“雙因素理論”在緩解檔案管理員職業(yè)倦怠中的應(yīng)用

林真真

【摘要】醫(yī)院人事檔案管理工作是一項(xiàng)非常繁瑣而枯燥的工作，且具有較高的專業(yè)性、技術(shù)性和服務(wù)性，檔案管理員承受著較大的職業(yè)壓力，進(jìn)而產(chǎn)生職業(yè)倦怠，主要原因來(lái)自于外部的工作環(huán)境和內(nèi)部對(duì)職業(yè)的認(rèn)同感兩個(gè)方面。通過(guò)運(yùn)用赫茨伯格的“雙因素理論”，以“保健因素”消除檔案管理員的不滿意和不平衡，以“激勵(lì)因素”激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和主觀能動(dòng)性，進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案的科學(xué)管理水平。

【關(guān)鍵詞】雙因素理論;檔案管理員;職業(yè)倦怠

人事檔案是醫(yī)院檔案工作的重要組成部分，是醫(yī)院黨委和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映醫(yī)務(wù)人員政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄資料。這些檔案資源是醫(yī)院得以發(fā)展的寶貴財(cái)富，在醫(yī)院各階段的發(fā)展和建設(shè)過(guò)程中起著不可代替的作用。近年來(lái)，隨著中央組織部在全國(guó)上下逐步推進(jìn)人事檔案專項(xiàng)審核工作的部署開展，人事檔案管理工作是其中不可或缺的重要組成部分。因此，這就增加了檔案管理員的工作量與專業(yè)技術(shù)的要求，更大的工作壓力也隨之而來(lái)，如果這種壓力沒有行之有效的方法進(jìn)行疏導(dǎo)和排解，很容易造成相關(guān)從業(yè)人員在工作中出現(xiàn)反感、厭倦的情緒。通過(guò)分析內(nèi)在和外在這兩個(gè)方面的因素來(lái)解讀醫(yī)院檔案管理人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠的根源，再運(yùn)用美國(guó)心理學(xué)家赫茨伯格的雙因素理論，找準(zhǔn)目標(biāo)方向，有針對(duì)性地對(duì)相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行積極干預(yù)，使之在壓力上、情緒上得以緩解。這對(duì)保護(hù)相關(guān)從業(yè)人員的身心健康，提高其自身幸福感，提高工作熱情和職業(yè)認(rèn)同都有重要意義。

一、醫(yī)院人事檔案管理員出現(xiàn)職業(yè)倦怠的原因

（一）外部因素。第一，重復(fù)性與復(fù)雜性是人事檔案管理工作最顯著的特征，這就導(dǎo)致了管理人事檔案的過(guò)程中十分枯燥乏味。醫(yī)院是醫(yī)療系統(tǒng)的重要載體，以救死扶傷、治病救人為天職，由于醫(yī)院盈利主要來(lái)源于臨床，這樣一來(lái)，大部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的管理重點(diǎn)更傾向于臨床，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作重視程度不夠。在醫(yī)院的特定環(huán)境下，檔案管理員每天需要完成枯燥的人事檔案的收集、整理和開發(fā)利用等工作，人事檔案管理工作是一項(xiàng)默默地“幕后”工作，從業(yè)人員的勞動(dòng)價(jià)值難以體現(xiàn)，無(wú)法得到認(rèn)可，這是造成醫(yī)院人事檔案管理員職業(yè)倦怠的原因之一。第二，目前大部分醫(yī)院人事檔案管理員的人數(shù)滿足不了人事檔案管理工作的需要，盡管《干部人事檔案工作條例》對(duì)人事檔案管理部門專業(yè)技術(shù)人員配置有明文規(guī)定，但在落實(shí)文件的過(guò)程當(dāng)中，許多問題影響著檔案管理員與檔案管理卷數(shù)的比例，使之達(dá)不到文件所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)配備。再者，人事檔案管理的專項(xiàng)審核工作在很大程度上給檔案管理員增加了工作壓力，專項(xiàng)審核工作要求對(duì)每卷檔案進(jìn)行初審和復(fù)審，審核過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問題，需要逐項(xiàng)核實(shí)確認(rèn);針對(duì)干部重要信息記載不準(zhǔn)確、不一致的問題，需組建調(diào)查組，通過(guò)調(diào)取原始戶籍材料、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證物證鑒定等方式進(jìn)行查核;針對(duì)人事檔案材料不齊全不完整的問題，須補(bǔ)充完善材料，繁瑣的工作影響著檔案管理員的身心健康，從而產(chǎn)生職業(yè)倦怠。

