機(jī)構(gòu)改革背景下人事檔案管理創(chuàng)新思考

高淑建

摘 要：近年來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也十分迅速，人力資源在企業(yè)的地位越來越重要，作為其中的一個(gè)關(guān)鍵組成部分，人事檔案管理工作關(guān)系重大。本文從檔案管理目前存在的幾個(gè)主要問題著手，就人事檔案管理如何適應(yīng)人力資源管理要求、更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，提出相應(yīng)的改革建議和措施。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)改革;人事檔案管理;創(chuàng)新思考

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，人力資源管理是企業(yè)管理的重要組成部分，決定著企業(yè)的前途命運(yùn)。然而，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)歸根到底是人才的競(jìng)爭(zhēng)，加強(qiáng)企業(yè)人力資源管理是促進(jìn)企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展的重要保障。人事檔案真實(shí)地記錄著各類人才的學(xué)歷、政治面貌、個(gè)人簡(jiǎn)歷、職務(wù)晉升等信息，反映著企業(yè)員工的綜合素質(zhì)，對(duì)于選拔與培養(yǎng)優(yōu)秀的企業(yè)管理人才具有十分重要的意義。因此，筆者從企業(yè)人事檔案管理中存在的問題著手，就如何創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理，更好適應(yīng)企業(yè)管理要求、服務(wù)企業(yè)發(fā)展，提幾點(diǎn)建議和措施。

1 機(jī)構(gòu)改革背景下人事檔案重要性

首先，機(jī)構(gòu)改革作為國(guó)家簡(jiǎn)政放權(quán)、轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)作風(fēng)的一項(xiàng)重要舉措，充分體現(xiàn)了黨和國(guó)家服務(wù)于民的主導(dǎo)思想。企事業(yè)單位中的一部分重要職能部門就是人事管理部門，而人事管理部門中的一部分重要工作職能就是人事檔案的管理工作，人事檔案管理工作的好壞直接體現(xiàn)了對(duì)黨和國(guó)家方針政策的執(zhí)行力度，同時(shí)，通過查閱人事檔案中的重要相關(guān)信息，能夠使黨委了解企事業(yè)單位員工的個(gè)人情況和政治素養(yǎng)等，從而為后續(xù)干部的培養(yǎng)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外，由于人事檔案作為專門檔案的一種，其具有更強(qiáng)的保密性和專業(yè)性。人事檔案的管理需要很嚴(yán)密，查閱時(shí)需要經(jīng)過嚴(yán)格審批，關(guān)乎著個(gè)人的命運(yùn)，在實(shí)踐工作中需要不斷發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)解決，人事檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，能夠保證企事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展，提升企事業(yè)單位人事管理工作與時(shí)俱進(jìn)的水平，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

2 機(jī)構(gòu)改革背景下人事檔案存在的問題

2.1 企業(yè)人事檔案管理工作意識(shí)不強(qiáng)

目前，部分企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，檔案管理人員更換頻繁，甚至沒有專門人員管理檔案，導(dǎo)致人事檔案管理工作混亂，出現(xiàn)了很多疏漏。比如：有的企事業(yè)單位發(fā)生了員工出生年月、參加工作時(shí)間、工作調(diào)動(dòng)等檔案信息填寫錯(cuò)誤，檔案損毀或遺失現(xiàn)象。嚴(yán)重影響了企事業(yè)職工的工資、福利、工齡接續(xù)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)退休手續(xù)等諸多事宜。有些檔案工作人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)于檔案重要性的認(rèn)識(shí)比較淡薄，認(rèn)為只要不是自己的檔案，出現(xiàn)點(diǎn)差錯(cuò)無關(guān)緊要，在檔案管理過程中粗心大意、漫不經(jīng)心，在檔案信息錄入過程中丟三落四、產(chǎn)生了千奇百怪的錯(cuò)誤，直接導(dǎo)致了企事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量落后，利用效率低。

2.2 檔案管理的制度不完善

在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里，企事業(yè)人事檔案管理工作都不夠細(xì)致，也不夠嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏嚴(yán)格、完善的管理制度，這導(dǎo)致了檔案管理的工作人員在檔案管理過程中出現(xiàn)了大大小小的紕漏，導(dǎo)致企事業(yè)單位人事檔案管理工作效率低下。首先，工作的分工不明確。沒有將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，職責(zé)不明確，一旦出了事，大家互相推卸責(zé)任，也就無從找到事故的根源，大大的增加了檔案管理工作的難度。其次，是考核的制度不夠具體。管理人員沒有將檔案管理工作落到實(shí)處，正因沒有具體的考核制度約束，導(dǎo)致相關(guān)人員工作態(tài)度散漫，不負(fù)責(zé)任，出現(xiàn)管理形式表面化，管理人員的責(zé)任感不強(qiáng)，工作質(zhì)量較低等弊病，沒有發(fā)揮出檔案管理的作用。

