醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制審計研究

張玥婷 黃浩 文婷

摘 要：隨著公立醫(yī)院改革的不斷深化和穩(wěn)步推進(jìn)，醫(yī)院經(jīng)營規(guī)模不斷擴(kuò)大，對外的簽訂的經(jīng)濟(jì)合同數(shù)量及金額逐年遞增。為滿足醫(yī)院合同管理的需要，醫(yī)院的內(nèi)部審計部門針對合同開展了日常或?qū)ｍ棇徲?，在建立健全醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制方面發(fā)揮了作用，同時也發(fā)現(xiàn)一些問題。本文將就存在的問題、產(chǎn)生的原因以及可采取的措施進(jìn)行研究分析。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院? 內(nèi)部控制? 審計

內(nèi)部控制是指單位為實現(xiàn)其控制目標(biāo)，按照分崗設(shè)權(quán)、分事行權(quán)、定期輪崗、分級授權(quán)、流程控制、依法合規(guī)運(yùn)行等的要求，通過制定制度、措施實施和執(zhí)行程序，對經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生的風(fēng)險進(jìn)行防范和管控，而內(nèi)部審計是內(nèi)部控制的檢驗和保證、監(jiān)督和評價。隨著醫(yī)院的發(fā)展壯大，簽訂的經(jīng)濟(jì)合同逐漸增多，對合同的管理貫穿醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動的始終，涉及預(yù)算、收支、采購、建設(shè)項目、資產(chǎn)管理、合同管理、科研項目等多個業(yè)務(wù)領(lǐng)域。以內(nèi)部控制為出發(fā)點對合同進(jìn)行審計，發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問題，找到產(chǎn)生問題的主要原因并提出改進(jìn)措施，提升綜合運(yùn)用審計結(jié)果促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部控制的管理水平。

一、醫(yī)院合同管理存在的主要問題

（一）合同內(nèi)容表述不夠嚴(yán)謹(jǐn)

醫(yī)院合同實行歸口管理，各職能部門各司其職，項目部門負(fù)責(zé)本部門合同的草擬，采購部門負(fù)責(zé)合同的洽談與簽訂，財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)合同經(jīng)濟(jì)條款的審查，審計部門負(fù)責(zé)整個合同簽訂的監(jiān)督、檢查及備案工作。但醫(yī)院沒有專設(shè)法務(wù)部門或?qū)Ｂ毞▌?wù)人員，導(dǎo)致整個合同的談判與簽訂過程缺乏法律專業(yè)人員的參與。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：合同文字表述不嚴(yán)謹(jǐn)，文字不精練，容易產(chǎn)生歧義，導(dǎo)致合同無法履行或引起爭議;合同內(nèi)容不完整，缺乏核心條款，如，常常漏掉違約責(zé)任相關(guān)條款。

（二）合同執(zhí)行過程控制不足

醫(yī)院各職能部門通常比較重視合同前期的簽訂環(huán)節(jié)，但合同簽訂后，通常對合同內(nèi)容的進(jìn)一步分析、交底、執(zhí)行不夠重視，合同簽訂人員與具體執(zhí)行人員分屬不同部門不同崗位，造成合同簽訂與實際執(zhí)行過程脫節(jié)，導(dǎo)致醫(yī)院正當(dāng)利益受損，也為日后的合同糾紛埋下隱患。例如，醫(yī)院某些設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)合同，合同中已經(jīng)雙方協(xié)商一致約定了該維護(hù)保養(yǎng)項目的價格、內(nèi)容、開機(jī)率、保養(yǎng)次數(shù)、雙方責(zé)任、違約賠償?shù)葍?nèi)容，但實際操作設(shè)備或設(shè)備管理人員對合同內(nèi)容并不了解。維保公司在實際履約時，則可能存在偷工減料，蒙混過關(guān)的情況，對醫(yī)院造成不利影響。

（三）合同變更隨意

按照合法程序簽訂的合同，對合同各方均具有法律約束力，各方都應(yīng)承擔(dān)各自的權(quán)利義務(wù)。在合同的實際履行過程中，不可避免地會遇到各種不可抗力因素，需對原合同的部分內(nèi)容進(jìn)行變更。若發(fā)生了這種情況，應(yīng)根據(jù)合同約定的相關(guān)條款，經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照法定程序，對合同進(jìn)行變更，并及時簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。但在實際的工作中，存在項目部門在合同變更時，未及時向相關(guān)部門反映，未經(jīng)過相關(guān)流程批準(zhǔn)，僅作口頭約定，醫(yī)院的合法權(quán)益得不到有效保障。

二、問題產(chǎn)生的主要原因

（一）合同法律意識淡薄

簽訂合同目的在于明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)，維護(hù)雙方合法權(quán)益，以便更有效地履行合同。但醫(yī)院部分管理人員法律意識淡薄，未充分認(rèn)識合同的重要性，缺乏依法訂立和履行的法律意識，未簽訂合同或合同內(nèi)容不完善，以致產(chǎn)生后期合同管理難的問題。

