高校財務業(yè)務流程分析與改進策略

羅泳江

關鍵詞：高校財務? 流程再造? 信息化

隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，高校外部環(huán)境和內部管理體制都發(fā)生了很大變化，傳統(tǒng)的高校財務管理模式及運行流程正面臨著嚴峻的考驗，財務部門的業(yè)務量成倍增加，財務工作人員又面臨高校機關精簡的壓力。為適應形勢發(fā)展的要求，高校財務部門一方面需要加快推進體制機制改革、加強專業(yè)團隊建設，通過提升服務質量、精簡工作程序、完善內控制度來更好地滿足學校教學、科研和各項事業(yè)發(fā)展的需要;另一方面，通過與現代信息技術的有機結合，建立健全技術保障體系，進一步推進財務信息化建設，發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，運用新的理念、新的思想來推進高校財務管理的持續(xù)進步和高水平建設。

一、 高校財務業(yè)務流程及流程再造概述

簡單理解，流程就是做事情的順序。在《朗文當代英語詞典》中，流程（Process）一詞被解釋為“一系列相關的人類活動或操作，被有意識地用來產生一種特定的結果”。高校財務流程就是在長期的財務管理實踐工作中，形成的具有一定規(guī)律、比較全面的、系統(tǒng)的工作程序或操作規(guī)則。美國麻省理工學院邁克爾哈默教授1990年在《哈佛商業(yè)評論》上首次提出了“業(yè)務流程再造”理論并將之引入到企業(yè)管理領域，給全世界帶來了一場流程再造革命。

隨著流程再造理論被廣泛應用到其它各類組織的自身改造之中，帶來了成本、質量、服務、效益等指標的明顯提升。從一種顛覆性設計工作方式和工作流程的角度來看，流程再造理論在高校財務管理中同樣具有指導意義。

整體來講，流程再造就是為了獲取績效的明顯改善，根據競爭環(huán)境和服務對象需求的轉變，對組織的原有業(yè)務流程進行“顛覆性的重新思考”和“徹底的重新設計”。流程再造的過程主要包括三個環(huán)節(jié)：業(yè)務流程調研、分析與診斷;業(yè)務流程的再設計;業(yè)務流程重組的實施。

依據業(yè)務流程的變革程度和性質的不同，流程再造有三個層次：

第一，簡單改變。即改進某些低效或無效的流程，將有關操作簡單地轉變?yōu)樽詣踊幚?。這種方式既可以優(yōu)化流程，對業(yè)務流程和組織的影響也最小，適用于管理程度、信息化應用水平不高的高校。

第二，追求大規(guī)模的變化。通過重新配置高校內部資源、減少冗余流程、信息共享等進行跨部門的流程優(yōu)化。適用于管理程度較高、人員素質較好、信息化應用達到一定水平的高校。

第三，流程再造。屬于最高層次的再造，也可以說是在一張“白紙”上重新設計。這一層次的流程需要財務人員積極參與本部門的流程設計外，還要參與高校整個業(yè)務流程的設計等，實現高校財務與業(yè)務的有機融合。

二、C大學財務管理現狀與分析

（一）管理現狀

學校實行“統(tǒng)一領導、分級管理、集中核算”的財務管理體制。C大學財務處為學校的一級財務機構，統(tǒng)一管理學校財務工作，管理、核算和監(jiān)督全校各類經濟活動，全過程參與學校重大事項的決策、統(tǒng)籌和協(xié)調工作。財務處下屬機構將財務管理和服務相分離，分別設立了管理辦公室和會計核算中心，其中管理辦公室重點負責預決算的編制、內控、收費、票據、薪酬、國庫及財務系統(tǒng)等管理，并對校內會計活動實施監(jiān)督;會計核算中心負責全校的財務核算、資金結算等業(yè)務，主要承擔會計服務的職能。

C大學于依托校園網建立了多校區(qū)實時處理的財務管理系統(tǒng)，并建設門戶網站和財務管理平臺，經費使用單位和個人可線上實時查詢財經政策文件以及經費使用情況和收支明細。

目前C大學使用的財務管理系統(tǒng)與學校其他職能部門的管理系統(tǒng)尚未建立公共基礎數據庫，部門之間的數據傳遞相對滯后。學校各個部門的管理系統(tǒng)，因其開發(fā)環(huán)境、數據信息格式各不相同，數據共享性差，僅能滿足本部門管理要求，無法滿足學校統(tǒng)一管理的需求。

（二）調查分析

通過參閱已有資料，根據本研究整理調查問卷，圍繞C大學，在收費流程、預算管理流程、財務管理流程、核算報賬流程和信息查詢流程幾個方面展開，運用方差分析、相關分析等方法對問卷數據進行統(tǒng)計分析。

