企業(yè)辦公室行政管理精益化分析

周金亮

[摘 要] 在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，辦公室作為企業(yè)的一個中樞部門，在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理中起著重要的推動作用。然而，辦公室的日常事務(wù)又是非常瑣碎的，這就要求對辦公室的行政管理工作進行精益化管理，只有這樣才能實現(xiàn)辦公室職能與業(yè)務(wù)的無縫對接，大幅度提高辦公室的工作效率，圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)。基于此，本文從企業(yè)辦公室行政管理精益化的思路與對策入手，以世界500強企業(yè)中國交建某美洲子公司為例，闡述企業(yè)辦公室行政管理精益化的具體策略，希望為其他企業(yè)開展辦公室行政管理工作提供理論及實踐的幫助。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè) 辦公室 精益化管理

中圖分類號：D523文獻標(biāo)志碼：A

企業(yè)辦公室具有顯著的事務(wù)性、服務(wù)性及政務(wù)性特征，工作內(nèi)容較多，覆蓋范圍廣，需要工作人員開展精益化管理。精益化管理理念從生產(chǎn)環(huán)節(jié)擴展到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面，不僅關(guān)系到辦公室的工作效率，更關(guān)系到整個企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。辦公室行政管理的精益化工作必須從思想認識、制度建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化等多方面綜合推進。

一、企業(yè)辦公室行政管理精益化的重要性

對辦公室行政事務(wù)進行精益化管理，對于一個企業(yè)的發(fā)展來說，具有重要意義。在企業(yè)里，行政管理涵蓋檔案管理、文書整理、會務(wù)工作及后勤管理等多項工作內(nèi)容，開展精益化行政管理，可保障其有效發(fā)揮綜合管理作用。細化來說，精益化可強化的綜合管理內(nèi)容如下：

規(guī)劃作用。企業(yè)辦公室人員具備規(guī)劃職能，可為企業(yè)管理者經(jīng)營決策提供參考資料。行政管理人員可將收集到的企業(yè)相關(guān)信息進行整合，并結(jié)合自己的看法，選擇有價值的信息，上報給企業(yè)管理者，為管理者決策提供綜合部門的意見。精益化的實施，可提高行政管理人員信息篩選能力，提高企業(yè)管理者參考資料的全面性與有效性，保障企業(yè)決策的合理性、科學(xué)性。

組織作用。辦公室是企業(yè)設(shè)計、組織團建的主體，可根據(jù)企業(yè)工作現(xiàn)狀，在合適時機、以最佳方式組織企業(yè)職工參與團建活動，強化職工的凝聚力，提高職工的執(zhí)行力，使職工對企業(yè)產(chǎn)生依賴感、信任感，促進企業(yè)與職工的協(xié)同發(fā)展。精益化的實施，可深化辦公室行政人員對企業(yè)及職工的認識，使團建活動更具實效性。

協(xié)調(diào)作用。在大型企業(yè)中，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，各個職能部門的工作交叉深入，需要不同職能部門的協(xié)調(diào)配合，保障企業(yè)的正常生產(chǎn)運營。但在實際工作中，不同職能部門的工作側(cè)重點不同，可能會在交接或合作中出現(xiàn)矛盾糾紛。辦公室行政人員需發(fā)揮自身協(xié)調(diào)作用，調(diào)節(jié)不同職能部門或領(lǐng)導(dǎo)與職工間的矛盾，妥善處理企業(yè)內(nèi)的人際關(guān)系氛圍，保障企業(yè)整體的協(xié)調(diào)性。精益化的實施，可拓展辦公室行政人員的協(xié)調(diào)廣度與深度，把許多工作提前考慮到位，做好預(yù)防工作，保障企業(yè)不同職層與部門的協(xié)調(diào)配合。

輔助作用。對于大型企業(yè)而言，在生產(chǎn)運營中，辦公室需全面收集國內(nèi)外政策法規(guī)、上級來文、職工意見等信息，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營現(xiàn)狀，輔助企業(yè)管理者制訂整體決策，使決策部署更貼合國家政策，發(fā)揮企業(yè)在國家經(jīng)濟發(fā)展中的作用。精益化的實施，可規(guī)范辦公室行政人員的工作行為，發(fā)揮其承上啟下的作用，為企業(yè)管理者提供更全面有效的輔助[1]。

二、企業(yè)辦公室行政管理精益化的思路與策略

基于企業(yè)辦公室行政管理精益化的重要作用，本文以世界500強企業(yè)中國交建某美洲子公司為例，闡述企業(yè)辦公室行政管理精益化策略，為其他企事業(yè)單位提供經(jīng)驗參考。

（一）管理精益化的思路

1.管理內(nèi)容的精益化

要進行辦公室行政管理的精益化就必須把辦公室的一系列工作進行科學(xué)、合理的細化和分工，使各個管理項目和任務(wù)變得有人負責(zé)、有人監(jiān)督、有人管理。因為傳統(tǒng)的辦公室行政管理模式都是以自我為中心，管理沒有連續(xù)性，辦公室職能效益發(fā)揮不出來，而精益化管理就是要在科學(xué)化的基礎(chǔ)上，加強行政人員的責(zé)任心，提高辦公室行政管理的工作效率，為企業(yè)的更快發(fā)展服務(wù)。

