科研機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室建設(shè)目標(biāo)與路徑

孫琛輝

【摘要】近年來，很多國家加快了數(shù)字檔案室建設(shè)的步伐?？蒲袡C(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)為數(shù)字檔案的在線收集、整理和服務(wù)利用。建議在做好科研機(jī)構(gòu)文件形成情況和單位管理系統(tǒng)調(diào)研的基礎(chǔ)上，建立數(shù)字檔案室系統(tǒng)，按照統(tǒng)一的歸檔規(guī)范，合理制定在線接收檔案的歸檔范圍、審批流程和移交節(jié)點(diǎn)，并依據(jù)檔案利用需求提供數(shù)字檔案信息共享平臺。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案室;數(shù)字檔案室建設(shè);目標(biāo);路徑;接口

近年來，很多國家從國家戰(zhàn)略的角度推動電子文件歸檔以及數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)程。美國國家檔案與文件署（National ArchivesandRecordsAdministration，NARA）宣布在2022年12月31日前停止接收非電子檔案;加拿大《數(shù)字化2017》政策規(guī)定，2017年4月1日以后創(chuàng)建的原生文件應(yīng)以數(shù)字形式移交檔案館;澳大利亞《數(shù)字連續(xù)性2020政策》及其補(bǔ)充政策要求，2016年起所有文件以數(shù)字形式生成和移交;芬蘭《2020戰(zhàn)略》規(guī)定，電子創(chuàng)建的信息在整個生命周期以電子方式存儲。

我國也加快了各領(lǐng)域、各單位的數(shù)字檔案室建設(shè)。2014年，中辦國辦聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，明確指出數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是新時期檔案信息化工作的重要抓手。國家檔案局先后出臺《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》（2010年）、《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》（2014年）、《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》（2016年），在新修訂的《中華人民共和國檔案法》中增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，明確具有法律效力的電子檔案可以電子形式作為憑證使用。

順應(yīng)這一形勢，一些科研機(jī)構(gòu)也積極試行數(shù)字檔案室建設(shè)。筆者認(rèn)為，科研機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室的功能，不應(yīng)僅限于館藏檔案數(shù)字化或管理數(shù)字化檔案，還應(yīng)著眼于對原生電子文件在整個生命周期內(nèi)的在線管理、實(shí)時收集、及時歸檔，以及提供便捷的服務(wù)利用。

一、科研機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容

按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)。

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需要依托科研機(jī)構(gòu)信息部門，優(yōu)化配置各種硬件資源和基礎(chǔ)軟件，實(shí)現(xiàn)與數(shù)字檔案室功能相匹配的基礎(chǔ)支撐。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，指將數(shù)字檔案的收集與科研、管理等其他職能活動相關(guān)聯(lián)，建立安全可靠、功能完善的數(shù)字檔案接收采集、分類整理、檢索利用、鑒定統(tǒng)計等檔案管理系統(tǒng)，并支持?jǐn)?shù)字檔案知識服務(wù)利用。數(shù)字檔案資源建設(shè)，包括收集科研機(jī)構(gòu)的文書、科技、聲像、基建等各門類檔案的數(shù)字資源以及傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本，即存量數(shù)字化和增量電子化。增量電子化，指收集各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的有保存價值的科研數(shù)據(jù)。與傳統(tǒng)載體的檔案數(shù)字化即存量數(shù)字化相比，增量電子化是更重要、難度更大的一項工作，需要設(shè)計完善的工作標(biāo)準(zhǔn)和流程。保障體系建設(shè)方面，包括相關(guān)配套的制度、經(jīng)費(fèi)支持和人力資源體系建設(shè)。建設(shè)數(shù)字檔案室，要在充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案室“收、管、存、用”和監(jiān)督指導(dǎo)基本功能的基礎(chǔ)上，綜合運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的收集同步化、著錄智慧化、存儲數(shù)字化、利用共享化?？蒲袡C(jī)構(gòu)建設(shè)數(shù)字檔案室，具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢。首先，科研機(jī)構(gòu)主要從事探索性和創(chuàng)造性活動，信息化程度高，本身不斷生成大量電子文件和科研數(shù)據(jù)，同時，對科技人員的教育程度、信息技術(shù)的認(rèn)可程度都很高，這為建設(shè)數(shù)字檔案室奠定了良好基礎(chǔ)。其次，科學(xué)研究需要借助前人經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，一方面避免重蹈覆轍，另一方面立足前人成果不斷取得新的進(jìn)步，因此科技檔案的借閱需求不斷增長，通過數(shù)字化實(shí)現(xiàn)在線查閱，遠(yuǎn)程服務(wù)同樣成為一項現(xiàn)實(shí)需求。

