科研部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑探析

劉海波

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化，科研單位

中圖分類號：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2020）08 — 0171 — 03

隨著信息時代的來臨，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中是必然的趨勢?？蒲袉挝灰钥茖W(xué)研究為主，其成果多、數(shù)量龐大，且很多都具有重要的價值文件資料數(shù)據(jù)等，需要長期保存，這給檔案管理帶來越來越繁重的工作，傳統(tǒng)的手工式管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)在的科研單位檔案管理的多重性需求。科研單位檔案管理部門如何從傳統(tǒng)的檔案管理模式向現(xiàn)代化檔案管理模式過渡，是擺在面前的重要難題。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是對傳統(tǒng)管理手段的革新和優(yōu)化，契合了檔案管理的信息時代特征，不僅是必要的，更是緊迫的。

一、科研單部門檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

（一）提高檔案管理的效率。

傳統(tǒng)的檔案文件都是以紙質(zhì)文檔的方式保存，容易受到潮濕、蟲蛀、火災(zāi)等破壞性影響，且管理方式主要依賴于手工操作，還需要占用一定的空間，時間成本，經(jīng)濟(jì)成本和人力成本都很大。被儲存的檔案還不定時多次地被查詢、借閱和復(fù)制。人工檔案管理模式下，多次查詢、借閱和復(fù)制會對紙質(zhì)檔案造成一定的磨損，不利于以后的保存和使用，也增加了本身的不便利。尤其是科研單位的檔案管理，牽扯人數(shù)眾多、內(nèi)容較廣、數(shù)據(jù)龐大，加大了管理難度。“科研單位的檔案工作以服務(wù)科研為宗旨”，〔1〕檔案管理數(shù)字化會大大提高檔案的利用效率。在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，打破原先人的手工管理的時間、空間限制，通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫或相關(guān)的檔案管理平臺，利用計算機(jī)與服務(wù)器來展開工作。檔案管理智能化、自動化之后，檔案在管理、查詢、使用的過程中，能夠及時查詢到所需要的檔案資料，簡化了其復(fù)雜的流程，節(jié)約成本的同時提高了檔案管理效率和利用效率。另一方面，應(yīng)用傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理，一旦出現(xiàn)問題，整個檔案運(yùn)行管理效率均會受到影響，可是數(shù)字化檔案管理技術(shù)就避免了這種現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）加強(qiáng)對“孤本”檔案的保護(hù)。在一些科研單位中，由于時間久遠(yuǎn)，一些儲存時間較長的檔案有的已經(jīng)破損，有的紙張變色，墨跡變淺。一些具有重要價值的檔案文件如果不加以數(shù)字化保存，很可能損毀，造成不可估量的損失。如果制成電子數(shù)據(jù)，就省去了保存實(shí)物的麻煩。電子數(shù)據(jù)可以被多次復(fù)制和重復(fù)性利用。所以，科研單位檔案數(shù)字化管理的發(fā)展，能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案進(jìn)行保存，并加強(qiáng)對傳統(tǒng)檔案的實(shí)際利用率，避免檔案原件因無限制的借閱使其受到損害，對科研單位存在的“孤本”檔案進(jìn)行了保護(hù)。

（三）提高檔案管理的安全指數(shù)

將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，不僅利于查詢，還利于檔案的保存。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案受外界影響因素較大，且因為紙質(zhì)檔案眾多，不管是保存還是查詢起來，難度都比較高。而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，可以采用數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行保存和備份，有效地減少了檔案的遺失和損壞現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)了檔案保護(hù)。另外可以通過設(shè)置關(guān)鍵詞的形式進(jìn)行檢索，有效地提高了檔案的利用率，與傳統(tǒng)的人工查詢方式相比，不僅保護(hù)了檔案的完整，還提高了檔案查詢的效率。

