疫情影響下遠程辦公效率的分析與研究

寇宗健

摘 要：突如其來的疫情打亂了原本正常的辦公節(jié)奏，各種各樣的“遠程辦公”方案也應運而生。那么，遠程辦公有哪些優(yōu)缺點，以及工作效率如何。本文就遠程辦公的優(yōu)缺點做簡要探討，并以深圳某金融企業(yè)為例分析疫情影響下遠程辦公效率的影響因素及對策，為企業(yè)非傳統(tǒng)集中辦公模式下管理提供參考。

關鍵詞：遠程辦公;優(yōu)點;缺點;效率;對策建議

引言

遠程辦公，是指通過現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術，實現(xiàn)在家辦公、異地辦公、移動辦公等遠程辦公模式。2020年伊始，一場突如其來的由新型冠狀病毒導致的肺炎疫情打亂了各行各業(yè)正常運行節(jié)奏。受新冠肺炎疫情的持續(xù)影響，恰逢春節(jié)假期，企業(yè)紛紛響應國家應對疫情的政策，延長節(jié)后復工時間。有不少企業(yè)考慮到員工的健康，為避免在返程/上班過程中交叉感染，倡導員工實行人性化辦公模式——“遠程辦公”。據(jù)統(tǒng)計，2020年2月3日，春節(jié)后首個工作日，全國有上千萬企業(yè)、近兩億人開啟在家遠程辦公模式。

1.遠程辦公的優(yōu)點

1.1節(jié)約成本且環(huán)保

遠程辦公可以建立網(wǎng)絡環(huán)境，超越時空地域的限制，節(jié)省大量成本[1，2]。對企業(yè)來說，場地租賃費、電費、水費及管理費的減少將會大大降低企業(yè)運營成本。對于員工來說，不僅可以節(jié)省每天上下班通勤的交通成本，還可以在家吃飯，不用點外賣，既健康又省錢。

同時，隨著私家車數(shù)量的增加，城市擁堵和環(huán)境污染問題也愈加嚴重，而遠程辦公可以減少工作人員出門頻率，緩解交通擁堵現(xiàn)象，同時降低機動車尾氣排放。這樣將大大節(jié)約能源、減少環(huán)境污染[3]。

1.2具有更高的靈活性、自由度

相較于傳統(tǒng)辦公模式，遠程辦公具有更高的靈活性和自由度[4，5]。遠程辦公使工作人員在時間有更大的自由度，它給員工更大的靈活性來平衡工作和個人生活。首先，遠程辦公意味著員工無需每天出門上下班，節(jié)約了上下班路上的通勤時間。有調(diào)查顯示，全國上下班路上通勤平均時間為1.2小時，我們可以利用這1.2小時來做更多有意義的事情，比如陪家人一起吃個早餐、送孩子上學。其次，遠程辦公的人們可以靈活地做他們的事情，更好地與家人分享共處時間，有利于增進家庭成員感情，促進家庭團結和諧。員工可以合理安排工作時間，提高工作效率，騰出更多的時間來陪伴家人和處理家庭事務。有抽樣調(diào)查顯示，相比集中辦公，自由工作裝填有效勞動時間提升30%以上，生產(chǎn)力也提高30%以上[6]。

1.3提高員工保留率

運用遠程辦公，工作將不受地域限制。企業(yè)招聘也不再局限于招聘本地員工，極大的擴展了選擇地域范圍。遠程辦公可以減少辦公室環(huán)境干擾，在沒有監(jiān)控的情況下，工作自由度和舒適度會大幅提升，從而提高工作滿意度和企業(yè)忠誠度，進而降低了員工流失率[1，7，8]。早在2010年前后，北京大學光華管理學院梁建章教授就曾與美國斯坦福大學商學院學者合作發(fā)起一項題為《在家辦公的可行性：基于中國的試驗證據(jù)》的研究試驗[9]。研究結果發(fā)現(xiàn)：“在家辦公”提高了員工13%的績效，員工具有更高的滿意度，工作離職率下降了50%。

