信息化背景下檔案館服務(wù)研究

韓聰慧

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，人民的物質(zhì)文化需求也越來(lái)越呈現(xiàn)出多樣性特征。不僅僅局限于物質(zhì)條件的豐富，精神需求的滿(mǎn)足也是當(dāng)下階段人民對(duì)社會(huì)發(fā)展提出的新要求。正是在這種大背景下，公共服務(wù)理念逐漸走入了我們的日常生活并貫徹到了工作的方方面面。在政府大力倡導(dǎo)服務(wù)的大背景下，檔案管理部門(mén)作為我國(guó)重要的文化事業(yè)部門(mén)出現(xiàn)在大眾視野中。如何加強(qiáng)檔案管理，保證其更好地發(fā)揮為公共服務(wù)的基本職能成了當(dāng)下階段的發(fā)展要求之一。因此，本文重點(diǎn)研究檔案館在信息化的大背景下如何正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前形勢(shì)和自身存在的實(shí)際問(wèn)題并走上正軌的發(fā)展之路，滿(mǎn)足人民日益增長(zhǎng)的物質(zhì)文化需求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;公共服務(wù);信息化背景;人民大眾

檔案也是一種資源，對(duì)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步有著非常重大的意義。合理利用檔案資源并開(kāi)發(fā)其內(nèi)在價(jià)值可以有效提升檔案管理效率，推動(dòng)某個(gè)地區(qū)社會(huì)的全面進(jìn)步。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和新媒體時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，顯現(xiàn)更多新的特征。只有實(shí)現(xiàn)了與時(shí)代發(fā)展密切接軌才能真正保障檔案管理的效率和科學(xué)性。作為東北地區(qū)的吉林鎮(zhèn)賚縣，一個(gè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度有待提升的地區(qū)，發(fā)揮檔案管理效用，建設(shè)新時(shí)期的先進(jìn)檔案管理模式更是一項(xiàng)非常重要而有意義的舉措。

一、檔案和信息化概念解析

1.檔案

關(guān)于檔案的定義，目前整個(gè)學(xué)術(shù)界還沒(méi)有形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。一般情況下所指的檔案主要是說(shuō)檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。所以檔案的根本屬性也就是他的記錄性。在我國(guó)漫長(zhǎng)的歷史發(fā)展階段，檔案在每個(gè)朝代都有不同的名稱(chēng)和代詞，而進(jìn)入新時(shí)代以來(lái)，檔案管理工作的地位逐漸強(qiáng)化且隨著信息技術(shù)手段的提升，檔案管理方式也有了很大的變革，電子化檔案和信息化檔案的確立為我國(guó)的檔案管理事業(yè)注入了新的活力。檔案的信息化是21世紀(jì)的今天檔案發(fā)展的新趨勢(shì)。檔案信息化是指專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理工作的檔案館在管理階段利用先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備對(duì)檔案資源進(jìn)行電子數(shù)據(jù)加工，達(dá)到信息化處理目的，加速檔案收集、存儲(chǔ)、管理、使用現(xiàn)代化。也就是說(shuō)，檔案的信息化只是把檔案管理的基本形式做出了調(diào)整和變革，不會(huì)涉及檔案管理本身的內(nèi)容轉(zhuǎn)變。以前的檔案管理普遍以實(shí)體為主，每一個(gè)人或每一家企業(yè)的檔案都會(huì)有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檔案冊(cè)，各類(lèi)文檔紙張都會(huì)編釘在檔案冊(cè)內(nèi)，并有專(zhuān)門(mén)的檔案館收藏起來(lái)。但是電子檔案卻更加便捷，首先它以電子文本文檔的方式取代了紙張，在存儲(chǔ)方式上也以U盤(pán)和芯片取代了實(shí)地場(chǎng)所，這有利于節(jié)約資源，減少破損從而提升管理效率。在保障檔案安全的前提下，為用戶(hù)提供所需檔案信息，讓檔案的憑證作用更好服務(wù)于社會(huì)。

2.信息化背景下綜合檔案館公共服務(wù)

（1）綜合檔案館公共服務(wù)

