對(duì)檔案管理工作重要性的探討

蔣文禮

◆摘? 要：檔案是指在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是對(duì)工作查考的憑據(jù)，也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施，設(shè)備建設(shè)的可靠資料，因此做好檔案管理工作，對(duì)于管好用好檔案，充分開(kāi)發(fā)利用資源起著重要作用。

◆關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)規(guī)范;現(xiàn)代化

檔案和檔案管理作為記錄事物的記事簿和還原歷史的重要工作，它的真實(shí)記錄成為人們?nèi)蘸蟛粩嘤^察和研究的依據(jù)。社會(huì)的進(jìn)步促使檔案工作逐漸深入到人們的生活，利用科學(xué)和與時(shí)俱進(jìn)的管理方式進(jìn)行檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。因此，做好檔案管理工作，對(duì)任何一個(gè)管理單位或企業(yè)來(lái)說(shuō)都具有一定的重要性。

一、檔案管理工作的意義及作用

合理科學(xué)的對(duì)檔案進(jìn)行管理，不但可以對(duì)企業(yè)或單位的業(yè)績(jī)給予衡量，還可以對(duì)企業(yè)或單位的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內(nèi)容包括著發(fā)展過(guò)程的優(yōu)秀成果，因此，檔案可以為日后企業(yè)或單位的發(fā)展提供最完全的準(zhǔn)備資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定發(fā)展方向最好的參考資料。隨著我國(guó)的全面發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現(xiàn)狀和成果。因?yàn)槠髽I(yè)或單位的資源取向，模式、戰(zhàn)略，以及未來(lái)的發(fā)展都受檔案管理工作的影響，所以檔案管理工作為企業(yè)或單位取得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，全面發(fā)展有著重要的意義。

檔案管理工作主要有兩項(xiàng)重要的作用：其一，作為考察依據(jù)的作用。其二，作為參考的作用。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹(shù)立法制觀念的同時(shí)做好檔案的保密工作，并熱愛(ài)檔案管理工作等。

二、檔案管理工作的重要性

首先，檔案管理工作的規(guī)范化。由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對(duì)檔案管理工作采取集中式的管理以后，才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。不僅對(duì)檔案袋實(shí)行統(tǒng)一的印制，對(duì)工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，還統(tǒng)一確定檔案整理及驗(yàn)收的方式，制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作嚴(yán)格控制，例如：檔案的借閱和復(fù)印等。只有嚴(yán)格統(tǒng)一使檔案管理工作規(guī)范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。對(duì)于檔案基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務(wù)創(chuàng)新很好的帶動(dòng)了檔案基礎(chǔ)工作，對(duì)于檔案學(xué)的理論研究發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用。

其次，檔案管理工作的信息化。檔案人錄的及時(shí)與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。改變了檔案管理工作的及時(shí)和靈活性，用現(xiàn)代合理科學(xué)的管理方式，實(shí)現(xiàn)信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。最后，檔案管理工作的安全性。由于檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要通過(guò)嚴(yán)格的管理機(jī)制進(jìn)行把關(guān)，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過(guò)程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。隨著目前檔案管理工作實(shí)行集中式的管理以后，檔案管理工作的安全度得到很好的提高。在檔案的建立上，采取了嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制。在檔案的查閱上，則制定了非與檔案相關(guān)的人員或沒(méi)有通過(guò)批準(zhǔn)的人員是不能進(jìn)行查閱的。這樣一來(lái)就使檔案管理工作得到了保證。

三、檔案管理工作篆略

隨著檔案需求的劇增，只有不斷做好具有重要性的檔案管理工作，改變管理者的內(nèi)外素質(zhì)，增強(qiáng)其專業(yè)的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案共享價(jià)值，才能使檔案管理工作跟上企業(yè)和單位發(fā)展步伐。

其一，強(qiáng)化管理者的管理意識(shí)和綜合素質(zhì)。并進(jìn)行規(guī)范式的管理不斷改革。在檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，因此，要加強(qiáng)管理工作人員對(duì)材料的及時(shí)歸檔，提高歸檔和管理意識(shí)，及時(shí)做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統(tǒng)計(jì)、檢索等相關(guān)的工作。由于檔案管理工作的質(zhì)量問(wèn)題會(huì)受到管理者綜合素質(zhì)水平的因索影響，作為重要任務(wù)的管理者，必須要具有很高的積極主動(dòng)與創(chuàng)造性，因此要加大對(duì)管理者的練合水平進(jìn)行培養(yǎng)。目前檔案管理工作越來(lái)越現(xiàn)代和多樣化，所以在管理的方式上也要不斷的進(jìn)行改革，只有具有專業(yè)知識(shí)的管理者，才能夠順利完成現(xiàn)代化的檔案管理工作。

其二，加強(qiáng)檔案管理工作的保密與安全性，合理利用檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)。由于檔案管理工作的重要性，確保檔案的丟失、泄密，因此，要委派專門的檔案管理人員進(jìn)行管理，同時(shí)也要在安全工作上做好一切措施.例如：做好防盜、防火，以及防蛀等。除了檔案管理工作的保密與安全性之外，檔案所具有價(jià)值和共享也是人們不斷關(guān)注的焦點(diǎn)，所以，我們應(yīng)該采用多種形式，及時(shí)，準(zhǔn)確、迅速的開(kāi)發(fā)和利用檔案資源，檔案管理人員不但要熟悉、精通和掌握各種檔案工作，還能夠恰到好處的進(jìn)行利用，在遇到問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)解決，以滿足工作需求，使檔案得到最高的利用價(jià)值。

總而言之，我國(guó)的發(fā)展變化，使檔案管理工作在新形勢(shì)和任務(wù)的條件下，不僅要學(xué)會(huì)和認(rèn)識(shí)、理解檔案管理工作的中的重要性及作用，還要使檔案資源成為所需要的財(cái)富。由于檔案所記錄的內(nèi)容反映著以往歷史的情況，是最為有效的考察依據(jù)，因此，基于它所具有的重要性，作為檔案管理工作的企業(yè)和單位就必須從基礎(chǔ)做好檔案管理工作，并進(jìn)行妥當(dāng)?shù)谋９堋?/p>

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