提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

郝學(xué)山

【摘要】隨著時(shí)代與相關(guān)技術(shù)的不斷轉(zhuǎn)變和發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作在不斷轉(zhuǎn)變，事業(yè)單位檔案管理工作中信息化技術(shù)的引入導(dǎo)致管理工作發(fā)生了根本性的改變。對(duì)此，為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理工作水平，本文簡(jiǎn)單分析信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，希望可以為相關(guān)工作者提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】信息化建設(shè);事業(yè)單位;檔案管理;方法策略

在信息化技術(shù)為代表的信息化環(huán)境之下，事業(yè)單位檔案管理工作形式在不斷轉(zhuǎn)變。目前我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)已經(jīng)成為國(guó)家信息化建設(shè)的重點(diǎn)，所以事業(yè)單位檔案管理工作的信息化發(fā)展屬于重要的工作環(huán)節(jié)。但目前來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理的信息化仍然處于發(fā)展階段，問(wèn)題較多。對(duì)此，探討信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用有實(shí)際意義。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理的必要性

首先，事業(yè)單位檔案管理中信息化建設(shè)屬于主要趨勢(shì)。針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作，信息化建設(shè)屬于順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必要趨勢(shì)，伴隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)性發(fā)展，信息化建設(shè)的進(jìn)度持續(xù)加快，互聯(lián)網(wǎng)對(duì)于人們的工作、生活影響愈加突出。事業(yè)單位是政府應(yīng)用國(guó)有資產(chǎn)建設(shè)的社會(huì)服務(wù)性組織，因?yàn)榻┠陣?guó)家對(duì)于檔案管理的重視度不斷提高，人員數(shù)量也在持續(xù)增多，檔案管理任務(wù)更加繁重的同時(shí)，也間接衍生出許多的問(wèn)題。以往的檔案管理以員工兼職為主，需要對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、收集、歸整，這樣的工作現(xiàn)狀不僅效率較低，同時(shí)錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)較高。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化檔案管理工作已經(jīng)成為必然，不同管理軟件的應(yīng)用可以讓人員從繁瑣且重復(fù)的工作中脫離出來(lái)，從而促使檔案管理工作達(dá)到準(zhǔn)確、全面的效果，同時(shí)也可以更加迅速地查詢并獲取相關(guān)的檔案資料。其次，對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)能夠杜絕紙質(zhì)檔案的缺陷。以往的檔案主要是以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案天生存在無(wú)法長(zhǎng)期儲(chǔ)存的缺陷，時(shí)間久了檔案會(huì)因?yàn)橄x(chóng)蛀、受潮等問(wèn)題導(dǎo)致資料丟失，其中部分重要資料在丟失之后修復(fù)難度大，這對(duì)于國(guó)家、地區(qū)以及相關(guān)主體部門(mén)都存在嚴(yán)重負(fù)面影響。應(yīng)用信息化的方式可以改變這一問(wèn)題，構(gòu)建電子檔案可以將數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在信息庫(kù)當(dāng)中，同時(shí)也可以根據(jù)檔案資料的重要性采用備份儲(chǔ)存，不僅空間占用較少，同時(shí)不會(huì)出現(xiàn)資料丟失問(wèn)題，找回的難度也相對(duì)較低，具備不可替代的優(yōu)勢(shì)。最后，可以顯著提升管理效益。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是在儲(chǔ)存檔案方面進(jìn)行準(zhǔn)確的區(qū)分，以便于后續(xù)的查詢與管理。但是這一項(xiàng)工作本身存在較高的時(shí)間成本，人力資源消耗較多。而采用信息化建設(shè)之后，可以通過(guò)電子檔案的方式將信息儲(chǔ)存在信息庫(kù)當(dāng)中，一旦電子檔案建設(shè)完成，后續(xù)查詢、翻閱等工作都非常簡(jiǎn)單，不需要擔(dān)心文件使用繁瑣與使用后資料丟失、順序打亂等問(wèn)題。另外，在信息化管理基礎(chǔ)上可以顯著減少人力資源成本，檔案查閱過(guò)程只需要輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞便可以快速獲取資料，節(jié)省時(shí)間的同時(shí)，也降低了人力資源的投入，提高檔案的綜合使用效益。

