物業(yè)公司檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn)措施研究

景蕾

摘 要：本文通過對(duì)物業(yè)公司檔案的特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)闡述，結(jié)合檔案管理工作中存在的問題，探討科學(xué)的管理策略，提升檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，為物業(yè)公司的發(fā)展提供有效支持。

關(guān)鍵詞：物業(yè)公司;檔案管理;現(xiàn)狀;改進(jìn)措施

1 引言

物業(yè)公司是房地產(chǎn)行業(yè)的重要組成，對(duì)行業(yè)發(fā)展起到關(guān)鍵作用。而物業(yè)檔案作為房地產(chǎn)管理維護(hù)工作的重要憑證，需要進(jìn)行科學(xué)的管理，為物業(yè)服務(wù)水平的提升形成積極作用。

2 物業(yè)公司檔案的特點(diǎn)

物業(yè)公司檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)和后期管理維護(hù)工作中的信息資料進(jìn)行全面的收集和科學(xué)的管理，形成對(duì)物業(yè)管理工作的有效憑證。同時(shí)檔案資料涉及業(yè)主的相關(guān)個(gè)人信息，需要進(jìn)行嚴(yán)格的保密，并保證資料的真實(shí)性，為后續(xù)管理工作的開展提供基礎(chǔ)保障。而隨著房產(chǎn)交易活動(dòng)的不斷頻繁，檔案資料需要進(jìn)行及時(shí)的更新，保證資料信息的真實(shí)有效[1]。

3 物業(yè)公司檔案管理的現(xiàn)狀分析

1）檔案管理工作缺乏有效的重視。檔案管理工作是物業(yè)公司經(jīng)營管理活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)物業(yè)服務(wù)工作和房地產(chǎn)后期維護(hù)管理具有重要作用。但是在實(shí)際的管理工作中，對(duì)檔案工作缺乏有效的重視，使得檔案管理制度得不到有效的執(zhí)行，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)資料信息的全面收集和科學(xué)管理，不能為物業(yè)公司的管理決策的制定和服務(wù)質(zhì)量的提供有效支持。物業(yè)檔案涉及房地產(chǎn)建設(shè)、移交和后期管理服務(wù)的各個(gè)方面，需要相關(guān)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行高效協(xié)作，保證資料的真實(shí)全面，為后期的管理工作提供可靠依據(jù)。而相關(guān)管理部門和工作人員并不能對(duì)檔案工作形成有效的重視，使得相關(guān)的管理規(guī)范不能得到高效的落實(shí)，無法形成較好的管理效果。

2）檔案管理制度不夠規(guī)范。物業(yè)檔案是對(duì)物業(yè)公司管理活動(dòng)和房地產(chǎn)開發(fā)管理相關(guān)信息的直觀呈現(xiàn)，對(duì)檔案管理質(zhì)量要求較高，需要保證資料信息的真實(shí)可靠，能夠?yàn)楣芾砘顒?dòng)提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。而房地產(chǎn)建設(shè)和管理周期較長，涉及的管理環(huán)節(jié)相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案工作提出了更高的要求，需要對(duì)相關(guān)資料信息進(jìn)行高效的管理。但是在實(shí)際的管理活動(dòng)中，檔案管理制度不夠完善，并不能結(jié)合實(shí)際管理需求，進(jìn)行制度的及時(shí)完善。特別是隨著房地產(chǎn)建設(shè)和管理理念的不斷優(yōu)化，傳統(tǒng)的管理思想已經(jīng)不能形成較好的管理效果，需要管理部門結(jié)合工作中存在的實(shí)際問題，對(duì)現(xiàn)有的管理規(guī)范進(jìn)行完善，使其能夠適應(yīng)物業(yè)管理工作的實(shí)際需求[2]。

3）檔案資源利用率較低。在當(dāng)前的檔案工作中，管理部門重視對(duì)檔案的收集、整理和保存，能夠?yàn)槭褂谜吆拖嚓P(guān)職能部門提供查詢和調(diào)用服務(wù)，缺乏對(duì)檔案資源的深入挖掘，不能充分發(fā)揮檔案價(jià)值，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)物業(yè)公司和房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的有效推動(dòng)作用。對(duì)檔案資料缺乏有效的分析，使得其中的關(guān)鍵內(nèi)容得不到有效的提取，不能對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的分類和排序，容易導(dǎo)致管理混亂，不能充分滿足使用者的需求。同時(shí)檔案利用方式較為單一，資源缺乏高效的共享，利用效率較低，不能形成對(duì)企業(yè)發(fā)展的有效支持。

4）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)存在不足。物業(yè)公司檔案管理的專業(yè)性較強(qiáng)，需要對(duì)房地產(chǎn)建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的了解，能夠?qū)ξ飿I(yè)服務(wù)工作內(nèi)容進(jìn)行有效的掌握，才能對(duì)相關(guān)的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析和處理，充分實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。但是大多數(shù)物業(yè)公司對(duì)檔案工作缺乏有效的重視，使得管理人員的配置不夠科學(xué)，缺乏專職檔案人員，管理人員的專業(yè)水平較低，并不能實(shí)現(xiàn)較好的管理效果。同時(shí)隨著信息技術(shù)在物業(yè)管理中的廣泛應(yīng)用，大量資料以數(shù)字化形式呈現(xiàn)，極大提升了物業(yè)管理效率和服務(wù)水平。但是檔案工作人員缺乏有效的信息知識(shí)技能，并不能保證信息化管理工作流程的高效推進(jìn)，無法實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。