2.遠程辦公的缺點

2.1受行業(yè)限制較大

疫情環(huán)境下遠程辦公已經(jīng)成為一種剛需，也是部分員工向往的一種工作方式，像互聯(lián)網(wǎng)、金融、證券等行業(yè)可以輕松實現(xiàn)遠程辦公。但并不是所有的行業(yè)都適合遠程辦公[10，11]，對一些傳統(tǒng)的工業(yè)，比如制造業(yè)，遠程辦公只是一個輔助，并沒有解決燃眉之急，他們急需的是恢復生產(chǎn)。還有很多服務行業(yè)，比如餐飲、建筑、醫(yī)療、鐵路等，需要人與人之間的溝通，需要企業(yè)員工面對面地服務顧客，這些遠程辦公都沒有辦法實現(xiàn)。

2.2溝通成本高

遠程辦公中的人際關系依托于松散的互聯(lián)網(wǎng)上，交流具有不穩(wěn)定性[12]。溝通方式不同步、信息不對等、信息響應不及時等情況容易導致低效溝通。面對面寥寥數(shù)語便可表達清楚的事情，到網(wǎng)絡上可能需要幾十分鐘乃至一個小時來解釋說明，甚至就算如此也不能確保雙方理解是同步的，這大大影響了溝通效率，增加了溝通成本。

2.3干擾性較強

遠程辦公的時間是相對自由的，單位對于員工的工作起止時間沒有明文規(guī)定。對于自律性好的員工，遠程辦公和在辦公室辦公并無二致，而且他們還會積極地提高工作效率，騰出更多的時間來做其他有意義的事情[13]。但是，對于自律性差的員工，環(huán)境的干擾影響就會比較大。遠程辦公的氛圍是松散和自由的，在脫離公司的監(jiān)督下，員工很難保證全神貫注地投入工作，容易被微信朋友圈、微博、網(wǎng)購等事物分心，容易產(chǎn)生拖延癥。而且，疫情期間，一家老少全都在家隔離，人多嘈雜，很難保證能有一個安靜舒適的辦公環(huán)境，也由此大大影響了員工的工作效率。

2.4信息安全問題

信息安全是全球企業(yè)在經(jīng)營過程中不能忽略的環(huán)節(jié)，而遠程辦公最大的挑戰(zhàn)來自于溝通中的信息安全。遠程辦公過程中，由于各個員工之間所使用的終端不同、網(wǎng)絡環(huán)境不同，很容易遭遇網(wǎng)絡攻擊、病毒入侵，進而威脅企業(yè)隱私數(shù)據(jù)以及資產(chǎn)安全[14，15]。

3.深圳某金融企業(yè)遠程辦公效率分析

以深圳一家民營金融機構一季度經(jīng)營情況為例分析遠程辦公效率問題，該企業(yè)主營業(yè)務為健康人壽保險和財險。疫情期間，公司推出了一系列舉措提高遠程辦公效率，使得2020年一季度前兩個月的營業(yè)額與去年同期相比并未出現(xiàn)大幅下滑的跡象。

3.1建立了線上監(jiān)督管理制度

公司采取了規(guī)定分級進行早晚會制度、每日提交工作日志和工作計劃、上下班工作群打卡、個人坐標定位、視頻查看辦公場所和員工精神面貌等一系列措施。同時管理上分工明確，工作細致化，工作內(nèi)容落實到在個人，規(guī)定每個人在具體的時間節(jié)點完成任務。

3.2遠程辦公工具及后勤保障

通過網(wǎng)購電腦等方式解決員工無電腦問題，選擇一款遠程辦公工具并在使用前對員工進行培訓。運維團隊堅持做系統(tǒng)健康巡檢，制定應急預案，確保交易系統(tǒng)和投資渠道順暢，咨訊發(fā)布更新正常。啟用高并發(fā)虛擬桌面系統(tǒng)和無上限VPN資源，確保19000余名員工遠程辦公無阻。

