如何做好境外檔案管理工作

陳秀麗 華能瀾

[摘 要] 境外檔案是企業(yè)實施經濟戰(zhàn)略和政策研究的重要資源，真實地記錄了企業(yè)融入世界經濟大潮的軌跡。新的歷史時期，隨著我國不斷擴大的境外經營活動規(guī)模，檔案管理資源的問題也日益凸顯出來。本文對如何做好境外檔案管理工作進行了相關的探索，以期能夠保障境外檔案的完整性、安全性和有效性。

[關鍵詞] 境外檔案 企業(yè) 問題 措施

中圖分類號：G271文獻標志碼：A

我國不斷推進的“一帶一路”建設和日漸深入的對外開放政策，日益加劇了經濟全球化、區(qū)域經濟一體化進程。企業(yè)開始設立境外機構，拓展境外業(yè)務，以加快實施“走出去”戰(zhàn)略。境外檔案管理是企業(yè)檔案資源體系的重要組成部分，它真實地記錄了企業(yè)境外經營管理活動中所形成的各種形式及載體的文件材料[1]。在資產監(jiān)督部門和國家檔案行政管理部門的有效指導和監(jiān)督下，企業(yè)應從思想、組織、機制和管理等方面，構建境外檔案管理體系，以期有效利用境外檔案促進企業(yè)的健康成長。以下對現階段企業(yè)境外檔案工作特點與存在問題進行了剖析，并針對問題，探索了相應的管理方式方法。

一、境外檔案工作特點

一是語言具有差異性。因為地處不同的國家和地區(qū)，具有不同的文化背景，所以存在著多樣化的文件材料的記錄載體和語言。

二是管理具有雙重性。因為檔案管理工作需要接受國內企業(yè)檔案管理機構的監(jiān)督，同時要遵循所在國家的檔案法律和規(guī)章制度，其檔案管理具有雙重性。

二、境外檔案管理現狀及問題

（一）缺乏有效的管理制度，檔案管理標準和要求不統(tǒng)一

在我國目前的檔案法規(guī)中，很少涉及境外檔案管理的條款，導致一些企業(yè)各自為政。因為駐外機構工作環(huán)境與規(guī)模不同，有著不同的業(yè)務流程，企業(yè)檔案管理的參照標準不同，有的依據國外的，有的依據國內的，還有的根據企業(yè)的實際需要進行檔案管理，由于標準尚未統(tǒng)一，并且沒有完善的制度進行約束，造成相對低下的管理水平[2]。而境外文件材料歸檔范圍、項目檔案驗收等不能達到相關的條件和要求，對境外檔案的收集產生了直接的影響。

（二）檔案管理人員具有相對淡薄的管理意識

首先，管理者對境外檔案管理工作沒有引起高度的重視。一些境外項目決策者認為開展境外業(yè)務，取得一定的經濟效益，是設立境外企業(yè)或承攬境外項目的目的，不必收集和管理檔案。尤其是受一些所在國自由管理檔案的影響，普遍存在著自生自滅的問題。另外，所收集的文件材料沒有保存價值，與歸檔要求不符。

（三）檔案管理的專業(yè)化程度偏低

一些工作崗位的頻繁輪換，使境外工作人員具有極大的流動性。而企業(yè)往往要控制自己的經營成本，很多負責檔案工作的人員還要負責翻譯、文書等各項工作，往往要身兼數職。而檔案工作往往需要具有較強的專業(yè)性，如果不是專職的檔案人員，會降低境外檔案管理的專業(yè)化水平。

（四）檔案保管分散

現階段，境外企業(yè)檔案管理的基礎設施不完備，很多沒有配備專門的檔案庫房，不能實現集中化管理。通常情況下，境外企業(yè)往往比較重視會計類檔案和人事類檔案，為了統(tǒng)一保管，都配備了專用保管柜。一些企業(yè)或項目因為規(guī)模較小，沒有配備齊全的檔案裝具。本著“誰經辦，誰保管”的原則，各類文件都是隨意放置，散存在個人手中。由于缺少必要的設備設施和場地，很多檔案管理有安全隱患存在[3]。

（五）檔案管理手段落后和信息化建設水平較低

加大成本投入，構建完善的軟、硬件及網絡平臺是境外檔案信息化建設的基礎。境外企業(yè)為了追求經營效益的最大化，不想增加這部分的投入。很多企業(yè)采取相對落后的管理手段，僅僅停留在計算機制表、手工填寫階段，信息化管理滯后。

三、加強境外檔案管理的相關建議

（一）建立科學的監(jiān)管機制，實現檔案的規(guī)范化管理

國內主管單位應采取有效措施，加大監(jiān)督和指導力度。首先，完善境外檔案工作備案，督促、檢查和指導境外檔案工作的開展情況，甚至直接參與境外檔案管理工作。其次，構建完善的考核機制。實行“一把手”負責制，在考核內容和管理流程中，納入檔案管理，并按階段、按年度進行考核[4]。

（二）建立檔案運回或備案制度，進行分級保管

首先，配備專門的設備設施。檔案管理人員可結合內容的重要性，分級管理庫存檔案，并且重點標識涉及我國國家秘密、企業(yè)產權的核心和重要的檔案，以有效應對各種突發(fā)事件。其次，對境外檔案運回或備案制度進行構建，深入了解所在國關于檔案出境的有關規(guī)定，將檔案按照所在國規(guī)定按時運回國內保管。