2.管理理念的精益化

在我國先進的企業(yè)中，最先實行標(biāo)準(zhǔn)化、精益化管理的往往是生產(chǎn)車間，而對辦公室行政部門來說，實現(xiàn)精益化的管理方式具有同等的重要性，所以作為企業(yè)管理人員，必須要從管理理念上認同行政精益化管理的作用，對辦公室工作進行分解與調(diào)度，在辦公室行政管理中滲透標(biāo)準(zhǔn)化的理念，保證精益化管理的順利實施。

3.團隊合作意識的精益化

常言道：“雙拳難敵四手。”這也進一步說明了團隊協(xié)作意識的重要性，在辦公室行政管理工作中，單憑一個人的力量很難完成工作，只有成員之間相互協(xié)調(diào)、相互合作、相互支持，才能把工作做到極致。而要實現(xiàn)辦公室行政管理的精益化，更要在團隊合作意識方面進行引導(dǎo)，讓大家在工作中凝聚成一股力，在辦公室行政管理中發(fā)揮出最大的能量。

（二）加強辦公室文化建設(shè)

企業(yè)文化是一個企業(yè)的靈魂，進行企業(yè)文化建設(shè)是精益化管理的一種方式和策略。辦公室秉承“感知責(zé)任、優(yōu)質(zhì)回報、合作共贏”的核心理念，將行政人員思想統(tǒng)一作為首要工作內(nèi)容，提高他們的綜合素質(zhì)，確保行政人員明確精益化工作的系統(tǒng)性、長期性，構(gòu)建和諧的辦公室文化，以精神文明引領(lǐng)工作實踐，提升行政管理人員的執(zhí)行力，通過加快企業(yè)文化的建設(shè)與創(chuàng)新，實現(xiàn)企業(yè)行政管理精益化的最高標(biāo)準(zhǔn)。例如，在公司各項目部建立“員工之家”，成立閱覽室、文娛活動室（如健身房、臺球室等），讓員工在海外充分感受到公司的關(guān)懷，增強公司的凝聚力和向心力。在年底，辦公室主任就帶領(lǐng)行政管理人員結(jié)合辦公室工作內(nèi)容，做出年度工作總結(jié)、制訂下一年管理工作計劃，并根據(jù)工作要求和任務(wù)量，將年度計劃細分為季度、月度、周計劃，實現(xiàn)辦公室行政管理工作的精益化分配，確保行政管理人員嚴(yán)格按照計劃開展工作，形成精益化的辦公室文化。

（三）優(yōu)化辦公室崗位配置

在企業(yè)辦公室行政管理精益化中，辦公室崗位配置是落實行政管理工作的基礎(chǔ)，企業(yè)需遵循“定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)”的原則，明確辦公室工作崗位內(nèi)容，以“工作獨立、協(xié)調(diào)配合”標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合辦公室行政管理工作內(nèi)容、流程及職能，分配各個崗位的工作職責(zé)，實現(xiàn)辦公室行政管理人員的分工明確、協(xié)調(diào)配合。同時，在辦公室行政管理工作中，完善的崗位配置可為管理制度與考核制度的制定提供便利，提高辦公室管理成效。

（四）做好人員管理，提高綜合素質(zhì)

在企業(yè)辦公室行政管理工作中，行政管理人員為工作主體，是實現(xiàn)精益化管理的關(guān)鍵。企業(yè)需做好辦公室人員管理工作，引導(dǎo)行政管理人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣及規(guī)范的工作態(tài)度。

（五）創(chuàng)新辦公室管理方式

基于企業(yè)辦公室管理工作的瑣碎性與繁雜性，公司在實現(xiàn)辦公室行政管理精益化時，創(chuàng)新了辦公室管理方式，引入信息技術(shù)，通過企業(yè)OA、統(tǒng)一門戶平臺等技術(shù)實現(xiàn)辦公室行政管理的信息化、智能化，提高行政管理的工作效率與質(zhì)量，為行政管理人員提供技術(shù)支持。例如，在辦公室管理中，開發(fā)辦公室管理信息平臺，全面收集企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各項數(shù)據(jù)信息，利用相應(yīng)數(shù)據(jù)算法，實現(xiàn)企業(yè)信息數(shù)據(jù)的篩選與處理，降低行政管理人員的工作負擔(dān)。具體來說，該企業(yè)的辦公室管理信息平臺整合企業(yè)業(yè)務(wù)薪資管理、差旅管理、會議管理及其他綜合管理等多個工作環(huán)節(jié)，實現(xiàn)費用數(shù)據(jù)信息的全面收集。同時，該平臺可與國內(nèi)企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)對企業(yè)預(yù)算、審核、報銷等財務(wù)管理全過程的實時監(jiān)管，將費用管理從事后處理轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑邦A(yù)防與事中控制，為企業(yè)節(jié)約數(shù)千萬元的管理成本[3]。

三、結(jié)語

總而言之，企業(yè)辦公室行政管理在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和輔助作用，需落實行政管理精益化。通過本文的分析，企業(yè)可通過辦公室行政管理精益化的思路、文化建設(shè)、制度化的管理、崗位優(yōu)化配置、人員管理、管理方式創(chuàng)新等手段，提高企業(yè)辦公室行政管理的精益化水平，提高國際市場競爭力，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]王曉偉.新時期做好國企辦公室行政管理工作的路徑探析[J].國際公關(guān)，2019（04）：122，124.

[2]胡寅斐.“謀大抓小”提升辦公室管理水平[J].農(nóng)電管理，2019（04）：30.

[3]郭洪斌.實現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精益化的思路與對策[J].化工管理，2018（36）：7-8.