試論人事檔案管理在人力資源管理中的重要性

王思懿

摘要：事業(yè)單位在隨著時(shí)代發(fā)展的過程中，逐漸重視人力資源管理工作對于事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，逐步完善了人力資源管理系統(tǒng)，而作為其中重要組成部分之一的人事檔案管理，人事檔案中記載的相關(guān)信息對于事業(yè)單位了解并優(yōu)化人力資源配置有著重要的作用，人事檔案管理的有效開展也是整個(gè)人力資源管理工作得以有效落實(shí)以及事業(yè)單位競爭力不斷提升的重要基礎(chǔ)?；诖耍疚膰@著人事檔案管理對于人力資源管理工作的重要作用展開了相應(yīng)的研究。

關(guān)鍵詞：人力資源管理;人事檔案管理;重要作用

1 現(xiàn)代人力資源管理中人事檔案管理的重要作用

1.1 有助于事業(yè)單位內(nèi)部人力資源效率的最大化

對于事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源管理工作來說，檔案就是工作過程中產(chǎn)生的信息資料綜合體，主要記錄的內(nèi)容是員工個(gè)體的成長經(jīng)歷、特長等。通過人事檔案的管理及查閱，在事業(yè)單位全面了解人力資源基本信息的基礎(chǔ)上，為人才的選拔及錄用標(biāo)準(zhǔn)化制定提供了信息基礎(chǔ)，可以在用人環(huán)節(jié)中做到趨利避害，不但使得人力資源完全符合事業(yè)單位發(fā)展需求，也可以促進(jìn)人力資源潛能的全面發(fā)揮，最終實(shí)現(xiàn)人力資源高效開發(fā)的目標(biāo)，尤其是在發(fā)掘事業(yè)單位內(nèi)部優(yōu)秀人才上，人事檔案管理可以很好的幫助事業(yè)單位針對人力資源自身的優(yōu)勢及職業(yè)技能等信息做出工作上合理分配，確保人力資源的專業(yè)技術(shù)和工作崗位匹配度的最大化，能夠在最大化的發(fā)揮人力資源效益的基礎(chǔ)上促進(jìn)事業(yè)單位的健康持續(xù)發(fā)展。

1.2 促進(jìn)人員招聘需求預(yù)測科學(xué)規(guī)范化發(fā)展

在事業(yè)單位的人力資源管理工作中，重要的工作內(nèi)容之一就是人員招聘，借助人事檔案管理可以為事業(yè)單位的人員招聘做出合理科學(xué)的人員類型及數(shù)量預(yù)測工作。就目前的情況來看，事業(yè)單位在制定出人力資源規(guī)劃的基礎(chǔ)上，針對事業(yè)單位之前的或者是線下的人力資源綜合利用情況做出全面的分析，結(jié)合事業(yè)單位在未來一段時(shí)間內(nèi)的發(fā)展戰(zhàn)略，可以科學(xué)的預(yù)測出事業(yè)單位的實(shí)際人力資源需求。這一目標(biāo)如若缺失了，人力資源需求的預(yù)測必然會出現(xiàn)相應(yīng)的誤差，同樣，無法為人力資源管理工作的有效開展提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)及信息資料，這對于事業(yè)單位的人力資源管理開發(fā)以及事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展而言都是十分不利的。

1.3 事業(yè)單位人力資源管理工作水平的提升

人事檔案作為事業(yè)單位人力資源系統(tǒng)的重要組成部分之一，對于人力資源管理工作水平提升來說有著十分重要的作用。在事業(yè)單位落實(shí)人力資源管理工作內(nèi)容的環(huán)節(jié)中，借助人事檔案記錄的內(nèi)容，就可以制定出一個(gè)符合事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀及員工需求的工作計(jì)劃，這就是人力資源管理效果及效率得以提升的關(guān)鍵所在。除此之外，當(dāng)前社會中的信息等層面的技術(shù)的發(fā)展，使得人事檔案管理工作的復(fù)雜程度得到進(jìn)一步提升，同時(shí)，這些技術(shù)的存在及發(fā)展，使得人事檔案信息得以數(shù)字化、電子化儲存，在提升信息更新效率及安全性上也發(fā)揮了關(guān)鍵作用。

2 如何有效利用人事檔案管理開展人力資源管理工作

2.1 事業(yè)單位人力資源管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)