3.3充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術的優(yōu)勢，進行有效的遠程溝通。

針對公司最關鍵的理賠業(yè)務推出全流程線上服務，開展在線咨詢、在線申報、在線回訪等內(nèi)容。同時公司其他各業(yè)務部門出彩呈新，銀保中心通過線上直播模式開展“疫情熱點+主打產(chǎn)品+線上場景的技能升級訓練”，支持合作機構用以內(nèi)外部培訓。線上銀保專講評選課，培訓的同時，網(wǎng)評出優(yōu)質(zhì)課程入庫儲備，豐富授課資源。為解決不見面產(chǎn)生的銷售遞減效應，銷售人員在線為客戶和理財經(jīng)理同時提供服務。

3.4加強網(wǎng)上推廣和宣傳

以互聯(lián)網(wǎng)作為特殊環(huán)境下保險行業(yè)的重要陣地，做好粉絲經(jīng)營，打好推廣和營銷基礎。個險業(yè)務通過網(wǎng)絡直播，充分利用各種社交軟件，諸如釘釘、騰訊、YY、云視訊等媒介，最大程度推廣宣傳公司產(chǎn)品和項目。推出專家授課，有關新型冠狀病毒肺炎知識和防護公益講座直播，同步開啟社群營銷。同時推出IPO法稅直播課，關注度比較高，境外所得及疫情涉稅政策解讀點擊率和評論數(shù)均有新突破。線上追蹤合作機構培訓執(zhí)行情況并點評，及時掌握了計劃執(zhí)行情況。

4.遠程辦公效率的影響因素

通過以上案例分析可知，影響遠程辦公效率的因素主要有：

4.1工作制度要求

沒有規(guī)矩不成方圓，遠程辦公也要有制度要求，這也是工作效率的保障[16]。沒有制度上的要求，完全靠員工自覺性，很難保證工作效率。前文論述遠程辦公的缺點時也有提及到，對于自律性好的人來說，遠程辦公不用擔心工作效率的問題。而對于自律性差的人來說，脫離了辦公室的監(jiān)督管理，容易受外界環(huán)境的干擾，無論是網(wǎng)絡環(huán)境還是家庭環(huán)境，都會影響其工作效率。

4.2遠程辦公工具

疫情之下，很多企業(yè)一紙通知，安排員工在家遠程辦公，但沒有考慮到某些員工沒有電腦、某些員工所在地網(wǎng)絡信號不好等實際問題。而且，大多數(shù)員工沒有遠程辦公經(jīng)歷，對于在線的溝通、協(xié)作工具沒有使用經(jīng)驗，在沒有參與任何的指引與培訓情況下，僅僅讓大家靠悟性自由發(fā)揮，工作效率肯定會很差[17]。目前市面上可選擇的遠程辦公工具很多，選擇一款好的遠程辦公工具并對員工進行詳細的使用指引培訓，對提高遠程辦公員工工作效率具有重要的作用。

4.3 遠程溝通效率

遠程溝通的暢通情況直接影響了員工的工作效率[18]。遠程辦公最大的問題也是溝通，對于一些重要信息如若不能及時回復和溝通，就會導致“你在這邊苦苦等待，他在那邊默默無聲”的尷尬局面，這不僅影響整體的辦公效率，還會增長員工個人的負面消極情緒。因此，公司必須在保障溝通順暢方面做出規(guī)定，確保溝通效率，如有的公司要求開早晚會，有的要求回復時間周期不超過30分鐘等。

5.遠程辦公管理對策建議

一場疫情打斷了企業(yè)的政策經(jīng)營計劃，尤其是在國內(nèi)春節(jié)期間，員工遷徙至全國各地。遠程在線辦公成了首選和必選，各企業(yè)紛紛探索新形勢下管理模式。結合文中案例經(jīng)驗，針對遠程辦公模式下的員工管理提出若干建議以供借鑒和參考。

