淺析信息化建設(shè)大背景下高校學(xué)籍檔案管理建設(shè)

摘要：提升高等院校教學(xué)效率和優(yōu)化高效學(xué)籍檔案管理等基礎(chǔ)性工作，是體現(xiàn)新時(shí)代信息化背景下高校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵性因素。高效學(xué)籍檔案管理在一定程度上折射出學(xué)籍管理的直觀性和文化一體性，從另一方面也能夠表現(xiàn)出高效的發(fā)展水平和信息化建設(shè)程度。因此，本文將針對(duì)當(dāng)前高效學(xué)籍檔案信息化建設(shè)服務(wù)教學(xué)和科研管理等工作方面展開論述。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè) ?大數(shù)據(jù) ?高效 ?學(xué)籍檔案 ?管理

前言

隨著十九之后我國向著建設(shè)雙一流大學(xué)方向發(fā)展，創(chuàng)建內(nèi)涵式高等教育科研管理模式，實(shí)現(xiàn)我國高等教育基礎(chǔ)管理上升和教育水平上升的目的。大數(shù)據(jù)時(shí)代推進(jìn)高校信息管理信息化建設(shè)和創(chuàng)新管理模式目標(biāo)上，充分借助信息技術(shù)和基礎(chǔ)管理?xiàng)l件推進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理扎實(shí)發(fā)展。

1 高校學(xué)籍答案信息化建設(shè)重要意義

1.1拓展檔案信息量，提升管理效率

信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文字信息錄入的同時(shí)還能夠影像資料、聲音資料儲(chǔ)存，并且借助大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)能夠更大范圍的收集其余信息，將檔案管理的職能和范圍進(jìn)行了拓展。其次，信息技術(shù)學(xué)籍檔案信息儲(chǔ)存具有便捷性、大量性、穩(wěn)定性以及共享性等特點(diǎn)，相對(duì)于傳統(tǒng)的學(xué)籍答案管理需要進(jìn)行專門的分類、編目存放等步驟，不但占據(jù)了大量的空間，還浪費(fèi)了大量的人力資源，而借助信息化技術(shù)能夠減少紙質(zhì)檔案空間、編訂時(shí)間、管理人員等，改善了學(xué)籍檔案管理效率和利用率，降低了管理和維護(hù)成本，提升了學(xué)籍檔案服務(wù)水平。

1.2節(jié)約空間成本節(jié)

傳統(tǒng)檔案主要是依靠紙質(zhì)版檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，對(duì)于高等院校而言人數(shù)較多，并且每年需要進(jìn)行大量的更新，因此，會(huì)導(dǎo)致在更新和儲(chǔ)存過程中浪費(fèi)大量的人力、物力以及空間成本。傳統(tǒng)檔案存放答案必須具有一定空間檔案室、貨架、干燥度、安全性以及相對(duì)應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，因此在工程開始之初就必須將檔案室布局容納在建筑設(shè)計(jì)里，這會(huì)導(dǎo)致建筑面積增加，成本上升，空間受限以及管理不便捷等問題出現(xiàn)導(dǎo)致管理效率降低，成本增加。

1.3增強(qiáng)現(xiàn)有信息資源共享和利用效率

隨著高校向雙一流大學(xué)建設(shè)的目標(biāo)的靠近，高效的學(xué)籍檔案管理資源除了已有的紙質(zhì)版檔案之外，還有信息化建設(shè)中利用辦公軟件和信息收集管理平臺(tái)獲得綜合檔案信息，這些信息來源主要是原始的檔案信息和綜合檔案以及人事檔案等內(nèi)容。加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)除了能夠跨地域和跨機(jī)構(gòu)間對(duì)學(xué)籍信息共享之外，還能夠利用信息化訪問通道共享教學(xué)資源、科研資源以及各種相關(guān)影像資料等。

2 高校學(xué)籍信息化建設(shè)現(xiàn)狀和問題分析

2.1學(xué)籍信息信息化水平較低

目前，很多的高效存在學(xué)籍信息管理水平層次不齊的現(xiàn)象，相對(duì)于我國的雙一流大學(xué)說一部分的高校還處于較低的管理水平階段。很多的學(xué)校還存在沒有采用專業(yè)花的學(xué)籍信息管理信息技術(shù)，對(duì)于學(xué)籍的高效化專業(yè)管理尚未建立屬于自身的管理檔案系統(tǒng)，無法形成對(duì)學(xué)籍信息管理內(nèi)容的準(zhǔn)確分類和搜索，只停留在簡(jiǎn)單的目錄信息收集中，其中還存在一大部分的檔案管理還是紙質(zhì)化管理，尚未建立系統(tǒng)性檢索平臺(tái)和信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫，電子信息檔案占比較小，精細(xì)管理不健全，管理人員專業(yè)能力受限等原因?qū)е庐?dāng)前很多的高效不具備現(xiàn)代化以及學(xué)院管理二級(jí)學(xué)院檢索的檔案系統(tǒng)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

