基于實(shí)體分類法的教學(xué)檔案管理
——以北京林業(yè)大學(xué)為例

文/北京林業(yè)大學(xué)教務(wù)處 孟麗

教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的主體、核心和重點(diǎn)，教學(xué)檔案管理是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。教學(xué)檔案的分類具有兩方面的含義：一方面是指對檔案實(shí)體的分類整理；另一方面是指對檔案信息的分類編目。本文主要從檔案分類整理方面，對北京林業(yè)大學(xué)教學(xué)檔案信息分類整理體系進(jìn)行研究。北京林業(yè)大學(xué)現(xiàn)有17個(gè)學(xué)院，63個(gè)本科專業(yè)，截至2018年12月，擁有本科生13449名。面對如此龐大數(shù)量的教學(xué)檔案管理工作，建立嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的檔案實(shí)體分類整理體系不僅是規(guī)范教學(xué)檔案的必要條件，同時(shí)也有助于理清學(xué)校專業(yè)發(fā)展的脈絡(luò)。因此，教學(xué)檔案實(shí)體分類整理體系研究具有重要意義。

一、研究范圍、方法與基本原則

（一）研究范圍。教學(xué)檔案實(shí)體分類的范圍依據(jù)教育部和國家檔案局2008年發(fā)布實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》和1987年的《高等學(xué)校教學(xué)檔案文件材料歸檔范圍》兩份文件的規(guī)定。

（二）研究方法。教學(xué)類管理檔案實(shí)體分類整理體系研究方法，是將傳統(tǒng)理論對教學(xué)類文件保管對象——實(shí)體文件的關(guān)注，轉(zhuǎn)變?yōu)閷ξ募?、文件形成者及其形成過程的有機(jī)聯(lián)系、目的、意圖、相互關(guān)系、職能和可靠性的關(guān)注，注重檔案實(shí)體的實(shí)用性、邏輯性。檔案整理理論是紙質(zhì)檔案管理中最為重要的核心理論，檔案整理的基本原則——來源原則，即把來源于任何一個(gè)特定機(jī)構(gòu)的全部檔案集中在一起，構(gòu)成一個(gè)不可分割的全宗。檔案實(shí)體分類整理的方法主要有：年度—組織機(jī)構(gòu)分類法、組織機(jī)構(gòu)—年度分類法、年度—問題分類法、問題年度分類法。本文主要采用年度—組織機(jī)構(gòu)分類法，這種組織機(jī)構(gòu)分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)文件的形成者進(jìn)行分類，是比較常見的方法，能夠比較完整地反映內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的活動情況，能夠比較充分地體現(xiàn)文件的價(jià)值。

（三）基本原則。具體如下：1.《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》是開展學(xué)校教務(wù)檔案實(shí)體分類的基石。1993年11月16日，國家教委頒布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》根據(jù)教學(xué)工作的環(huán)節(jié)把教學(xué)檔案劃分為8個(gè)二級類目：綜合、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)位、畢業(yè)生、教材。北京林業(yè)大學(xué)教務(wù)處主要從強(qiáng)化專業(yè)內(nèi)涵建設(shè)、加強(qiáng)優(yōu)質(zhì)教材建設(shè)、高水平校內(nèi)外實(shí)踐教學(xué)平臺建設(shè)、規(guī)范學(xué)生學(xué)籍管理與教學(xué)運(yùn)行等方面開展工作。依托教委頒發(fā)的文件，結(jié)合北京林業(yè)大學(xué)教務(wù)處的崗位職責(zé)，北京林業(yè)大學(xué)教學(xué)類檔案分類體系主要包含了五個(gè)方面：教學(xué)類綜合文件、學(xué)籍學(xué)位管理、教材與視頻課程、學(xué)科建設(shè)、實(shí)踐管理（如圖1）。

圖1 教學(xué)檔案結(jié)構(gòu)圖

2.尊重文件擬稿人的意圖，完善教學(xué)類綜合文件整理標(biāo)準(zhǔn)。綜合類的教務(wù)文件包括北京市教委文件、教育部文件、北京市其他部門文件，以及教務(wù)處依據(jù)上級部門的指示轉(zhuǎn)發(fā)的文件。教務(wù)處科室所發(fā)文件一般是由負(fù)責(zé)本科室工作的科長擬稿，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。他們對文件形成原因及其處理過程有著比較透徹的了解，在撰寫文件時(shí)需要考慮如何使文件適應(yīng)現(xiàn)行需要，以及單位如何使用這些文件。教務(wù)檔案工作者依據(jù)這種整理思路，接受初期文件整理狀況，往往能比較合理地確定文件歸屬。另一方面，還要遵照請示在前、批復(fù)在后的整理原則，遵循文件形成時(shí)的原有順序，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。北京林業(yè)大學(xué)教學(xué)類綜合文件類遵循年度—組織機(jī)構(gòu)分類法，2015-2018年實(shí)體分類整理情況如表1。