5.1辦公制度要到位

遠程辦公是另一種形式的上班，要服從上班的要求。紀律是統(tǒng)一行動、協(xié)同作戰(zhàn)、保證效率的前提，要有比較細致的遠程辦公制度要求[19，20]。居家辦公易受到家庭事務的干擾，利用網(wǎng)絡科技加強員工辦公期間的行為及狀態(tài)，厘定工作與生活的界面。

5.2以任務為導向

遠程辦公過程中有很多細節(jié)無法精確把控，因此需要以明確的任務為導向。換句話來講，就是用結果說話。加強工作計劃，衡量工作量和工作強度，合理布置工作任務，從傳統(tǒng)的出勤時間考評向完成工程量為考核依據(jù)轉變。

5.3統(tǒng)一配備遠程辦公工具

當全體人員在線之后，信息的碎片化會比較明顯，各種信息可能會散落在會議、郵件、文檔、共享、單位電腦文檔里。針對這種問題，依靠市面上主流的遠程辦公工具就會達到事半功倍的效果。因此，管理者與行政人員制定遠程辦公計劃時，必須了解遠程辦公中行政、人事、銷售、客服、技術、運維等各個崗位都會遇到哪些問題，有針對性的安排各崗位統(tǒng)一的遠程辦公工具，并需提供完備的軟件使用培訓手冊[21，22]。最后，建議企業(yè)管理者與行政人員在制定在線辦公工具指南時，工具要盡量少，可按照行政、人事、客服、銷售、市場、技術、運維等崗位需求進行分類，滿足崗位遠程辦公需求就好，避免員工將過多的精力耗費在軟件使用研究上[23]。企業(yè)謀定后而動，行且堅毅，疫情期間，決不會影響服務質(zhì)量，同時為保障企業(yè)業(yè)績奠定了基石。

5.4團隊合作，加強溝通

充分發(fā)揮遠程辦公的優(yōu)勢，加強虛擬團隊的管理。團隊工作時段同步，是保障溝通高效的前提。加強定期溝通，建議制定早晚報告制度。視頻早會，讓團隊成員間相互了解工作安排、任務拆解情況及完成進度;晚間報告，通過團隊協(xié)同系統(tǒng)，將當日工作進度、難點及總結發(fā)布，保障團隊的協(xié)同性。

5.5強化文化管理

組織對員工具有約束力和向心力，管理者努力營造團結互助的的工作氛圍，以身作則，公正擔當，上下級之間彼此信任，能夠提高工作效率和員工責任心。

5.6防止重要企業(yè)信息泄密

遠程辦公可能會引發(fā)企業(yè)機密外漏的擔憂，主要來自兩個方面的：一是員工與外界的聯(lián)系損害公司利益，二是網(wǎng)絡病毒侵入[24]。第一種情形主要靠文化和員工職業(yè)道德約束，制定一套完善的反饋機制，讓員工反饋工作進度和想法。同時也可以通過技術層面予以降低風險。好的企業(yè)文化引導員工給予正面引導，加強對企業(yè)和組織的忠誠度。在工作分工時，各自負責不同的板塊和數(shù)據(jù)處理工作，增加審核、審定環(huán)節(jié)，最終由終審人負責最終定案[25]。另外對PC端進行加域是簡易可行又非常有效防止信息外傳的措施，普及企業(yè)郵箱統(tǒng)一內(nèi)部信息傳輸渠道。

結束語

實施遠程辦公，對于平時管理差、目標不清晰、上下溝通差、彼此信任度低、企業(yè)文化缺失、價值觀沖突的企業(yè)來講，就是一場災難;對于平時重視管理與文化建設、關心關注員工、以人為本的企業(yè)來講，遠程辦公可能是公司未來轉型的一種有益的嘗試，會讓你們看到另外一種可能。在特殊階段，也許我們應該認真思考一下，能不能讓遠程辦公的優(yōu)勢更多發(fā)揮出來，同時更好的遏制其劣勢。這一次的疫情，或許是未來大范圍推廣遠程辦公的前夜，不論是企業(yè)還是個人，都應該借此機會好好鍛煉遠程辦公的能力。

參考文獻

[1] 王輝.遠程辦公的優(yōu)缺點和解決方案[J].數(shù)字通信世界，2017（07）：36.

