全生命周期管理的高校進口儀器設備招標采購

吳冠儀

（上海交通大學 招投標與政府采購辦公室，上海 200240）

儀器設備作為高校教學科研的必要條件，是高校發(fā)展的重要物質基礎[1]，隨著高?！半p一流”建設的不斷推進，進口儀器設備以其精確度高、耐用性強、運行穩(wěn)定、質量可靠以及可享受國家免稅政策等優(yōu)勢受到廣大科研人員的青睞[2]，是“雙一流”大學建設中關鍵的物質支撐。2016 年以來，國家在聚焦完善采購管理、提升科研績效等方面，連續(xù)出臺一系列重大政策文件，賦予采購管理更大自主權。探索在政策指導下提升全生命周期理念下的進口儀器設備招標采購工作，提高進口儀器設備投資效益，發(fā)揮其在人才培養(yǎng)、科學研究和學科建設中的作用，是高校采購部門研究的重要課題。本文以上海交通大學進口儀器設備為例進行探索，旨在為完善高校進口儀器設備全生命周期管理提供可借鑒的實務操作。

1 高校進口儀器設備招標采購的特點

根據學校《貨物服務采購實施細則》規(guī)定，單臺件或批量采購金額在20 萬元人民幣（含）以上的采購項目需要進行招標。據項目的具體情況，采購方式有公開招標、競爭性磋商、競爭性談判、詢價、單一來源采購等。宏觀上，高校儀器設備招標采購具有“兩頭大中間小”的“杠鈴式”分布特征[3]；微觀上，“杠鈴內部”的“進口儀器設備”有其自身采購特點。

1.1 進口儀器設備數量多、金額大、逐年增長

表1 列出了學校本部2016—2018 年進口儀器設備招標采購的統(tǒng)計情況。通過對表1 的分析，可以得出以下結論：（1）進口儀器設備無論從數量上還是金額上每年都在增加，近三年的數量占比從28.20%上升至48.30%；（2）2018 年進口儀器設備占儀器設備總項目將近一半，其涉及教學、科研面廣，對高校教學、科研的影響不容忽視。

表1 上海交通大學校本部2016—2018 年進口儀器設備招標采購情況表

1.2 進口儀器設備檔次有別，但總體價格偏高

將上海交通大學 2018 年度進口儀器設備按照采購數量和采購金額進行統(tǒng)計，如圖1 和圖2 所示。

圖1 2018 年度儀器設備招標采購數量情況

從圖1 可以看出，采購20～50 萬元的進口設備數量最多，有80 項；采購50～120 萬元以及120 萬元以上的進口設備數量相近，分別為35 項和38 項。

圖2 2018 年度儀器設備招標采購金額情況

從圖2 可以看出，采購120 萬元以上的進口設備總金額最高，占比 33%；采購 20～50 萬元以及 50～120 萬元的進口設備金額比例不相上下，分別占 8%和7%。對比圖1 和圖2 可見，120 萬元以上的進口儀器設備數量少，但總價高，單臺件價格貴重，是“雙一流大學”建設需求進口設備的特點。體現(xiàn)學校重視特色、優(yōu)勢學科的建設。這就給高校進口儀器設備采購時，按照重要性原則，有的放矢地進行優(yōu)化配置，發(fā)揮進口儀器設備的使用效益[4]提供了數據基礎。

1.3 使用院系集中，采購工作服務面廣

2018 年度上海交通大學校本部采購進口儀器設備有16 家用戶，數量與金額統(tǒng)計情況見圖3。上海交通大學作為一所“綜合性、研究型、國際化”的國內一流、國際知名大學，其進口儀器設備的采購量在國內眾多高校中相比偏多，采購儀器種類較為豐富全面，服務和受眾面較廣。從圖3 可以看出，機動學院、電信學院、分測中心、化工學院這4 個二級單位占比較大，累計占比將近一半，這不僅與該校近幾年的發(fā)展戰(zhàn)略中一流學科的建設相關，也與所涉及儀器結構日益復雜、精度不斷提高、更新?lián)Q代快相關。而文科院系由于其學科特點，則較少采購進口儀器設備。