二、科研部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）缺乏足夠的重視程度。任何新生事物的接受都需要有一個過程，數(shù)字化檔案管理作為新技術(shù)的應(yīng)用還沒有被足夠重視起來。相較于以往，科研單位確實(shí)提高了檔案管理工作的重視程度，但在新信息技術(shù)的沖擊下，一般的重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，根本原因就是對檔案管理工作的認(rèn)識不高，管理觀念落后，缺少與時俱進(jìn)的眼光?？蒲袉挝坏闹饕ぷ魇沁M(jìn)行科學(xué)研究，“科研單位的主要職能職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍，界定了其核心工作是承擔(dān)基礎(chǔ)性、重大關(guān)鍵技術(shù)研究，研發(fā)科學(xué)技術(shù)成果，向社會提供科技性公益活動?！薄?〕所以科研單位更加側(cè)重于項目的申請、實(shí)驗室的建立、試驗設(shè)備和試驗試劑的購置等，而檔案管理工作往往被忽視。檔案管理中往往存在著辦公環(huán)境差、檔案室破舊，軟件和硬件都老舊等現(xiàn)象。但檔案管理作為科研單位管理的一部分，記錄承載了科研實(shí)驗的整個過程，很大程度上關(guān)系著科學(xué)研究的順利進(jìn)行，在同樣實(shí)驗或者類似實(shí)驗中，檔案的審閱可以避免重復(fù)失誤，也可以通過對比審視來提高科研效率，所以必須要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度。我國大部分科研單位，簡單地將檔案管理工作等同于檔案整理工作，其中存在較大的缺失性，嚴(yán)重影響檔案管理向著數(shù)字化建設(shè)的方向發(fā)展，檔案管理不僅僅是整理，也可以通過影像記錄科研的過程，這樣更具有立體既視感。現(xiàn)如今，科研單位數(shù)字化管理實(shí)踐實(shí)施情況還存在檔案建設(shè)意識不足這一現(xiàn)象。

（二）管理人員缺乏較高的綜合素養(yǎng)。在科研單位，檔案管理工作往往被邊緣化。檔案管理人員很多都是非檔案專業(yè)畢業(yè)人員或者是搞科研工作的人來兼職，在檔案管理上本身就欠缺基本的知識和技能，加之檔案管理工作可能只是眾多工作的一部分，必然會影響工作的質(zhì)量和積極性。再加上分工不明確、責(zé)任不清、人員流動變化大的現(xiàn)象，會影響檔案工作的準(zhǔn)確性和安全性。在新信息技術(shù)的發(fā)展下，檔案管理也需要與時俱進(jìn)，及時學(xué)習(xí)檔案管理的新技術(shù)，提高業(yè)務(wù)水平，但是各科研單位很難組織規(guī)模較大的培訓(xùn)，致使科研單位很大程度上不能及時對檔案管理人員進(jìn)行新知識和新技能的培訓(xùn)。在管理數(shù)字化建設(shè)過程中，許多檔案管理人員由于知識技能缺乏而無法開展專業(yè)化的數(shù)字化管理，導(dǎo)致檔案管理中存在著信息流失、被泄密、被竊取等安全隱患。所以在實(shí)際的管理工作中，需要重視對管理人員自身綜合能力的不斷提升，為檔案管理工作的高效開展提供可靠保障。

