淺談采購管理系統(tǒng)在博物館的應(yīng)用

張晨

摘 要：采購管理系統(tǒng)作為博物館信息化平臺(tái)的重要子系統(tǒng)之一，以規(guī)范采購流程為核心，通過整合資產(chǎn)管理、合同管理、監(jiān)督管理系統(tǒng)功能，為全館工作人員提供了在線采購資產(chǎn)的便捷服務(wù)。文章從采購管理系統(tǒng)的核心功能需求、外部接口需求入手，對博物館采購管理進(jìn)行了梳理與剖析，闡述了采購管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：博物館;采購管理系統(tǒng);合同管理;資產(chǎn)管理;監(jiān)督管理

1 采購管理系統(tǒng)概述

采購管理系統(tǒng)是博物館信息化平臺(tái)的一個(gè)子系統(tǒng)，主要用于規(guī)范博物館的政府采購和自主采購中的各個(gè)采購流程環(huán)節(jié)，并對各流程環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督管理。

首先，采購管理系統(tǒng)要整理和規(guī)范目前在采購申請工作中的每一個(gè)流程環(huán)節(jié)，主要包括部門員工申請、部門審核、財(cái)務(wù)處審核、招標(biāo)流程、紀(jì)檢部督查、采購辦公室制定采購工作方案以及記錄采購工作中各個(gè)流程的信息;其次，與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中自動(dòng)公文審批流轉(zhuǎn)功能相結(jié)合;最后，把采購申請、審核、采辦、資產(chǎn)管理、監(jiān)督各個(gè)環(huán)節(jié)的管理思想、規(guī)章制度納入自動(dòng)化流程管理中。

2 采購管理系統(tǒng)需求

2.1 核心功能需求

2.1.1 采購申請流程

采購申請流程由館內(nèi)相關(guān)部門員工起草申請，經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)部門領(lǐng)導(dǎo)層層審批，即部門資產(chǎn)管理員、部門領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、財(cái)務(wù)處、部門分管館領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)處分管館領(lǐng)導(dǎo)、館長等負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)部門。完成審批全過程后，則進(jìn)入采購執(zhí)行流程。圖1為采購申請審批流程圖。

采購申請流程主要包括以下步驟：①有關(guān)部門員工填寫采購申請信息，向部門資產(chǎn)管理員提交申請。②部門資產(chǎn)管理員如果同意，則提交至部門領(lǐng)導(dǎo);否則駁回至申請人，申請人可重新修改申請信息后再提交。③部門領(lǐng)導(dǎo)如果同意，則提交至辦公室;否則駁回至申請人，申請人可重新修改申請信息后再提交。④辦公室如果同意，則提交至財(cái)務(wù)處;否則駁回至申請人，申請人可重新修改申請信息后再提交。⑤財(cái)務(wù)處如果同意，則提交至部門分管館領(lǐng)導(dǎo);否則駁回至申請人，申請人可重新修改申請信息后再提交。⑥部門分管館領(lǐng)導(dǎo)如果同意后，則提交至財(cái)務(wù)處分管館領(lǐng)導(dǎo);否則駁回至申請人，申請人可重新修改申請信息后再提交。⑦財(cái)務(wù)處分管館領(lǐng)導(dǎo)同意后，則提交至館長;否則駁回至申請人，申請人可重新修改申請信息后再提交。⑧館長同意后，則申請審批流程結(jié)束;否則駁回至申請人，申請人可重新修改申請信息后再提交。

2.1.2 采購執(zhí)行流程

采購申請流程結(jié)束，獲得審批同意后，申請人提交采購信息，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批流程。圖2為資產(chǎn)采購審批流程圖。館長同意后，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行招標(biāo)，辦公室發(fā)文，同時(shí)生成支付憑單給采購執(zhí)行人，由采購執(zhí)行人填寫報(bào)銷信息，提交財(cái)務(wù)處審核，審核通過后，去財(cái)務(wù)處報(bào)銷，完成采購執(zhí)行流程。

采購執(zhí)行審批流程主要包括以下步驟：①申請人提交采購信息于部門資產(chǎn)管理員，部門資產(chǎn)管理員同意后，呈報(bào)于部門領(lǐng)導(dǎo)，否則退回至申請人，申請人可修改采購信息后再提交。②部門領(lǐng)導(dǎo)同意后，如果購買物品為類別一（專用設(shè)備、文物和陳列品等用品），則呈報(bào)至財(cái)務(wù)處，如果購買物品為類別二（電子產(chǎn)品通信設(shè)備、大批同類辦公桌椅柜等用品），則呈報(bào)至辦公室，否則退回至申請人，申請人可修改采購信息后再提交。③財(cái)務(wù)處同意后，呈報(bào)至部門分管館領(lǐng)導(dǎo)，否則退回至申請人，申請人可修改采購信息后再提交。④分管館領(lǐng)導(dǎo)同意后，呈報(bào)至財(cái)務(wù)分管館領(lǐng)導(dǎo)，否則退回至申請人，申請人可修改采購信息后再提交。⑤財(cái)務(wù)分管館領(lǐng)導(dǎo)同意后，呈報(bào)至館長，否則退回至申請人，申請人可修改采購信息后再提交。⑥館長同意后，則采購審批流程結(jié)束，否則退回至申請人，申請人可修改采購信息后再提交。