圖3 2018 年度進口儀器設備分布圖

1.4 高校的進口設備業(yè)務承受外匯風險

我校 2018 年度進口儀器設備購置幣種統(tǒng)計情況見圖4。除人民幣以外，涉及幣種共有 5 種。進口設備中，美元以37%的比例遙遙領先，其次是歐元，其余外幣幣種累計占2.4%。隨著全球經濟的發(fā)展，諸如中美貿易摩擦、歐債危機等全球性經濟問題的不斷爆發(fā)，使得高校的進口設備業(yè)務承受額外的外匯風險[5]。

圖4 2018 年度儀器設備購置幣種統(tǒng)計

2 從全生命周期管理看進口儀器設備采購遇到的問題

設備的全生命周期管理包括從設備的前期市場調研、可行性論證、招標、投標、開標、評標、簽訂合同、固定資產入賬、使用到報廢的全過程管理。主要分為4 個階段：準備期、采購期、使用期、處置期[6]。進口儀器設備由于采購周期長、流程復雜、審批嚴格、涉及單位多，包括資產處、科研院等校內部門以及商務部、海關等校外單位[7]，相對于國產儀器設備而言，在全生命周期閉環(huán)管理的 4 個階段遇到的問題更為突出。

2.1 準備期調研不夠充分

在購置進口儀器設備前，多數高校的論證重點在于經費是否落實到位、用途是否明確、是否重復購買等。但對于前期市場調研，如相關儀器設備的配置參數、兄弟院校使用類似設備情況、進口和國產儀器設備的本質區(qū)別卻論證不足[8]。采購進口儀器設備政策性強、涉及范圍廣、價格差異大，如進口顯微鏡，其價格區(qū)間從4 萬美元到100 萬美元不等，因此缺乏充分調研對采購質效的影響比國產儀器設備更大。

2.2 采購期遇到的5 個問題

（1）采購流程繁瑣。在采購階段，用戶需要多次往返于校內各職能部門，如院系辦公室、資產與實驗室處、招投標與政府采購辦公室、財務計劃處等。此外，多數高校為均衡發(fā)展設立不同的校區(qū)，導致用戶跨校區(qū)間辦理業(yè)務耗時費力。就我校而言，目前有徐匯校區(qū)、閔行校區(qū)、七寶校區(qū)、長寧校區(qū)、黃埔校區(qū)五個校區(qū)，部分用戶提交采購申請后需要至少在兩個校區(qū)之間辦理相關手續(xù)，雖然個別流程實現(xiàn)了無紙化辦公，然而“線上+線下”的采購方式難免會耽誤采購進程。

（2）盲目貪大求貴。高?？蒲腥藛T的采購經費大都是國撥資金，只有把當年的錢用完，第二年才能申請更多的經費支持，導致部分用戶“只買貴的”。同時，在制作招標文件或評審資格條件時，不考慮實際需求和支持國產儀器設備等因素，貪大求洋，浪費了國家資金，甚至存在“買得越貴、回扣越多”的廉政風險。

（3）存在外匯風險。高校進口儀器設備的結算幣種多樣，根據前文圖4 的分析，若規(guī)劃不當，匯率波動將給高校帶來一定的匯率風險；此外，自2019 年6月1 日0 時起，國務院關稅稅則委員會對原產于美國的部分進口商品提高加征關稅稅率，存在增加高校進口成本的因素。若不關注國家時事與政策，沒能針對預期有可能發(fā)生的匯率波動作出應對，卻在匯率較高時完成付匯，則會造成資金浪費，產生經濟損失。

（4）對外貿代理機構缺乏監(jiān)督。高校沒有獨立的進出口權，在實務中，經常委托具有資質的外貿代理公司簽訂外貿合同。部分高校習慣于沿用以前合作的代理公司，因缺乏監(jiān)督機制和競爭環(huán)境，經常無法控制項目辦結的效率，既延誤科研進程，又無法實現(xiàn)優(yōu)勝劣汰。