（二）內(nèi)部因素。第一，當(dāng)今科學(xué)信息技術(shù)發(fā)展迅猛，要求數(shù)據(jù)化各類檔案信息，這就要求檔案管理員必須有新的知識(shí)結(jié)構(gòu)和掌握新的專業(yè)技能，特別是現(xiàn)代的公立醫(yī)院，不論是知識(shí)、人才、還是專業(yè)技術(shù)水平都屬于密集型，這必然要求檔案管理員具備一定的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)和良好的人際關(guān)系。然而，在醫(yī)院從事人事檔案管理工作的人員，其年齡一般較大，學(xué)歷結(jié)構(gòu)較低，但又面臨著新能力要求，這好比給檔案管理員心里壓了塊“石頭”，產(chǎn)生一定的壓力，嚴(yán)重的會(huì)出現(xiàn)焦慮和挫敗感，引發(fā)職業(yè)倦怠。第二，人事檔案管理普遍被認(rèn)為是醫(yī)院的“邊角”工作，從事該崗位工作的人員在職業(yè)認(rèn)同感和成就感方面自然就低，工作逃離傾向突出。一直以來(lái)，人事檔案管理職業(yè)在社會(huì)的職業(yè)認(rèn)同上處于比較尷尬的位置，外界對(duì)人事檔案管理員的勞動(dòng)價(jià)值評(píng)價(jià)不足，缺乏多方面的理解和支持。由于人事檔案關(guān)系到一個(gè)人的職業(yè)生涯，其重要性需要有耐心、責(zé)任心，還須長(zhǎng)期默默地勞動(dòng)付出。因此，倘若從業(yè)人員的工作得不到外界的認(rèn)同、理解，最終也將會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理員的職業(yè)倦怠。

二、運(yùn)用“雙因素理論”緩解檔案管理員的職業(yè)倦怠

“雙因素理論”是美國(guó)的心理學(xué)家赫茨伯格在1959年出版的書中提出來(lái)的，該理論包括保健因素和激勵(lì)因素兩方面。他在書中指出，能讓員工感到滿意的因素和讓員工感到不滿意的因素是完全不同的，這兩個(gè)因素在不同層面影響著員工工作的積極性。保健因素，即外在因素，是由外部環(huán)境所造成的，這些因素主要包括工作報(bào)酬、工作環(huán)境、工作管理模式、工作監(jiān)督機(jī)制和人際交往等。激勵(lì)因素，即內(nèi)在因素，通常是由工作本身帶來(lái)的，如果讓員工感到滿意的因素增多，不但可以提高工作效率、促進(jìn)員工身心健康，還能激發(fā)員工創(chuàng)造力和進(jìn)取心，這些因素主要包含如成就感、工作獎(jiǎng)勵(lì)、工作認(rèn)可、工作吸引力、責(zé)任感等。如果這些因素得到滿足，對(duì)員工來(lái)說(shuō)是巨大的鼓舞，對(duì)充分調(diào)動(dòng)員工的工作熱情和積極性起到?jīng)Q定性的作用。赫茨伯格認(rèn)為，要調(diào)動(dòng)人員的工作積極性，不僅在物質(zhì)層面上滿足需求，還要在工作內(nèi)容、精神方面等（發(fā)展空間、晉升機(jī)會(huì)等）得到解決。所以，內(nèi)在的滿足激勵(lì)已經(jīng)顯得越來(lái)越重要了。醫(yī)院人事檔案管理員會(huì)產(chǎn)生職業(yè)倦怠，與其對(duì)工作的滿意與否及滿意程度密切相關(guān)，雙因素理論為我們解釋和解決人事檔案管理員的職業(yè)倦怠提供了一條兼具科學(xué)性和實(shí)踐性的途徑。

（一）保健因素。第一，適當(dāng)增加人事檔案管理員的配置，減輕人事檔案管理員的勞動(dòng)強(qiáng)度。隨著國(guó)家對(duì)人事檔案專項(xiàng)審核工作的推進(jìn)，醫(yī)院人事檔案管理員應(yīng)該在現(xiàn)有的每1000卷檔案至少配置1名專職管理人員的基礎(chǔ)上適當(dāng)增加，積極打造一支“政治過(guò)硬、業(yè)務(wù)過(guò)硬、紀(jì)律過(guò)硬”的人事檔案管理員隊(duì)伍，人事檔案管理員必須熟練掌握人事檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，各項(xiàng)業(yè)務(wù)“熟記于心”，有了過(guò)硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣可以保障人事檔案的管理質(zhì)量，也可以在一定程度上緩解檔案管理員的勞動(dòng)強(qiáng)度。第二，創(chuàng)造舒適的工作環(huán)境與良好的人際氛圍，緩和人事檔案管理工作中的壓力。工作環(huán)境的舒適與整潔，辦公設(shè)施的完善與便利，都會(huì)影響著人事檔案管理員的日常工作。因此，醫(yī)院應(yīng)提供更為完善的基礎(chǔ)設(shè)施，創(chuàng)造光線充足、溫度舒適和噪音較低的工作環(huán)境，這有助于提高人事檔案管理員對(duì)工作環(huán)境的滿意度。在醫(yī)院的多重人際關(guān)系中，人事檔案管理員居于較低的位置，醫(yī)院的檔案管理文化直接影響其對(duì)工作的態(tài)度和滿意程度。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以人為本的管理理念，制定更規(guī)范化的制度，執(zhí)行更人性化的管理，讓人事檔案管理員能夠真切感受到醫(yī)院的關(guān)懷和輕松的工作氛圍。只有這樣，才能讓人事檔案管理員全身心投入工作，從而提高醫(yī)院的人事檔案管理質(zhì)量。

