對(duì)推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)的思考

劉宇

摘 要： 本文以某機(jī)關(guān)的檔案文化建設(shè)為例，對(duì)新時(shí)期下機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)的內(nèi)涵、現(xiàn)狀進(jìn)行了闡述，并結(jié)合存在的問(wèn)題對(duì)推進(jìn)檔案文化建設(shè)工作提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞： 機(jī)關(guān);檔案文化;檔案管理

【中圖分類號(hào)】G271 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.26.292

1 檔案文化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案文化是一種將與檔案有關(guān)的物質(zhì)產(chǎn)品與精神產(chǎn)品相加在一起的文化。檔案文化是一切文化形式的根源與基礎(chǔ)，表現(xiàn)出明顯的檔案特質(zhì)：具有高度的真實(shí)性與權(quán)威性，充滿神秘感，常常以原始記錄的形式出現(xiàn)等。檔案文化的發(fā)展為其他形式文化的繁榮培育了肥沃的背景土壤，在社會(huì)主義文化建設(shè)的過(guò)程中占據(jù)著舉足輕重的地位。由封閉走向開(kāi)放，由傳承通往傳播，檔案文化建設(shè)的發(fā)展歷程也是其他各種文化建設(shè)的發(fā)展歷程。新時(shí)期下，檔案文化建設(shè)工作面臨著更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，需要每一位檔案工作者群策群力，發(fā)揮自己的智慧，大膽創(chuàng)新檔案文化發(fā)展形式，為推進(jìn)檔案文化建設(shè)貢獻(xiàn)一份自己的力量。

2 機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)的現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

在全新的歷史條件下，原有的檔案文化發(fā)展?fàn)顩r已經(jīng)不能滿足新時(shí)期的需要。以某機(jī)關(guān)為例，其檔案文化建設(shè)的過(guò)程中盡管取得了一定成績(jī)，但仍存在著以下五個(gè)方面的問(wèn)題：

第一，基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理部門(mén)全覆蓋，但檔案管理意識(shí)淡薄。某局現(xiàn)有檔案管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)較為完善，不僅配備了齊全的檔案管理設(shè)備，還能夠做到專人負(fù)責(zé)、職責(zé)明確，對(duì)檔案的歸納整理也十分及時(shí)。但對(duì)檔案管理的理解還停留在比較淺顯的層面，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視，因此未能提供充足的人力資源與物力資源;同時(shí)，部分員工缺乏自主的檔案管理意識(shí)，檔案管理部門(mén)的工作人員有時(shí)也做不到對(duì)檔案的全面收集，未能營(yíng)造起從下而上的檔案管理氛圍。

第二，機(jī)關(guān)內(nèi)的檔案管理制度雖已初步建立，卻無(wú)法統(tǒng)一。機(jī)關(guān)的各個(gè)部門(mén)結(jié)合本部門(mén)的工作實(shí)際對(duì)檔案的保管、保密等環(huán)節(jié)做出了具體規(guī)定，部門(mén)部分還對(duì)檔案的借閱和保管做出了明確要求，這些規(guī)定雖然確保了本部門(mén)工作的規(guī)范化、為檔案的日常整理和管理提供了方便，卻無(wú)法在全機(jī)關(guān)內(nèi)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，當(dāng)部門(mén)之間需要進(jìn)行檔案的溝通使用時(shí)，就會(huì)造成極大的不便，具有很高的隨意性，為檔案的統(tǒng)一管理增加了難度。

第三，機(jī)關(guān)能夠嚴(yán)格按照檔案管理相關(guān)細(xì)則對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類、編號(hào)等一系列處理，但對(duì)部分資料不夠重視，收集不夠齊全。與地質(zhì)資料檔案等自然資料檔案相比，文化活動(dòng)檔案（如慶典記錄、榮譽(yù)證書(shū)等）和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)檔案（如合同、會(huì)議紀(jì)要等）的收集度明顯偏低，這部分資料或是散落在各個(gè)部門(mén)而得不到有效地匯總，或是保留在個(gè)人手中，這就對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息的完整度造成了一定的影響。

第四，盡管配備了充足的檔案管理人員，但部分管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，不具備足夠的專業(yè)知識(shí)。當(dāng)前，機(jī)關(guān)的檔案管理人員雖然人數(shù)充足，但大部分以兼職為主，并且缺乏熟練工與經(jīng)驗(yàn)豐富的長(zhǎng)期工作者，在面對(duì)較為復(fù)雜專業(yè)的檔案管理問(wèn)題時(shí)，往往依據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)而非具體的檔案管理細(xì)則做出判斷，這就使得檔案管理埋下了隱藏的風(fēng)險(xiǎn)。

