普通高中的檔案如何實(shí)現(xiàn)有效管理探究

陸衛(wèi)歌

【摘要】本文重點(diǎn)分析普通高中的檔案如何實(shí)現(xiàn)有效管理，結(jié)合當(dāng)下普通高中的檔案管理現(xiàn)狀，從增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重視程度、構(gòu)建完善的管理制度體系、應(yīng)用現(xiàn)代化管理模式、加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)、提升檔案管理質(zhì)量、加大檔案開發(fā)與應(yīng)用力度這幾點(diǎn)進(jìn)行深入研究，其目的是提升普通高中的檔案管理有效性，為普通高中實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供有利條件。

【關(guān)鍵詞】普通高中;檔案管理;檔案建設(shè)

普通高中的檔案是反映某一時(shí)間段學(xué)校教育與管理等工作的真實(shí)材料，涉及諸多方面，其中比較典型的便是黨務(wù)工作、制度建設(shè)以及行政管理等，為指明普通高中前進(jìn)方向的主要材料。另外，普通高中的檔案管理工作還是一項(xiàng)服務(wù)性工作，其可以分析與見證教學(xué)資源的分配情況，能夠給學(xué)校和教師之后的管理和教學(xué)提供參考，在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為學(xué)校更好地教學(xué)與發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。在普通高中的管理工作中檔案管理是核心組成部分，不但和學(xué)校管理工作效率有關(guān)，還和教育教學(xué)質(zhì)量有莫大聯(lián)系。因此，相關(guān)人員要給予檔案管理工作高度重視，通過采用行之有效的管理策略，將其存在的有效性充分發(fā)揮，為普通高中長足發(fā)展做鋪墊。以下主要內(nèi)容為普通高中的檔案管理與如何實(shí)現(xiàn)有效管理的方法。

一、普通高中的檔案管理現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作缺少重視。普通高中的檔案室存儲(chǔ)了財(cái)會(huì)、文書、教學(xué)、影像、人事等多種檔案，內(nèi)容牽涉到學(xué)校的各個(gè)方面，而學(xué)生自身檔案涵蓋了學(xué)生在高中時(shí)期的全部信息，可以全面反映出學(xué)生的道德素養(yǎng)和學(xué)習(xí)情況，并且能夠通過檔案了解學(xué)生的社會(huì)關(guān)系和家庭現(xiàn)狀，這些信息通過整合研究可以對(duì)學(xué)生的情況形成系統(tǒng)認(rèn)識(shí)，對(duì)學(xué)校充分掌握學(xué)生實(shí)際情況具有積極作用。但如今諸多普通高中并未意識(shí)到檔案管理工作的重要性，和預(yù)期的有所差異，很多普通高中的檔案管理也欠缺行之有效的管理措施，這在某種程度上導(dǎo)致普通高中的教學(xué)管理工作意義漸漸下滑，諸多普通高中不管是人力還是資金都十分匱乏，缺少相關(guān)支持，導(dǎo)致普通高中檔案管理工作處在劣勢位置。

（二）沒有形成完善的制度體系?，F(xiàn)如今，諸多普通高中還沒有形成系統(tǒng)的檔案管理制度，或者盡管構(gòu)建了管理制度，但是沒有明確要求，工作中分工混亂且權(quán)責(zé)不明，致使工作質(zhì)量低下，失誤增加，普通高中的檔案管理有效性一直無法最大化，諸多普通高中的檔案管理者工作態(tài)度不端正，秉持著想做就做的想法，檔案管理工作十分混亂。

（三）信息技術(shù)未得到普及運(yùn)用。在信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)在教育領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用，但是在教育管理工作中，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)媒體技術(shù)并沒有得到廣泛的應(yīng)用。目前，高中檔案管理工作始終還停留在操作方面，檔案管理人員工作量較大，而且還易失誤，另外工作水平也停滯不前，導(dǎo)致普通高中的檔案管理工作深入發(fā)展受到影響。

二、實(shí)現(xiàn)有效管理的幾點(diǎn)措施

實(shí)現(xiàn)有效管理的措施有很多，我們需要結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，通過科學(xué)合理的手段，加強(qiáng)檔案管理力度，詳細(xì)內(nèi)容如下：