在當(dāng)前受信息化技術(shù)縱深發(fā)展的影響，傳統(tǒng)性質(zhì)的人力資源管理方式則會因?yàn)椴贿m應(yīng)新時(shí)代人力資源工作的具體需求逐漸被淘汰。信息化時(shí)代下的事業(yè)單位人力資源管理工作，其中的重要組成成分之一就是管理流程的簡化，借此在快速全面整合各類信息數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)部門之間的信息共享。由此出發(fā)，為了更好的發(fā)揮人士檔案管理工作在人力資源管理中的重要作用，需要針對人事檔案管理的流程做出一定的優(yōu)化，促使人事檔案的數(shù)據(jù)管理可以逐步向著標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，并且在實(shí)施制度上也需要做出一定的完善，借此來保障和信息化時(shí)代下的人力資源管理工作匹配，以便在確保人事檔案各類信息數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性的基礎(chǔ)上，提升人力資源管理工作的有效性。除此之外，人力資源管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)也是工作的效率提升的必然條件，可以在很短的時(shí)間里獲取到員工的相關(guān)信息。通過人力資源管理系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)軟件的升級，可以把事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門及崗位的考核指標(biāo)導(dǎo)入其中，同時(shí)將事業(yè)單位全部員工基本信息及照片上傳其中。只需要在每月的最后一周，管理系統(tǒng)就會按照之前設(shè)置好的程序?qū)T工績效考核指標(biāo)按照類別差異發(fā)放到各個(gè)職能部門中，人力資源只需要在每月最后一天將各個(gè)職能部門反饋的員工考核信息回收即可，并且這一信息化人力資源管理系統(tǒng)還會對事業(yè)單位內(nèi)員工績效考核做出相應(yīng)的分類，以便為人力資源部門開展追蹤工作提供信息基礎(chǔ)，確保人力資源管理客觀性及可信度得以提升。

2.2 人事檔案時(shí)效性與真實(shí)性提升

人事檔案作為人力資源重要組成成分之一，其基本特點(diǎn)就是真實(shí)性，人事檔案管理工作需要在原有的基礎(chǔ)上對于全部人員信息做出核對及清查工作，及時(shí)清除其中的虛假及無效信息，在合理拓展存檔范圍的同時(shí)實(shí)現(xiàn)分類儲存員工個(gè)人信息的目標(biāo)，借此來建立一個(gè)事業(yè)單位人才數(shù)據(jù)庫，并安排專業(yè)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)管理及數(shù)據(jù)信息的及時(shí)更新。而對于事業(yè)單位內(nèi)較為重視的人員，更加需要注重信息的及時(shí)更新與保護(hù)。除此之外，人事檔案管理工作中可以借助多媒體技術(shù)，將個(gè)人信息以音視頻的方式進(jìn)行收集，可以在有效提升信息收集范圍的基礎(chǔ)上，提升人事檔案信息的使用水平。

與此同時(shí)，人事檔案管理工作需要以時(shí)代的發(fā)展變化及事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀、需求作為基礎(chǔ)，將個(gè)人在工作及生活中與個(gè)人經(jīng)歷相關(guān)的資料以最快的速度添加到人事檔案之中，借此來不斷提升人事檔案的時(shí)效性及強(qiáng)化人事檔案管理工作的動態(tài)化特點(diǎn)，并且還需要針對人事檔案做出定期的審核鑒定工作，在補(bǔ)充全新資料的同時(shí)刪除無用的信息，確保人力資源部門可以及時(shí)、全面、有效的了解事業(yè)單位內(nèi)人力資源的真實(shí)情況。

2.3 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升

作為人事檔案管理直接實(shí)施者的檔案管理人員，是檔案管理工作得以規(guī)范化發(fā)展的關(guān)鍵所在，為此，事業(yè)單位需要注重檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，也就意味著需要開展有效的檔案管理人員培訓(xùn)工作。培訓(xùn)的內(nèi)容除了相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度一類的規(guī)范性文件之外，還需要包括檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的專業(yè)技能培訓(xùn)工作。而在培訓(xùn)方式上，邀請相關(guān)人員到事業(yè)單位內(nèi)進(jìn)行集體培訓(xùn)、骨干人員外派學(xué)習(xí)及經(jīng)驗(yàn)分享等都是行之有效的方式。通過強(qiáng)化檔案管理人員的思想道德素質(zhì)及專業(yè)素質(zhì)，不斷提高人事檔案管理水平。

3 結(jié)語

人力資源管理工作質(zhì)量的提升，需要以人事檔案管理水平提升為基礎(chǔ)，通過人力資源管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)、人事檔案時(shí)效性與真實(shí)性提升以及檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，在提高人事檔案管理水平上提高人力資源管理的效率及效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]何磊.人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用[J].管理觀察，2019（09）：67-68.

[2]趙作嚴(yán).淺談人事檔案在事業(yè)單位人力資源管理中的重要性[J].人力資源，2019（04）：116-117.

[3]吳小霞.論人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的重要性[J].事業(yè)單位技術(shù)開發(fā)，2019，38（01）：123-125.