新時(shí)期檔案管理模式創(chuàng)新思考

普春華

摘 要： 檔案本身有著記錄性質(zhì)，主要是對一系列社會活動(dòng)進(jìn)行記錄并形成系統(tǒng)檔案，作為其他各項(xiàng)工作的重要參考。雖然，我國檔案管理模式逐步健全，各項(xiàng)管理制度也日益完善，但隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)、信息量不斷增加，導(dǎo)致原有的檔案管理模式無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，必須要結(jié)合新時(shí)期的發(fā)展特點(diǎn)改變原有的檔案管理模式，提高檔案管理工作質(zhì)量。本文將結(jié)合實(shí)際情況，對新時(shí)期下的檔案管理模式創(chuàng)新路徑進(jìn)行詳細(xì)分析，以及為今后開展有關(guān)工作提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞： 新時(shí)期;檔案管理模式;創(chuàng)新

【中圖分類號】G271 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.26.290

隨著我國科技的快速發(fā)展，現(xiàn)下各行業(yè)在生產(chǎn)過程中需要應(yīng)用到的技術(shù)手段逐漸發(fā)生變化，現(xiàn)代科技逐漸取代了人工工作方式，極大程度上提高了工作效率，尤其是現(xiàn)下信息技術(shù)更為普遍，人們對信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)的依賴程度也有所提升，這些都為檔案管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)，如何加快檔案管理變革、實(shí)現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新成為事業(yè)單位必須要思考的重要問題。因此，聯(lián)系工作實(shí)際，分析新時(shí)期檔案管理模式創(chuàng)新路徑是十分必要的。

1 新時(shí)期檔案管理模式創(chuàng)新的重要性

檔案管理一直都是當(dāng)前社會發(fā)展中一項(xiàng)重要任務(wù)，如文書檔案管理、科研檔案管理、基件檔案管理、人事檔案管理等，對于事業(yè)單位乃至國家發(fā)展都有著重要作用。新時(shí)期的到來，為檔案管理模式創(chuàng)新提供了便利條件[1]。一方面能夠深度發(fā)掘檔案信息，眾所周知檔案數(shù)據(jù)中隱藏了大量有價(jià)值的信息，尤其是在現(xiàn)代社會背景下，數(shù)據(jù)信息量明顯增加，在這樣的情況下其利用價(jià)值也會有所提升，信息技術(shù)的融入能夠幫助進(jìn)行數(shù)據(jù)資料收集，在需要時(shí)及時(shí)查詢，加以分析，為事業(yè)單位今后開展的各項(xiàng)工作提供寶貴借鑒與參考;另一方面，有助于實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，檔案管理是事業(yè)單位經(jīng)營中的一個(gè)重要部門，在以往通常是游離在外的狀態(tài)，難以引起重視，然而新時(shí)期到來增加了事業(yè)單位在市場競爭中需要面對的壓力，若是各個(gè)部門之間的信息無法共享，將影響到管理工作，信息化技術(shù)的應(yīng)用有助于構(gòu)建起共享平臺，保證檔案信息可以通過這一平臺有效共享，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的自身價(jià)值，減少溝通障礙，促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展[2]。

2 新時(shí)期下檔案管理模式中存在的問題

檔案管理一直都是事業(yè)單位中的一項(xiàng)重點(diǎn)工作內(nèi)容，記錄著各項(xiàng)活動(dòng)數(shù)據(jù)與資料，內(nèi)容十分復(fù)雜。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理涉及到的資料更多，生產(chǎn)項(xiàng)目內(nèi)容更為復(fù)雜，且檔案形式開始朝著多樣化方向發(fā)展[3]。這也就使得原本的檔案管理模式無法適應(yīng)現(xiàn)下的時(shí)代發(fā)展特征，暴露出較多的問題：（1）管理理念較為滯后，沒有完全意識到檔案管理的重要性，部分人員還片面的認(rèn)為，檔案管理屬于邊緣化管理項(xiàng)目，對事業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)的影響較小，在長期這種觀念下，檔案管理人員并沒有在檔案管理中投入太多精力，工作思想沒有做出轉(zhuǎn)變，進(jìn)而影響到現(xiàn)代檔案管理模式的構(gòu)建，不利于事業(yè)單位的長久發(fā)展;（2）信息技術(shù)應(yīng)用不夠完善，新時(shí)期下檔案管理對信息技術(shù)的需求量相對較大，要求也更為嚴(yán)格，然而現(xiàn)下事業(yè)單位并沒有利用資金強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量、效率難以提升，難以滿足檔案管理的信息化發(fā)展趨勢;（3）檔案資源保護(hù)力度不足，信息管理的實(shí)現(xiàn)雖然提供了一個(gè)便利平臺，減少了檔案管理過程中可能會遇到的難度問題，但由于信息化實(shí)現(xiàn)是建立在網(wǎng)絡(luò)之上，空間廣闊且開放性較強(qiáng)，無形中增加了檔案資源可能需要面對的風(fēng)險(xiǎn)問題，然而大部分事業(yè)單位沒有意識到這一點(diǎn)，缺少較為全面的信息保護(hù)意識，無法為檔案資源提供充足的保護(hù)技術(shù)，為檔案信息的安全存儲帶來較大隱患;（4）檔案管理人才匱乏，在以往的工作觀念中，檔案管理是一項(xiàng)較為邊緣的管理工作，且因其管理性質(zhì)，導(dǎo)致事業(yè)單位通常會將非管理專業(yè)出身、一些年紀(jì)較大、缺乏管理經(jīng)驗(yàn)的人員安排到管理工作上，由于現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用日益頻發(fā)，這些管理人員無法完全適應(yīng)，個(gè)人能力難以完成現(xiàn)下高質(zhì)量、高水平的管理工作，影響檔案管理效率。這些都是檔案管理模式在以往運(yùn)行過程中存在的問題，需要在今后具體問題、具體分析，創(chuàng)新檔案管理模式，為新時(shí)期下事業(yè)單位發(fā)展累積優(yōu)勢[4]。

