學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)路徑

劉會敏

摘 要：學(xué)生學(xué)籍檔案真實的記錄著學(xué)生個人基本信息、學(xué)習(xí)和成長情況，其看似與教學(xué)工作聯(lián)系不大，但通過做好學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，可以有效的提高教育治理水平，促進(jìn)學(xué)生的學(xué)習(xí)和健康發(fā)展。因此在實際工作中需要對學(xué)生學(xué)籍檔案給予充分的重視，并積極引入信息技術(shù)，全面提高學(xué)生學(xué)籍檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的有效利用。文中分析了學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作的作用，并進(jìn)一步對學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的路徑進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：學(xué)生學(xué)籍檔案;檔案管理;信息化建設(shè);作用;路徑

學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作是學(xué)生最為基礎(chǔ)性的一項工作，通過做好學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，可以更全面和詳細(xì)的針對學(xué)生學(xué)習(xí)和成長情況進(jìn)行記錄，從而為實踐教育和教學(xué)工作的開展提供有效的支持。特別是在數(shù)字化校園建設(shè)工作開展過程中，通過積極推進(jìn)學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)，可以進(jìn)一步提升學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化和信息化發(fā)展進(jìn)程。

1 學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的作用

1.1 提升學(xué)籍檔案管理工作的效率

通過加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)，可以有效的提升學(xué)籍檔案管理工作的效率。學(xué)籍檔案對于每一名學(xué)生都具有極為重要的意義，其包含著學(xué)生各方面的重要信息。學(xué)籍檔案不僅信息量較大，而且具有時間跨度。在當(dāng)前學(xué)校信息化建設(shè)過程中，通過重視學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，在提升學(xué)籍檔案管理工作水平的基礎(chǔ)上，還能夠降低工作人員工作量，確保學(xué)籍檔案中信息的真實性和完整性。

1.2 促進(jìn)學(xué)籍檔案內(nèi)容的完善

在學(xué)生學(xué)籍檔案中，其是針對學(xué)生整個學(xué)習(xí)生涯中重要的信息記載，其對于學(xué)生自身具有極為重要的意義。目前學(xué)校在管理學(xué)籍檔案時，管理方法較為落后，一般在學(xué)生信息有變動的情況下，存在根據(jù)實時情況進(jìn)行單獨(dú)記載的情況，而且學(xué)籍檔案分開存放，這在具體查找學(xué)生信息時存在一定的難度。但通過檔案管理信息化實現(xiàn)后，學(xué)生學(xué)籍檔案信息采用大數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，能夠統(tǒng)一將學(xué)生的整體信息顯示出來，為學(xué)籍檔案信息的利用提供了更多的便捷性。而且信息化管理模式還有效的保證了學(xué)生學(xué)籍檔案的完整性，為學(xué)校管理工作質(zhì)量的提升起到積極的促進(jìn)作用。

2 學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的路徑

2.1 更新觀念，提升認(rèn)識

學(xué)籍檔案管理工作是當(dāng)前學(xué)校日常教學(xué)管理工作的重要組成，同時也是學(xué)校、教師和學(xué)生聯(lián)系的橋梁紐帶，因此學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)水平直接關(guān)系到學(xué)校管理能力的提升。學(xué)籍檔案管理工作具有系統(tǒng)性和復(fù)雜性的特點，在具體工作實施過程中需要構(gòu)建統(tǒng)一的管理制度，并針對管理責(zé)任進(jìn)行明確。因此需要在實際工作中積極提高對學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識，并樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，積極采取有效的措施來促進(jìn)學(xué)籍檔案管理信息化的進(jìn)程。學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)工作是一項長期性和系統(tǒng)性的工程，具體要結(jié)合自身學(xué)校的實際情況和特點，強(qiáng)化頂層設(shè)計，并統(tǒng)籌進(jìn)行規(guī)劃，以此來積極調(diào)動各部門的積極性，做好協(xié)調(diào)配合工作，確保學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)工作能夠落到實處。

2.2 加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理

在實際學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中，需要與自身的實際情況相結(jié)合，針對管理工作中存在的問題進(jìn)行梳理，并重視信息技術(shù)的應(yīng)用，積極構(gòu)建一套科學(xué)、規(guī)范的學(xué)籍信息化管理體制，促進(jìn)學(xué)校信息資源的共享。同時還要構(gòu)建完善的組織結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化軟硬件設(shè)施建設(shè)，為學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作的開展提供重要的物質(zhì)基礎(chǔ)，以此來實現(xiàn)對學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理。

