工作流技術(shù)在學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用

鄭業(yè)強(qiáng) 王高才

摘要：針對(duì)工作流技術(shù)的定義及特點(diǎn)，結(jié)合學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程，利用工作流建模工具建立業(yè)務(wù)流程模型，以學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)中的應(yīng)用子系統(tǒng)為例，分析工作流技術(shù)在學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)中各個(gè)環(huán)節(jié)之間的自然邏輯關(guān)系，列舉工作流技術(shù)在學(xué)術(shù)工作管理信息系統(tǒng)子模塊的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：工作流技術(shù);學(xué)生工作;管理信息系統(tǒng);應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2020）23-0116-02

1 引言

學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)不僅要處理好各個(gè)環(huán)節(jié)的事務(wù)，還要把學(xué)生事務(wù)處理過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)連接起來(lái)，使上一個(gè)環(huán)節(jié)的結(jié)果能夠傳遞到下一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行處理和利用，使每個(gè)環(huán)節(jié)之間都有著天然的邏輯聯(lián)系[1]。

工作流技術(shù)是當(dāng)前計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)領(lǐng)域迅速發(fā)展的一項(xiàng)新技術(shù)。工作流技術(shù)的應(yīng)用能有效保障教務(wù)管理系統(tǒng)中不同用戶的操作流程對(duì)系統(tǒng)穩(wěn)定性，避免用戶的需求操作出現(xiàn)與常規(guī)的操作流程不一致的情況。近十年，工作流技術(shù)的研究工作已經(jīng)在國(guó)內(nèi)許多領(lǐng)域得以開(kāi)展，但將這項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用于高校教務(wù)系統(tǒng)研發(fā)的案例不多。

為解決學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)中流程多樣、流程煩瑣、流程不清晰等問(wèn)題，通過(guò)研究工作流技術(shù)在學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用以及產(chǎn)生的問(wèn)題，分析工作流技術(shù)在學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)中各個(gè)環(huán)節(jié)之間的自然邏輯關(guān)系。目的是將業(yè)務(wù)流程分配到明確角色，明確職權(quán)，明確任務(wù)分工，并根據(jù)特定的規(guī)則和程序執(zhí)行并監(jiān)控這些任務(wù)，以提高工作效率。

2 工作流技術(shù)

2.1 工作流定義

工作流管理聯(lián)盟（WFMC）給出工作流的定義為：為了提高日常工作效率，由具體的任務(wù)和角色所構(gòu)成的工作流程將遵循特定的流程規(guī)則，使其能根據(jù)預(yù)期的流程自動(dòng)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)人員和任務(wù)的協(xié)同處理，這種流程就是工作流[2]。

工作流是基于案例的，而工作的每一部分都是對(duì)特定事例的執(zhí)行。工作流需要指出需要執(zhí)行哪些任務(wù)以及執(zhí)行次序;執(zhí)行次序決定了需要在模型中指定的關(guān)系條件。例如：獎(jiǎng)助學(xué)金申請(qǐng)、違紀(jì)行為處理或者對(duì)個(gè)人信息的添、刪、改等，事例是通過(guò)按一定的順序執(zhí)行任務(wù)來(lái)處理的?，F(xiàn)以獎(jiǎng)助學(xué)金申請(qǐng)為例，對(duì)工作流管理系統(tǒng)運(yùn)行的三個(gè)階段進(jìn)行分析，主要有：

1）建模階段：工作流建模工具把獎(jiǎng)助學(xué)金申請(qǐng)建立為計(jì)算機(jī)可讀寫(xiě)程序;

2）實(shí)例化階段：將獎(jiǎng)助學(xué)金申請(qǐng)流程進(jìn)行創(chuàng)建對(duì)象編程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的調(diào)度及切換，并根據(jù)一定的工作流程權(quán)限，生成任務(wù)。通過(guò)創(chuàng)建對(duì)象，為獎(jiǎng)助學(xué)金申請(qǐng)流程處理提供相關(guān)信息及數(shù)據(jù)資源;

3）運(yùn)行階段：學(xué)生和教師參與任務(wù)發(fā)起、審核等，系統(tǒng)根據(jù)不同的角色權(quán)限調(diào)用不同的內(nèi)部或外部應(yīng)用程序，以此解決獎(jiǎng)助學(xué)金申請(qǐng)的問(wèn)題。

