面向智能檔案管理的企業(yè)數(shù)據(jù)治理路徑研究

李占榮

摘 要：在當(dāng)前激烈的競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)中，企業(yè)要想有效提高自身競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力就必須要加強(qiáng)信息化的發(fā)展力度，而在企業(yè)發(fā)展中檔案管理有著非常重要的作用。但是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理智能化的發(fā)展還存在著一定的問(wèn)題，本文就對(duì)現(xiàn)階段存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，然后結(jié)合實(shí)際提出合理地解決措施。

關(guān)鍵詞：智能檔案管理;企業(yè)數(shù)據(jù);方法研究

一、企業(yè)智能檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量較差

檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量是當(dāng)前檔案作為數(shù)據(jù)產(chǎn)品具有的特點(diǎn)，其中主要包括一致性、完整性以及準(zhǔn)確性等多種特點(diǎn)。對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究可以發(fā)現(xiàn)，檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的情況并不盡人意，在實(shí)際的工作過(guò)程中還存在著比較多的問(wèn)題。例如，企業(yè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)存在著較多的不一致、沒(méi)有明確數(shù)據(jù)定義、數(shù)據(jù)重復(fù)、完整性都比較差等多種問(wèn)題。產(chǎn)生以上問(wèn)題的主要是因?yàn)槠髽I(yè)在實(shí)際的工作過(guò)程中并沒(méi)有提高對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的重視，也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行合理地控制。要想有效解決以上問(wèn)題， 相關(guān)企業(yè)不僅僅需要對(duì)局部應(yīng)用進(jìn)行考慮，還需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)檔案數(shù)據(jù)工作流程進(jìn)行分析和研究，然后結(jié)合實(shí)際情況對(duì)有關(guān)的解決方案進(jìn)行合理地規(guī)劃[1]。在最近幾年發(fā)展起來(lái)的數(shù)據(jù)治理工作內(nèi)容主要涵蓋了數(shù)據(jù)管理工作、相關(guān)的政策以及標(biāo)準(zhǔn)等多個(gè)工作內(nèi)容，可以有效的解決數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題。

（二）企業(yè)信息化發(fā)展現(xiàn)狀與檔案數(shù)據(jù)存在不匹配

隨著當(dāng)前社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，企業(yè)的信息化發(fā)展模式也在不斷地變化著，現(xiàn)階段企業(yè)的信息化發(fā)展模式已經(jīng)在不斷地向著整體規(guī)劃的方向發(fā)展和進(jìn)步。而當(dāng)前新的發(fā)展背景對(duì)于檔案數(shù)據(jù)也有了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，但是現(xiàn)階段企業(yè)中的檔案數(shù)據(jù)工作現(xiàn)狀并不能有效的滿足新的發(fā)展模式的實(shí)際需求。

在企業(yè)中原有的信息化發(fā)展模式下，部門(mén)信息化是其中主要的發(fā)展模式，在此種情況下雖然企業(yè)不同部門(mén)之間的數(shù)據(jù)才可以有效的進(jìn)行集成，但是在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，此種模式并不利于企業(yè)不同部門(mén)之間數(shù)據(jù)信息的共享，相關(guān)的經(jīng)營(yíng)者無(wú)法及時(shí)的對(duì)企業(yè)的資金流向以及經(jīng)營(yíng)情況等進(jìn)行了解。

而在企業(yè)信息化的集中化管理中，整體規(guī)劃模式是其中重要的發(fā)展階段之一。在此種模式下，可以有效的整合企業(yè)中一些重要的工作業(yè)務(wù)， 同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)前臺(tái)工作和后臺(tái)數(shù)據(jù)信息管理工作的同時(shí)性。除此之外，此種整體化的發(fā)展模式也和我國(guó)企業(yè)檔案管理工作需求相一致。目前，我國(guó)一些規(guī)模比較大的企業(yè)，例如：國(guó)家電網(wǎng)、中國(guó)聯(lián)通等多個(gè)企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始對(duì)此種模式進(jìn)行應(yīng)用，并建立了可以集中管理的檔案信息化平臺(tái)。