問卷有25個問題，主要了解C大學財務業(yè)務服務對象也就是師生對財務各流程的使用情況，采用五點量表法，5表示流程非常高效便捷，1表示流程非常不高效。

考慮C大學財務部門的實際情況及問卷發(fā)放的可行性，本次問卷發(fā)放范圍為C大學中使用經費的部門、學院以及有經費使用的財務操作人員，采用隨機抽樣的方法在各校區(qū)核算中心隨機發(fā)放進行調查，共發(fā)放并回收問卷150份。

將有效的統(tǒng)計問卷數據進行描述統(tǒng)計，得出如下結果（表1）：

表1 變量平均值、標準差表

圖1 不同財務流程總體分析圖

1、財務業(yè)務流程總體評價分析

各維度的分析結果如圖1所示，C大學財務流程6個維度總和和均值差為16.4±2.37，其中二個維度均值在3分以上，表明C大學財務業(yè)務流程總體基本比較合理，然而，其他四個維度的收費流程、財務預算流程、財務管理流程、信息查詢流程平均得分在3分以下，其中財務管理流程平均得分最低2.43分，是以后進一步優(yōu)化財務流程的重點。

2、財務業(yè)務各流程評價分析

（1）收費流程。在收費環(huán)節(jié)流程中，平均所得并不高，低于中位數，其中所繳資金的安全性平均得分最高：2.66分，票據獲取的及時性次之，平均得分2.61;繳費渠道的便利性平均得分最低：2.55。

（2）財務預算流程本維度評價平均得分為2.57分，低于中位數，說明這一環(huán)節(jié)有待改進的。其中預算申報方面略高，平均得分2.77分，預算報告及時并有滿意的報各和分析結果平均得分最低：2.33分，低于一半的水平。預算的編制、調整、執(zhí)行平均得分都偏低。

（3）財務管理流程。六個維度中，本流程評價得分最低。四個因素中，業(yè)務量因素得分最低2.34分，所在的校區(qū)對于財務業(yè)務流程的影響及體驗也僅得2.35分，辦事效率和機構設置得分略高。

（4）預約、報賬流程。本維度平均得分較高，平均得分3.02分，其中報銷酬金及發(fā)放的便利性、校內經費結算的報賬、對報賬體系業(yè)務流程總體的繁簡程度這三方面得分較高，均在3分以上，酬金發(fā)放的便利性，3.73分為最高分，原始憑證的遞交、固定資產的報賬、酬金報賬這三方面平均得分在3分以下。

（5）信息查詢流程。本維度對信息查詢流程進行分析，平均得分為2.74分，低于中位數，也是有待改進。四個影響因素中，其中財務相關規(guī)定政策在辦理業(yè)務過程中的獲取體驗平均得分較高：3.55分，對數據共享與傳遞、科研人事等部門相關的信息在財務系統(tǒng)中的運用、會計檔案使用三方面平均得分均在3分以下，也是值得關注和優(yōu)化。

三、財務業(yè)務流程改進策略

高校財務流程再造應該不只是現有流程的自動化，而是要充分利用現代信息技術和創(chuàng)新思維去再造財務工作流程。其目標是建立起既完善合理又科學規(guī)范的財務管理服務體系，實現財務系統(tǒng)集成管理的最大價值。高校財務流程的優(yōu)化不僅局限于自身的改造，更應服務于學校中長期發(fā)展規(guī)劃中，結合實際情況，以業(yè)務實現為核心，分別制定長遠和近期目標，采取小步快跑、循序漸進、逐步完善的策略。

從長遠看，隨著高校改革力度的加強和自主辦學程度的加深，財務的流程再造目標應強化財務管理在學校資源配置中的作用，發(fā)揮財務系統(tǒng)對學校決策支持的服務功能，突出財務管理在學校計劃和預算中的主導地位，提高財務工作運行效率，實現大學財務信息的公開化、服務化。

因此，高校應結合校園網建設、部門業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)建設情況，在學校業(yè)務流程規(guī)劃和財務流程再設計的總體指導下，在理順各類管理業(yè)務流程與財務業(yè)務流間關系的基礎上，充分運用各種信息技術，建立公共數據共享平臺，從技術層面上逐步完善各系統(tǒng)功能，保證業(yè)務層面上新財務流程的實現。

四、具體措施

（一）核算管理體制及財務機構設置優(yōu)化

針對校區(qū)分散、學院規(guī)模不一、科研強所經費量大等現狀，可以實行財務集中核算與二級核算相結合的管理體制。學校的財務政策、資金、會計核算與會計人員由學校統(tǒng)一管理，各校區(qū)設立會計核算中心，滿足學校行政管理部門及學院的項目日常財務管理需要;為經費規(guī)模大的學院設立二級核算，提供內部獨立核算;對經費量大的科研強所，可以委派科研財務助理專職報賬。

