高校校史館建設(shè)與檔案管理關(guān)系的研究

汪小琴

(安徽工業(yè)大學(xué) 綜合檔案室，安徽 馬鞍山 243002)

進(jìn)入20世紀(jì)90年代，我國不少大學(xué)迎來了第一個(gè)百年生日，專門以校史展陳和收藏為目的大學(xué)校史館隨之誕生。近年來，大批普通本科高校為迎接校慶也紛紛籌建校史館，迎來了我國大學(xué)校史館建設(shè)的高峰。

本文擬從校史陳展角度就高校檔案管理在校史館建設(shè)中的角色和作用加以闡述，以期形成粗淺理論，對(duì)高校校史館建設(shè)中如何科學(xué)、高效地挖掘校史資料提供些許借鑒。

一、從校史館建設(shè)模式和流程透視檔案部門的主體作用

時(shí)下的校史館設(shè)計(jì)布展大多以時(shí)間為軸線，以圖片、圖表、文字表述為主體，結(jié)合雕塑、模型、實(shí)物，借助展板、展柜、燈箱、文化墻、觸摸顯示屏等載體，充分運(yùn)用空間造型、平面設(shè)計(jì)及多媒體視聽等技術(shù)，以聲、光、電等現(xiàn)代化手段，將內(nèi)容以簡捷明快的方式展現(xiàn)出來，打造聲情并茂富有學(xué)校自身特色和時(shí)代氣息的校史展區(qū)[1]。

“自身特色”需要高校自我挖掘、凝練、提升校史，“時(shí)代氣息”需要專業(yè)的設(shè)計(jì)施工隊(duì)伍來包裝打造。應(yīng)時(shí)所需，一些文化公司紛紛進(jìn)軍高校校史館設(shè)計(jì)、布展，高校校史館建設(shè)基本走上如圖1所示的合作外包模式。

圖1 高校校史館建設(shè)模式、流程圖

顯而易見，校史館建設(shè)整個(gè)過程分工明確、緊密協(xié)作、環(huán)環(huán)相扣、步步深化。其間，高校自身需成立相關(guān)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)梳理校史脈絡(luò)，策劃、編纂布展大綱、文案，征集、遴選、提供校史素材；設(shè)計(jì)施工單位負(fù)責(zé)陳展設(shè)計(jì)、制作、施工、安裝。

布展大綱反映了校史的內(nèi)容框架和總體要求，是陳展主旨的集中體現(xiàn)及陳展設(shè)計(jì)的直接依據(jù)。內(nèi)容框架實(shí)質(zhì)上是布展內(nèi)容的層級(jí)目錄，一般至少延展到三級(jí)目錄層次。其中一級(jí)目錄涉及校史展區(qū)分布(如前廳、序廳、校史脈絡(luò)廳、專題展廳等)，二級(jí)目錄涉及校史脈絡(luò)廳的分區(qū)(一般按時(shí)期分段)，三級(jí)目錄涉及展板版塊、欄目的分布?？傮w要求包括主旨元素、動(dòng)線、色調(diào)、空間、視聽效果等。

布展文案是布展大綱基礎(chǔ)上的進(jìn)一步深化，延伸到四級(jí)、五級(jí)乃至更多，直至具體素材以及素材的標(biāo)注，簡言之就是對(duì)入選、定格內(nèi)容的逐一摘錄、標(biāo)注和描述。一份完整的陳展文案打印裝訂成冊(cè)就是一本圖文并茂的書冊(cè)，是設(shè)計(jì)單位進(jìn)行平面設(shè)計(jì)、制作和布展的依據(jù)和指南。顯然，沒有完善的大綱、文案做基礎(chǔ)、指引和支撐，最頂尖的設(shè)計(jì)和施工單位也難以著手。

編制校史大綱的過程是搭建校史陳展內(nèi)容框架的過程，同時(shí)也是解讀、解構(gòu)、凝練校史和梳理、明晰校史特色的過程；編制文案的過程是深化校史陳展內(nèi)容的過程，同時(shí)也是梳理、遴選、組織校史資料的過程。正因如此，集中管理學(xué)校檔案資料的檔案部門責(zé)無旁貸地成了高校校史館建設(shè)的牽頭或主要成員單位，擔(dān)綱大綱策劃、文案編制，肩負(fù)資料征集、遴選、提供的重任[2]。學(xué)校檔案(校史)館在校史館建設(shè)中主體地位、作用日漸凸顯。

二、從館藏挖掘和利用透視檔案管理的支撐作用

校史館的展材大部分來自學(xué)校檔案館(室)，但相較于數(shù)萬卷的檔案館藏也只是冰山一角。因此，如何從浩繁的館藏里科學(xué)、高效地檢索、梳理、挖掘精華至關(guān)重要。