（三）設(shè)施和技術(shù)水平的滯后。在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，硬件設(shè)施、軟件技術(shù)水平對檔案管理工作有著重要影響。但是大部分研究院所因為受到資金來源的限制，在檔案管理方面缺少有效投入，十分不利于檔案管理信息化的有效建設(shè)?？蒲袉挝辉跈n案數(shù)字化管理期間，數(shù)字化管理設(shè)備不夠完善屬于較為顯著的問題之一，而數(shù)字化管理設(shè)備運(yùn)行情況則會直接與管理質(zhì)量緊密相關(guān)。同時科研單位的檔案管理在資金投入方面的不足，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案容易受到潮蛀危險，新的數(shù)字化檔案管理又缺少資金，部分科研單位若沒有按照實(shí)際需求來購置相應(yīng)的數(shù)字化管理設(shè)備，遲遲不能落實(shí)，最終使檔案管理工作中出現(xiàn)了眾多問題?？蒲腥藛T不能及時獲取以往的經(jīng)驗，浪費(fèi)時間金錢，經(jīng)濟(jì)成本增加。加之現(xiàn)如今數(shù)字化技術(shù)更新?lián)Q代比較快，部分科研單位需要及時進(jìn)行設(shè)備優(yōu)化，以有效提升整個檔案數(shù)字化管理安全性。后期投入的增加，讓這些部門望而生畏。在應(yīng)用期間也容易出現(xiàn)一些問題，最終容易引發(fā)信息檔案丟失、泄露等現(xiàn)象。

三、科研部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略

（一）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。制定檔案管理規(guī)范，信息的錄入、檢索、更新和共享都需要計算機(jī)等相關(guān)的硬件與軟件來完成，所以完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)尤為必要。硬件包括計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備的購置和維護(hù)。軟件包括調(diào)度軟件、語言翻譯軟件、安全系統(tǒng)等。只有確保軟件平臺的科學(xué)性、合理性，才能夠使系統(tǒng)功能得到充分發(fā)揮。根據(jù)科研單位自身情況，對較為適用的軟件進(jìn)行研發(fā)，以減少資金投入。因為科研單位檔案管理工作較為繁瑣，每天都可能有大量的檔案信息需要進(jìn)行錄入、保存、上傳等。所以在實(shí)際工作中可以對高效掃描儀、文字采集儀、雙向服務(wù)器等進(jìn)行引入，以顯著提升信息的錄入速度，并為檔案信息的精確歸檔以及安全提供確切保障。同時對相關(guān)的查詢系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，以對檔案信息進(jìn)行有效核對與查詢，顯著提升檔案信息的利用效率，推動檔案信息資源的充分共享。

（二）建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平體系。在科研單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是管理工作開展的重要基礎(chǔ)。2014年國家頒布了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，2016國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局和國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會聯(lián)合頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894——2016，以下簡稱“新標(biāo)準(zhǔn)”）以代替2002年的舊標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平體系的建立首先需要對國家已有的相關(guān)法律法規(guī)以及信息化體系進(jìn)行遵循，同時還需要對自身的實(shí)際情況進(jìn)行充分了解，從而制定出既符合國家標(biāo)準(zhǔn)又符合實(shí)際情況、現(xiàn)實(shí)操作可行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。其中包括：信息的分類、信息的處理、信息的錄入、信息的傳播、信息的搜索等多個方面。通過對標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化系統(tǒng)的構(gòu)建，有利于提升對檔案資源的利用效率。這樣可以對數(shù)字化檔案管理所具備的科學(xué)性與權(quán)威性進(jìn)行充分體現(xiàn)。因此，必須把標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范置于首位，以此促進(jìn)高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的健康、持續(xù)發(fā)展。技術(shù)的快速發(fā)展，使得原來的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于目前數(shù)字化建設(shè)的需求。要想建立現(xiàn)代化的檔案管理體系，必然要有科學(xué)、權(quán)威的管理標(biāo)準(zhǔn)，用以保證檔案管理業(yè)務(wù)的合理性和規(guī)范性，所以制定標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理規(guī)范勢在必行。有了高效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)并在管理工作中嚴(yán)格落實(shí)，才能讓數(shù)字化檔案管理工作變得現(xiàn)代、高效和創(chuàng)新。