（二）激勵(lì)因素。第一，定期舉辦人事檔案管理員職業(yè)技能培訓(xùn)，提高工作技能，增強(qiáng)工作認(rèn)同感和成就感。檔案管理員技能等素質(zhì)的提高，不但可以拓展他們的知識(shí)面、豐富其情感體驗(yàn)，還可以使其工作更得心應(yīng)手，減輕工作壓力和提升其價(jià)值感，從而進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量。相對(duì)醫(yī)務(wù)人員而言，檔案管理員的文化程度有一定差距，但醫(yī)院應(yīng)視同醫(yī)務(wù)人員的待遇對(duì)檔案管理員提升學(xué)歷制定措施加以鼓勵(lì)。同時(shí)，如有條件可參加業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)或業(yè)務(wù)交流活動(dòng)等，以提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。培訓(xùn)可采用“引進(jìn)來(lái)”和“走出去”雙步走模式：一方面，外派本單位員工到同行業(yè)優(yōu)秀單位觀摩學(xué)習(xí);另一方面，邀請(qǐng)知名人事檔案管理專家、優(yōu)秀管理員等來(lái)醫(yī)院進(jìn)行指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)交流、培訓(xùn)等。醫(yī)院還可以加強(qiáng)檔案管理員的學(xué)歷再教育，創(chuàng)造更多更好的機(jī)會(huì)給有才能、有進(jìn)取心的人事檔案管理員來(lái)施展理想抱負(fù)。精神的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力往往是更行之有效的方法，比起任何物質(zhì)和金錢更能激勵(lì)人們的奮斗動(dòng)力，激勵(lì)效果也會(huì)更加持久。通過(guò)人事檔案管理員的主觀努力和醫(yī)院等各方的積極配合，才能進(jìn)一步激發(fā)人事檔案管理員的工作熱情，減少職業(yè)倦怠的發(fā)生。第二，逐步提升外界對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)可度，積極與人事檔案管理員溝通交流，及時(shí)了解人事檔案管理工作現(xiàn)狀，并對(duì)他們的工作進(jìn)行指導(dǎo)，幫助他們排除工作中的障礙。提升醫(yī)院檔案管理文化，營(yíng)造輕松舒適的工作氛圍，尊重人事檔案管理員的重要性，并且給予更多的關(guān)懷，增強(qiáng)人事檔案管理員對(duì)醫(yī)院的歸屬感。鼓勵(lì)人事檔案管理員從主觀能動(dòng)性上進(jìn)行自我心理調(diào)節(jié)，檔案管理員加強(qiáng)自我認(rèn)識(shí)，調(diào)整工作心態(tài)，樹立正確的職業(yè)觀念，認(rèn)可自身在檔案管理中的價(jià)值，同時(shí)發(fā)現(xiàn)自身在人事檔案管理中的重要性，減少人事檔案管理中出現(xiàn)的職業(yè)倦怠情緒。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理員在工作過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)職業(yè)倦怠，對(duì)此，“雙因素理論”認(rèn)為醫(yī)院可以通過(guò)綜合運(yùn)用保健因素和激勵(lì)因素，雙管齊下，有效提高人事檔案管理員的工作滿意度，增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視度，利用職業(yè)培訓(xùn)和工作疏導(dǎo)端正管理員的心態(tài)，為改善人事檔案管理員出現(xiàn)的職業(yè)倦怠提供參考，以進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理工作的科學(xué)管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]余興安.激勵(lì)的理論與制度創(chuàng)新[M].北京：國(guó)家行政學(xué)院出版社，2005.

[2]韓蓄，章鳳.雙因素理論在緩解護(hù)士職業(yè)倦怠中的應(yīng)用[J].遼寧醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2013.

[3]韋燕青.惠州市醫(yī)院檔案管理人員職業(yè)倦怠調(diào)查和應(yīng)對(duì)策略[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019.

[4]崔艷秋.檔案管理人員的職業(yè)倦怠與績(jī)效管理研究[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013.