二、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

從理論層面上來(lái)看，以往的事業(yè)單位檔案管理工作都是以被動(dòng)性的服務(wù)模式為主，等待對(duì)檔案有需求的人上門(mén)查閱檔案，這導(dǎo)致檔案管理工作本身存在明顯的滯后性，缺少時(shí)代發(fā)展的緊迫感，過(guò)度安于現(xiàn)狀，工作發(fā)展思維缺乏，整體工作效果不佳。在信息化環(huán)境之下，做好檔案管理工作顯得非常重要，這也是提高檔案管理工作影響力的重要途徑，一流的檔案管理工作，不僅可以有效解決檔案管理之后的問(wèn)題，同時(shí)也可以更好地拓展檔案管理工作在具體部門(mén)、企業(yè)發(fā)展中的影響力。但是當(dāng)前來(lái)看，仍然存在許多的管理缺陷，例如檔案管理工作理念不足、檔案管理的信息化程度不高以及檔案管理的措施不合理等，這些現(xiàn)象都直接制約著檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展，尤其是對(duì)檔案管理工作的技術(shù)水平、價(jià)值意義等方面的影響比較突出。另外，目前部分事業(yè)單位雖然開(kāi)始意識(shí)到信息化檔案管理的重要性，并且也開(kāi)展了關(guān)于信息化技術(shù)的應(yīng)用，但是在具體應(yīng)用效果方面并不理想，其中對(duì)于信息化的認(rèn)識(shí)偏差、管理機(jī)構(gòu)不完善問(wèn)題尤為突出，因?yàn)殡娮訖n案管理對(duì)于專業(yè)技術(shù)水平的要求比較高，導(dǎo)致剛開(kāi)始轉(zhuǎn)型期間技術(shù)欠缺的現(xiàn)象尤為普遍，這也是制約事業(yè)單位檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的主要因素。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)的重視度。事業(yè)單位的檔案管理工作往往會(huì)因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)人員的重視度而呈現(xiàn)出差異性的工作成效，同時(shí)會(huì)直接影響不同方面條件支持以及工作順利的程度。對(duì)此，想要從根本上提高單位的檔案管理信息化水平，就必須確保單位領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于檔案管理工作保持高度重視，同時(shí)提高資金、資源方面的重視度。對(duì)此，為了改善其中的缺陷與不足，需要進(jìn)一步提升領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于檔案工作的重視度，并將事業(yè)單位的內(nèi)部管理工作內(nèi)容進(jìn)行針對(duì)性建設(shè)，特別是對(duì)提升檔案管理的內(nèi)容保密性特征。在辦公室當(dāng)中選取最佳的位置實(shí)現(xiàn)部分紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存，同時(shí)對(duì)于一些重要的資料需要采取額外加固處理措施，盡可能從環(huán)境上提高檔案管理的綜合水平。對(duì)于檔案管理的信息化設(shè)備，例如專用機(jī)房應(yīng)當(dāng)由專人進(jìn)行管理，杜絕外來(lái)人員的進(jìn)出，內(nèi)部人員進(jìn)出時(shí)需要做好登記管理。定期組織檔案管理人員培訓(xùn)以及考核工作，盡可能提高檔案管理的綜合水平。另外，在資源投入方面，應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息化的發(fā)展現(xiàn)狀，提供相應(yīng)的資金支持，做好檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，提高檔案管理的綜合水平，保障信息化管理的整體效率、安全性，規(guī)避信息化發(fā)展中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)漏洞問(wèn)題。

（二）建立信息化檔案管理理念。伴隨著社會(huì)的持續(xù)發(fā)展，信息化環(huán)境之下檔案管理工作發(fā)生了明顯的改變，檔案管理工作的信息化發(fā)展創(chuàng)新已經(jīng)成為一個(gè)必然的趨勢(shì)。在這一環(huán)境背景之下，檔案管理工作必須從服務(wù)社會(huì)角度著手，做好信息化建設(shè)。與此同時(shí)，必須做好檔案管理理念的創(chuàng)新和優(yōu)化。在具體工作中，需要先從制度體系方面著手，對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化、秩序性進(jìn)行落實(shí)，同時(shí)在問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)及時(shí)進(jìn)行應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)變，落實(shí)獎(jiǎng)勵(lì)與懲處機(jī)制，并將管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。在制度體系方面可以突出優(yōu)化節(jié)約、收納等相關(guān)工作，盡可能規(guī)范管理措施。另外，還需要做好管理意識(shí)與責(zé)任意識(shí)的培訓(xùn)教育，促使相關(guān)工作者可以對(duì)檔案管理工作形成正確認(rèn)識(shí)，杜絕工作中的隨意性，提高檔案管理工作的整體水平。