二、科研機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室建設(shè)目標(biāo)

科研機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室是科研機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案的組織、管理與服務(wù)平臺，集成單位數(shù)字檔案資源并可為用戶在一定權(quán)限內(nèi)提供一站式查詢服務(wù)，從而達(dá)到數(shù)字檔案完整收集、便捷利用的目標(biāo)。

科研機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室建設(shè)，需設(shè)計一套數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理融入前端管理系統(tǒng)中，將文件、數(shù)據(jù)歸檔的流程寫入文件形成環(huán)節(jié)、科研項目驗(yàn)收環(huán)節(jié)等業(yè)務(wù)流程，做好文件檔案的全過程控制和管理。同時通過數(shù)據(jù)采集，實(shí)現(xiàn)文件的實(shí)時歸檔、自動著錄，降低傳統(tǒng)歸檔方式的勞動強(qiáng)度和時間成本。

目前，科研機(jī)構(gòu)通常建有辦公系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等多個管理系統(tǒng)，數(shù)字檔案室系統(tǒng)需要與這些前端管理系統(tǒng)對接，將前端管理系統(tǒng)形成或管理的有歸檔價值的電子文件實(shí)現(xiàn)在線歸檔，還沒有建立管理系統(tǒng)的部門，或有些未通過管理系統(tǒng)生成的文件，以及管理系統(tǒng)建立之前形成的電子檔案以光盤或硬盤拷貝的形式移交歸檔。

做接口時，前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理人員與檔案管理人員應(yīng)協(xié)商確定對接到數(shù)字檔案室系統(tǒng)的內(nèi)容、數(shù)據(jù)字段和全文。在歸檔過程中，可以由前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理人員通過接口將前端系統(tǒng)應(yīng)歸檔文件推送至檔案系統(tǒng)，再由檔案人員按照歸檔要求進(jìn)行規(guī)范著錄，正式歸檔。

對于在線利用，可在借鑒傳統(tǒng)檔案借閱管理流程的基礎(chǔ)上，通過賦權(quán)流程、借閱流程，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程信息瀏覽、下載、打印，使檔案查閱利用變得方便快捷。

此外，數(shù)字檔案室還應(yīng)具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計、關(guān)鍵信息采集和檔案編研的功能。通過查閱利用統(tǒng)計，檔案部門還應(yīng)在工作范圍內(nèi)結(jié)合工作崗位對用戶的需求和受眾人群進(jìn)行全智能分析。對于查閱量比較大的檔案，可加快進(jìn)行檔案編研或提供更優(yōu)質(zhì)、更廣泛的利用服務(wù)。

三、科研機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室建設(shè)路徑

科研機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案室建設(shè)，應(yīng)在做好本單位文件形成情況和單位管理系統(tǒng)調(diào)研的基礎(chǔ)上，按照統(tǒng)一的歸檔規(guī)范，由檔案部門、信息化部門以及軟件開發(fā)商運(yùn)用接口集成技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的無縫對接。

（一）應(yīng)依據(jù)國家關(guān)于數(shù)字檔案室建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)檔案管理辦法，制定適應(yīng)科研機(jī)構(gòu)的數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范。需要強(qiáng)調(diào)的是，數(shù)字檔案室建設(shè)除了符合數(shù)字檔案室建設(shè)要求外，還要符合傳統(tǒng)檔案管理的要求。

