機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究

王媛媛

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會的不斷進(jìn)步，有關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人員發(fā)生了很大變化。要保證人事檔案的完整性，需要有關(guān)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位做好檔案信息管理工作。人力資源是提高競爭力的核心。因此，對現(xiàn)有事業(yè)單位來說，要加強(qiáng)人事檔案管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案建設(shè)，更好地發(fā)揮人力資源和事業(yè)單位健康的優(yōu)勢?？沙掷m(xù)發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。為事業(yè)單位完善人事檔案信息管理提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常工作和活動中，不斷產(chǎn)生大量的員工檔案，包括所有管理人員和員工的基本信息、教育程度、專業(yè)技能、業(yè)務(wù)水平、獎懲等，逐一記錄在檔案中。這些文件信息的重要性是毋庸置疑的。它可以成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位選聘人才的參考依據(jù)之一，提供準(zhǔn)確、真實的數(shù)據(jù)信息，促進(jìn)各工作單位的高效發(fā)展。在這方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要充分認(rèn)識人事檔案信息的重要性，在人事檔案管理中積極引進(jìn)新技術(shù)、新設(shè)備、新管理方法，切實提高人事檔案管理效率，充分利用人事檔案，提供可靠的信息為人員培訓(xùn)和選拔提供數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)支持。

一、人事檔案信息化存在的優(yōu)勢

（一）引進(jìn)先進(jìn)理念

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中，要以實際需要為出發(fā)點(diǎn)，以檔案管理為核心。因此，在當(dāng)前政府事業(yè)單位人事檔案管理工作中，檔案管理人員需要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，全面提高人事檔案管理效率?？萍嫉牟粩鄤?chuàng)新帶來了許多新的技術(shù)和設(shè)備突破，這也要求人事檔案管理人員不僅要具備專業(yè)扎實的檔案管理技能，還要掌握最先進(jìn)的人事檔案管理理念和方法，以及有良好的職業(yè)培訓(xùn)和責(zé)任心。只有這樣才能更好地滿足政府機(jī)關(guān)對人事檔案管理的需求。

（二）增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識

將電子信息技術(shù)引入機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理后，人事檔案管理的效率和水平大大提高，人事檔案的全面性、準(zhǔn)確性和及時更新能力顯著提高，具有更好的開發(fā)利用潛力。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理中，必須做好檔案信息的安全保護(hù)工作。充分利用文件管理系統(tǒng)中預(yù)設(shè)的加密功能，對區(qū)分文件信息保密等級的特定數(shù)據(jù)庫進(jìn)行不同的安全保護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，進(jìn)行修復(fù)和防病毒，確保人員文件信息的安全。

（三）完善人事檔案信息化管理的規(guī)范和制度

為完善人事檔案管理規(guī)章制度，提高人事檔案管理水平，要根據(jù)政府機(jī)構(gòu)的實際情況，建立一套規(guī)范、先進(jìn)的人事檔案信息管理系統(tǒng)管理制度，并結(jié)合檔案管理中遇到的一些問題，及時完善和更新檔案管理的規(guī)章制度。向工作人員收集檔案中的全部信息，實行監(jiān)督制度，始終遵守檔案管理的有關(guān)制度和規(guī)定，特別是保密部門的檔案管理，做好檔案信息的收集工作，然后對信息進(jìn)行匯總整理，盡可能將各方面信息納入人事檔案。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的問題

（一）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不全

由于不同部門對人事檔案信息的要求不同，在人事檔案管理系統(tǒng)開發(fā)中，大多采取購買社會服務(wù)的形式，將其打包給一些計算機(jī)系統(tǒng)服務(wù)商。由于各部門人事檔案信息管理系統(tǒng)相對獨(dú)立，會阻礙管理系統(tǒng)之間的交互。通用化、標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理軟件開發(fā)難度較大。

（二）標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理方式落后

完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息管理，必須明確日常檔案管理的制度和規(guī)范。但從目前各單位人事檔案管理的實際情況來看，大多只考慮自身對檔案信息的實際需求，導(dǎo)致人事檔案管理的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)存在較大偏差。檔案管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致不同地區(qū)、不同部門的人事檔案無法互聯(lián)互通，信息無法共享。這大大降低了現(xiàn)代人事檔案管理的發(fā)展水平。

（三）人事檔案利用率不高

人事檔案管理的主要目的是利用和向人事部門提供全面、真實的人事信息，使人事決策科學(xué)、合理。從目前的檔案管理工作來看，人事檔案服務(wù)發(fā)展意識不強(qiáng)，使其不能真正發(fā)揮人事檔案的作用。

三、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理策略

（一）加強(qiáng)重視、完善管理

政府機(jī)構(gòu)要充分認(rèn)識現(xiàn)代信息技術(shù)在人事檔案管理中的重要性，逐步推進(jìn)人事檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)，并在現(xiàn)有軟硬件基礎(chǔ)上，提供足夠的專項資金進(jìn)行升級和開發(fā)，確保人事檔案管理提高效率。此外，要努力提高人事檔案信息管理的效率和便利性。

（二）構(gòu)建完善的人事檔案信息化管理制度

這就要求各業(yè)務(wù)單位對人事檔案進(jìn)行高效管理，做好信息管理，完善檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用流程，加強(qiáng)對人事檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)的支持，規(guī)范人事檔案的收集、歸檔、使用和借閱。并建立完善的內(nèi)部控制制度和相應(yīng)的人員責(zé)任制，確保人員檔案管理和使用的安全可靠。

（三）提高檔案信息化管理安全性

人事檔案涉及個人信息的各個方面。在當(dāng)今社會，人們越來越重視信息安全。檔案信息管理必須注意保護(hù)檔案信息安全不受侵害，確保檔案信息系統(tǒng)不存在安全漏洞，避免黑客攻擊造成個人檔案信息泄露。檔案管理人員必須定期維護(hù)和更新人事檔案存儲系統(tǒng)，確保檔案信息管理系統(tǒng)的安全性和可靠性。

（四）提升人事檔案管理人員綜合素質(zhì)

對于人事檔案的管理，最重要的決定因素是檔案管理的專門負(fù)責(zé)人。他們的人事檔案管理技能、先進(jìn)的管理模式和管理手段，將直接決定檔案管理能否高效、高質(zhì)量地進(jìn)行。因此，我們要特別關(guān)注人事檔案管理人員的選聘、業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能，加強(qiáng)日常管理工作之外的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)支持，從而保證人事檔案管理人員能夠訪問到最先進(jìn)的人事檔案管理模式，并通過學(xué)習(xí)導(dǎo)入將這種管理模式應(yīng)用到日常工作中。提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率。

四、結(jié)束語

總之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位加強(qiáng)人事檔案信息管理，對于提高工作效率，更好地發(fā)揮檔案的作用，具有十分重要的意義。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要完善各項管理制度。檔案管理者還應(yīng)主動學(xué)習(xí)和運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

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