（一）增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重視程度。對(duì)于檔案工作而言，檔案意識(shí)是其存在與發(fā)展的基本條件，其不但影響檔案事業(yè)未來發(fā)展，還與檔案資源的開發(fā)與應(yīng)用有密切聯(lián)系。普通高中的主要任務(wù)是給國家培養(yǎng)優(yōu)秀人才，其涵蓋了很多方面，比如管理、教學(xué)以及科研等，構(gòu)成了一個(gè)系統(tǒng)的管理網(wǎng)絡(luò)。另外隨著普通高中各項(xiàng)職能活動(dòng)與工作的開展，也產(chǎn)生了諸多檔案資料。而準(zhǔn)確、真實(shí)且完整的檔案為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策研究提供了參考條件，進(jìn)而讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反思過去、分析現(xiàn)在、拓展未來，從中找出學(xué)校發(fā)展的基本路徑，制定行之有效的決策，推動(dòng)學(xué)校長足發(fā)展，促進(jìn)學(xué)校工作的開展。

（二）創(chuàng)建完善的管理制度體系。想要有效提升檔案管理質(zhì)量，需要具備完善的管理制度體系。因此，在實(shí)際工作中，我們需要注重對(duì)管理制度體系的建設(shè)。第一，應(yīng)創(chuàng)建具有較強(qiáng)可行性的檔案管理制度，如檔案整理制度、檔案收集制度、檔案交接制度、檔案閱覽制度等，指派專人負(fù)責(zé)檔案收集與整理工作，并且貫徹落實(shí)責(zé)任制度，實(shí)現(xiàn)責(zé)任到人，進(jìn)而有效提升檔案管理質(zhì)量。第二，根據(jù)學(xué)校實(shí)施情況，對(duì)檔案資源加大開發(fā)力度，充分發(fā)揮檔案室功能，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)合理的利用，使其可以更好地服務(wù)教育教學(xué)。第三，結(jié)合學(xué)校建設(shè)需求與改革需求，把短期規(guī)劃與核心工作作為基礎(chǔ)，對(duì)檔案資料進(jìn)行深入研究，注重匯編工作，便于工作人員查閱，為學(xué)校教學(xué)和管理提供更好服務(wù)。

（三）應(yīng)用現(xiàn)代化管理模式。在新時(shí)期背景下，檔案管理工作是普通高中教學(xué)管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，為了跟緊時(shí)代發(fā)展的腳步，滿足教學(xué)工作的多元化需求，需要從多元化視角看待自身發(fā)展。摒棄以往不滿足現(xiàn)代教學(xué)發(fā)展的工作方式，積極引入前沿的信息化管理方法，應(yīng)用新型的軟硬件設(shè)施，構(gòu)建學(xué)校和學(xué)校間、學(xué)校和老師間、學(xué)校和學(xué)生間、師生間的高效交流制度，從傳統(tǒng)檔案管理和信息技術(shù)的相同點(diǎn)切入，形成紙質(zhì)和電子檔案并存的良好局面，推動(dòng)普通高中的檔案管理工作良性發(fā)展。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。1.增強(qiáng)知識(shí)修養(yǎng)?，F(xiàn)代檔案管理者務(wù)必要具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，能夠自覺充實(shí)和豐富自己，積極拓展知識(shí)面，及時(shí)學(xué)習(xí)新技能與新技術(shù)，擴(kuò)大視野，增加才能，給單位提供具有較強(qiáng)應(yīng)用價(jià)值的資料信息，努力形成高水平、高價(jià)值的檔案。2.增強(qiáng)檔案技能培訓(xùn)。檔案工作具有較強(qiáng)專業(yè)性，從一開始就有規(guī)范性較強(qiáng)理論體系做支撐。因此，檔案人員應(yīng)增強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代技術(shù)方法，讓自己能夠熟練運(yùn)用多元化的現(xiàn)代信息工具，給更高效的開發(fā)檔案資料奠定良好基礎(chǔ)。另外，還要具備信息收集能力與處理能力，給檔案的應(yīng)用者提供良好服務(wù)。3.增強(qiáng)職業(yè)修養(yǎng)。普通高中檔案人員主要負(fù)責(zé)檔案收集與整理等工作，因此，需要其具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)。同時(shí)還要有端正的工作態(tài)度，負(fù)責(zé)的檔案工作要做到清晰明了且真實(shí)完整，手續(xù)均符合相關(guān)要求，保證檔案的系統(tǒng)性，最后還要保證檔案資料信息安全，防止出現(xiàn)泄漏的情況。4.增強(qiáng)政治素質(zhì)。檔案管理工作為一項(xiàng)系統(tǒng)且繁雜的工作，不能粗心大意，否則會(huì)發(fā)生違背事情發(fā)展原本路線的情況，要確保一開始就依據(jù)檔案規(guī)定進(jìn)行辦理，如此才能保證檔案滿足檔案規(guī)范的具體要求，詳細(xì)記錄寶貴的文字信息。若想保證檔案管理工作的有效性，檔案管理者一定要熱愛自己的工作，不因名利做事，本著對(duì)單位和自身負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好本職工作。