(一)檔案編研資料的作用

檔案編研是以館藏檔案為基礎(chǔ)進(jìn)行的編輯和研究工作，是檔案館(室)開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)服務(wù)的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)活動(dòng)。按照國家檔案行業(yè)規(guī)范，高校檔案編研成果一般包括校史、年鑒、組織沿革、大事記等。這些編研成果在校史館大綱策劃、深化，文案編寫等過程中起著重要的史料指引、支撐、參考作用。

1.校史——校史館建設(shè)中校史資料挖掘之首選。高校校史是全面、系統(tǒng)、真實(shí)記錄高校建立、發(fā)展、壯大歷程和辦學(xué)成就的文獻(xiàn)資料，一般涵蓋了學(xué)校的歷史沿革、校園變遷、領(lǐng)導(dǎo)變更、辦學(xué)精神、辦學(xué)歷程、辦學(xué)成就、知名校友等方方面面內(nèi)容，是學(xué)校發(fā)展軌跡的真實(shí)、全面記錄、總結(jié)和凝練。校史較之校史館，前者側(cè)重文字描述，后者側(cè)重實(shí)際陳展，但二者的目的和功用都是詮釋學(xué)校歷史。因此，有了校史，校史館陳展就有了框架和內(nèi)核。

(1)校史書目是校史館陳展大綱的雛形。一部完善、系統(tǒng)的校史，其書目就是完整的校史內(nèi)容框架。只是校史館陳展受空間布局、參觀動(dòng)線、呈現(xiàn)形式等諸多限制，布局謀篇很難象校史那樣全面詳盡，靈活自由。所以，陳展大綱絕不是對(duì)校史書目的簡單復(fù)制、摘錄，而是在研讀、領(lǐng)會(huì)主旨、脈絡(luò)的基礎(chǔ)上精心刪減、調(diào)整、凝練、升華而成。

(2)校史篇章內(nèi)容是陳展內(nèi)容的來源和線索。校史里一些必備篇章，如“校史沿革”、“學(xué)校精神”(如校訓(xùn)、校志、校歌、校賦等)、“歷任領(lǐng)導(dǎo)”、“領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷”、“杰出校友”等等，也都是校史陳展的必選板塊、欄目，為保持一致，這些大多直接入選。其它大量篇章內(nèi)容雖不能直接復(fù)制，但加以篩選、濃縮、提煉，也就成了校史陳展內(nèi)容，至少也可成為梳理陳展內(nèi)容、深化大綱、編寫文案的依據(jù)、線索。

2.組織沿革——陳展大綱、文案編制的重要參考。高校組織沿革是系統(tǒng)記載高校體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革的參考資料。內(nèi)容一般包括：學(xué)校歷史概況、建制變更情況；學(xué)校成立、合并、撤銷的時(shí)間、原因；學(xué)校名稱的變更，辦學(xué)地點(diǎn)的遷移；學(xué)校的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系，以及領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況；學(xué)校內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其變化情況等。對(duì)于沒有編纂校史的學(xué)校，組織沿革在學(xué)校辦學(xué)時(shí)期劃分、各個(gè)時(shí)期的概況介紹方面對(duì)校史陳展大綱的撰寫還是起著重要的參考作用。

3.大事記——陳展素材的來源和線索。高校大事記是按照一定的時(shí)間順序簡要記載高校各個(gè)歷史時(shí)期重大事件和重要活動(dòng)的參考資料，大都采取以時(shí)系事的范式，由大事時(shí)間和大事記述組成。如果將大事記中的一條條大事信息配上相應(yīng)的圖片、實(shí)物，就是學(xué)校歷史活動(dòng)和事件的再現(xiàn)。所以大事記是高校校史館建設(shè)中展材挖掘、標(biāo)注的最直接可靠的來源和依據(jù)。

高校的主要功能是人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承。萬變不離其宗，無論校史館展板和欄目如何設(shè)置，主題如何提煉，標(biāo)題如何概括，其內(nèi)容也無非定格于這幾個(gè)領(lǐng)域。所以，精選出學(xué)校各個(gè)歷史時(shí)期的首發(fā)式、里程碑意義、代表性、創(chuàng)造性的大事條目，按黨政管理、教學(xué)、科研、產(chǎn)學(xué)研結(jié)合、對(duì)外交往、社會(huì)服務(wù)等領(lǐng)域和專題進(jìn)行分類、組合、匯編，再檢索、甄選相對(duì)應(yīng)的圖片、實(shí)物，也就完成了很大一部分的展材檢索、遴選、標(biāo)注任務(wù)了。

