新形勢(shì)下檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀初探

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，數(shù)字化管理手段在檔案管理中發(fā)揮的作用日益凸顯。如今，檔案管理工作者想要在檔案管理中獲得更高效率的工作，就必須在深入了解檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)及其現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上擬定一系列有效應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;重要意義;有效策略

近些年來(lái)，計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息設(shè)備的引入為檔案管理注入了新的生機(jī)，使檔案管理的整體成效等得到了極為有效地提升。那么，新形勢(shì)下檔案數(shù)字化管理究竟有著怎樣的作用，如何才能在克服檔案數(shù)字化管理劣勢(shì)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)提高檔案管理的效率呢？在下文，筆者將以個(gè)人檔案管理經(jīng)驗(yàn)為例談?wù)勛陨淼囊恍\薄之見(jiàn)。

一、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

首先，與傳統(tǒng)檔案管理方式相比較，檔案數(shù)字化管理不僅有效克服了水、火等一系列危險(xiǎn)因素對(duì)檔案的損害，還具有良好的復(fù)制傳播性能以及安全性能等，使檔案能夠得到更好的保存以及更高效率的應(yīng)用。比如，越來(lái)越多的檔案管理部門意識(shí)到了數(shù)字化手段的價(jià)值，并積極創(chuàng)建信息檔案等資料庫(kù)，確保相關(guān)檔案能夠得到更高效率的整理、存儲(chǔ)以及應(yīng)用等。如此，讀者便可以借助編號(hào)明確的檔案編號(hào)等有效查詢所需檔案信息。

其次，檔案數(shù)字化管理不僅加快了部門立卷制度的實(shí)施，使檔案管理在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理中保證了其完整性，還使辦公過(guò)程不局限于某一具體辦公場(chǎng)所之內(nèi)，僅僅依靠網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等便可以實(shí)現(xiàn)檔案管理任務(wù)的完成，從而使檔案管理的效率得到了極大地提升。如此一來(lái)，在檔案管理中。立卷部門只要將相關(guān)材料輸入計(jì)算機(jī)，年終總結(jié)使將歸檔材料轉(zhuǎn)送檔案室，由檔案管理員在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助下自動(dòng)立卷、編目等，從而在簡(jiǎn)單、便捷的操作中實(shí)現(xiàn)更高效率的檔案管理。

此外，檔案數(shù)字換管理有助于檢索者的系統(tǒng)性檢閱，使檢閱者在相關(guān)線索的提示之下形成舉一反三、觸類旁通的理解能力。比如，由于檔案數(shù)字化管理的實(shí)施，各類檔案的電子文件都會(huì)在某種程度上形成一種關(guān)聯(lián)、借助這種關(guān)聯(lián)，檢索者不僅能夠了解事情的前因后果，還能借助此類信息進(jìn)行進(jìn)一步的查詢，從而在理清事件來(lái)龍去脈的基礎(chǔ)上尋找更好地解決思路。

二、檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化管理的最大問(wèn)題就是電子文件的安全問(wèn)題。雖然電子文件具有操作便捷、傳輸高效等優(yōu)勢(shì)，但是，可編輯性、可修改性使電子文件的原始憑證性辨別難度驟然提升。與此同時(shí)，檔案數(shù)字化管理對(duì)軟件、硬件等要求很高，這對(duì)檔案數(shù)字化管理造成了一系列不利影響。雖然計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備的容量一再提升，但是在面對(duì)浩如煙海的電子文件時(shí)也經(jīng)常會(huì)捉襟見(jiàn)肘。再加上軟件的更新?lián)Q代不斷加快，很多早期存儲(chǔ)的電子文件無(wú)法被新軟件讀取。在電子文件保存期間，數(shù)據(jù)容易因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)狀況、病毒侵襲等造成數(shù)據(jù)遺失，對(duì)檔案管理造成一系列極為不利的影響。在此期間，由于檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)不兼容，很多信息亦不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)方面的轉(zhuǎn)換。因此，很多電子文檔無(wú)法直接歸檔，電子文檔的搜集、整理以及歸檔等仍然處在一個(gè)較為原始的水平上。

除此之外，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能對(duì)提高檔案數(shù)字化管理有著極為重要的作用。然而，就目前狀況來(lái)看，很多檔案管理人員習(xí)慣于模式化的工作流程，他們中的很多人都難以憑借著終身學(xué)習(xí)的理念和毅力在專業(yè)方面有所建樹(shù)。

三、檔案數(shù)字化管理的有效舉措

在近些年的發(fā)展中，檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)是顯而易見(jiàn)的。然而，由于檔案數(shù)字化管理尚且處在一個(gè)發(fā)展期，其中仍然存在著很多問(wèn)題。在客觀了解這些問(wèn)題后，檔案管理工作者才能在此后的檔案管理工作中揚(yáng)長(zhǎng)避短，助力于檔案數(shù)字化管理工作更高效率地實(shí)施。

在筆者看來(lái)，想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，我們首先就要建立完善的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。在檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理員要在最大程度上爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)等方面的理解和支持，將一些高效率的信息化管理方式引入到具體工作實(shí)踐中，從而有效提高檔案管理工作的效率。與此同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)借助一系列技術(shù)手段與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)銜接，使檔案及其相關(guān)電子文件等能夠得到更高效率的存儲(chǔ)。在此過(guò)程中，為了確保電子文件的真實(shí)性，檔案數(shù)字換管理過(guò)程中還可以采用掃描等形式保留原有文件影像，借助文本方式和映像方式共存的形式展現(xiàn)文件真實(shí)性，同時(shí)方便檢索者進(jìn)行進(jìn)一步查閱。

其次，完善電子檔案安全管理制

在檔案數(shù)字化管理時(shí)代，電子文件的安全工作顯得尤為重要，尤其是一些保密文件的安全工作。為了保障電子文檔的安全，我們必須重視軟件、硬件等方面的安全管理。比如，在硬件方面做好硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量安全問(wèn)題;在軟件方面做好文件加密、防火墻建設(shè)等安全維護(hù)工作，從而在最大限度上保護(hù)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)不被修改、破壞等，使電子文檔的安全性得到進(jìn)一步提升。在此過(guò)程中，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升至關(guān)重要。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員不僅要積極借助相關(guān)培訓(xùn)實(shí)踐活動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等渠道提高自身的專業(yè)技能，還要借助一系列培訓(xùn)交流活動(dòng)等提高自身的專業(yè)技能，促進(jìn)自身檔案數(shù)字化管理綜合技能的進(jìn)一步提升。

除此之外，企業(yè)或單位應(yīng)該針對(duì)檔案管理人員現(xiàn)狀展開(kāi)一系列培訓(xùn)實(shí)踐活動(dòng)，助力于其數(shù)字化管理技能的綜合性提升。同時(shí)，檔案管理人員亦可以借助傳統(tǒng)書(shū)報(bào)閱讀的形式或者互聯(lián)網(wǎng)信息搜集、交流等形式提高自身的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，為此后的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

總而言之，檔案數(shù)字化管理是大勢(shì)所趨。每一名檔案管理工作者都應(yīng)在客觀了解形勢(shì)的基礎(chǔ)上促進(jìn)自身綜合素養(yǎng)的進(jìn)一步提升，以確保為此后的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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新疆人民武裝學(xué)校 新疆維吾爾自治區(qū)烏魯木齊市 魏歡