（三）利用信息化手段，建立檔案管理系統(tǒng)

首先，建立完善的檔案管理系統(tǒng)。通過系統(tǒng)完成各項功能，能充分利用、統(tǒng)計、編目境外非涉密檔案。其次，通過條目級檔案數據庫的構建，逐步實現檔案管理網絡化服務。為了實現涉外非涉密檔案的數字化管理，有條件的境外企業(yè)還充分運用掃描儀、數碼相機等電子設備，并向檔案管理系統(tǒng)上傳。再次，為了實現檔案信息全文檢索，建立檔案全文數據庫，可授權相關人員查看利用。最后，通過VPN專線有效連接境外企業(yè)與國內主管單位，結合實際情況選擇在境內或境外放置服務器[5]。

（四）制定相關規(guī)范，加強大境外檔案管理的管控

為了做好境外檔案管理的頂層設計，國家應盡快制定境外檔案管理有關政策，以便約束境外檔案工作行為。國內主管單位應根據國家政策出臺具體方法，對所屬境外企業(yè)或項目檔案工作進行規(guī)范。為層層做到“有法可依”，境外企業(yè)或項目應與所在國的具體情況相結合，所制訂的檔案細則應具有較強的可操作性和規(guī)范性，并向國內主管單位上報備案。有些“一帶一路”沿線國家沒有制訂相關的標準和法律規(guī)范，對檔案工作要求比較低。為了解決這個問題，境外檔案管理可依據國內制度和標準執(zhí)行，真正讓我國檔案法規(guī)和制度標準“走出去”，以此更好地管控和約束境外檔案工作。境外工程人員緊張，很少配備專門的檔案工作人員，所以應在機構職能配置中納入境外工程檔案工作，明確崗位職責分工，明確各個部門涉及檔案工作的責任和義務[6]。

（五）加強對相關人員培訓，提高對檔案管理工作的認識

對于境外檔案管理工作，無論是領導還是一般職工都要高度重視，要站在對歷史負責、為現實服務的高度，對檔案工作踏踏實實的開展[7]。對檔案工作在公司基礎管理方面作用深刻認識，使檔案工作更好地賦予公司的生產經營和日常管理。轉變過去忽視檔案工作，輕管理、重建設思想，及時查找境外檔案管理工作中存在的不足。在實施項目的過程中，既要嚴格管控成本、進度和工程質量，同時常抓不懈工程建設資料。如果經辦人不移交資料或檔案管理人員不知道、不催交，對于工程檔案的成套性、準確性和完整性就不能提供保障;對于現階段利用的需要就無法提供滿足，對于境外項目建設的歷史性和真實性就不能給予保障;無法將境外檔案管理作用充分發(fā)揮出來。因此要廣泛開展檔案宣傳教育，

為了加強境外檔案管理工作，培養(yǎng)境外檔案工作的責任感和使命感，需要開展相關培訓工作，提高對境外檔案工作重要性的認識。境外工作人員出境前應參加檔案業(yè)務培訓。通過積累有關知識的，做好充足的準備，更好地完成境外檔案的收集、歸檔工作。加大檔案業(yè)務培訓力度，可通過多種方式進行培訓，如集中面授、網上交流、現場指導等。將境外員工檔案意識和歸檔自覺性充分調動起來，建設一支強有力的檔案人員隊伍，并具備專業(yè)的檔案管理素質。既能與現階段境外業(yè)務拓展的新形勢相適應，同時又能熟悉檔案業(yè)務，對外語知識熟練掌握和運用，能對外語語種文件材料進行歸檔和整理。

四、結語

境外檔案管理無序會嚴重損害企業(yè)權益，進而導致大量資產流失，泄露國家重大機密?；诖耍髽I(yè)應構建完善的境外檔案管理體系，從思想、組織、制度等方面加強管理。構建完善的企業(yè)境外檔案工作組織體系，加強風險管控，提升檔案人員的綜合能力，構建基于關鍵控制點的全球化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻：

[1]劉麗麗.航天科研單位檔案工作精細化管理探究[J].機電兵船檔案，2014（04）.

[2]李雯.云南檔案工作助力“一帶一路”建設的思考[J].文教資料，2019（12）.

[3]孫敏.履行“為黨管檔”職責 推進檔案工作高質量發(fā)展[J].中國水運，2019（11）.

[4]王文強.新時期檔案工作的創(chuàng)新、擔當、發(fā)展——從“收、管、存、用”探索檔案工作的轉型發(fā)展[J].機電兵船檔案，2019（05）.

[5]林詩棋.融入新時代全面提高檔案工作指導能力[J].黑龍江檔案，2019（05）.

[6]徐擁軍，舒蓉，李孟秋.我國企業(yè)境外檔案管理面臨的法律沖突與適用原則[J].檔案學通訊，2018（04）.

[7]蘇金華，吳瀟，陳珊，支佳，林爽.國有企業(yè)境外機構檔案管理實務探究[J].中國檔案，2017（01）.