2.2 工作流參考模型

傳統(tǒng)的工作流管理系統(tǒng)由以下構(gòu)成：流程定義工具、工作流引擎、流程管理工具[3]。WFMC提出了一個(gè)工作流參考模型[4-6]，對(duì)工作流系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、相關(guān)接口及特點(diǎn)（如表1所示）進(jìn)行了規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了工作流技術(shù)的使用的統(tǒng)一性。圖2為工作流參考模型。

3 學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)功能

當(dāng)前，高校的學(xué)生工作管理覆蓋面廣，工作量大，業(yè)務(wù)繁多，程序復(fù)雜、多變。但是，學(xué)生工作管理部門(mén)人員配備較少，甚至部分高校輔導(dǎo)員配比未達(dá)到教育部等相關(guān)文件要求，在這樣的情況下，學(xué)生工作管理部門(mén)的教師們承受了巨大壓力，當(dāng)面臨較多的學(xué)生事務(wù)工作時(shí)，就可能會(huì)忽略一些事務(wù)或容易造成失誤出現(xiàn)很多工作上的問(wèn)題。

較多高校的學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)由系統(tǒng)首頁(yè)、教師隊(duì)伍和學(xué)生信息維護(hù)及修改、評(píng)優(yōu)評(píng)先、學(xué)生考試成績(jī)及綜合測(cè)評(píng)、學(xué)生資助信息、違紀(jì)處分、勤工儉學(xué)、團(tuán)建黨建、學(xué)生公寓安排及維修、實(shí)習(xí)就業(yè)、心理健康信息的采集錄入等功能模塊組成。其系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖3所示。在學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)中，對(duì)主要業(yè)務(wù)進(jìn)行對(duì)象系統(tǒng)描述，建立邏輯模型尤其重要。對(duì)學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)主要用戶：系統(tǒng)管理員、教師（行政管理者、班主任、輔導(dǎo)員、任課教師）、學(xué)生，具體描述系統(tǒng)要“做什么”，或者說(shuō)具有哪些功能。

4 工作流技術(shù)在學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)的部分應(yīng)用

工作流平臺(tái)由工作流引擎和互相聯(lián)系的接口服務(wù)組成。它為業(yè)務(wù)流程的操作提供各項(xiàng)接口及服務(wù)，與特定的業(yè)務(wù)程序無(wú)關(guān)，只負(fù)責(zé)流程邏輯的定義、分析、實(shí)現(xiàn)、監(jiān)控[7]。

通過(guò)工作流技術(shù)，可以將各種學(xué)生工作管理流程整合起來(lái)，而學(xué)生工作管理系統(tǒng)的不同業(yè)務(wù)流程，往往也是可以通過(guò)處理文檔和表單的數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)的。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，一個(gè)實(shí)例通常由一個(gè)或多個(gè)角色按一定的順序完成，從而就需要處理多個(gè)表單或文檔。通過(guò)處理表單或文檔，其實(shí)就是處理過(guò)程信息和結(jié)果數(shù)據(jù)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程的智能控制。

4.1 系統(tǒng)目的

傳統(tǒng)的學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)協(xié)同工作能力較弱，工作流程僵化。在實(shí)際的操作中，往往會(huì)對(duì)每個(gè)模塊進(jìn)行單獨(dú)的數(shù)據(jù)處理，這樣經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致。如果一些管理規(guī)則發(fā)生變化，傳統(tǒng)的學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)就不能按照新的規(guī)則工作。例如，獎(jiǎng)助學(xué)金申請(qǐng)，傳統(tǒng)的系統(tǒng)只能按程序設(shè)置的順序操作，不能根據(jù)實(shí)際情況更改申請(qǐng)變更審批轉(zhuǎn)發(fā)工作。它不能等同于基于工作流的學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)。一旦發(fā)起者發(fā)送進(jìn)程（學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金申請(qǐng)），它將根據(jù)設(shè)定的規(guī)則在網(wǎng)絡(luò)中自動(dòng)中繼轉(zhuǎn)發(fā)和處理信息，不必對(duì)進(jìn)程的流程負(fù)責(zé)。使用工作流后，學(xué)生工作管理將更加高效，事務(wù)處理將更快更強(qiáng)。

4.2 獎(jiǎng)助學(xué)金申請(qǐng)系統(tǒng)模塊應(yīng)用分析

學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)中的獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)子系統(tǒng)模塊符合工作流特征，使用SHARK引擎開(kāi)發(fā)。