（二）要對單位在用的管理信息系統(tǒng)類型及其生成的數(shù)字資源類型、電子文件內(nèi)容進(jìn)行充分調(diào)研分析。在調(diào)研的基礎(chǔ)上，明確各管理系統(tǒng)生成的需歸檔內(nèi)容，如OA系統(tǒng)的重要通知、標(biāo)準(zhǔn)制度、工作流程等;ARP系統(tǒng)的收文、發(fā)文等管理文件;科研項目申報系統(tǒng)的課題立項、批復(fù)等文件;科研成果管理系統(tǒng)的課題結(jié)題、報獎材料、獲獎證書、專利證書等文件;人事管理系統(tǒng)的人才引進(jìn)、職工名冊、職稱評審材料等文件;資產(chǎn)管理系統(tǒng)的采購合同、資產(chǎn)入庫等文件;財務(wù)報銷系統(tǒng)的會計憑證、會計報表等文件;網(wǎng)站群系統(tǒng)的重要新聞報道及數(shù)碼照片等。數(shù)字檔案室建設(shè)，要將分散于各個部門、各個管理系統(tǒng)的應(yīng)歸檔文件有效整合，既保證應(yīng)歸檔文件及時歸檔，也能避免不需歸檔文件大量流入檔案管理系統(tǒng)，或文件的重復(fù)歸檔。為使前端管理系統(tǒng)中生成的電子文件具有法律效力，系統(tǒng)還需增加電子簽名和電子印章功能。

（三）要熟悉科研機(jī)構(gòu)管理特點(diǎn)工作流程，使歸檔流程與其他業(yè)務(wù)工作流程一致。這就需要檔案管理部門深入各個部門調(diào)研，按照傳統(tǒng)檔案管理規(guī)范與文件流轉(zhuǎn)狀態(tài)設(shè)計明確的歸檔范圍與合理的歸檔節(jié)點(diǎn)。比如文書檔案，要了解發(fā)文流程、辦文方式，并在文件辦理完畢后嵌入一個是否需要?dú)w檔的流程，要給文書賦權(quán)，使其在一份文件辦理完成后依據(jù)歸檔范圍對需要?dú)w檔的文件直接點(diǎn)擊歸檔按鈕，填寫目錄、檔案保管期限和所屬類別，該文件即可進(jìn)入檔案管理員管理的環(huán)節(jié)。又如科研檔案，要了解各個科研項目的管理辦法和管理步驟，并針對每個科研項目，在科研的各個階段設(shè)計不同的歸檔路徑。只有充分了解各部門的業(yè)務(wù)流程，把握各職能部門間、各管理層級間的數(shù)據(jù)權(quán)限差異，才能在技術(shù)上為單位各部門人員提供各自不同的功能權(quán)限，為不同角色劃分不同的系統(tǒng)使用功能。

（四）因科研機(jī)構(gòu)檔案門類眾多，各門類檔案著錄字段都不相同，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具有可擴(kuò)展、可定制、能夠添加數(shù)字水印和自我維護(hù)的功能。數(shù)字檔案室還需規(guī)范數(shù)據(jù)資源歸檔標(biāo)準(zhǔn)，目錄模板和命名規(guī)則，使這些內(nèi)容豐富、類型多樣的數(shù)據(jù)資源形成統(tǒng)一的格式并整合到數(shù)字檔案室目錄庫和全文庫，以實(shí)現(xiàn)便捷的檢索利用。

需要指出的是，數(shù)字檔案室建設(shè)是一項長期的系統(tǒng)工程，涉及系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)、人員和權(quán)限等信息，沒有成熟的系統(tǒng)建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)模板可以借鑒，數(shù)據(jù)資源的采集和存儲、檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合等問題，還需要各研究機(jī)構(gòu)根據(jù)自身情況，在實(shí)踐中不斷探索。

【參考文獻(xiàn)】

[1]吳天順.檔案信息化過程中的問題及對策[J].檔案管理，2015（6）：77.

[2]趙屹.夯實(shí)數(shù)字時代的檔案根基——芻議數(shù)字檔案室建設(shè)[J].中國檔案研究，2017（2）：83-100.

[3]馬廣惠，安小米.我國國家數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)研究發(fā)展趨勢[J].檔案學(xué)通訊，2018（6）：57-61.

[4]安小米，孫舒揚(yáng)，白文琳，鐘文睿.21世紀(jì)的數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)：國外研究及借鑒[J].檔案學(xué)通訊，2014（2）：47-51.

[5]范志強(qiáng)，趙屹.停止接收非電子檔案：單套制數(shù)字檔案館——美國ERA項目及啟示[J].蘭臺世界，2020（2）：25-28.