新時(shí)期企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實(shí)踐

張曉燕

摘要：在企業(yè)發(fā)展過程中，加強(qiáng)辦公室管理的創(chuàng)新顯得至關(guān)重要，有助于更好地發(fā)揮辦公室的實(shí)際作用。本文從新時(shí)期企業(yè)辦公室管理的基本現(xiàn)狀出發(fā)，提出幾點(diǎn)行之有效的對(duì)策建議，以期有效促進(jìn)辦公室管理的創(chuàng)新，為管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期形勢(shì);企業(yè)辦公室;管理創(chuàng)新

新時(shí)期企業(yè)辦公室是企業(yè)發(fā)展的重要構(gòu)成部分，扮演著聯(lián)系上下級(jí)部門、監(jiān)督指導(dǎo)工作的關(guān)鍵角色，其工作質(zhì)量的好壞事關(guān)企業(yè)能否獲取良好效益，對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)行也會(huì)有所影響。因此，管理人員在進(jìn)行辦公室管理時(shí)需要聯(lián)系實(shí)際，從工作細(xì)節(jié)出發(fā)，明確辦公室工作可能存在的實(shí)際問題，制定有效的解決方案，不斷創(chuàng)新管理方式方法，以便適時(shí)提高辦公室管理水平。

一、新時(shí)期企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀

從石油企業(yè)發(fā)展情況來看，當(dāng)前的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，對(duì)辦公室管理進(jìn)行開拓創(chuàng)新，充分發(fā)揮辦公室在調(diào)動(dòng)各個(gè)部門工作積極性的作用。辦公室作為企業(yè)的中樞神經(jīng)，同時(shí)也是指揮中心、服務(wù)中心，負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、綜合協(xié)調(diào)、督察督辦、政策研究及文秘等眾多職責(zé)，隨著油田改革與國有企業(yè)改革的深入，對(duì)辦公室工作提出了更為嚴(yán)苛的要求，這推動(dòng)辦公室管理創(chuàng)新早日提上日程。

綜合來看，新時(shí)期企業(yè)辦公室管理可謂是機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的，不少企業(yè)在此方面所做出的努力足以收獲較好的成果，但也有部分企業(yè)不太重視辦公室管理工作，管理思路固化、管理人員素質(zhì)低下、管理制度不健全等問題相較突出，仍需企業(yè)予以高度重視。

二、新時(shí)期企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新的建議

鑒于辦公室管理創(chuàng)新對(duì)新時(shí)期石油企業(yè)發(fā)展具有的實(shí)際價(jià)值，結(jié)合辦公室管理的基本情況，有針對(duì)性地提出相關(guān)對(duì)策建議。具體如下：

（一）更新辦公室管理思路

在高速發(fā)展的新時(shí)期背景下，石油企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍與經(jīng)營范圍得到了進(jìn)一步擴(kuò)展，辦公室作為企業(yè)的重要構(gòu)成，需要緊跟新形勢(shì)時(shí)代發(fā)展步伐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，適時(shí)更新管理思路，以尋求最佳的管理效益，為促進(jìn)企業(yè)發(fā)展提供切實(shí)幫助。

第一，辦公室管理人員需要積極優(yōu)化服務(wù)理念。

明晰自身職責(zé)所在，樹立服務(wù)于石油企業(yè)的全體部門員工的意識(shí)，根據(jù)各個(gè)部門的實(shí)際要求，如部分工作特色、業(yè)務(wù)需求等，形成獨(dú)具特色的服務(wù)方案。為促進(jìn)方案的順利實(shí)施，管理人員還要注重收集與整合相關(guān)信息，如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層提供的決策數(shù)據(jù)、員工層提供的反饋意見等，落實(shí)科學(xué)管理目標(biāo)。

第二，辦公室管理人員需要積極嘗試新的管理模式。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，石油企業(yè)迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，辦公室管理工作日益呈現(xiàn)出智能化與自動(dòng)化的趨勢(shì)。在此背景下，管理人員需要大膽沿用新方法、新模式，一改傳統(tǒng)的故步自封的管理思想，提升辦公室管理的科學(xué)性、智能性。

