關(guān)于高校人事檔案管理面臨問(wèn)題的思考

任飛

[摘 要] 我國(guó)的高校教育事業(yè)在不斷的發(fā)展進(jìn)步中，與此同時(shí)，校園中工作人員的數(shù)量越來(lái)越多，檔案管理工作也會(huì)相對(duì)來(lái)說(shuō)更加復(fù)雜，工作人員在工作中會(huì)由于某些情況出現(xiàn)問(wèn)題，所以高校必須對(duì)人事檔案管理做出改革，明確問(wèn)題所在，針對(duì)問(wèn)題入手，改變高校傳統(tǒng)的人事管理模式，因?yàn)檫@直接影響著檔案管理的效率。檔案管理工作與高校的良好發(fā)展是密不可分的關(guān)系，良好的檔案管理水平對(duì)高校的建設(shè)有極大的推動(dòng)作用。文章針對(duì)高校中人事檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行思考，并探究解決問(wèn)題的主要途徑與改善措施。

[關(guān)鍵詞] 高校；人事檔案管理；思考

中圖分類(lèi)號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、人事檔案管理的基本內(nèi)容及意義

（一）人事檔案管理基本內(nèi)容

人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案在人事管理活動(dòng)中形成，記錄了個(gè)人表現(xiàn)與德行、個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰，以備隨時(shí)考察。在高校的人事檔案管理中，主要包括對(duì)于校園工作人員和教職員工的信息整合。

（二）高校人事檔案管理的意義

高校人事檔案管理在校園的發(fā)展中具有很重要的意義，主要有以下兩點(diǎn)。1.可以保證檔案的準(zhǔn)確度。高校在發(fā)展中，需要重視人事檔案管理的相關(guān)工作，將教職員工的人事檔案保存完整；在管理人員的工作中提高檔案工作人員的工作水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，保證教職工檔案的完整性，提升檔案準(zhǔn)確度[1]。保護(hù)高校中教職員工的檔案，可以使安全性得到提升，可以促進(jìn)高校在人員管理方面的發(fā)展。2.改變落后的管理觀念。一直以來(lái)，我國(guó)高校的人事檔案管理觀念都十分傳統(tǒng)，這就導(dǎo)致部分員工的檔案調(diào)動(dòng)時(shí)間比較長(zhǎng)，檔案管理員工不能在短時(shí)間內(nèi)完成工作，效率很低。檔案工作的積攢就導(dǎo)致會(huì)出現(xiàn)一些遺漏問(wèn)題，所以在現(xiàn)代教育的步伐中，高校需要對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理進(jìn)行改革，根據(jù)所存在的問(wèn)題以及高校內(nèi)自身的情況來(lái)管理人事檔案的制度，讓人事檔案管理工作人員可以在最短的時(shí)間內(nèi)，對(duì)本校教職員工的檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的管理，在提高工作效率的同時(shí)，保證教職員工檔案的準(zhǔn)確性和安全性，避免出現(xiàn)較大的問(wèn)題以及問(wèn)題的堆積。保護(hù)教職員工的檔案對(duì)學(xué)校的發(fā)展也有很重要的意義[2]。

二、現(xiàn)如今高校人事檔案管理發(fā)展?fàn)顟B(tài)

每一所高校都有自己的人事檔案管理系統(tǒng)，但是不是所有的管理工作人員都可以準(zhǔn)確地完成這項(xiàng)工作?，F(xiàn)如今我國(guó)高校人事檔案管理中有以下一些常見(jiàn)的現(xiàn)象：教職員工信息錄入不完整，由于工作積攢或者，時(shí)間不充裕就會(huì)導(dǎo)致這種情況的出現(xiàn)；員工的地址改變后，人事檔案中并沒(méi)有及時(shí)記錄，或是在離職之后信息也沒(méi)有及時(shí)更改。高校需要根據(jù)這些工作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)這方面進(jìn)行改進(jìn)與正確的管理，促進(jìn)高校人事檔案管理水平的提升[3]。

三、高校人事檔案管理中面臨的問(wèn)題

一個(gè)高校的管理水平如何，會(huì)從它的人事檔案管理中反映出來(lái)，所以，人事檔案管理是一所學(xué)校管理人員的基礎(chǔ)，在學(xué)校中教職人員和工作人員的流動(dòng)都需要及時(shí)地記錄下來(lái)。現(xiàn)如今的高校人事檔案管理中出現(xiàn)了很多影響管理效率的問(wèn)題，其主要有以下幾點(diǎn)。