綜合檔案館公共服務(wù)主要是指提供檔案材料供使用者充分利用的所有檔案的總和，所以其工作內(nèi)容主要可以分為三個(gè)方面：收集、管理和使用。檔案管理的一切工作的進(jìn)行都必須緊緊圍繞“方便和利用”這兩個(gè)主題開(kāi)展，一旦偏離這兩個(gè)主題，檔案管理工作就失去了原有的方向，這也就違背了原始的檔案管理初衷。而機(jī)構(gòu)改革后的檔案館，館內(nèi)所設(shè)的各部門(mén)均是為了檔案的保管與利用提供服務(wù)，即檔案館公共服務(wù)水平提升的各個(gè)重要環(huán)節(jié)。從這三個(gè)方面來(lái)看賚縣檔案管理，在收集和管理方面做的相對(duì)好一些，但是涉及到檔案利用的問(wèn)題，就存在很大的空間了。沒(méi)有對(duì)檔案管理形成科學(xué)認(rèn)識(shí)，只是認(rèn)為檔案管理和圖書(shū)館里一樣，只需要定期編冊(cè)并維護(hù)保養(yǎng)就可以了。對(duì)其本身的價(jià)值認(rèn)識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到專(zhuān)業(yè)程度，更沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效開(kāi)發(fā)。

（2）信息化背景下檔案館的公共服務(wù)

信息化的大背景下檔案館服務(wù)的主要內(nèi)容是指利用信息技術(shù)手段將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和照片通過(guò)機(jī)器掃描、處理和保存等工藝步驟形成相應(yīng)的電子格式從而為社會(huì)公眾提供更為便捷有效的查閱和利用，同時(shí)也可以為政府工作部門(mén)的政務(wù)決策和黨委決策提供參考依據(jù)。所以，基于檔案信息化和檔案管理公共服務(wù)的職能來(lái)看，賚縣的檔案管理工作是存在欠缺的。這需要我們正確認(rèn)識(shí)該縣檔案管理的問(wèn)題缺失并歸類(lèi)，只有明確了基本問(wèn)題，我們才能實(shí)現(xiàn)對(duì)癥下藥。

二、鎮(zhèn)賚縣檔案公共服務(wù)研究

本次論文完成階段，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升，我結(jié)合吉林省鎮(zhèn)賚縣的檔案管理工作進(jìn)行了詳細(xì)研究，針對(duì)鎮(zhèn)賚縣檔案管理工作現(xiàn)狀主要有以下發(fā)現(xiàn)：

1.地方政府重視程度不夠，檔案管理邊緣化

邊緣化就是一直得不到重視，進(jìn)而導(dǎo)致負(fù)責(zé)檔案管理的工作部門(mén)一直未能建立起權(quán)威，從而在多數(shù)人眼中淪為可有可無(wú)的角色。這種情況在我國(guó)的檔案管理工作中是一種比較常見(jiàn)的問(wèn)題，并不只是某個(gè)小區(qū)域才有的問(wèn)題。例如在東部發(fā)達(dá)地區(qū)，這些地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度高，政府財(cái)政收入也處于較高水平，在資金充裕的前提下，檔案部門(mén)的工作開(kāi)展能得到比較穩(wěn)定的資金支持。但經(jīng)濟(jì)的發(fā)展并不是一帆風(fēng)順，當(dāng)?shù)貐^(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展出現(xiàn)頹勢(shì)時(shí)，各項(xiàng)支出就會(huì)明顯減少，檔案管理部門(mén)一直是資金支持減少的重點(diǎn)“照顧對(duì)象”。但是總體而言，發(fā)達(dá)地區(qū)的地方政府還是能夠提供相對(duì)充足的經(jīng)費(fèi)用來(lái)支持檔案建設(shè)工作，獲得的資金支持越多，地方政府的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)越多，引進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施條件才會(huì)更完善，整體的檔案管理效率才能得到穩(wěn)步提升，而檔案管理效率提升帶來(lái)的有優(yōu)惠又能使地方政府從中獲得便利，所以這就導(dǎo)致當(dāng)?shù)卣畷?huì)越來(lái)越重視檔案管理工作。例如以杭州、蘇州、廈門(mén)和深圳等為代表的東南沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)城市，很多都已經(jīng)建成了比較完善的檔案管理設(shè)施并隨著社會(huì)信息化的建設(shè)逐漸建成了智慧檔案館。但是在一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度相對(duì)較低和落后地區(qū)，檔案管理工作不能直接轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)利益拉動(dòng)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展，也正是由于這種因素，檔案管理部門(mén)的角色定位逐漸邊緣化。我們以吉林省為例，雖然處于我國(guó)東部地區(qū)但是吉林的整體經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平與東南沿海地帶仍然存在差距，特別是在一些地級(jí)市和縣內(nèi)，絕大多數(shù)檔案館在行政等級(jí)劃分上都是副科級(jí)單位，負(fù)責(zé)管理檔案館工作的領(lǐng)導(dǎo)人員配置也相對(duì)單一，這也在某種程度上反映出了檔案館受到的重視程度是比較低的。機(jī)構(gòu)級(jí)別低直接對(duì)應(yīng)著單位的發(fā)言權(quán)，在信息技術(shù)普及并大肆傳播的背景下，實(shí)現(xiàn)檔案館工作方式的信息化轉(zhuǎn)變需要面臨很多的困難，檔案管理者話(huà)語(yǔ)權(quán)的缺乏便是其中最明顯的一個(gè)因素。鎮(zhèn)賚縣的檔案管理工作基本符合上述實(shí)際情況，所以地方政府重視程度不夠，檔案管理工作邊緣化是其進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中面臨的最主要的問(wèn)題之一。