例如，及時(shí)更換辦公室設(shè)備，根據(jù)石油企業(yè)的特點(diǎn)應(yīng)用符合實(shí)際要求的辦公系統(tǒng)，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）、基于IBM Domino產(chǎn)品平臺(tái)的公文系統(tǒng)等，沿用信息化管理模式，相較傳統(tǒng)方法更能提高辦公室管理工作水平，更好地實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、智能化。

（二）提高辦公室人員的綜合素質(zhì)

第一，加強(qiáng)辦公室人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)教育。

從石油企業(yè)發(fā)展實(shí)際來看，加強(qiáng)員工的學(xué)習(xí)培訓(xùn)教育是辦公室管理創(chuàng)新必不可少的重要舉措。關(guān)鍵在于，政治理論學(xué)習(xí)、專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)等，尤其注重系統(tǒng)教育的培訓(xùn)。在新時(shí)期發(fā)展背景下，緊抓重點(diǎn)的整治項(xiàng)目，如形式主義、官僚主義等，優(yōu)化多余繁瑣的業(yè)務(wù)流程，為辦公室人員提供充足的時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)，培養(yǎng)一批具有大局觀、爭(zhēng)做實(shí)事、專業(yè)能力過強(qiáng)的優(yōu)秀隊(duì)伍。

例如，每年定期組織辦公室系統(tǒng)內(nèi)部培訓(xùn)活動(dòng)，按一年2-4次、4-6次、6-8次等批次順序著手準(zhǔn)備，幫助辦公室人員更好地認(rèn)識(shí)做好辦公室管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性;不定期組織辦公室主任座談交流，邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)專家，如中國石化集團(tuán)公司辦公廳領(lǐng)導(dǎo)、其他有著密切合作關(guān)系的石油企業(yè)專業(yè)人員等，開展公文寫作、政治理論、接待等培訓(xùn)活動(dòng)，并在反復(fù)實(shí)踐中學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗(yàn)做法，促進(jìn)培訓(xùn)工作取得最佳效益，提高辦公室人員的實(shí)際能力與綜合素質(zhì)。

第二，加強(qiáng)辦公室人員招聘管理。

在辦公室人員招聘過程中，相關(guān)管理人員要緊密結(jié)合辦公室的實(shí)際需求，制定人才招聘標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，確保被招聘進(jìn)辦公室部門的員工的綜合素質(zhì)達(dá)標(biāo)。當(dāng)應(yīng)聘人員具有的技術(shù)才能相差不多時(shí)，辦公室管理人員需要著重考慮員工的職業(yè)素養(yǎng)、道德素養(yǎng)，優(yōu)先招聘綜合素質(zhì)過關(guān)的員工。例如，在招聘時(shí)可利用個(gè)人素質(zhì)測(cè)試的方法，對(duì)未應(yīng)聘的技術(shù)才能相仿的員工進(jìn)行測(cè)試，從而選擇符合要求的具備高素質(zhì)的人才。

（三）進(jìn)一步完善辦公室管理制度

對(duì)于辦公室管理的創(chuàng)新而言，完善的管理制度是確保管理人員有條不紊地完成管理工作的重要保障，避免在實(shí)際工作中出現(xiàn)秩序混亂、職責(zé)不清等問題。

例如，結(jié)合石油企業(yè)發(fā)展情況，定期會(huì)與其他單位組織開展合作會(huì)議，此時(shí)若缺少有效管理制度的制約，辦公室管理或有可能出現(xiàn)無據(jù)可依、無章可循的問題。為調(diào)動(dòng)辦公室人員遵守規(guī)定的積極性，制定相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，為嚴(yán)格遵守規(guī)定且表現(xiàn)較好的員工提供經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)與之相反的員工則采取必要的處罰，有助于更好地提高辦公室管理效率與質(zhì)量。

三、總結(jié)

綜上所述，新時(shí)期企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新，可以從更新管理思路、提高辦公室人員的綜合素質(zhì)、完善辦公室管理制度等方面入手，促進(jìn)辦公室管理目標(biāo)的有序落實(shí)。

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