表1 2015-2018年教學(xué)類綜合文件整理分類情況表

3.扎實(shí)審批環(huán)節(jié)，健全學(xué)籍檔案材料。學(xué)籍檔案是學(xué)校教學(xué)檔案整理工作的重要組成部分。學(xué)籍檔案是指學(xué)生自入學(xué)之日起，在受教育過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文字和電子文檔，包含學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)及編級等學(xué)籍變動的文件，是需要永久保存的文件（如圖2）。它是學(xué)生在校期間的學(xué)籍、成績和畢（結(jié)）業(yè)等情況的重要憑證。此類教學(xué)類文件的整理原則應(yīng)遵循學(xué)生休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)事件形成的過程，注重事件的文件原始材料的支撐，例如：家長知情權(quán)（簽字），學(xué)生申請書（簽字)，院系各部門的審核（簽字），校有關(guān)職能部門審核（簽字）等各類支撐文件形成過程的有機(jī)聯(lián)系。表2中，2015-2018學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)人數(shù)較均衡。2017年編級人數(shù)較多。2018年退學(xué)人數(shù)為13人，是因?yàn)檫€有2017年想辦理退學(xué)的學(xué)生手續(xù)沒有辦完。

表2 2015-2018年北京林業(yè)大學(xué)學(xué)生學(xué)籍變動情況表

此外，學(xué)籍管理文件還包含學(xué)生免試研究生推薦文件；歷年畢業(yè)生成績單；學(xué)位管理文件主要涉及畢業(yè)生學(xué)位授予文件。學(xué)生畢業(yè)學(xué)籍變動原始檔案整理工作的完整性，為學(xué)生查檔提供了良好的數(shù)據(jù)保證。表3體現(xiàn)2013級與2014級畢業(yè)生成績單歸檔情況，從該表中可以看出園林畢業(yè)生規(guī)模有所縮減，經(jīng)濟(jì)管理類的專業(yè)畢業(yè)生規(guī)模有所增加。

圖2 學(xué)籍學(xué)位管理檔案組成結(jié)構(gòu)圖

表3 北京林業(yè)大學(xué)2013級、2014級成績單歸檔情況表

二、分類框架

教務(wù)檔案工作者在確定教務(wù)文件分類標(biāo)準(zhǔn)后，就可以根據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)制定高校教務(wù)檔案實(shí)體分類的框架。如下文中的JX11.13，JX表示教學(xué)工作這個(gè)一級類目；小數(shù)點(diǎn)前面的數(shù)字表示教學(xué)檔案中的二級分類號；小數(shù)點(diǎn)后面的數(shù)字表示三級類目。以2018年北京林業(yè)大學(xué)教務(wù)類檔案實(shí)體分類為例。

（一）關(guān)于JX11.13（教學(xué)類綜合文件）。在這一類中“整體教學(xué)工作”是綜合性最高的一個(gè)類型。其歸檔范圍包括上級以及各有關(guān)教學(xué)工作的文件、學(xué)校教學(xué)工作的有關(guān)規(guī)章制度、實(shí)踐教學(xué)等。

（二）關(guān)于JX14.13（學(xué)籍學(xué)位授予類文件）。其歸檔范圍包含學(xué)位授予、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、編級以及學(xué)生成績電子類文件。

（三）關(guān)于JX15.13（專業(yè)設(shè)置人才培養(yǎng)類文件）。其歸檔范圍包含各專業(yè)教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、培養(yǎng)方案等。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)了教學(xué)檔案內(nèi)容與形式多樣性的發(fā)展

注重現(xiàn)代信息技術(shù)與教材、課堂教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)電子化檔案的深度融合是未來教學(xué)類檔案文件整理的發(fā)展趨勢。教學(xué)實(shí)物檔案信息的數(shù)字化有利于教學(xué)檔案利用方式的多樣性，同時(shí)現(xiàn)代信息技術(shù)也極大豐富了教學(xué)檔案的內(nèi)容。慕課作為一種新的電子課程資源，是新時(shí)代新背景下發(fā)展起來的一種較適合面向普及類課程的大眾課程資源，是大規(guī)模開放的在線課程(Massive Open Online Course)的簡稱。2018年，北京林業(yè)大學(xué)檔案館把“聲像檔案”列為單位檔案收集和歸檔的重點(diǎn)內(nèi)容。在這種大環(huán)境下，優(yōu)質(zhì)教材電子資源、優(yōu)質(zhì)課堂教學(xué)電子化資源、以及實(shí)踐教學(xué)視頻資源在當(dāng)前與未來教學(xué)檔案歸納整理體系中會占有越來越重要的地位。近年來北京林業(yè)大學(xué)視頻類課程開課情況見表4。

表4 近年來北京林業(yè)大學(xué)視頻類課程開課情況

慕課資源長期保存是電子資源管理不可分割的內(nèi)容，北京林業(yè)大學(xué)慕課課程存檔權(quán)應(yīng)是歸屬本校所有。慕課永久訪問的內(nèi)容通過云存儲模式在電子平臺上進(jìn)行文件的大容量分享。目前慕課類電子資源的分類模式以及保存方式、資源歸屬形式尚在探討中。