2.3 人事檔案管理工作信息化程度有待提高

在信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)已成為人們工作與生活中的一個(gè)重要助手。利用信息技術(shù)開展人事檔案管理工作能大幅減少工作人員的工作量與工作壓力，并能有效提高檔案管理質(zhì)量。但從調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，很多企事業(yè)管理人員仍奉行傳統(tǒng)的管理觀念，習(xí)慣用人工進(jìn)行檔案管理工作，導(dǎo)致整體工作質(zhì)量得不到提升。

3 機(jī)構(gòu)改革背景下人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

3.1 增強(qiáng)企事業(yè)單位人事檔案管理工作的意識(shí)

企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作是做好人事檔案管理工作的前提，只有領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，意識(shí)到人事檔案的價(jià)值，才能在人、財(cái)、物上對(duì)人事檔案工作給予必要的投入，才能使涉及人事檔案歸檔的部門積極支持配合這項(xiàng)工作，從而調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，發(fā)揮其潛能，以提高其責(zé)任意識(shí)，更好地做好人事檔案歸檔材料的收集、鑒定、整理、利用等工作，另外，檔案管理人員及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作計(jì)劃、開展情況以及在人事檔案管理工作中遇到的問題、檔案利用效果等，領(lǐng)導(dǎo)才能對(duì)人事檔案工作有全面了解，把人事檔案工作列入工作議程。有計(jì)劃、有步驟、有考核地進(jìn)行，從而使人事檔案管理工作更加高效有序地開展。

3.2 健全人事檔案管理制度

人事檔案管理是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，必須要嚴(yán)肅的對(duì)待，這就要求各項(xiàng)規(guī)章制度來要求人事檔案管理的工作人員與工作行為，從而避免工作的失誤與麻煩，正如依法治國(guó)一般，健全人事檔案的管理制度，是讓人事檔案工作“有法可依”的基礎(chǔ)，是讓人事檔案管理制度正常發(fā)展的必要點(diǎn)。例如，建立健全檔案收集及歸檔制度，不僅要明確人事檔案收集的范圍與要求，劃分檔案管理單位或部門與形成材料的單位或部門的管理職責(zé)，避免造成歸檔渠道不通的現(xiàn)象，從而使檔案的內(nèi)容不斷得到充實(shí)。更如，在《鑒別歸檔制度》的要求下，可以加強(qiáng)人事檔案的真假甄別能力，在人事檔案的收納中做到去偽存真，完善補(bǔ)充等，保證人事檔案的正確性，再如，在《保密制度》的要求下，工作人員實(shí)行有效的保密措施，從而使各種泄密、信息暴露等失誤得到消除。在制度的管理下，人事檔案工作人員可以更有質(zhì)量的完成管理工作，讓人事檔案工作更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范具有權(quán)威性。

3.3 加快人事檔案管理信息化程度

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企事業(yè)人事檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加快信息化建設(shè)。人事檔案管理并不簡(jiǎn)單，它包括很多服務(wù)項(xiàng)目，也包括對(duì)檔案資源的開發(fā)利用。在信息時(shí)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理均引入了很多數(shù)字化設(shè)備，也促使了企業(yè)管理效率的提升。然而人事檔案管理還基本停留在傳統(tǒng)的人工管理層面，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于企業(yè)發(fā)展的需求。為此，應(yīng)盡快引入人事檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)人事檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理。這樣檔案形式除了紙質(zhì)文檔外，也包括電子文檔、聲像資料。隨著企業(yè)的發(fā)展，所產(chǎn)生的人事檔案數(shù)量非常龐大。若單純依靠人工管理，檔案查閱效率低下，而且檔案質(zhì)量還易受到環(huán)境因素的影響。引入人事檔案管理系統(tǒng)可有效解決上述問題，并能快速檢索所需資料。通過互聯(lián)網(wǎng)可經(jīng)該系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)查詢個(gè)人信息，便于人事檔案的實(shí)時(shí)更新，確保人事檔案信息更加完善。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)很多企事業(yè)單位在人事檔案管理方面還存在不少問題，從某種層面來講，這會(huì)對(duì)單位自身的發(fā)展造成不利影響。為此，企事業(yè)人事工作人員必須重視人事檔案管理工作，積極推動(dòng)這項(xiàng)工作的優(yōu)化改革，進(jìn)一步健全檔案管理制度，消除現(xiàn)存在的隱性問題。同時(shí)，要注意提高個(gè)人的業(yè)務(wù)能力與工作素養(yǎng)，在提升人事檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上助推企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

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