（5）驗收不嚴存在質量隱患。大多數高校只重視“常規(guī)驗收”，即開箱驗收貨物清單的完備性，缺少以技術指標為核心的“技術驗收”。在高校的進口業(yè)務中，常因實驗室裝修改造或配套設施未及時交付而推遲驗收，錯過有效索賠期，造成經濟損失[9]。如某新建重點實驗室購置進口設備，由于該設備需定制，交貨周期長，期間遇上中美貿易戰(zhàn)，致使交貨期推遲，等到儀器運輸到位卻沒有合適的安放地點，開箱驗收工作便草草了事。后來發(fā)生糾紛才發(fā)現(xiàn)處理時間冗長、維權程序繁瑣，最終影響師生的使用和教學科研的進行。

2.3 使用期利用率不高

高校的進口儀器設備金額昂貴、專業(yè)性強，部分儀器需要定制。多數青年科研人員缺乏足夠資金購置大型進口儀器設備，加之校內共享機制尚不健全，上述青年科研人員不能充分享用部分大型進口儀器設備進行科研和教學，具體表現(xiàn)在：校內使用頻率不高、測試樣品數量不多、使用機時數短、培養(yǎng)師生數量少、受益面窄等方面。進口儀器設備利用率不高，降低其有效生命，沒能有效發(fā)揮使用效益。

2.4 處置期報廢管理不靈活

進口儀器設備除部分通用型儀器可以長期使用外，其他儀器更新?lián)Q代速度快，需要加速報廢，目前各高校進口儀器設備的處置年限一般為5～10 年。儀器在報廢期喪失使用功能、占用有限的教學空間，目前管理上還存在“一刀切”現(xiàn)象。各高校在挖掘處置報廢儀器使用功能外的潛在功能方面，仍有值得做而沒有做到位的工作，從全生命周期過程看，設備的有效壽命縮短了。

3 全生命周期管理中進口儀器設備招標采購的優(yōu)化

針對高校進口儀器設備全生命周期閉環(huán)運行中出現(xiàn)的問題，提出解決建議是提高招標采購實務質量的重要工作，對促進和完善進口設備招標采購走向良性循環(huán)具有實踐價值。

3.1 準備期：完善服務制度及時傳遞信息，提高前期調研質量

根據前文對圖3 的分析，招采管理部門應重點關注進口儀器設備的“采購大戶”，提前了解進口需求，為其配備“招采專員”并定期走訪。利用大數據將專家?guī)?、供應商庫、既往招標結果、使用情況匯總等信息，同管理信息系統(tǒng)相結合，為進口儀器設備的招標采購提供前期市場調研分析報告。如進口掃描電鏡-拉曼光譜聯(lián)用儀，有英國的inVia Qontor/Quanta250、日本的 LabRAM HR Evolution/Quanta250、捷克的Mira/alpha300R，應重點對不同國別的設備進行考察，與擬購設備的國內同行進行溝通，了解反映核心質量優(yōu)劣的主要指標，降低信息不對稱對采購造成的不利影響。同時，及時向科研人員傳達相關政策，如政府采購金額上限的變更、海關對進口設備的優(yōu)惠政策等，從而提高采購質量。

3.2 采購期：齊抓“簡、控、選、驗”，高質量完成采購工作

“簡”是簡化儀器設備采購流程。目前我校已經建立了較完善的資產與招投標管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了儀器設備從入賬到銷賬的全生命周期閉環(huán)管理。通過打通各職能部門的“壁壘”，真正實現(xiàn)了“一門式”管理，打通了“最后一公里”。下一步將結合國家“放管服”規(guī)定，進一步在簡政放權、提高效率等方面完善系統(tǒng)[10]。

“控”是匯率風險防控。面對持續(xù)上升的匯率風險，高校在辦理進口業(yè)務時可采取相關措施規(guī)避匯率風險：通過合理選擇結算幣種和方式，適當分散交易風險[11]；通過預測結算貨幣的匯率走向選擇提前或推遲結算，如果預測結算貨幣相對于人民幣升值，高?？墒孪冗M口或要求提前付款；反之，可推遲進口或支付貨款[12]；通過在招標文件中詳細寫明付款方式，避免學校利益受損，如上海交通大學的付款方式為“100%L/C，90%即期，10%驗收合格后支付”，確保了學校資金的安全。