重構財務組織結構，建立以流程為導向的組織機構。改變目前面向職能而非面向流程的設置機構弊端，將管理與核算相分離的基礎上，以網絡傳遞為依托，從師生需求入手進行細分，兼顧財務管理與工作業(yè)務流程。

（二）繳費流程優(yōu)化

建立全校統(tǒng)一的一站式網上繳費平臺，繳費更便捷，管理更通暢，監(jiān)管更全面。優(yōu)化后的繳費流程支持各種費用項目，通過平臺直接繳費，也可提供繳費接口;支持各種繳費形式;即時、多維的繳費分析;與票據管理緊密結合，包括票據出庫、入庫、領用、繳回管理以及繳費過程中票據監(jiān)控;與財務系統(tǒng)接口，自動生成核算憑證;與校內業(yè)務系統(tǒng)共享數據。

圖2 再造前、后財務處組織機構對比圖

（三）預算管理流程優(yōu)化

建立全面預算管理系統(tǒng)，以項目庫為基礎，將全校收支均納入系統(tǒng)之中，實現校級預算編制、二級部門預算申報、財務預算批復、預算下撥、執(zhí)行監(jiān)控考核、預決算報表編制等，預算內容全覆蓋、編制執(zhí)行全流程的管理。預算申報流程靈活多樣化;預算數據編制方式多樣化;與財務核算系統(tǒng)無縫連接，預算下撥數可直接轉化為預算下撥憑證并保存到核算系統(tǒng)中;亦可將核算系統(tǒng)中的收支發(fā)生數自動生成項目執(zhí)行數，實現預算申報、下撥、執(zhí)行的分析監(jiān)控?？膳c財務數據分析模塊緊密結合，為財務數據分析駕駛艙提供必要的數據來源。

（四）網上預約流程優(yōu)化

將酬金申報集成到網上預約系統(tǒng)，流程優(yōu)化后的酬金網上申報業(yè)務將與項目預算管理緊密結合，使得申報人在項目預算控制范圍內進行酬金申報。

再造后的資產管理流程與設備、總務等實現業(yè)務數據實時交換，實現設備家具資產從購置、使用到報廢的標準化、規(guī)范化管理。

在報銷單投遞環(huán)節(jié)，通過設置“自助投遞箱”、建立報銷單物流跟蹤系統(tǒng)以改善報銷體驗。在此基礎上，可引入電子票據上傳和審批人數字簽名，用線上審批方式真正實現網上報賬。

（五）信息查詢流程優(yōu)化

在優(yōu)化信息查詢流程方面，建設基于財務業(yè)務的信息發(fā)布平臺，多種手段齊下，形成師生與財務部門的良性互動。建設電子財務檔案系統(tǒng)，提高財務審核工作的效率，以便日后大量的審計檢查和取證工作。充分利用移動便攜設備及新媒體工具，改善用戶體驗。

（六）分析決策流程優(yōu)化

建設財務分析決策系統(tǒng)，以財務數據為核心，貫穿于學校財務管理全過程，實現學校預算、核算、報表三大體系的無縫對接;完成學生、教工、資產、財務等多維數據的整合與挖掘;搭建校院兩級管理的業(yè)務工作平臺。

五、總結和展望

經過實施流程再造，財務工作將以兩方面的特點展現：

第一，業(yè)務處理流程發(fā)生了根本變化。經過梳理分析并整合各流程，把工作流貫穿于系統(tǒng)中，實現信息流與業(yè)務流相銜接，構成一條符合財務業(yè)務處理規(guī)范和信息管理特點的主流程。

第二，管理方式發(fā)生了根本變化?；谛畔⒓夹g和跨部門流程的有機結合，形成了分工更合理，職責更明晰的全新工作格局，建立起“以流程為導向、以師生為根本，管理更專業(yè)、服務更優(yōu)質、運作更高效”的管理機制。

財務服務無止境，高校財務業(yè)務流程重造亦沒有終點。隨著新的技術不斷涌現，財務管理應放在如何創(chuàng)新，特別是在業(yè)務流程的創(chuàng)新上。業(yè)務流程再造是一個循環(huán)往復的不斷的創(chuàng)新過程，需要不停的思考發(fā)展方向，又堅持不竭地進行日常改造。當然，流程再造的意義也不僅僅在于再造了幾條流程，更重要的是需要建立起能夠持續(xù)進行流程管理的體制和機制，對高校管理和決策提供更有價值和意義的服務。

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