（三）重視對人才的培養(yǎng)與儲備?？蒲袉挝粰n案管理工作具有復(fù)雜性高、工作量大的特點(diǎn)，檔案數(shù)字化也對檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提出了新的挑戰(zhàn)。所以，科研單位首先要重視適應(yīng)新時代的檔案管理人才的引進(jìn)，為檔案管理工作注入新的血液和活力?？梢酝ㄟ^校園招聘和向社會招聘的形式來滿足人才的需求。同時，現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力必須也得到提升。重視對相關(guān)人才的有效培養(yǎng)，一方面是對檔案管理知識的更新和補(bǔ)充，充分吸收現(xiàn)代化管理理念進(jìn)行管理內(nèi)容的更新?？舍槍π蚤_展培訓(xùn)工作，如聘請檔案數(shù)字化管理專家開展講座、指導(dǎo)，以此保證檔案管理人員更深入理解數(shù)字化檔案管理流程與方法。為避免管理環(huán)節(jié)問題影響科研單位檔案管理工作發(fā)展，還應(yīng)借鑒國外檔案管理辦法，并設(shè)法提升管理人員的管理責(zé)任意識。具體實(shí)踐應(yīng)結(jié)合國外優(yōu)秀的檔案管理策略和制度，總結(jié)相關(guān)優(yōu)點(diǎn)和不足，以此將相關(guān)優(yōu)點(diǎn)融入檔案數(shù)字化管理，科研單位檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)可由此夯實(shí)。另一方面是對相關(guān)人員計算機(jī)相關(guān)技術(shù)和技能的培訓(xùn)。數(shù)字化檔案管理是個系統(tǒng)工程，除了需要檔案管理的專業(yè)技能外，還要對他們的計算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等技能進(jìn)行培訓(xùn)，保障他們掌握并能熟練運(yùn)用，進(jìn)而使檔案管理數(shù)字化所具備的優(yōu)勢與功能得到充分發(fā)揮。此外，還要注意對檔案管理人員責(zé)任意識和工作態(tài)度的培養(yǎng)。通過對相關(guān)人才的培養(yǎng)與儲備，能夠為科研單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展提供一批合格的管理工作人員，來促進(jìn)科研單位檔案管理工作的高效、持續(xù)發(fā)展。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全管理。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全對于檔案管理是非常重要的，尤其是對于數(shù)字化的檔案管理，它的功能的發(fā)揮需要依托在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。但網(wǎng)絡(luò)存在的無中心性、開放性、交互性、階段性、廣泛聯(lián)結(jié)、任意聯(lián)接等特性，使檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理存在很大的風(fēng)險，既要防止人為泄密也要防止黑客盜取，尤其是科研單位檔案管理，核心數(shù)據(jù)的泄密或盜取將是科研單位乃至國家的損失。因此，為確保檔案信息的安全，需要從自身做起，設(shè)置多道防護(hù)屏障，將核心和非核心，公開和非公開要分類管理，設(shè)置相應(yīng)的管理或瀏覽權(quán)限;網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也要設(shè)置安全防護(hù)屏障，利用防火墻、病毒防御阻止黑客、病毒入侵，使用瀏覽級也需要使用加密技術(shù)確保信息傳遞過程的安全，如果被黑客攻擊數(shù)據(jù)丟失，可利用容災(zāi)技術(shù)對信息進(jìn)行有效備份和還原等。通過相關(guān)技術(shù)在檔案管理中有效應(yīng)用，能夠在一定程度上確保檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全性，為檔案管理工作的安全開展提供可靠保障。

四、結(jié)語

檔案管理數(shù)字化和信息化是時代發(fā)展的必然。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的應(yīng)用越來越普遍，檔案管理工作的效率和質(zhì)量會越來越高，給科技成果的分享、轉(zhuǎn)化與應(yīng)用提供了方便與快捷。根據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，各科研單位能有針對性地進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)和管理創(chuàng)新，這也為科研單位在國際社會中進(jìn)行科學(xué)研究的競爭奠定了良好的基礎(chǔ)。通過對當(dāng)管理工作的不斷探索和實(shí)踐，科研單位的檔案管理工作定會朝著良性發(fā)展的方向邁進(jìn)。

〔責(zé)任編輯：楊 赫〕