4 物業(yè)公司檔案管理的改進(jìn)措施

1）加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視。檔案工作對(duì)物業(yè)公司服務(wù)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益的提升具有重要作用，管理部門要對(duì)檔案工作形成有效的重視，結(jié)合物業(yè)管理服務(wù)工作的實(shí)際需求，進(jìn)行管理工作的科學(xué)優(yōu)化，充分協(xié)調(diào)相關(guān)管理環(huán)節(jié)，形成有效的合力，為企業(yè)發(fā)展提供有效支持。同時(shí)要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)物業(yè)管理理念，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)手段，推動(dòng)服務(wù)質(zhì)量和管理水平的提升，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，充分結(jié)合管理實(shí)際，進(jìn)行相關(guān)管理資源的高效整合，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的投入和支持，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升[3]。

2）完善檔案管理機(jī)制。檔案管理部門要充分結(jié)合當(dāng)前檔案工作中存在的實(shí)際問題，結(jié)合企業(yè)發(fā)展形勢(shì)和物業(yè)工作的實(shí)際情況，進(jìn)行管理制度的科學(xué)完善，對(duì)管理流程進(jìn)行高效整合，優(yōu)化管理環(huán)節(jié)，針對(duì)具體的工作流程制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理工作的科學(xué)規(guī)范，保證管理制度能夠得到高效落實(shí)，實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量的提升。同時(shí)要完善監(jiān)管機(jī)制，對(duì)管理活動(dòng)進(jìn)行全面監(jiān)督，及時(shí)發(fā)展管理活動(dòng)中存在的問題和不足，對(duì)管理制度進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整，提升管理工作的科學(xué)性。同時(shí)要對(duì)檔案資料的收集、整理活動(dòng)進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范，制定相應(yīng)的格式、標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的復(fù)核審查，保證資料真實(shí)有效，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。

3）加強(qiáng)信息化建設(shè)。信息技術(shù)在檔案工作中的高效運(yùn)用，能夠充分利用技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)管理流程進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化，使相關(guān)工作人員能夠借助信息設(shè)備實(shí)現(xiàn)管理工作的高效執(zhí)行，并能夠通過網(wǎng)絡(luò)缺乏實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的高效傳遞，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料信息的及時(shí)更新，提升時(shí)效性。檔案管理部門要推動(dòng)管理模式的信息化轉(zhuǎn)變，首先要加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)信息設(shè)備進(jìn)行合理配置，加強(qiáng)通信網(wǎng)絡(luò)環(huán)境構(gòu)建，為信息化管理提供基礎(chǔ)保障。其次是建設(shè)完善的信息化管理平臺(tái)，對(duì)各個(gè)管理流程進(jìn)行高效整合，管理人員能夠通過對(duì)管理平臺(tái)的訪問完成相關(guān)管理工作，并能夠?yàn)橄嚓P(guān)管理流程進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范和指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料信息的高效收集和傳遞，能夠借助技術(shù)手段對(duì)管理流程進(jìn)行全面監(jiān)管，對(duì)相關(guān)操作進(jìn)行全面的記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理活動(dòng)中的問題。同時(shí)信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，有效降低對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理成本，提升管理效率。

4）優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)。為充分發(fā)揮檔案價(jià)值，需要對(duì)資料信息進(jìn)行深入分析，對(duì)其中的關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行有效的提取，先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等，能夠利用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的深入分析處理，建設(shè)完善的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，并通過對(duì)檢索機(jī)制的優(yōu)化，能夠充分滿足使用者的需求。同時(shí)能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑，對(duì)資源數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問，提升檔案資源利用效率。檔案資料通過網(wǎng)絡(luò)途徑形成高效的共享，能夠?yàn)槲飿I(yè)公司的管理決策和相關(guān)職能部門的管理活動(dòng)提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)，推動(dòng)房地產(chǎn)建設(shè)和管理工作的高效開展，提升物業(yè)公司的服務(wù)水平。

5）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)教育，結(jié)合管理過程中的實(shí)際問題進(jìn)行培訓(xùn)內(nèi)容的針對(duì)性制定，提升專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)要加強(qiáng)信息知識(shí)教育，使其能夠符合信息化管理的要求。要加強(qiáng)思想教育，提升工作人員的服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案服務(wù)水平的提升。

5 結(jié)語

物業(yè)公司檔案工作對(duì)物業(yè)管理和服務(wù)水平的提升具有關(guān)鍵作用，管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視和投入，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，提升服務(wù)意識(shí)，推動(dòng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用效率的提升，為物業(yè)公司發(fā)展提供有效支持。

參考文獻(xiàn)

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