（五）提升檔案管理質(zhì)量。1.保證滿足檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員要切實(shí)依據(jù)歸檔文件整理操作規(guī)范展開工作，嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)規(guī)范設(shè)計(jì)案卷目錄，統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，結(jié)合合理的歸檔原則與方法收集、整理、存儲(chǔ)、檢索以及統(tǒng)計(jì)等檔案。立足于學(xué)校實(shí)際情況，構(gòu)建行之有效的工作原則，應(yīng)用切實(shí)可行的手段，提升檔案管理工作的規(guī)范性。2.增強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。檔案管理者一定要定期參加培訓(xùn)活動(dòng)，積極學(xué)習(xí)各種理論知識(shí)，參與各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并和兄弟單位的檔案管理者展開業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)相互學(xué)習(xí)取長補(bǔ)短的目的，不定期對(duì)兼職人員展開業(yè)務(wù)指導(dǎo)，傾聽他們的意見和想法，及時(shí)解答他們的疑惑，調(diào)動(dòng)他們工作的主觀能動(dòng)性。通過共同努力，提升學(xué)校檔案管理工作的有效性。檔案管理人員在實(shí)際工作中，需要將重點(diǎn)完全凸顯出來，提升檔案行文與移交管理手段的規(guī)范性。并在檔案規(guī)范行文和檔案移交時(shí)嚴(yán)把制度關(guān)。切實(shí)結(jié)合相關(guān)規(guī)定做好檔案檢查工作，如果有檔案不滿足行文要求，及時(shí)進(jìn)行處理，等到其滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之后再入庫。3.加強(qiáng)安全管理、依據(jù)檔案管理的具體要求加強(qiáng)歸檔管理工作，仔細(xì)查閱檔案記錄，嚴(yán)格保守檔案信息，保證檔案室的溫濕度適中，增強(qiáng)防火防蛀等安全管理工作，保障檔案資料萬無一失，給檔案科學(xué)運(yùn)用提供基礎(chǔ)保證。

（六）加大檔案開發(fā)與應(yīng)用力度。1.真實(shí)記錄檔案信息。檔案人員要腳踏實(shí)地做好本職工作，時(shí)刻努力創(chuàng)新，將檔案工作的真實(shí)含義充分展示到社會(huì)各界人士與各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)面前，將學(xué)校全體職工一同奮斗的發(fā)展歷程記錄在冊(cè)。2.合理應(yīng)用檔案資源。首先，應(yīng)用檔案現(xiàn)有信息向上級(jí)部門提供活動(dòng)信息，給學(xué)校管理者決策和制定校規(guī)等提供真實(shí)的檔案資料。其次，應(yīng)用現(xiàn)有的檔案資料，給學(xué)校制定教學(xué)評(píng)價(jià)和科研等提供有用資料。努力配合學(xué)科確立、教師評(píng)選等工作完成。

三、結(jié)束語

綜上分析，當(dāng)前，普通高中的檔案管理還存在幾點(diǎn)問題，其中比較常見的是對(duì)檔案管理工作缺少重視、沒有形成完善的制度體系、信息技術(shù)未得到普及運(yùn)用。為了提升普通高中的檔案管理水平，詳細(xì)分析上述問題十分重要，只有找出問題的具體原因，才能將其優(yōu)化。相關(guān)部門可以通過增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重視程度、構(gòu)建完善的管理制度體系、應(yīng)用現(xiàn)代化管理模式、加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)、提升檔案管理質(zhì)量、加大檔案開發(fā)與應(yīng)用力度，來實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，保證檔案管理工作的實(shí)效性。

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