（一）管理模式較為傳統(tǒng)?，F(xiàn)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較快速，科技幫助管理工作人員提高工作效率，信息的錄入也會(huì)更加方便。但是很多高校并沒(méi)有意識(shí)到信息化帶給大家的便利，人事檔案管理模式都比較傳統(tǒng)，整個(gè)關(guān)系網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有建立起來(lái)，便出現(xiàn)了很多不足之處。仍然使用落后的方式進(jìn)行人員管理和檔案的整合，沒(méi)有運(yùn)用到方便快捷的現(xiàn)代化管理模式，檔案電子化程度不高，查詢(xún)也會(huì)特別麻煩，有很大的局限性，浪費(fèi)人力和物力的同時(shí)也浪費(fèi)時(shí)間、浪費(fèi)資源。這些問(wèn)題也導(dǎo)致高校人事檔案管理工作人員不能在工作中得到進(jìn)步與提升，一直停留在傳統(tǒng)的工作認(rèn)知中，不能與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行人事檔案的管理，也不利于高校的后期發(fā)展。

（二）校方不夠重視，經(jīng)費(fèi)不足。人事檔案管理部門(mén)在高校中是一個(gè)很特別的部門(mén)，這個(gè)部門(mén)的工作需要校方領(lǐng)導(dǎo)的支持，但是在現(xiàn)如今的高校中，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)知不足，很少參與到人事檔案管理中，經(jīng)費(fèi)投入不夠，就導(dǎo)致工作人員很難進(jìn)行檔案管理工作。高校領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有制定出準(zhǔn)確、完善的人事檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致在傳統(tǒng)模式管理的情況下，人事檔案管理更加混亂復(fù)雜。同時(shí)，沒(méi)有現(xiàn)代設(shè)備和工具，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，沒(méi)有經(jīng)費(fèi)的投入，導(dǎo)致工作人員的辦公條件有限，工作效率低下。

（三）檔案調(diào)動(dòng)速度慢。在一所高校中，教師占有非常重要的地位，每一所高校都需要高水平的教職員工，才可以提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。但是在現(xiàn)如今的高校人事檔案管理中，教職員工的檔案調(diào)動(dòng)速度特別慢，這會(huì)造成有些工作人員信息不準(zhǔn)確的情況，使教職工的調(diào)動(dòng)去向記錄不及時(shí)，不利于教職工的發(fā)展?，F(xiàn)在社會(huì)上職業(yè)的流動(dòng)比較大，這也要求各個(gè)高校需要提高在人事檔案管理方面工作的效率。

（四）缺乏標(biāo)準(zhǔn)管理體系。很多高校的人事檔案管理模式都缺乏標(biāo)準(zhǔn)的管理體系。高校的人事管理需要有規(guī)范和合適的管理體系，但我國(guó)大部分的高校管理部門(mén)都沒(méi)有制定管理標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有制約性就無(wú)法將人事檔案進(jìn)行合理的分類(lèi)和整理。缺少管理標(biāo)準(zhǔn)所帶來(lái)的影響有以下幾點(diǎn)。①資料整理混亂，沒(méi)有明確工作人員職責(zé)劃分；②檔案統(tǒng)計(jì)麻煩，容易出錯(cuò)；③檔案調(diào)動(dòng)、收寄不符合程序，流程不規(guī)范；④工作人員缺乏安全性認(rèn)知，檔案保密工作做得不好；⑤工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，檔案信息真實(shí)度不能保證；⑥缺乏信息化辦公，條件有限，效率低下。由于高校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有對(duì)人事檔案管理方面制定標(biāo)準(zhǔn)的管理體系，管理人員在工作的進(jìn)行中沒(méi)有相關(guān)制度可以參考，很容易將自己的工作習(xí)慣帶入自己的工作中。每個(gè)人的工作習(xí)慣不同，就導(dǎo)致檔案的保存方式不一樣，在后期職工查找和調(diào)動(dòng)自己信息的時(shí)候不能很快地找到，降低了工作效率，影響高校人事檔案的發(fā)展。