4.年鑒——校史資料內(nèi)容來源和依據(jù)。高校年鑒作為校情的信息載體，全面記載了學(xué)校當(dāng)年各項(xiàng)建設(shè)進(jìn)程和成就，是學(xué)校發(fā)展歷程的真實(shí)記載。如果說一本年鑒是橫向反映學(xué)校一年的亮點(diǎn)、重點(diǎn)和進(jìn)程，那歷年年鑒加在一起，就是學(xué)校各項(xiàng)進(jìn)程和成就的縱向記錄和匯總。所以，年鑒在深化大綱、編制文案和甄選材料中有著專題性、系統(tǒng)性的匯總、查證、參考作用。

(二)館藏資料的作用

高校一些職能部門和教學(xué)、科研單位編制的學(xué)校宣傳畫冊(cè)、重要會(huì)議材料匯編、重要文件匯編、科研成果匯編、教學(xué)成果匯編、校友錄等，一般都會(huì)一式多份移交學(xué)校檔案部門，一份存檔，另外的則作為資料集中保存。這些專題性資料在校史大綱、文案編制中也有著較好的參考作用。特別是為學(xué)校校慶、重大活動(dòng)編的宣傳畫冊(cè)，對(duì)校史脈絡(luò)、學(xué)校辦學(xué)成就大多有著系統(tǒng)、全面的介紹，入冊(cè)的圖片大多是學(xué)校辦學(xué)進(jìn)程中黨政、教學(xué)、科研各領(lǐng)域和社會(huì)交往重大活動(dòng)中有代表性的圖片，標(biāo)注也經(jīng)過了考證，這些大多可直接作為校史陳展的內(nèi)容。

(三)館藏檔案的作用

按照現(xiàn)行高校檔案管理辦法規(guī)定，高校館藏檔案從內(nèi)容上包括黨群、行政、教學(xué)、科研、外事、出版、基建、設(shè)備、財(cái)會(huì)、產(chǎn)品十大類和新列入的學(xué)生檔案，從載體上一般包括紙質(zhì)、聲像、實(shí)物、電子四類檔案。

1.館藏檔案中學(xué)校歷次綜合性、專題性陳展材料的借鑒作用。高校在長期的辦學(xué)進(jìn)程中，校慶、迎評(píng)、升格等重大活動(dòng)催生了一個(gè)個(gè)綜合性的、專題性的陳展，一些知名老牌學(xué)校本身就已建有校史館。這些陳展實(shí)體不管是在還是不復(fù)存在，在檔案管理健全的高校大多已收集存檔。其中時(shí)代久遠(yuǎn)的一般以書本式實(shí)體圖冊(cè)、平面圖冊(cè)收集存檔，時(shí)代近些的基本以電子形式收集存檔，甚至包括建設(shè)過程中收集的素材。這些都是經(jīng)過前人梳理、凝練、考證、定格過的校史成果，有著重要的參考、借鑒之處。

2.館藏檔案中綜合、總結(jié)性材料對(duì)大綱、文案編制的引導(dǎo)、支撐作用。對(duì)于既沒有校史館也沒有校史、組織沿革等編研資料的高校，編寫校史陳展大綱之前最繁重的任務(wù)是全面、系統(tǒng)梳理校史脈絡(luò)，凝練辦學(xué)特色和成就。這時(shí)，如何在浩繁的館藏檔案中找出各個(gè)歷史時(shí)期的綜合性的、總結(jié)性的材料尤為重要。以筆者經(jīng)驗(yàn)，黨群、行政類檔案中有關(guān)學(xué)校歷次逢十校慶中的領(lǐng)導(dǎo)講話，學(xué)校迎評(píng)、申博、合并等具有里程碑意義的重大活動(dòng)的申報(bào)、總結(jié)材料及領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報(bào)PPT等，大多對(duì)學(xué)校一定時(shí)期的辦學(xué)歷程和成就有著全面的總結(jié)和凝練。其次，校黨政領(lǐng)導(dǎo)在黨代會(huì)、教代會(huì)特別是換屆時(shí)的黨代會(huì)、教代會(huì)報(bào)告上的報(bào)告，也是對(duì)學(xué)校一定時(shí)期辦學(xué)歷程和成就的全面高度概括。這些對(duì)校史凝練、陳展大綱的編制起著較好的導(dǎo)向、支撐作用。

另外，校史陳展展板中常常會(huì)以表格、折線圖、柱狀圖等形式展示學(xué)校某項(xiàng)建設(shè)的發(fā)展軌跡和成就，這就需要一些專題的縱向數(shù)據(jù)的匯總，對(duì)于沒有年鑒等編研資料的高校，各類檔案中綜合性、專題性統(tǒng)計(jì)報(bào)表，特別是行政類檔案中的高校基層報(bào)表就成了諸多數(shù)據(jù)摘錄來源。