（三）檔案數(shù)據(jù)管理無(wú)法達(dá)到智能檔案服務(wù)需求

在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，必須要由大量的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)才能保證智能檔案管理工作的順利進(jìn)行[2]?，F(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中，大部分檔案內(nèi)容還主要是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存的，要想將紙質(zhì)形式的檔案管理數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作過(guò)程中，檔案數(shù)字化的程度非常低，相互之間的關(guān)聯(lián)也比較小，無(wú)法對(duì)檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行有效的發(fā)現(xiàn)，如此一來(lái)，企業(yè)中不同部門(mén)之間也就無(wú)法及時(shí)的進(jìn)行共享和聯(lián)絡(luò)，嚴(yán)重阻礙著企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。因此，總的來(lái)說(shuō)，現(xiàn)階段企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理還存在著嚴(yán)重的問(wèn)題，無(wú)法對(duì)業(yè)務(wù)對(duì)象進(jìn)行完善，同時(shí)這也是企業(yè)檔案管理工作存在的最大問(wèn)題。

二、企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理的有效措施

（一）加強(qiáng)主題資源的建設(shè)力度

在智能檔案服務(wù)工作過(guò)程中主題建設(shè)檔案資源是其中重要的工作內(nèi)容之一。企業(yè)中的檔案管理工作并不只是簡(jiǎn)單的對(duì)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和匯總，而是結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀合理有序的整合數(shù)據(jù)資源信息。

第一，確定主數(shù)據(jù)。企業(yè)中的主數(shù)據(jù)就是各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的實(shí)體數(shù)據(jù)， 在智能分析中有著非常重要的作用。企業(yè)要想有效的強(qiáng)化自身的檔案資源建設(shè)工作必須要對(duì)自身主題范圍進(jìn)行擴(kuò)大，結(jié)合多個(gè)主題合理地組織各項(xiàng)資源。

第二，對(duì)元數(shù)據(jù)和參考數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)計(jì)。結(jié)合主題的實(shí)際情況，在建設(shè)主數(shù)據(jù)的過(guò)程中還需要進(jìn)行有關(guān)的元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)工作[3]。對(duì)于規(guī)定的主題對(duì)象，在設(shè)計(jì)的過(guò)程中需要參考規(guī)定的元數(shù)據(jù)規(guī)范，然后結(jié)合企業(yè)的實(shí)際工作需求進(jìn)行有關(guān)的設(shè)計(jì)工作;而對(duì)于沒(méi)有特定的主題對(duì)象，設(shè)計(jì)工作人員可以參考分析架構(gòu)進(jìn)行有關(guān)的設(shè)計(jì)工作。

（二）對(duì)檔案資源質(zhì)量進(jìn)行提高

在進(jìn)行智能檔案管理工作的過(guò)程中要想有效的提高整體管理工作的質(zhì)量和管理效率，還必須要具備一定的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)治理工作，從而對(duì)資源質(zhì)量進(jìn)行有效的提高。例如，在當(dāng)前進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中可以使用 DAMA 數(shù)據(jù)模型，此種數(shù)據(jù)模型可以有效的維護(hù)和提高治理數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

第一，對(duì)數(shù)據(jù)架構(gòu)進(jìn)行確立。在實(shí)際的管理工作過(guò)程中，數(shù)據(jù)架構(gòu)有著非常重要的作用，對(duì)數(shù)據(jù)架構(gòu)進(jìn)行完善，可以有效的對(duì)數(shù)據(jù)屬性以及屬性值等進(jìn)行明確。除此之外，在當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中對(duì)數(shù)據(jù)架構(gòu)進(jìn)行完善，還可以避免企業(yè)中的數(shù)據(jù)環(huán)境出現(xiàn)“孤島”現(xiàn)象，強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理工作的統(tǒng)一性。

