從內(nèi)部控制視角看采購管理方案的優(yōu)化策略

周琦

摘要：毋庸置疑，采購方案的制定與管理是經(jīng)營(yíng)方的命脈所在，采購成本也會(huì)因其方案而上下浮動(dòng)。為此，有效加強(qiáng)內(nèi)部控制是至關(guān)重要的一環(huán)。文章就立足采購風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的評(píng)估要放在第一位、采購信息的披露要確保內(nèi)外部高度一致、采購流程的控制點(diǎn)必須不斷加以完善三個(gè)方面，就其優(yōu)化策略加以明確的論述。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;采購管理方案;優(yōu)化策略;探索研究

引言：

由于采購管理方案關(guān)系到經(jīng)營(yíng)方的未來發(fā)展能否始終保持可持續(xù)性，所以內(nèi)部控制自然成為采購方案優(yōu)化的主要視角所在，力求在保證產(chǎn)品質(zhì)量的同時(shí)，能夠做到采購成本科學(xué)、合理的控制。文章就以此為課題展開深入的探索與研究，希望廣大學(xué)者在實(shí)踐中能夠受到一定的啟發(fā)。

一、采購風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的評(píng)估要放在第一位

無需置疑，采購工作事關(guān)企業(yè)、團(tuán)體、組織的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展，如果采購工作中任何一環(huán)出現(xiàn)問題，顯然會(huì)危及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能否保持可持續(xù)性，反之則有利于企業(yè)、團(tuán)體、組織的經(jīng)營(yíng)始終保持可持續(xù)發(fā)展。為此，在內(nèi)部控制視角下，采購管理方案的優(yōu)化中必須將采購等級(jí)的評(píng)定工作置于首位。在此期間，必須從一下兩個(gè)方面入手：

第一，必須建立采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組。采購方案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作必須要有專門的機(jī)構(gòu)和專門的人員來負(fù)責(zé)，由此才能確保內(nèi)部控制水平達(dá)到理想高度，所以建立采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組就成為內(nèi)部控制的決定性因素。其間，小組成員必須由專門負(fù)責(zé)內(nèi)部控制的工作人員來擔(dān)任，并且還要做到合理劃分任務(wù)內(nèi)容和責(zé)任。第二，采購風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)估的內(nèi)容必須做到細(xì)化。在做到確立采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組之后，下一項(xiàng)重要工作就是要針對(duì)其評(píng)估內(nèi)容加以細(xì)化。其間，必須包括的內(nèi)容在于三個(gè)方面，一是高度明確風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)指標(biāo)，二是建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等級(jí)矩陣圖，三是要制定與之相對(duì)應(yīng)的采購風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避對(duì)策，進(jìn)而力求企業(yè)采購方案的內(nèi)部控制水平達(dá)到甚至超過預(yù)期。

二、采購信息的披露要確保內(nèi)外部高度一致

就采購管理方案如何做到有效的內(nèi)部控制而言，采購信息披露情況是否能夠達(dá)到高度公開顯然是至關(guān)重要的一項(xiàng)，因?yàn)椴少徯畔⒑蛢?nèi)部控制信息是否實(shí)現(xiàn)高度一致，關(guān)系到內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)能否得到準(zhǔn)確把握。為此，在內(nèi)部控制視角下，采購管理方案的制定中，必須將采購信息的披露要確保內(nèi)外部高度一致放在重要位置，具體操作應(yīng)該包括一下兩個(gè)方面：

