新形勢下基層事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)探討

摘要：近年來隨著我國社會的發(fā)展和進步，人們對工作的需要也越來越多元化，事業(yè)單位人事檔案管理也面臨機遇和挑戰(zhàn)，相關工作人員在進行檔案管理的過程中，要及時吸取檔案管理的優(yōu)秀經驗，根據單位人事管理的實際情況做出方案調整和設計，使其能夠最大限度為事業(yè)單位的人事管理服務。

關鍵詞：基層;事業(yè)單位;人事;檔案管理;機遇;挑戰(zhàn)

人事檔案管理是事業(yè)單位選擇員工的重要標準，也是日后管理員工的重要指標。隨著事業(yè)單位的改革和發(fā)展，一些基層事業(yè)單位在人員選擇方面有很多需求，但目前部分單位的人事管理依舊采用傳統(tǒng)的原則和辦法，很大程度上無法滿足事業(yè)單位發(fā)展的需要，在運用的過程中出現(xiàn)很多問題。傳統(tǒng)的管理的缺點就是適用范圍窄，工作效率和質量較低。因此，要想適應現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展的潮流，人事檔案管理必須要直面發(fā)展帶來的機遇和挑戰(zhàn)，改革其觀念和方法，并積極運用信息化管理技術，為事業(yè)單位的發(fā)展提供其價值和作用。

一、基層事業(yè)單位人事檔案面臨的機遇

（一）信息技術為人事檔案的管理提供了技術支持

信息化技術的更新和發(fā)展，大大便利了人事檔案管理，也為檔案資料的收集管理和分析提供了很多方式，推動了檔案管理模式的創(chuàng)新和改革，使其更好地服務于事業(yè)單位的發(fā)展。另外，信息化技術的深入推進，還使其更好地與事業(yè)檔案管理理念相融合，并且能夠對信息進行進一步的自動化處理，這一方面能夠使得檔案的收集、存儲以及調取更加方便，另一方面減少了管理者的工作壓力和負擔。

（二）人事檔案的紙質載體得到了有效保障

傳統(tǒng)的檔案管理主要采用紙質材料進行保存，大多數檔案都沒有備份設置。但是，由于檔案材料需要經常被調閱，經過多次的翻閱，紙質的材料難免會受到損壞，這會直接影響檔案材料的規(guī)范性和準確性，這是傳統(tǒng)紙質材料的最大缺點。信息化技術的普及，一定程度上規(guī)避了這種缺點，所有的檔案資料可以通過專門的系統(tǒng)進行記錄，也可以隨時進行查詢和調取，這樣不會產生材料的損壞，也減輕了對紙質材料的調取工作。

（三）事業(yè)單位的改革為人事檔案管理帶來了機遇

為了適應社會的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位需要進行制度改革和完善。目前，大多數的事業(yè)單位都已經將終身制改為合同制，這就扭轉了之前員工職位調動影響檔案變動的現(xiàn)象。在這種環(huán)境下，對事業(yè)單位的檔案管理可進行統(tǒng)一規(guī)范的管理，大大減少了檔案管理的難度和強度，檔案管理也更加規(guī)范有序。而且，事業(yè)單位體制的改革更傾向于對工作人員工作現(xiàn)狀的管理，并不會將重點放在對既往歷史的檔案整理方面。這種工作模式體現(xiàn)了檔案的服務性質，也改善了檔案管理的效果。

（四）人事檔案的應用價值得到了提高

信息化系統(tǒng)的融入，讓人事檔案管理更加方便有效，其價值也得到了升華。在信息化的管理過程中，最突出的管理優(yōu)勢就是能夠實現(xiàn)檔案信息的資源共享，原有的檔案管理在管理理念和方法上都比較陳舊，管理者也將重點放在對信息的儲存和整理方面。為了保證檔案的規(guī)范管理，資源共享難以實現(xiàn)，這樣一定程度上限制了事業(yè)單位人事資源的分配和把控，許多人才資源無法達到有效利用。信息化的管理，能夠更好地實現(xiàn)信息的共享，打破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，也實現(xiàn)了檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。

二、新時期人事檔案管理的應對策略

（一）提升信息技術應用的安全防范意識

隨著信息化管理技術的不斷深入推進，檔案管理人員要對管理模式和管理手段進行規(guī)范和創(chuàng)新，通過不斷提高檔案管理能力和素質，為檔案信息的共享提供保障。在管理的過程中，工作人員還要對專業(yè)技能進行優(yōu)化，探索檔案管理和信息管理的有效結合，從而實現(xiàn)檔案管理的安全和穩(wěn)定。近年來，許多信息泄露的安全問題頻繁，引起了很多管理人員的重視，管理人員在運用信息化技術的同時，需要掌握一定的安全防范意識和手段，避免一些不法分子乘虛而入，給事業(yè)單位的檔案造成嚴重的打擊。另外，在規(guī)范管理的過程中，還可采取一些規(guī)章制度，防止檔案信息的泄露或者破壞，確保人事檔案的安全和規(guī)范。

（二）傳統(tǒng)檔案管理理念的改革

傳統(tǒng)的人事檔案管理主要的工作范圍是對人事信息的收集、錄入和管理工作，這使得檔案管理已經偏向于對信息的錄入，而不是對檔案的管理，其工作理念的重心已經發(fā)生了轉移，工作手段也隨之產生變化，這表明傳統(tǒng)的管理方式無法適應現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展的需要，如果不對其進行改革和完善，將會嚴重影響檔案管理的發(fā)展和相關工作的展開。因此，對檔案工作的規(guī)范和明確迫在眉睫，管理人員要正確認識檔案管理的工作范圍和需要，更好地開展服務工作。

（三）強化檔案管理的服務職能

人事檔案管理工作具有很強的服務性。為了使事業(yè)單位檔案的管理能夠更加系統(tǒng)規(guī)范，事業(yè)單位的領導者要積極鼓勵員工明確自身的職責，并且要以負責人的態(tài)度開展管理工作。另外，檔案管理工作還要做到分工明確、獎罰分明，每個管理者都必須做好分內的工作，并且運用高效的管理方法解決工作問題。

結語

在基層事業(yè)單位工作中，人事檔案管理是重要的一部分，其工作涉及基層事業(yè)單位的諸多工作人員。由于人事檔案管理工作的特殊性，也使其成為事業(yè)單位工作開展的基礎和根本?，F(xiàn)代事業(yè)單位的改革和發(fā)展，為檔案管理合作帶來更多的挑戰(zhàn)，也使得檔案管理迎來了發(fā)展時機。相關工作人員要加強對人事檔案的管理意識，通過優(yōu)化管理措施，降低人事管理的復雜程度，提升其工作的質量和效率。此外，檔案管理工作的展開要不斷引入新的發(fā)展理念和技術，進一步提高檔案管理工作的質量和效率，并且要重視對管理人才的培養(yǎng)，不斷提升其專業(yè)能力和素質，為事業(yè)單位人事檔案工作的系統(tǒng)化發(fā)展提供可靠的支持。

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作者簡介：

王永寧 （1968—），男，漢族，山西寧武人，大專，研究方向：工作檔案管理。