（五）工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。人事管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)可以極大地影響高校中人事檔案管理的準(zhǔn)確度，這也影響到教職員工的個(gè)人利益。大多數(shù)管理人員都會(huì)覺(jué)得檔案記錄工作過(guò)于單調(diào)，導(dǎo)致工作情緒不穩(wěn)定，對(duì)工作態(tài)度不積極，不認(rèn)真，過(guò)于形式化，所以要想對(duì)高校人事檔案管理進(jìn)行改革，就要對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升。提高政治素養(yǎng)。增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感，使他們認(rèn)真負(fù)責(zé)地為教職員工錄入信息，杜絕修改檔案、違法亂紀(jì)等現(xiàn)象。提高業(yè)務(wù)能力。在現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展下，高校人事檔案管理模式已發(fā)生了極大變化，已由傳統(tǒng)的模式改為現(xiàn)代化模式，這會(huì)給人帶來(lái)更大的便利，也需要管理工作人員學(xué)習(xí)新的工作方式，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。

四、對(duì)高校人事檔案管理問(wèn)題的改善措施

（一）構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。各個(gè)高校應(yīng)該按照自身情況來(lái)制定關(guān)于人事檔案方面的管理體系。管理體系不可過(guò)于簡(jiǎn)單或復(fù)雜，一定要合理、科學(xué)，易執(zhí)行。負(fù)責(zé)檔案管理的員工只有了解自己的責(zé)任，目標(biāo)才會(huì)更加明確，也會(huì)更加嚴(yán)格地要求自己。他們會(huì)認(rèn)識(shí)到高校的發(fā)展和自己是息息相關(guān)的，因?yàn)樽约旱呐ぷ?，學(xué)校也會(huì)發(fā)展得更好。除了在前期構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化管理體系之外，后期領(lǐng)導(dǎo)也要定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查，查看工作人員的遵守情況以及給工作效率帶來(lái)的變化。另外，還要結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)，學(xué)習(xí)借鑒其他高校的模式，并根據(jù)自身情況進(jìn)行完善，使其能促進(jìn)本校的發(fā)展。

（二）提高工作人員基本素質(zhì)。員工素質(zhì)是高校發(fā)展的基本保證，所以檔案管理人員需加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提高自己的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。高校需要對(duì)工作人員定期開(kāi)展各方面培訓(xùn)，對(duì)員工的能力進(jìn)行有效提升，為員工提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使員工和高校共同進(jìn)步。①使員工能夠熟練掌握現(xiàn)代化辦公流程和管理工作方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)；②提高工作人員的待遇，提升優(yōu)秀員工的崗位薪資，使其擁有競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，工作會(huì)更加努力；③增強(qiáng)員工的服務(wù)意識(shí)，在枯燥的工作中找到樂(lè)趣，不懈怠。

（三）利用信息化做好檔案分類(lèi)。在我國(guó)科技快速發(fā)展的環(huán)境中，高校要合理應(yīng)用信息化技術(shù)，改變工作人員手動(dòng)錄入員工信息的工作形式；加大資金的支持與投入，改善工作人員的工作環(huán)境?，F(xiàn)代化的工作可以使后期人員調(diào)動(dòng)或者查詢(xún)信息更加方便，資料保存更加完整和安全，同時(shí)，現(xiàn)代化的工作流程也可以提高工作人員的積極性。

（四）提高各部門(mén)對(duì)人事檔案的關(guān)注度。高校要要對(duì)校園所有部門(mén)開(kāi)展宣傳工作，使大家認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，使各個(gè)部門(mén)積極配合檔案管理的工作人員，加強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)與合作，幫助檔案管理人員高效地完成工作，促進(jìn)校園各方面的發(fā)展與進(jìn)步。

五、結(jié)語(yǔ)

高校人事檔案管理工作在高校的發(fā)展中起到不可估量的作用，但其工作量大，對(duì)安全性要求高，容易出現(xiàn)問(wèn)題。高校不要任這些問(wèn)題留存，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)找到正確的方式去改正，改變不正確的管理模式，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，制定科學(xué)的工作管理體系，有助于高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。同時(shí)，高校的領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)工作人員都要遵循人事檔案管理規(guī)定，并與時(shí)俱進(jìn)，做到與時(shí)代變化共同進(jìn)步，在工作中不斷推陳出新，不斷地去探索，重視人事檔案管理的創(chuàng)新，深化高校人事檔案管理改革。

參考文獻(xiàn)：

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