第二，強(qiáng)化數(shù)據(jù)質(zhì)量管理工作[4]。當(dāng)前要想提高企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量，相關(guān)工作人員可以從準(zhǔn)確性、一致性等多個(gè)方面入手。在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行治理的過(guò)程中需要結(jié)合實(shí)際情況使用多元化的治理手段進(jìn)行有關(guān)的工作。

（三）建立健全的數(shù)據(jù)管理制度

數(shù)據(jù)治理工作并不是一蹴而就的，在實(shí)際的工作過(guò)程中企業(yè)中的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員以及管理部門(mén)可以需要對(duì)數(shù)據(jù)生命周期以及數(shù)據(jù)安全等制度進(jìn)行完善，對(duì)整體的管理框架進(jìn)行明確，為后續(xù)檔案數(shù)據(jù)管理工作的順利進(jìn)行提供保障。

第一，進(jìn)行數(shù)據(jù)生命周期管理工作。在企業(yè)管理檔案數(shù)據(jù)工作的過(guò)程中，生命周期管理方法是一項(xiàng)應(yīng)用范圍比較廣泛的技術(shù)。一方面，因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)自身具有的特點(diǎn)，因此在檔案數(shù)據(jù)信息屬于數(shù)據(jù)生產(chǎn)路程的下端， 具有一定的前饋特點(diǎn);另一方面，檔案數(shù)據(jù)管理工作需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，是一項(xiàng)周期比較長(zhǎng)的工作內(nèi)容。

第二，對(duì)數(shù)據(jù)安全計(jì)劃進(jìn)行合理地規(guī)劃。在企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理工作的過(guò)程中安全對(duì)于整體工作的效果以及企業(yè)的發(fā)展都有著非常重要的作用，而安全工作貫穿于檔案信息管理工作的所有階段，在當(dāng)前智能檔案管理工作過(guò)程中更是有著重要的意義[5]?，F(xiàn)階段數(shù)據(jù)安全工作主要包括安全策略的規(guī)劃、研究以及落實(shí)等多個(gè)內(nèi)容，這樣一來(lái)，才能夠保證在使用檔案數(shù)據(jù)信息的過(guò)程中不會(huì)受到破壞。

（四）營(yíng)造良好的數(shù)據(jù)治理氛圍

第一，合理地對(duì)人力資源進(jìn)行分配。在企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)治理的過(guò)程中， 首先需要對(duì)管理的主體進(jìn)行明確，因此在此種情況下對(duì)于一些規(guī)模比較大的企業(yè)來(lái)說(shuō)可以建立信息檔案委員會(huì)，對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)等進(jìn)行決策。除此之外，還需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)部分?jǐn)?shù)據(jù)管理崗位進(jìn)行合理地規(guī)劃，安排專(zhuān)業(yè)的工作人員進(jìn)行有關(guān)工作。

第二，合理規(guī)劃政策規(guī)范。數(shù)據(jù)治理工作的順利進(jìn)行離不開(kāi)規(guī)則的約束，因此需要從政策、制度以及流程等多個(gè)方面對(duì)其進(jìn)行約束。在企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中政策是數(shù)據(jù)治理的整體方針，也是引導(dǎo)數(shù)據(jù)治理工作進(jìn)行的重要內(nèi)容之一;而流程則是在操作的基礎(chǔ)上對(duì)企業(yè)實(shí)際的管理?xiàng)l例以及行為等進(jìn)行指導(dǎo)。

總結(jié)：綜上所述，在現(xiàn)階段企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中智能檔案管理是日后企業(yè)檔案信息化的必然發(fā)展趨勢(shì)。雖然現(xiàn)階段在實(shí)際的工作過(guò)程中還存在著一定的問(wèn)題，但是只要相關(guān)工作人員和企業(yè)可以有效的加強(qiáng)對(duì)企業(yè)主題資源的建設(shè)力度、提高對(duì)檔案質(zhì)量的重視、建立健全的管理制度等就可以有效的解決上述存在的問(wèn)題，并為企業(yè)的發(fā)展提供保障。

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