3.館藏檔案中重要文件、代表性素材的作用。學(xué)校諸如籌建、遷址、合并、更名、迎評(píng)、學(xué)位點(diǎn)申報(bào)等具有里程碑意義、首發(fā)式、開創(chuàng)性的活動(dòng)和事件的批復(fù)、通知；學(xué)校建設(shè)進(jìn)程中重大改革、重要規(guī)章性的文件；學(xué)校重大科研成果、教學(xué)成果的批文等等一般都會(huì)被掃描成圖片入選展板素材范疇，也有高校就直接將其作為實(shí)物陳展。

教學(xué)檔案中有代表性的學(xué)校自編或主編教材、教案、試卷、學(xué)籍成績冊(cè)、畢業(yè)設(shè)計(jì)等材料，一般會(huì)甄選一些代表性的作為展柜、展架陳展素材。

基建檔案中有關(guān)學(xué)校校園建設(shè)的重要文件和各個(gè)歷史時(shí)期的校園建設(shè)規(guī)劃圖、平面圖、效果圖等是制作沙盤的重要依據(jù)，同時(shí)也是重要的展材。

出版檔案中的校報(bào)作為刊登學(xué)校要聞的重要載體，圖文并茂地記錄著學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中一個(gè)個(gè)故事和場(chǎng)景，對(duì)于大事記缺位或不全的高校來說，校報(bào)不失為陳展素材的最可靠、最翔實(shí)的來源和檢索、查證工具；對(duì)于圖片資料不全的高校來說，校報(bào)上的大量圖片可以通過翻拍、掃描的方式利用。有些重要版面的校報(bào)，本身也可成為展材。

4.聲像檔案的作用。高校聲像檔案一般含錄音、錄像、照片，其中錄音、錄像檔案可節(jié)選于校史陳展多媒體播放。聲像檔案中的主體是照片，早期的一般為紙質(zhì)照片，近些年歸檔的大多是電子照片。校史陳展的主體是展板，而展板的主體內(nèi)容還是以圖片為主，文字只是起標(biāo)注和指引作用。所以館藏圖片的齊全完整決定著校史陳展的效果[2]。從內(nèi)容上來說，陳展較多的圖片有：各個(gè)歷史時(shí)期校園校貌，學(xué)校歷任領(lǐng)導(dǎo)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來校視察、檢查，學(xué)校對(duì)外交往重大活動(dòng)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)參加校內(nèi)外重大活動(dòng)，學(xué)校重大會(huì)議和活動(dòng)，學(xué)校教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)、后勤保障，學(xué)生重大活動(dòng)等；另外，學(xué)生個(gè)人入學(xué)、畢業(yè)照片和學(xué)生集體畢業(yè)照大多入選為觸摸屏或多媒體播放“校友信息”系統(tǒng)中的重要內(nèi)容，有的高校還將一些早期的有代表性的集體畢業(yè)照以照片墻的形式展出。

5.實(shí)物檔案的作用。高校館藏實(shí)物檔案一般包括各個(gè)時(shí)期的印章、校徽、校牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、題詞、贈(zèng)品、紀(jì)念品、書畫、學(xué)生獲獎(jiǎng)作品等等，這些都是展柜中需要陳展的重要素材來源。

三、從校史資料征集透視校史館建設(shè)對(duì)檔案管理的促進(jìn)作用

高校檔案歸檔范圍雖然涵蓋學(xué)校各個(gè)領(lǐng)域，但還會(huì)有大量有保存、展示價(jià)值的材料，散存于學(xué)校各部門、廣大教職員工和校友中。特別是實(shí)物和圖片，受歷史條件的限制，高校早期的照片檔案普遍不全，實(shí)物檔案甚至缺失[4]。但凡高校啟動(dòng)校史館建設(shè)，一般都會(huì)啟動(dòng)校史資料征集工作。一方面向社會(huì)公開發(fā)出征集校史資料的通告，開展普遍征集；另一方面重點(diǎn)向?qū)W校老領(lǐng)導(dǎo)、老教授、重要職能部門的老員工、早期畢業(yè)生、知名校友等開展定向征集。一般都會(huì)征集到一些反映學(xué)校歷史的各類珍貴圖片、實(shí)物、資料、優(yōu)秀事跡等，特別是年代久遠(yuǎn)的照片、徽章、證件、票據(jù)、紀(jì)念品等等。這些既解決了陳展之需，同時(shí)也是對(duì)檔案館藏缺失的一次很好的補(bǔ)充。

綜上所述，齊全、完整、豐富的館藏是高校校史館建設(shè)的基礎(chǔ)，系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理和服務(wù)是校史館建設(shè)的保障。檔案部門的積極參與和主動(dòng)作為是校史館建設(shè)的有力支撐；與此同時(shí)，校史館建設(shè)也是對(duì)學(xué)校檔案管理的一次全面檢驗(yàn)、補(bǔ)充和促進(jìn)[5]。