[2] 尹立河，趙鶴.企業(yè)內(nèi)部的分布式協(xié)作辦公案例[J].中國新通信，2019，21（20）：137.

[3] 張晨. 我國遠程辦公勞動者勞動權益保障研究[D].東北財經(jīng)大學，2017.

[4] 杜盛楠，張永軍.遠程辦公：影響、挑戰(zhàn)與策略[J].現(xiàn)代企業(yè)，2017（06）：14-15.

[5] Sachiko Kazekami. Mechanisms to improve labor productivity by performing telework[J]. Telecommunications Policy，2020，44（2）.

[6] Huanjie LUO. Chinese People's Attitudes toward Telework：From the Respective of Job-seekers and Working People[J]. Proceedings of Japan Telework Society Conference，2018，16.

[7] 王若琪，張爽.互聯(lián)網(wǎng)背景下遠程辦公管理的挑戰(zhàn)和機遇研究[J].經(jīng)營與管理，2018（01）：87-92.

[8] Educating Learners about the Pros and Cons of Telework[J]. Academic Radiology，2019，26（10）.

[9] 梁建章.《在家辦公的可行性：基于中國的試驗證據(jù)》.（The Quarterly Journal of Economics），2010.

[10] 李紅.遠程辦公的影響與應對策略研究[J].長江大學學報（社會科學版），2012，35（12）：51-53.

[11] Leslie Haddon，Malcolm Brynin. The character of telework and the characteristics of teleworkers[J]. New Technology，Work and Employment，2005，20（1）.

[12] 樊文. 居家辦公：“抗疫”時期的出版工作“新常態(tài)”[N]. 國際出版周報，2020-03-02（013）.

[13] 布萊恩·盧夫金，曹劼.遠程辦公：隔離工作是怎樣的感受[J].國際公關，2018（02）：18.

[14] 徐云峰. 借助新技術建立新一代居家辦公新框架[N]. 中華讀書報，2020-03-11（017）.

[15] 鐘新龍. 遠程辦公漸成一種重要工作模式[N]. 中國電子報，2020-02-28（003）.

[16] 張小平.遠程工作的組織與管理[J].外國經(jīng)濟與管理，1999（1）：23-26.

[17] 馬廣予.遠程辦公曇花一現(xiàn)？[J].產(chǎn)城，2020（02）：72-73.

[18] 若魚. 期待遠程辦公更加高效[N]. 中國勞動保障報，2020-02-18（008）.

[19] Zheng Zhao，Kunihiko Higa. Telework Readiness of Chinese Organization：A Survey Study[J]. Journal of Japan Telework Society，2018，5（1）.

[20] 張晨. 我國遠程辦公勞動者勞動權益保障研究[D].東北財經(jīng)大學，2017.

[21] Shunsuke HAZUI. Telework and Spatial Organizing[J]. Transactions of the Academic Association for Organizational Science，2017，6（1）.

[22] Lauren Shanesy. At HOME With Telework[J]. Builder，2017，40（7）.

[23] 李鑫泉，胡建華，薛鵬，崔占光.科技進步與創(chuàng)新對現(xiàn)代企業(yè)管理的影響[J].企業(yè)改革與管理，2017（12）：26.

[24] 王全強，王昕宇.淺析移動辦公終端信息安全技術[J].數(shù)字技術與應用，2017（11）：194+196.

[25] 李智勇，劉珣，郭崇.構建安全的移動辦公環(huán)境[J].信息安全研究，2017，3（09）：841-845.