第一，信息披露的渠道應(yīng)該保持高度信息化和便捷化。隨著當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的全面發(fā)展，信息化辦公已經(jīng)成為各行各業(yè)各個(gè)領(lǐng)域的主要辦公模式，采購管理工作顯然也要緊跟時(shí)代發(fā)展大趨勢(shì)，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立采購管理信息披露渠道，強(qiáng)調(diào)資源采購信息的便捷化交還于回饋，這樣外部采購的方案是否與內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)保持高度吻合，在第一時(shí)間內(nèi)就能夠得到相關(guān)批復(fù)。其間，可以通過無線終端設(shè)備、掌上APP、企業(yè)網(wǎng)站將內(nèi)外部信息加以全面紕漏，確保內(nèi)部控制信息與外部采購信息之間能夠保持高度的匹配，確保采供方案能夠最大程度降低成本，增加經(jīng)營(yíng)效益。第二，要針對(duì)所披露的內(nèi)外部信息進(jìn)行全面的監(jiān)管。做到內(nèi)外部信息披露并不是最終目的，而披露的是否高度一致則是最終目的所在。如果披露的信息之間存在不對(duì)稱性，那么所披露的信息顯然沒有任何價(jià)值。因此，這就需要組織內(nèi)部針對(duì)采購工作進(jìn)行有針對(duì)性的監(jiān)督與管理，就其采購方案的可行性與風(fēng)險(xiǎn)性作出及時(shí)的預(yù)判，進(jìn)而確保采購方案始終能夠以有效降低成本，實(shí)現(xiàn)組織利益最大化為目標(biāo)。

三、采購流程的控制點(diǎn)必須不斷加以完善

眾所周知，采購工作是一項(xiàng)極為系統(tǒng)，并且存在一定復(fù)雜性的工程，如果采購方案不合理，那么必然會(huì)給企業(yè)、團(tuán)體、組織帶來不必要的經(jīng)濟(jì)損失，其利益也很難得到強(qiáng)有力的保證。所以，在內(nèi)部控制視角下，采購管理方案的優(yōu)化必須將采購流程的控制點(diǎn)不斷加以完善，由此確保企業(yè)、團(tuán)體、組織經(jīng)營(yíng)的戰(zhàn)略重點(diǎn)不發(fā)生偏移。在此期間，重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象應(yīng)該包括兩個(gè)：

第一，在供應(yīng)商的資質(zhì)評(píng)定上應(yīng)下大力度。采購工作之所以復(fù)雜而又系統(tǒng)，原因在于采購流程所包括的環(huán)節(jié)眾多，如發(fā)布招標(biāo)啟示、確定招標(biāo)對(duì)象、簽訂采購合同、落實(shí)各項(xiàng)交易細(xì)節(jié)等等。在此過程里，供應(yīng)商自身的資質(zhì)評(píng)定應(yīng)該作為內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)所在。因?yàn)橘Y質(zhì)符合采購要求，那么勢(shì)必會(huì)在采購流程中減少周折，這無疑能夠避免不必要的損失出現(xiàn)，進(jìn)而也是變相降低了采購成本，為企業(yè)、團(tuán)體、組織的經(jīng)營(yíng)利益最大化提供了一份重要保證。第二，采購合同中應(yīng)明確所有履行的控制原則和辦法。在認(rèn)定符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商之后，接下來就要針對(duì)采購合同中的控制原則和辦法做出明確的規(guī)定，主要包括采購資源的價(jià)格管控，以及收料單、原料化驗(yàn)單、驗(yàn)收單、領(lǐng)用單、調(diào)撥單的管控，以此確保采購流程始終能夠得到科學(xué)的內(nèi)部控制，實(shí)現(xiàn)最大程度和最為合理的降低采購成本。

通過以上觀點(diǎn)論述不難發(fā)現(xiàn)，在內(nèi)部控制視角下真正做到采購方案的優(yōu)化并非易事，既要做到有效的采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，又要在信息披露和采購流程的控制點(diǎn)上不斷加以完善，由此方可最大程度上做到成本控制。為此，在采購管理方案的優(yōu)化中，不斷強(qiáng)化上述三個(gè)方面顯然值得廣大學(xué)者不斷加以高度重視，進(jìn)而確保采購方案與企業(yè)、團(tuán)體、組織經(jīng)營(yíng)的可持續(xù)性高度匹配。

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