2.3 重視先進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

學(xué)校需要根據(jù)教育部門的具體要求，并與學(xué)校自身的實際情況相結(jié)合，積極構(gòu)建一套完善的學(xué)籍檔案管理體系，并通過該管理體系將各年級和各班級有效的連接起來，促進(jìn)信息共享。學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)在實際應(yīng)用過程中，需要選擇適宜的軟件，以此來實現(xiàn)對學(xué)籍檔案的高效和統(tǒng)一管理。學(xué)生學(xué)籍檔案錄入工作量較大，因此要求系統(tǒng)與自身情況的適宜性，保證錄入過程中系統(tǒng)的流暢性。學(xué)籍檔案管理軟件檢索功能的全面性，也易于提高對學(xué)生學(xué)籍信息查閱和維護(hù)水平。因此在實際工作中需要不斷優(yōu)化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，全面提升學(xué)籍檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.4 構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)學(xué)籍信息資源的共建共享

在學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中，通過使用統(tǒng)一的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，可以對學(xué)籍檔案管理工作各項流程進(jìn)行規(guī)范，全面提升檔案的信息化水平。同時，各學(xué)校還需要結(jié)合自身的實際情況來構(gòu)建具有特色的檔案信息化平臺，通過提升學(xué)籍檔案信息化水平來促進(jìn)學(xué)籍檔案工作效率的提升。目前學(xué)籍檔案信息化建設(shè)和管理工作的責(zé)任較重，因此要積極建立適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展需要的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對學(xué)生學(xué)籍檔案信息的全面和統(tǒng)一管理。學(xué)生學(xué)籍電子檔案的出現(xiàn)，其將學(xué)生各項基本信息都囊括其中，因此需要全面推進(jìn)學(xué)生學(xué)籍檔案信息資源在校內(nèi)的共享，進(jìn)一步提升學(xué)籍檔案信息查詢和數(shù)據(jù)統(tǒng)計水平，使學(xué)校在管理工作中能夠更全面和動態(tài)性的掌握學(xué)生學(xué)籍檔案。而且通過應(yīng)用信息化手段來推進(jìn)學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)，并通過建立教務(wù)管理系統(tǒng)，使學(xué)籍檔案管理工作能夠更好的服務(wù)學(xué)校管理工作。

2.5 重視檔案管理人員整體水平的提升

對于學(xué)籍檔案管理工作而言，由于工作十分繁瑣，管理工作過程中存在許多重復(fù)性內(nèi)容，而且檔案信息質(zhì)量與學(xué)生自身息息相關(guān)，這就需要檔案管理人員要具備較強(qiáng)的專業(yè)性和責(zé)任心，并在當(dāng)前新形勢下，需要掌握信息技術(shù)知識，并能夠在實踐工作靈活進(jìn)行應(yīng)用，以此來促進(jìn)檔案信息化水平的提升，促進(jìn)學(xué)籍檔案信息利用效率的提高。對于學(xué)校而言，在當(dāng)前信息化時代背景下，學(xué)校需要重視專業(yè)技術(shù)人才和復(fù)合型人才，為檔案管理水平的提升提供重要的人才保障。而且在實際工作中，還要針對現(xiàn)有檔案管理人員開展具有針對性的培訓(xùn)，通過采取多種形式的培訓(xùn)方式來促進(jìn)檔案管理人員整體水平的提升，使其在實踐工作中能夠有效的解決一些常見問題，熟悉掌握現(xiàn)代化設(shè)備和靈活運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)，為檔案工作的順利開展打下良好的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

對于每一名學(xué)生而言，學(xué)籍檔案都其都具有極為重要的意義。在當(dāng)前學(xué)校日常管理工作中，學(xué)籍檔案管理工作是最為基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，需要加大對該項工作的重視，樹立信息化管理理念，積極構(gòu)建學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對學(xué)籍檔案的高效管理，全面提高學(xué)籍檔案利用效率。并通過構(gòu)建信息化平臺，促進(jìn)學(xué)籍檔案信息資源的共享，進(jìn)一步提升學(xué)校教學(xué)管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]秦芳遠(yuǎn)，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方法研究[J].蘭臺世界，2015（23）.

[2]黃映紅.做好中小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的意義和途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（18）.

[3]程秋平，王輝.基于數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)[J].蘭臺世界，2016（22）.