“選”是外貿代理公司的遴選與考核。我校通過對外貿代理公司遴選取得了良好的效果，即中標人的服務期限為3 年，先與中標人簽訂為期1 年的服務合同，并于年末對外貿代理機構進行考核，與通過考核的外貿代理機構簽訂下一年的服務合同，對表現(xiàn)不佳的進行警告處分，3 年期滿后學校將重新啟動新一輪外貿代理機構招標工作。通過該種方式實行優(yōu)勝劣汰、彼此制約、共同提高代理質量，從而保證進口儀器設備采購的質效。

“驗”是嚴格驗收環(huán)節(jié)。進口儀器設備采購程序復雜、涉及金額大，到貨后應將常規(guī)驗收和技術驗收相結合。常規(guī)驗收主要檢查商品的外觀、規(guī)格、數量是否與合同、標書相符，裝箱單是否與實物相符等。技術驗收是學校相關部門組織有經驗的專家進行集體驗收，必要時請未中標供應商共同驗收，驗收無誤并達到標書所列各項技術要求后，形成規(guī)范的“進口儀器設備質量驗收記錄”。

3.3 使用期：建立大視野進口儀器設備共享激勵機制，全面提高進口儀器設備使用效能

從大視野視域構建院際、校際進口儀器設備平臺，強化大型設備的網絡平臺建設，利用“網絡平臺+”優(yōu)化資源配置，通過大視野共享增加進口儀器設備使用頻數，延長使用生命。通過院際共享將原本分散存儲在不同學院的儀器加以利用，讓更多師生享用優(yōu)質儀器設備，在提高設備利用率的過程中實現(xiàn)“全方位育人”。通過校際共享，一方面與同層次的院?；ネㄓ袩o，搭建教師和科研人員全面掌握進口儀器設備的使用平臺，了解不同國別相同儀器的測試性能、測試結果比較等深層次的質量參數，為今后進口相關儀器設備積累第一手實踐資料。另一方面選擇與非“211 工程”和“985 工程”的同城院校建立共享，發(fā)揮進口儀器設備對兄弟院校的輻射功能，彌補院校辦學層次、辦學經費不足的局限，發(fā)揮名校的引領和幫扶作用。

同時，設立“進口儀器設備使用效益獎”，對學校已建賬并使用兩年以上的貴重進口儀器設備，若在功能利用率、使用機時、自修率、新功能開發(fā)、更新改造、使用成果、共享成績等方面有所突破創(chuàng)新，則予以獎勵。

3.4 處置期：靈活管理、廣收信息，延長有效生命、尾首相彰

高校應將制度化管理和靈活機制相結合，做好進口儀器設備的處置期管理，充分發(fā)揮進口儀器設備的殘余價值。一方面，對于不同用途和類別的進口儀器，根據科研進度和儀器設備的發(fā)展不斷更新迭代，從而延長進口儀器設備生命周期內的有效生命；另一方面，建立儀器報廢期的全面評估機制，派專人負責完成儀器報廢處置期的評估工作，對儀器進行溯源評估，盡可能全面收集儀器使用過程中的參數變化，積累進口設備全生命周期管理的第一手資料，并將這些信息反饋給第一環(huán)節(jié)的準備期，降低儀器設備采購因前期調研不足遭遇問題的概率。

4 結語

全生命周期管理的進口儀器設備采購過程是一個閉環(huán)管理過程，環(huán)環(huán)相扣、尾首相連，構成了儀器設備生命周期的質量。對不同環(huán)節(jié)的不斷優(yōu)化、采集其運行信息、完善儀器設備使用檔案的資料建設，是提高全生命周期管理進口儀器設備招標采購質量基礎而又重要的工作。隨著“雙一流”大學的建設和發(fā)展，進口儀器設備將繼續(xù)發(fā)揮其不可替代的作用，愿與同仁攜手進行探索，發(fā)揮進口儀器設備對教學和科研的支持作用。