2.2檔案新型安全性不足

目前，傳統(tǒng)的檔案管理依舊是眾多高校的檔案管理主要方式，但是紙質(zhì)版檔必須“”潮、防光、防火”等，管理和儲(chǔ)存條件苛刻。大數(shù)據(jù)平臺(tái)借助信息化技術(shù)進(jìn)行學(xué)籍檔案管理能夠最大限度的降低物理損傷對(duì)檔案帶來的不安全性系數(shù)。尤其是在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存在很多的檔案信息丟失、被竊取以及被篡改等現(xiàn)象，這主要集中在數(shù)據(jù)傳輸和儲(chǔ)存訪問階段發(fā)生。鑒于此現(xiàn)象，需要在高效信息化建設(shè)方面加強(qiáng)信息化建設(shè)安全體系建設(shè)，強(qiáng)化檔案管理人員信息安全意識(shí)，為高校信息收集和訪問建立全面的安全認(rèn)證體系等。

2.3學(xué)籍檔案管理人員專業(yè)程度不高

學(xué)籍檔案管理人員不但具備普通檔案管理專業(yè)技能還必須具備現(xiàn)代化信息數(shù)據(jù)處理能力，尤其是在大數(shù)據(jù)背景下信息成為決定人才的主要憑證。目前，我國高校學(xué)籍檔案管理人員主要存在兩個(gè)方面的不足，首先是檔案管理思維和模式過于傳統(tǒng)化，思路老舊，導(dǎo)致檔案信息管理和利用效率過低。其次，高校一級(jí)院系和二級(jí)院系存在管理人員多等級(jí)兼職現(xiàn)象，導(dǎo)致二級(jí)院校的學(xué)籍信息檔案管理發(fā)展受到制約，限制了檔案管理水平。

3 高校檔案信息化管理體系建設(shè)的對(duì)策

3.1建立全面信息網(wǎng)絡(luò)安全保障體系

檔案信息安全的主要原則就是在一定的安全環(huán)境下確保檔案信息安全等級(jí)和檔案信息分類準(zhǔn)確可靠。首先，要對(duì)能夠接觸到高效學(xué)籍檔案人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)和法律意識(shí)培養(yǎng)，強(qiáng)化學(xué)籍管理人員安全防范意識(shí)和檔案機(jī)密意識(shí)。其次，針對(duì)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的技術(shù)防范不能松懈，對(duì)學(xué)籍信息訪問系統(tǒng)必須更加嚴(yán)格設(shè)置訪問機(jī)制，強(qiáng)化“身份認(rèn)證、權(quán)限閱讀、數(shù)據(jù)通道加密以及查詢記錄自動(dòng)備份和單點(diǎn)登錄等”，間卻信息網(wǎng)絡(luò)訪問機(jī)制。

3.2學(xué)籍檔案建設(shè)對(duì)接學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展

高校在注重學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)的同時(shí)應(yīng)該將必須注重學(xué)校信息檔案信息化建設(shè)。首先，將檔案信息化建設(shè)發(fā)展納入學(xué)校的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃中，并且學(xué)籍檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)嚴(yán)謹(jǐn)和辦公網(wǎng)絡(luò)接入，并且在學(xué)校設(shè)置專門的學(xué)籍信息訪問平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)，將訪問權(quán)限和信息獲取變得可被監(jiān)控化。其次，學(xué)校需要為學(xué)籍檔案信息管理平臺(tái)購置先進(jìn)的相關(guān)設(shè)備，保證學(xué)籍信息安全穩(wěn)定，配置安全性較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)，并建立防火墻，提升系統(tǒng)安全性和兼容性，確保信息安全可靠。

3.3加強(qiáng)專業(yè)檔案信息管理人才培養(yǎng)

人才是建設(shè)一切的基礎(chǔ)條件，隨著高效學(xué)籍檔案信息化程度的加深，對(duì)于檔案信息化所需要的人才需要更加復(fù)合型和創(chuàng)新型。所以，應(yīng)該首先，通過高校人才吸收機(jī)制吸收符合性專業(yè)技術(shù)人才以及注重檔案管理和信息技術(shù)能力較為優(yōu)秀的人才。其次，為高校學(xué)籍檔案管理人員建立健全的人才培養(yǎng)機(jī)制和職業(yè)規(guī)劃，創(chuàng)造培訓(xùn)機(jī)會(huì)提升職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，最后需要建立健全的人才考核和晉升機(jī)制，提高學(xué)籍檔案管理人員工作積極性和職業(yè)期望值。

3.4打造數(shù)字化信息庫

隨著高校信息化機(jī)制建設(shè)的加強(qiáng)，如何高效查詢相關(guān)資料，提升檔案利用率成為當(dāng)前檔案管理的主要發(fā)展思維。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案必定會(huì)在查詢時(shí)浪費(fèi)大量的時(shí)間，并且長(zhǎng)期的存放會(huì)導(dǎo)致信息流失和模糊等，為后期相關(guān)資料的查詢帶來障礙。因此，建立現(xiàn)代化信息數(shù)據(jù)庫成為高校學(xué)籍檔案管理的必然趨勢(shì)。建立數(shù)據(jù)庫主要能夠提升數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)檔案項(xiàng)目和精細(xì)化檔案信息數(shù)據(jù)和分類，并且便于查詢和復(fù)制，安全性高不易流失等。

4 結(jié)語

綜上所述，建設(shè)雙一流大學(xué)必須注重高校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，借助大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)為高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和提升綜合實(shí)力培養(yǎng)大批素質(zhì)過硬的檔案管理人才，并且將高校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)和高效戰(zhàn)略發(fā)展相互對(duì)接，提升檔案利用率和服務(wù)水平。

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作者簡(jiǎn)介

邱慧（1982.07），女，漢族，浙江省杭州市，計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)初級(jí)職稱，學(xué)歷：本科，主要研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。