（三）推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。在信息化環(huán)境下，做好信息化的改進(jìn)顯得非常重要。也正是因?yàn)樾畔⒒陌l(fā)展，導(dǎo)致檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容不斷增多，管理工作的繁瑣性持續(xù)提高，這也會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的壓力不斷提高。對(duì)此，在檔案管理工作期間，需要做好基礎(chǔ)性的投入保障，從技術(shù)、設(shè)備等方面保障與社會(huì)的協(xié)同性發(fā)展，每一年需要做好相應(yīng)的設(shè)備資金保障，確保相關(guān)信息化設(shè)備運(yùn)行的可靠性。同時(shí)強(qiáng)化信息化的管理工作強(qiáng)度，針對(duì)不同部門(mén)，需要持續(xù)提高檔案的信息化參與水平。突出檔案管理的二次信息加工應(yīng)用價(jià)值，強(qiáng)化服務(wù)終端的信息化建設(shè)技術(shù)水平，做好信息資源的錄入便捷化建設(shè)，從管理軟件以及信息設(shè)備等方面持續(xù)創(chuàng)新，強(qiáng)化檔案管理信息化技術(shù)水平。

（四）規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和安全信息保證系統(tǒng)。做好規(guī)范化的管理體系是提高檔案管理工作實(shí)效性的關(guān)鍵，只有在持續(xù)規(guī)范和優(yōu)化制度體系的同時(shí)，才可以確保檔案管理的技術(shù)水平。在具體的管理流程方面，必須做好歸檔、接納、儲(chǔ)存與交換等多方面制度體系建設(shè)，同時(shí)突出落實(shí)信息化的管理機(jī)制。檔案管理必須從起點(diǎn)與終點(diǎn)兩方面著手，在標(biāo)準(zhǔn)化制定的同時(shí)，需要做好相應(yīng)的宣傳。安全屬于信息化環(huán)境下檔案管理工作的重點(diǎn)，在管理工作中需要從硬件設(shè)備、軟件設(shè)備雙方面做好對(duì)檔案的安全性管理，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全性建設(shè)與管理工作，提高檔案信息的安全性，提高檔案實(shí)踐性應(yīng)用價(jià)值。

（五）細(xì)化檔案管理措施，提高管理效益。首先，在工作中需要做好對(duì)檔案管理工作的細(xì)化處理，確保所有的工作有據(jù)可查，尤其是對(duì)于歸檔工作而言，必須細(xì)致明確，在職能調(diào)整以及業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展等過(guò)程中不斷調(diào)整與優(yōu)化。在制定范圍同時(shí)需要充分考慮歸檔信息的正確真實(shí)，確保內(nèi)部管理機(jī)制與實(shí)施期間的可信性。其次，需要做好歸檔環(huán)節(jié)的管理，不僅需要做好歸檔工作機(jī)制的落實(shí)，同時(shí)還需要根據(jù)歸檔的關(guān)鍵點(diǎn)問(wèn)題，從根本上提高歸檔質(zhì)量，落實(shí)全面、集中的文件材料歸檔管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，伴隨著社會(huì)的持續(xù)性發(fā)展以及信息化技術(shù)的不斷提高，事業(yè)單位檔案管理工作也需要持續(xù)發(fā)展創(chuàng)新。在今后，需要進(jìn)一步探討事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展方向以及技術(shù)創(chuàng)新需求，做好信息化建設(shè)，并以積極建設(shè)信息化檔案模式作為基礎(chǔ)，持續(xù)完善和優(yōu)化檔案的管理技術(shù)水平，促使事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)效性持續(xù)提高，從而提高事業(yè)單位檔案管理的意義和社會(huì)價(jià)值。

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