第五，機(jī)關(guān)內(nèi)各下屬單位在檔案管理的過(guò)程中做出了自己的特色，但依然面臨著硬件設(shè)施不夠完備的問(wèn)題。某下屬單位對(duì)檔案分類進(jìn)行了創(chuàng)新，按照黨群、行政、地勘、合同等分類方式對(duì)檔案進(jìn)行歸納整理，使得檔案查找變得方便快捷;某單位則從工作實(shí)際出發(fā)，加強(qiáng)了對(duì)文化活動(dòng)檔案的管理，建立起了完備的檔案信息庫(kù)。各個(gè)單位在檔案建設(shè)方面都取得了相應(yīng)的成就，但配套的硬件還做得不夠到位，蟲(chóng)蛀問(wèn)題、潮濕問(wèn)題沒(méi)有得到有效解決，檔案室的通風(fēng)和防火工作也仍有提升空間。

3 針對(duì)機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)問(wèn)題所提出的策略

第一，檔案文化的建設(shè)從根本上來(lái)說(shuō)取決于相關(guān)工作人員的素質(zhì)，必須加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，為機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)提供充足的人才資源。具體的可操作措施有以下幾點(diǎn)：首先，選派熟悉檔案管理、具有高度責(zé)任感的人員進(jìn)行檔案管理工作;其次，盡量確保檔案管理人員的工作穩(wěn)定性，避免兼職帶來(lái)的工作漏洞;再次，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，通過(guò)開(kāi)講座、組織經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等形式不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)水平;最后，還要鼓勵(lì)檔案管理人員不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，在全單位營(yíng)造出重視檔案文化建設(shè)的良好氛圍。

第二，要加快觀念轉(zhuǎn)變，借助各種創(chuàng)新手段擴(kuò)大檔案文化傳播范圍。機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，加強(qiáng)對(duì)檔案文化建設(shè)的重視，將各種創(chuàng)新手段應(yīng)用到日常的檔案管理中，推動(dòng)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，建立起完備的機(jī)關(guān)檔案文化專題數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案文化信息資源的優(yōu)化和共享。

第三，在整個(gè)機(jī)關(guān)單位內(nèi)扭轉(zhuǎn)對(duì)檔案文化建設(shè)的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)由封閉到開(kāi)放的轉(zhuǎn)變。部分機(jī)關(guān)人員對(duì)檔案工作存在著一定的誤解，認(rèn)為檔案工作無(wú)非是存儲(chǔ)和調(diào)閱而已，有時(shí)甚至?xí)n案工作粗暴地理解成抄寫(xiě)文檔，缺乏各單位之間的相互聯(lián)系。要積極打造機(jī)關(guān)檔案平臺(tái)，促進(jìn)各個(gè)部門(mén)之間的相互交流與信息資源共享。

第四，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案的數(shù)字化建設(shè)，使電子檔案成為檔案建設(shè)的新方向、新手段。電子檔案具有查詢方便、更新簡(jiǎn)易、存儲(chǔ)空間小、存儲(chǔ)信息量大等優(yōu)越特性，值得在機(jī)關(guān)范圍內(nèi)全面推廣。各機(jī)關(guān)部門(mén)要借助已有的信息化設(shè)備對(duì)往年的檔案信息進(jìn)行錄入整理，為打造檔案庫(kù)做好信息儲(chǔ)備，同時(shí)要不斷引進(jìn)新的檔案管理設(shè)備與軟件，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作邁上信息化與規(guī)范化的新臺(tái)階。

4 總結(jié)

綜上所述，該單位在機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)方面確實(shí)取得了不可忽視的成績(jī)，但受制于傳統(tǒng)管理模式的弊端，也依然存在著一些問(wèn)題。在新時(shí)期全新的管理要求之下，如何秉持科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)，積極開(kāi)展與推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)將是機(jī)關(guān)各單位亟待解決的重要課題。相信在不遠(yuǎn)的將來(lái)，檔案文化建設(shè)將為社會(huì)主義文化建設(shè)注入更加嶄新的活力，為社會(huì)主義文化的繁榮提供更加豐富的力量。

參考文獻(xiàn)

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