2.2 外部接口需求

采購管理系統(tǒng)是基于博物館信息化平臺(tái)基礎(chǔ)上的、獨(dú)立的信息系統(tǒng)，與其他子系統(tǒng)有以下幾種關(guān)系：①采購管理系統(tǒng)與信息化平臺(tái)集成統(tǒng)一用戶管理，實(shí)現(xiàn)用戶統(tǒng)一認(rèn)證和單點(diǎn)登錄，并且使用統(tǒng)一用戶管理系統(tǒng)的用戶機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)作為該系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。②采購管理系統(tǒng)與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對接，凡是從采購管理系統(tǒng)申請通過的信息，自動(dòng)同步進(jìn)入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中。③采購管理系統(tǒng)與博物館官網(wǎng)接口打通，自動(dòng)發(fā)布招標(biāo)公告以及中標(biāo)公告信息。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1 功能模塊

采購管理系統(tǒng)功能主要以博物館的政府采購和自主采購申請、審核、執(zhí)行為主，主要包含采購申請工作流程控制以及采購執(zhí)行模塊。同時(shí)，整合了采購相關(guān)的流程單據(jù)的關(guān)聯(lián)文檔。具體內(nèi)容包括了五個(gè)部分：①政府采購申請、自主采購申請;②財(cái)務(wù)處采購審核;③館辦公室審核;④采購流程執(zhí)行;⑤綜合采購單據(jù)的統(tǒng)計(jì)與查詢。

3.2 其他功能

3.2.1 合同管理

采購申請審核完成后，進(jìn)入招投標(biāo)環(huán)節(jié)，政府采購項(xiàng)目與自主采購項(xiàng)目，由采購部門對接政府采購中心或者采購代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行采購與簽訂合同。若合同建立，將根據(jù)合同編碼規(guī)則給出統(tǒng)一的合同編號，并掛接采購申請單編號。合同簽訂過程中的相關(guān)過程文檔以及資料，將都與合同編碼進(jìn)行掛接，以便查詢和監(jiān)督該項(xiàng)目執(zhí)行過程。合同管理功能包括以下五個(gè)部分：①合同范本管理;②合同創(chuàng)建;③合同審核;④合同簽約管理;⑤合同變更或解除。

3.2.2 監(jiān)督管理

監(jiān)督管理分為兩類：監(jiān)督和督辦。

督辦：申請人申請采購項(xiàng)目時(shí)，設(shè)置項(xiàng)目的藍(lán)、黃、紅三種顏色的預(yù)警情況，擬表明距離流程時(shí)間節(jié)點(diǎn)的天數(shù)，提醒下一流程的負(fù)責(zé)人審批工作。

監(jiān)督：對于正在申請或者執(zhí)行中的項(xiàng)目，采購流程環(huán)節(jié)上的任何一個(gè)負(fù)責(zé)部門、經(jīng)辦人員、負(fù)責(zé)人，都可以查看當(dāng)前項(xiàng)目進(jìn)展情況，以達(dá)到信息公開的目的。若當(dāng)前項(xiàng)目流程還未流轉(zhuǎn)到經(jīng)辦人處，只要之后會(huì)經(jīng)辦，也可查看項(xiàng)目流程進(jìn)展情況。

3.2.3 資產(chǎn)管理

資產(chǎn)管理主要包括以下四個(gè)功能：①新增資產(chǎn)，在新增資產(chǎn)中可以發(fā)起我的采購申請;②資產(chǎn)變更，包括資產(chǎn)入庫、資產(chǎn)領(lǐng)用、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、資產(chǎn)報(bào)廢等子功能;③資產(chǎn)總賬，主要查詢個(gè)人資產(chǎn)或部門公共資產(chǎn)情況;④資產(chǎn)盤點(diǎn)，針對該年的個(gè)人固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)確認(rèn)。

4 采購管理系統(tǒng)的應(yīng)用和展望

采購管理系統(tǒng)不僅包含采購申請、審批功能，還融合了合同管理、監(jiān)督管理與資產(chǎn)管理功能，更加方便工作人員快捷地完成在線采購工作。在采購管理系統(tǒng)中，由于積累了大量的流程數(shù)據(jù)，可以利用大數(shù)據(jù)分析，預(yù)測財(cái)務(wù)預(yù)算，極大地減少了項(xiàng)目安排過程中的人為因素，為領(lǐng)導(dǎo)提供了決策支持和數(shù)據(jù)支撐，實(shí)現(xiàn)了采購管理的程序化、規(guī)范化、科學(xué)化。

針對采購系統(tǒng)的改進(jìn)工作是無止境的。從長遠(yuǎn)來看，采購管理系統(tǒng)可以改進(jìn)的內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：①添加動(dòng)態(tài)的采購模塊，隨著財(cái)政政策的改變，采購、審批、流程，可以動(dòng)態(tài)更改采購流程審批節(jié)點(diǎn);②添加數(shù)據(jù)可視化分析模塊，針對大量的流程數(shù)據(jù)，利用數(shù)據(jù)挖掘，以更美觀、多樣的方式直觀地展現(xiàn)數(shù)據(jù);③可以通過歷史數(shù)據(jù)，對未來的采購項(xiàng)目，提供相應(yīng)的建議，形成一個(gè)“預(yù)算—申請—執(zhí)行—監(jiān)督—完成—分析—反饋—預(yù)算”的完整體系。

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