3 新時(shí)期下檔案管理模式創(chuàng)新路徑分析

基于上述分析，目前事業(yè)單位工作活動(dòng)中，檔案管理都是必不可少的重要內(nèi)容，絕大部門的工作痕跡活動(dòng)都會被記錄，能夠?yàn)槠浣窈蟀l(fā)展制定計(jì)劃提供借鑒參考，這也就需要檔案管理模式必須要符合現(xiàn)下時(shí)代發(fā)展需求，加強(qiáng)創(chuàng)新，提高管理質(zhì)量。

（1）更新檔案管理理念

檔案管理理念是隨著時(shí)代發(fā)展而不斷變化的，檔案管理人員必須要具備現(xiàn)代化管理理念，才能不斷提高工作質(zhì)量。這也就要求事業(yè)單位在實(shí)際工作與管理的過程中，重視對干部職工思想、檔案管理人員理念進(jìn)行培訓(xùn)[5]。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變態(tài)度，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理、信息化管理的有關(guān)知識內(nèi)容，肯定信息化發(fā)展進(jìn)程的重要作用，借此帶動(dòng)下屬職工的工作積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性，起到榜樣作用，營造良好的檔案管理氛圍。其次，要重視對檔案管理人員思想的培訓(xùn)，強(qiáng)化思政教育，使檔案管理人員能夠認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，使其在今后能夠更為自覺的參與到管理工作中。最后，不斷完善檔案管理制度，要求必須要結(jié)合實(shí)際新時(shí)期檔案管理與發(fā)展的特點(diǎn)，加快理念更新與落實(shí)，提高檔案管理工作質(zhì)量，同時(shí)落實(shí)責(zé)任追究制度、激勵(lì)機(jī)制、獎(jiǎng)罰機(jī)制等等，為檔案管理人員開展各項(xiàng)工作提供制度保障、增強(qiáng)工作信心和提供動(dòng)力源泉。

（2）完善信息技術(shù)應(yīng)用

信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理工作帶來了較大的優(yōu)勢，全面提高了工作質(zhì)量，對于深度發(fā)掘檔案管理知識有著重要作用[6]。基于此，事業(yè)單位必須要加大資金上的投入，為信息技術(shù)的有效應(yīng)用提供基礎(chǔ)設(shè)施與運(yùn)行環(huán)境。一方面，必須保證檔案原始數(shù)據(jù)的精確性，對材料進(jìn)行全面客觀的分析與審查，所有信息必須要在保證核查無誤以后，再錄入到數(shù)據(jù)庫中形成電子檔案;另一方面，則是要對所有的檔案資料進(jìn)行分類編碼，保證在需要時(shí)能夠通過關(guān)鍵詞、編號等方式查找到資料，提高檔案資料的有效利用率。

（3）加大檔案資源保護(hù)力度

新時(shí)期下人們的生活、工作、學(xué)習(xí)方式等都發(fā)生較大變化，尤其是信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，改變了原有的生產(chǎn)工作模式。檔案管理作為事業(yè)單位工作活動(dòng)中的一項(xiàng)重點(diǎn)管理項(xiàng)目，也開始逐漸駛?cè)胄畔⒒M(jìn)程。然而，網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)較為開放的環(huán)境，自身就可能存在安全事故。為此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須要在加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化檔案資源保護(hù)上下功夫。第一，重視防火墻設(shè)立，應(yīng)根據(jù)檔案資源管理以及事業(yè)單位硬件設(shè)施的應(yīng)用情況，科學(xué)使用防火墻，以實(shí)現(xiàn)有效干擾和攔截網(wǎng)絡(luò)黑客入侵的目的;第二，應(yīng)該適當(dāng)設(shè)立虛假檔案信息管理中心，同時(shí)隱藏真正的檔案信息，防止被網(wǎng)絡(luò)攻擊;第三，重視檔案資料數(shù)據(jù)備份，避免意外事故發(fā)生引起信息數(shù)據(jù)丟失的情況，全方面保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全性、精確性，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的展開奠定基礎(chǔ)[7]。

（4）優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)

為了適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理模式，加快信息化進(jìn)程，事業(yè)單位必須要對現(xiàn)有的人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，全面提高檔案管理人員的個(gè)人能力。對于檔案管理工作崗位上年紀(jì)較大、學(xué)習(xí)能力較差的人員，可以著重培養(yǎng)其傳統(tǒng)檔案管理模式，切實(shí)提高業(yè)務(wù)能力，滿足人工與信息化結(jié)合檔案管理模式的工作需求[8]。對于年輕、學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)的人員，則著重培養(yǎng)信息化技術(shù)、設(shè)備等的使用能力，方便其真正參與到信息化檔案管理工作中，為構(gòu)建全新的檔案管理模式奠定基礎(chǔ)。

結(jié)束語：綜上所述，隨著現(xiàn)代科技水平的不斷增長，檔案管理工作模式也有所變化，在數(shù)量與類型增加的同時(shí)，如何解決檔案管理問題、提高檔案管理工作質(zhì)量成為事業(yè)單位必須要思考的重要問題。因此在今后事業(yè)必須要通過更新檔案管理理念、完善信息技術(shù)應(yīng)用、加大檔案資源保護(hù)力度、優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)等方式，創(chuàng)新檔案管理模式，加快內(nèi)部檔案管理工作變革，以此提高工作質(zhì)量與效率，充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢，為單位運(yùn)行管理工作提供充分參考，促進(jìn)單位各項(xiàng)事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

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