基于精益管理理念的企業(yè)文印一體化建設(shè)淺析

孫瑩波

摘要：文印工作是企業(yè)辦文工作的重要組成部分，文印管理水平的高低直接影響著辦文工作的效率和質(zhì)量。如文印管理失當(dāng)，將直接造成文印資源浪費(fèi)，間接影響中心工作開展，嚴(yán)重時可能出現(xiàn)機(jī)要文件泄密事件。本文通過華電國際十里泉發(fā)電廠（以下簡稱“十電”）的文印一體化建設(shè)實(shí)踐，對文印管理有關(guān)問題進(jìn)行了淺析，并提出加強(qiáng)文印管理的一些意見和建議。

關(guān)鍵詞：文印管理;精益化;一體化建設(shè)

一、前言

企業(yè)文印室的印刷業(yè)務(wù)一般為短版快印類印件，印刷品種多、印刷量少、時間要求急、保密性要求高，并要求100%的正確率，這些既是企業(yè)文印工作的特點(diǎn)，也是文印管理上的難點(diǎn)。此外，十電早期的文印室與接待室合署辦公，人員職責(zé)不夠明確，且文印工作與接待工作交叉內(nèi)容較多，存在諸多矛盾問題和管理漏洞。為此，十電針對文印管理中存在的問題，逐一剖析，運(yùn)用精益化管理理念，建立了集中的文印室，全面規(guī)范文印管理規(guī)章制度，配備文印管理專職人員及辦公設(shè)備，既滿足了業(yè)務(wù)部門文件打印的需要，有效提高了文印工作水平，實(shí)現(xiàn)文印“零差錯”。

二、文印管理中的主要問題

（一）管理制度不完善，工作流程分工模糊不清。十電原來試行的文印管理規(guī)定適用2016版，該版對文印工作規(guī)定及要求不明晰，內(nèi)容不明確，且沒有規(guī)范的文印管理流程，導(dǎo)致員工工作效率低下，且易造成工作失誤。

（二）設(shè)備配置不充足，無法滿足各項(xiàng)文印需求。十電文印室原來僅有兩臺東芝黑白打印機(jī)，該打印機(jī)于2015年投入使用，存在設(shè)備老化、功能單一、打印較慢的缺點(diǎn)，整體性能較差，在企業(yè)近年來文印任務(wù)日漸繁重的工作情況下，現(xiàn)有設(shè)備已無法滿足當(dāng)前文印工作需求。

（三）人員素質(zhì)跟不上，業(yè)務(wù)能力水平整體偏低。受企業(yè)用人機(jī)制、人才緊缺等因素影響，文印室工作人員學(xué)歷相對較低，文印設(shè)備原理學(xué)習(xí)不夠，熟練使用文印設(shè)備能力不強(qiáng)，進(jìn)而影響了文印工作整體效率。

（四）過程管控不完善，存在企業(yè)商密外泄風(fēng)險。目前對文印工作缺乏必要的過程監(jiān)督，對需要報送的文印費(fèi)用送制周期較長，對涉密文件的處理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，且無人監(jiān)管。過程管控及監(jiān)管不到位，造成文印一體化建設(shè)工作拖沓辦理、質(zhì)量差且效率低。

三、文印管理的改進(jìn)優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，健全完善文印制度流程。根據(jù)企業(yè)印件的特點(diǎn)和要求，充分考慮印件的最少工序崗位設(shè)計(jì)，歸類建立印件標(biāo)準(zhǔn)化流程，合理設(shè)置文印崗位，配置文印人員，量化考核內(nèi)容，有效提升文印工作效能。與此同時，全面修訂文印管理辦法，從打印范圍、文印工作管理、文印設(shè)備管理和文印費(fèi)用管理等四個方面逐一進(jìn)行改進(jìn)，并將文印管理規(guī)定印制上墻，時刻提醒文印工作人員牢記職責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度行事。

（二）加強(qiáng)設(shè)備保障，配齊配強(qiáng)先進(jìn)智能設(shè)備。針對設(shè)備老化問題，十電文印室進(jìn)行了設(shè)備升級，先后采購多臺數(shù)碼多功能復(fù)印、打印、掃描一體機(jī)，同時引進(jìn)膠裝機(jī)、切紙機(jī)等配套設(shè)備，采用數(shù)碼印刷方式，有效滿足了企業(yè)按需印刷、可變印刷、個性印刷以及所見即所得等多種需求。設(shè)備升級后，每臺數(shù)碼多功能一體機(jī)每月輸出約10000張，每年累計(jì)節(jié)約文印耗材2820元，降低了成本，提高了效益。由于新購設(shè)備具有密碼驗(yàn)證功能，進(jìn)一步增強(qiáng)了文印工作的保密性，保證了文印安全。

（三）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，全面提升人員業(yè)務(wù)技能。有了合理的制度流程、先進(jìn)的文印設(shè)備之后，文印人員的崗位勝任能力成為文印管理的關(guān)鍵。在文印員培訓(xùn)方面，十電重點(diǎn)注重以下幾點(diǎn)：一是加強(qiáng)規(guī)范性流程操作培訓(xùn)，讓其知道崗位要求，熟悉工作流程;二是加強(qiáng)崗位操作技能培訓(xùn)，具體包括各種辦公軟件運(yùn)用、機(jī)器設(shè)備操作與基本設(shè)備維修保養(yǎng)等內(nèi)容;三是加強(qiáng)涉密文件管理，按照企業(yè)保密管理相關(guān)規(guī)定，文印人員經(jīng)手的所有涉密文件底稿要及時銷毀，并由辦公室文書全程跟蹤，確保密級文件印制后的印刷版和作廢的印刷件及時銷毀。

（四）加強(qiáng)過程監(jiān)管，降低文印成本保障。企業(yè)各部門報送至文印室集中打印、復(fù)印的資料均由專人負(fù)責(zé)報送，文印員打印、復(fù)印過程中，嚴(yán)格按照先登記、后文印的規(guī)程操作，詳細(xì)記錄用紙型號、數(shù)量、日期等內(nèi)容，并由相應(yīng)責(zé)任部門簽字確認(rèn)，禁止未經(jīng)批準(zhǔn)的個人隨意打印、復(fù)印。在日常管理中，企業(yè)每年的文印費(fèi)用統(tǒng)一由文印室統(tǒng)計(jì)核算，并于每季度統(tǒng)計(jì)匯總，費(fèi)用從部門經(jīng)費(fèi)中扣除，從根源上壓減了數(shù)量，保障了質(zhì)量。

四、結(jié)束語

十電在企業(yè)文印一體化建設(shè)中，運(yùn)用精益管理理念，以專業(yè)設(shè)備、專業(yè)人員、一體建設(shè)、一體管理為主旨和目標(biāo)，實(shí)施了相關(guān)優(yōu)化舉措，實(shí)現(xiàn)了文印管理的集中管控、過程監(jiān)督，達(dá)到了安全保密、管理高效的建設(shè)要求，滿足了企業(yè)各方面文印需求;同時，進(jìn)一步提高了文印人員的專業(yè)化水平，保障了企業(yè)文印工作安全、平穩(wěn)、高效運(yùn)行，對其他企業(yè)的文印管理工作具有一定參考借鑒意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)[2012]14 號）

[2]《華電國際十里泉發(fā)電廠文印管理辦法》