1）角色權(quán)限和功能描述

獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)：學(xué)生進(jìn)行獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)，填報(bào)申請(qǐng)、提供相關(guān)材料，包含添、刪、改等其他維護(hù)功能和送班主任或者輔導(dǎo)員審核功能。

獎(jiǎng)學(xué)金審核：由輔導(dǎo)員或班主任，組織成立班級(jí)獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)議小組，對(duì)學(xué)生申請(qǐng)材料和評(píng)選資格進(jìn)行審核及班級(jí)民主評(píng)議，包含申請(qǐng)信息添、刪、改和結(jié)果維護(hù)、送審等其他功能。

獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)結(jié)果錄入：學(xué)校及院系獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)審工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)學(xué)生申請(qǐng)材料、評(píng)選資格和班級(jí)評(píng)議結(jié)果進(jìn)行審核。并召開(kāi)黨政聯(lián)席會(huì)及相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)小組評(píng)審會(huì)，確定結(jié)果。包含對(duì)學(xué)生提交的申請(qǐng)信息添、刪、改和結(jié)果維護(hù)、送審等其他功能。

學(xué)校審核：學(xué)校對(duì)于各申請(qǐng)人申請(qǐng)信息、材料進(jìn)行審查和結(jié)果維護(hù)、修改等功能。

2）工作流程分析

學(xué)生注冊(cè)相關(guān)信息、維護(hù)信息，進(jìn)入系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)學(xué)生提交的相關(guān)數(shù)據(jù)，自動(dòng)分析、識(shí)別并給予相關(guān)的權(quán)限，如學(xué)生具有獎(jiǎng)助學(xué)金申請(qǐng)的權(quán)限，填報(bào)申請(qǐng)表、提供相關(guān)材料，然后提交給下一流程管理（班主任或輔導(dǎo)員）。

具體業(yè)務(wù)管理人員（教師）登錄進(jìn)入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)分析、識(shí)別并給予相關(guān)的權(quán)限。具體業(yè)務(wù)管理人員（教師）組織成立班級(jí)獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)議小組進(jìn)行班級(jí)民主評(píng)議，對(duì)學(xué)生申請(qǐng)材料和評(píng)選資格進(jìn)行審核。滿足要求、符合相關(guān)文件及程序，維護(hù)評(píng)審結(jié)果，并提交下一流程管理，否則退回上一流程。

院校管理人員登錄進(jìn)入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)分析、識(shí)別并給予相關(guān)的權(quán)限，管理人員根據(jù)黨政聯(lián)席會(huì)及相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)小組評(píng)審會(huì)，進(jìn)行結(jié)果維護(hù)。符合即結(jié)束申請(qǐng)，不符合退回上一流程，呈修改狀態(tài)。

學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)模塊是對(duì)學(xué)生進(jìn)行申請(qǐng)，對(duì)不同審批的申請(qǐng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，生成各級(jí)意見(jiàn)審批報(bào)告。模塊中申請(qǐng)審批流程使用SHARK引擎開(kāi)發(fā)，學(xué)生通過(guò)Wed方式輸入信息并申請(qǐng)。院校領(lǐng)導(dǎo)審核，學(xué)校批準(zhǔn)申請(qǐng)。經(jīng)審核，申請(qǐng)書(shū)提交學(xué)校學(xué)生資助管理中心。如果申請(qǐng)不符合要求，則從相關(guān)申請(qǐng)介紹中轉(zhuǎn)出。獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)系統(tǒng)模塊包括信息申請(qǐng)綜合處理、統(tǒng)計(jì)分析、流程審批、報(bào)表生成和打印。由管理人員操作，學(xué)生登錄系統(tǒng)wed進(jìn)行查詢。

5 結(jié)束語(yǔ)

基于工作流SHARK引擎在學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)運(yùn)用，使學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程、職責(zé)和權(quán)限更加清晰、程序更加規(guī)范，處理業(yè)務(wù)流程的效率得到改善。與傳統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)相比，它具有更實(shí)際的操作效果，尤其是在工作模塊中，讓前后業(yè)務(wù)流程更加緊密聯(lián)系，讓運(yùn)行更加規(guī)范。工作流技術(shù)應(yīng)用于學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)，將有利于提高工作效率。

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【通聯(lián)編輯：李雅琪】