（二）合同管理不規(guī)范

管理人員通常重簽訂輕履行，更談不上利用合同條款來維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益。例如，在基建工程中，有些施工單位不按照合同約定的程序?qū)㈦[蔽工程工程的變更及時上報醫(yī)院相關(guān)管理部門，擅自改變設(shè)計進(jìn)行施工，這給工程的質(zhì)量和今后的維護(hù)埋下隱患。在這種情況下，醫(yī)院若不嚴(yán)格執(zhí)行合同條款，相關(guān)違約責(zé)任條款也就形同虛設(shè)。

（三）合同管理的內(nèi)部控制制度不完善

建立健全一整套的內(nèi)部控制體系并保證其有效運(yùn)行是一項系統(tǒng)、復(fù)雜的工程。醫(yī)院現(xiàn)有內(nèi)部控制管理制度，涵蓋了醫(yī)院各業(yè)務(wù)領(lǐng)域，但仍有一些管理環(huán)節(jié)缺乏細(xì)化的管理制度，且部分制度之間存在一定的相互沖突;同時，在實際工作中，部分管理制度在制定時未充分考慮實際問題，缺乏科學(xué)性，導(dǎo)致無法執(zhí)行。

（四）合同信息化管理落后

目前，大部分醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)合同管理仍然采用傳統(tǒng)手工方式管理，無經(jīng)濟(jì)合同管理信息系統(tǒng)，無法信息的實時共享。物資的申請、采購、合同、入庫、出庫、付款等相關(guān)環(huán)節(jié)脫節(jié)，無法追根溯源。同時，基于人工管理的合同，無法進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析。

三、加強(qiáng)合同管理內(nèi)部控制的措施

（一）醫(yī)院內(nèi)部控制制度評價

建立健全內(nèi)部控制制度。制定并完善合同管理制度，明確合同談判、擬定、審批、履行等環(huán)節(jié)的程序和具體要求，制作工作流程圖;明確各職能部門的職責(zé)權(quán)限，嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序簽署合同;嚴(yán)禁超越權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)對外簽訂合同;對合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)控。

合理設(shè)置工作崗位。醫(yī)院各職能部門需按照職能分工在其職責(zé)范圍內(nèi)承辦相關(guān)合同業(yè)務(wù)，同時內(nèi)審部門可配合相關(guān)部門參與合同簽訂前的市場調(diào)研、采購過程監(jiān)督，對合同條款的合法性、合規(guī)性及準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。

（二）充分發(fā)揮內(nèi)部審計在合同管理內(nèi)部控制中的作用

內(nèi)審部門不參與業(yè)務(wù)活動，具有相對的獨立性，這使內(nèi)審部門可以從全局出發(fā)，從客觀的角度甄別合同管理中存在的風(fēng)險，及時為業(yè)務(wù)部門提供合理化建議，以達(dá)到防控風(fēng)險的作用。同時，內(nèi)審部門應(yīng)對已出現(xiàn)的問題，積極督促業(yè)務(wù)管理部門進(jìn)行認(rèn)真落實整改，并持續(xù)關(guān)注整改過程，為醫(yī)院管理層出謀劃策，提供建設(shè)性的意見建議。

（三）抓牢合同管理的關(guān)鍵控制點

嚴(yán)格控制合同簽訂環(huán)節(jié)。在合同簽訂前，應(yīng)召集相關(guān)部門及專家進(jìn)行充分論證，深入了解合同對方的資質(zhì)、市場準(zhǔn)入情況、信用等級，履約能力等，從源頭上進(jìn)行防控。同時，建立供應(yīng)商考評機(jī)制，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、廉潔誠信、應(yīng)急響應(yīng)等方面進(jìn)行評估打分，并將考核情況納入日常管理中。

建立并切實執(zhí)行責(zé)任追究到人的機(jī)制。醫(yī)院應(yīng)詳細(xì)制定各職能部門的工作權(quán)限，明確各崗位職責(zé)，健全不相容職務(wù)分離制度、授權(quán)審批制度和責(zé)任追究制度。對合同管理中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)有專人在規(guī)定的期限內(nèi)負(fù)責(zé)解決;在限期內(nèi)無法解決的問題，應(yīng)當(dāng)及時按程序向上級匯報;若該問題由相關(guān)責(zé)任人辦事不力、行為過失造成的，且給醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)利益損失，應(yīng)嚴(yán)肅查辦，追究責(zé)任，并起到警示作用。

（四）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)在合同管理中的運(yùn)用

強(qiáng)化大數(shù)據(jù)思維，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的采集和管理，將信息化嵌入合同管理的各個環(huán)節(jié)中。注重多維度數(shù)據(jù)分析，將供應(yīng)商、入庫、合同、使用、付款等數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)分析，提高發(fā)現(xiàn)問題，評價判斷、感知風(fēng)險的方面能力。

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