新媒體下的高校檔案管理探微

王麗娟

【摘 ?要】高校檔案管理是指對高校在教學(xué)、科研項(xiàng)目以及政黨管理等工作過程中形成的多樣化的信息進(jìn)行一定的整理與記錄，從而對此類信息進(jìn)行利用。隨著新媒體技術(shù)的不斷更新發(fā)展，各高校檔案管理工作也發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變。目前，借助多媒體技術(shù)，大部分紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息資料。但新媒體下各高校檔案管理工作中尚存在一些不足急需解決，我們應(yīng)采取哪些措施加以完善呢？

【關(guān)鍵詞】新媒體;高校;檔案管理

隨著新媒體時代的到來，高校的信息管理逐漸呈現(xiàn)出新的格局，高校檔案管理工作中結(jié)合了現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，進(jìn)一步提高了檔案管理的重要性，將檔案管理工作作為日常管理工作中的重要組成部分，基于新媒體時代背景下的檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、新媒體下高校檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)

（一）管理人員專業(yè)能力欠缺

與傳統(tǒng)高校檔案管理工作不同，新媒體下高校檔案管理工作對工作人員專業(yè)能力提出了更高的要求。但就目前我國各高校檔案管理工作開展現(xiàn)狀而言，其專業(yè)人員的匱乏以及管理人員欠缺相應(yīng)專業(yè)能力等問題尤為嚴(yán)重。具體來說，除了文書檔案、人事檔案以及學(xué)籍檔案等管理工作外，各高校內(nèi)部其他管理部門中仍缺乏專業(yè)檔案管理人員。除此之外，由于缺乏系統(tǒng)化的培訓(xùn)以及指導(dǎo)工作，許多檔案管理工作者專業(yè)能力欠佳這一問題長期以來都未得到妥善解決。且新媒體下，檔案管理工作又表現(xiàn)出了其新興特性，若不及時對新媒體知識、技術(shù)等進(jìn)行學(xué)習(xí)，將大大降低高校檔案管理工作效率。

（二）先進(jìn)設(shè)備不足

在新媒體下，高校檔案管理工作對于專業(yè)設(shè)備的要求極為嚴(yán)格。但長期以來，針對檔案管理工作，各高校皆采用了人工管理這一模式。這便意味著許多高校內(nèi)部并未配備專門的硬件設(shè)備。除此之外，許多高校內(nèi)部硬件設(shè)備專業(yè)性能不達(dá)標(biāo)現(xiàn)象也同樣存在，無法滿足當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)工作的一系列需求。在人力、物力、財(cái)力投入不足的情況下，檔案管理工作受到了極大的限制。

二、新媒體下高校檔案管理工作完善措施

（一）提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

針對上文中提到的相關(guān)問題，各高校應(yīng)給予足夠的重視，并采取相對措施加以解決。毫無疑問，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是有其必要性的。各高校內(nèi)部應(yīng)展開系統(tǒng)的培訓(xùn)，使相關(guān)工作人員熟練掌握各種新興信息技術(shù)的知識以及系統(tǒng)操作。以學(xué)生學(xué)籍檔案管理為例進(jìn)行分析：因?qū)W籍檔案管理工作較為繁瑣復(fù)雜，利用信息技術(shù)，將學(xué)生的學(xué)習(xí)成績等內(nèi)容制作成Excel表格，再利用矩形圖等輔助工具，可較為直觀的反映出學(xué)生成績優(yōu)異率以及不合格率等內(nèi)容。除此之外，針對學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)等信息，利用信息技術(shù)中的流程圖這一工具，可最為科學(xué)、完整且真實(shí)的將相關(guān)信息加以記錄。由此可見，相關(guān)檔案管理人員提升其規(guī)范、科學(xué)化的信息管理技術(shù)是不可或缺的。

（二）制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作標(biāo)準(zhǔn)

除了上文中所述提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)之外，制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作標(biāo)準(zhǔn)也是至關(guān)重要的。眾所周知，新媒體下檔案管理軟件呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)。這便為許多檔案管理工作人員帶來了極大的壓力，其常常因?yàn)檐浖?yīng)用不規(guī)范這一原因?qū)е滦畔浫脲e誤、編排混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)。因此，各高校在進(jìn)行檔案信息管理過程中，應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作標(biāo)準(zhǔn)，在明確了相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，檔案管理工作才能井然有序的展開。在實(shí)際的檔案信息管理過程中，首先，就各種不同類型的文件，各管理部門可制定出一份格式模板供工作人員進(jìn)行參考，從而避免格式混亂造成的不利影響。除此之外，在檔案收集過程中，除文書檔案之外，各種科技檔案、聲像檔案以及實(shí)物檔案的收集也是不容忽視的。在信息收集完整的前提下，各管理人員應(yīng)就不同類型文件進(jìn)行分類處理，根據(jù)該管理部門制定的相關(guān)規(guī)定，有序開展時間編排等任務(wù)。

（三）開發(fā)電子化系統(tǒng)

各高校檔案管理工作的主要目標(biāo)之一便是對多樣化信息進(jìn)行集中管理。但各高校分部門管理信息的形式在很大程度上阻礙了該目標(biāo)的達(dá)成。因此，各高校應(yīng)大力開發(fā)電子化系統(tǒng)，并著力于提升該系統(tǒng)的各個功能，使其功能模塊得以最大程度的完善。在電子化系統(tǒng)的輔助下，各類信息可得以集中化管理，從而有效提升工作效率。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，該系統(tǒng)可將各種文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化處理，從而將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字化副本加以保存，大大延長了此類信息的使用壽命。

（四）建立檔案信息網(wǎng)站

除了上文中提到的對檔案信息進(jìn)行集中管理外，快速獲取相應(yīng)信息并且加以有效利用是檔案管理工作的最終目標(biāo)。但目前我國各高校檔案信息利用率極低。為了有效解決這一問題，各高校應(yīng)著力建立發(fā)檔案信息管理網(wǎng)站。在該網(wǎng)站中，學(xué)?？蓪?shí)時發(fā)布相關(guān)信息、展開電子郵件服務(wù)并且開展目錄查詢等項(xiàng)目。除此之外，還可以提供相應(yīng)的檔案信息查詢服務(wù)。在此基礎(chǔ)之上，各種檔案信息在信息技術(shù)的輔助下可得到進(jìn)一步的加工、提煉以及深層次開發(fā)，將有效提升此類信息的利用效率。

三、結(jié)束語

綜上所述，新媒體技術(shù)的發(fā)展為我國各高校檔案管理工作帶來了極大的便利性。一方面，有效的提升了檔案管理工作效率，避免了大量的重復(fù)性手工勞動。另一方面，由于信息技術(shù)的優(yōu)勢，還延長了此類信息的使用壽命?？傮w而言，信息技術(shù)的發(fā)展對檔案管理工作做出了巨大貢獻(xiàn)。但其依然面臨著巨大的挑戰(zhàn)。因此，各高校應(yīng)結(jié)合自身管理過程中出現(xiàn)的具體問題采取與之相對應(yīng)的措施加以解決，推動檔案管理工作的高效開展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李梅.新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的探析[J].祖國，2017

[2]肖蓉.新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的探析[J].中國管理信息化，2017

[3]伍星.新媒體環(huán)境對檔案職業(yè)的影響[J].城建檔案，2017

[4]金愛新.高校檔案管理工作中存在的問題與對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017