規(guī)范。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展， 使各單位的電子檔案信息量越來(lái)越大， 而且信息內(nèi)容極為繁瑣，照片、視頻、各類文檔、原存儲(chǔ)檔案的數(shù)字化文件，這些電子檔案怎樣歸檔，雖然各級(jí)檔案管理部門都在研究，但是顯然制度建設(shè)沒(méi)有跟上電子檔案發(fā)展的腳步，電子檔案歸檔的混亂狀態(tài)一直沒(méi)有得到根本的改變。多年來(lái)積累的電子檔案，不能有效地分類歸檔，工作人員的變動(dòng)，電子設(shè)備的損壞等原因，造成電子檔案還未進(jìn)入檔案館就消失不見了。

3 新時(shí)期做好文書檔案管理工作的對(duì)策和措施

1）提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。文書檔案人員的專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理水平的一個(gè)重要因素。因此，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)，讓他們參加各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)，特別是電子檔案管理，不斷增加和豐富計(jì)算機(jī)知識(shí)，學(xué)習(xí)電子檔案管理的新技術(shù)、新方法，更新觀念，改變知識(shí)老化和知識(shí)面較窄的狀況，這樣才能與時(shí)俱進(jìn)地搞好文書檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案工作，讓更多的懂計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠操作電子檔案歸檔工作的專業(yè)人員參與到文書檔案管理工作中來(lái)，促進(jìn)此項(xiàng)工作的開展。

2）進(jìn)一步完善文書檔案管理制度。檔案制度的健全與否關(guān)系著文書檔案管理工作的開展，健全的檔案管理制度是開展文書檔案管理工作的準(zhǔn)則和保證。各單位既要根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的需要， 對(duì)已經(jīng)過(guò)時(shí)的制度規(guī)范進(jìn)行修訂，又要盡快制定補(bǔ)充原來(lái)欠缺的檔案管理制度，尤其是電子檔案管理制度，要從電子文件的歸檔、電子檔案的移交接收、電子檔案的長(zhǎng)期保存、電子信息系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)、檔案信息系統(tǒng)的安全保護(hù)等，全方位建立起一套完善的信息管理規(guī)章制度，讓管理人員有章可循、有據(jù)可查，才能使管理逐步走上規(guī)范化軌道。同時(shí)進(jìn)一步明確檔案管理的數(shù)量、人員以及檔案室進(jìn)入要求等，將責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，并落實(shí)到具體崗位。

3）加大文書檔案信息化建設(shè)力度。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，產(chǎn)生累計(jì)的電子檔案越來(lái)越多，管理壓力越來(lái)越大，單位應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)引入檔案信息化管理技術(shù)，加大文書檔案信息化建設(shè)，全面提升電子文書檔案管理的效率與質(zhì)量。首先要把機(jī)房建設(shè)作為信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重點(diǎn)工作，除了硬件設(shè)施要達(dá)標(biāo)以外，還要引入和上一級(jí)檔案管理部門相一致的電子軟件處理系統(tǒng)，避免軟件不相容的事件發(fā)生。同時(shí)不斷加大力度，配備包括環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、門禁視頻系統(tǒng)等一系列符合信息化發(fā)展需要的設(shè)備，使機(jī)房的環(huán)境配置和安全保障能力進(jìn)一步加強(qiáng)。第二加強(qiáng)文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，逐步完善數(shù)字檔案資源的收、管、存、用各環(huán)節(jié)的各項(xiàng)功能。主動(dòng)針對(duì)各種分散的、多種介質(zhì)的檔案文本、照片、錄像以及錄音等文件進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化歸檔處理，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料的自動(dòng)整理、檢索、查閱以及利用。第三主動(dòng)嘗試融入辦公一體化?；谵k公一體化的基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)文書檔案管理軟件，使其能夠真正融入整個(gè)單位的管理工作中，進(jìn)一步提升文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量。第四注重檔案鑒定與編研、智能庫(kù)房管理、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理、虛擬檔案室等新功能的開發(fā)。

4）注重紙質(zhì)檔案的收集整理。在信息化社會(huì)持續(xù)發(fā)展的過(guò)程中，紙質(zhì)檔案與電子檔案都有著一定的優(yōu)勢(shì)，紙質(zhì)檔案本身雖然較為傳統(tǒng)，但是這種傳統(tǒng)意義上的記錄往往最為有效，能夠直接保存和反映歷史記錄。 現(xiàn)階段，文書檔案的管理面臨的挑戰(zhàn)相當(dāng)多，有必要在探索電子檔案管理模式的同時(shí)，注重紙質(zhì)檔案的管理，一些極為重要的文書檔案，要在保存電子文檔的同時(shí)，輸出紙質(zhì)檔案存檔，避免因電子檔案的破壞，而造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

5）加強(qiáng)電子檔案的開放利用。電子檔案相較于紙質(zhì)檔案，開放利用的形式更加多樣化，利用效率更高，在不涉密的情況下，單位要依托局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，開拓檔案信息服務(wù)的新渠道，適當(dāng)完善文書檔案信息，增加群眾服務(wù)受眾數(shù)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是集網(wǎng)絡(luò)化、 數(shù)字化、 規(guī)范化于一體的工程，涉及檔案管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等專業(yè)綜合技術(shù)，當(dāng)前文書檔案管理，應(yīng)緊跟信息化建設(shè)發(fā)展步伐，不斷探索創(chuàng)新，同時(shí)也應(yīng)注重紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，不斷推進(jìn)文書檔案科學(xué)規(guī)范化管理進(jìn)程。