2.檔案工作經(jīng)費(fèi)不足

上文所述，經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的限制是制約一個(gè)地區(qū)檔案管理整體效率提升的重要因素，資金的支持是維持一個(gè)地方各項(xiàng)工作正常開(kāi)展的必要條件之一。所以經(jīng)費(fèi)問(wèn)題在一定程度上就顯得比較重要了。而具體到鎮(zhèn)賚縣，情況更是如此，作為吉林省一部分，鎮(zhèn)賚縣位于東北老工業(yè)基地的區(qū)劃范圍，與該地區(qū)的發(fā)展面臨的困境相似的是，鎮(zhèn)賚縣同樣也有自己的制約瓶頸，作為一個(gè)依托森林、礦產(chǎn)和煤炭資源起家的城市，隨著國(guó)家發(fā)展理念的更新和社會(huì)事業(yè)的變革，粗獷的發(fā)展模式已經(jīng)逐漸退出歷史舞臺(tái)。地方政府面臨著產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型的時(shí)機(jī)檔口，承受的壓力同樣也來(lái)自各個(gè)方面。而像檔案館這種并不能直接給當(dāng)?shù)卣畮?lái)經(jīng)濟(jì)效益的或轉(zhuǎn)化為GDP的行業(yè)，一定會(huì)受到冷落。在2018年，鎮(zhèn)賚縣出臺(tái)了有關(guān)檔案管理的相關(guān)文件并在其中明確指出：每年大約有10萬(wàn)元左右的經(jīng)費(fèi)作為檔案館在實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變時(shí)的加工經(jīng)費(fèi)。規(guī)定雖然如此，可這10萬(wàn)左右的費(fèi)用在實(shí)際落地環(huán)節(jié)能不能得到有效貫徹和足額發(fā)放都是未知數(shù)。經(jīng)費(fèi)的不確定性致使檔案館的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)行為一直得不到保障，更不能為負(fù)責(zé)數(shù)字化轉(zhuǎn)化檔案的工作人員提供足夠的薪資報(bào)酬，這也就很容易導(dǎo)致中途停工或者出工不出力的局面，檔案的信息化建設(shè)之路愈發(fā)艱難。另一方面，檔案管理的經(jīng)費(fèi)和硬件設(shè)施一直不能得到充分的支持，資金短缺以及檔案儲(chǔ)藏庫(kù)房空間有限都是非常明顯的問(wèn)題?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是維護(hù)國(guó)家檔案安全的重要前提之一，而且并不是所有檔案都會(huì)面上全體社會(huì)大眾毫無(wú)保留地公開(kāi)，因?yàn)樵诤芏鄼n案中牽涉了國(guó)家機(jī)密和重要內(nèi)容，如果在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中連最基本的檔案安全都做不到，那么就跟不用說(shuō)整體的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平了。當(dāng)今形勢(shì)下，檔案管理部門(mén)資金缺乏，先進(jìn)設(shè)備也落實(shí)不到位，安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)更是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，這一系列的不良因素都會(huì)成為制約檔案管理效率提升的瓶頸因素。

以上兩點(diǎn)都是鎮(zhèn)賚縣檔案管理過(guò)程中存在最主要的問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在不利于檔案管理效率的整體提升。但在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案行業(yè)是一個(gè)非常珍貴的寶庫(kù)，其中蘊(yùn)含著巨大的財(cái)富，絕對(duì)值得相關(guān)政府機(jī)構(gòu)和工作人員投入時(shí)間和精力去開(kāi)采，去挖掘，只要肯下力氣，檔案事業(yè)就是一個(gè)金礦，取之不盡，用之不竭。

三、提升檔案管理服務(wù)水平的策略

1.確立檔案管理的新理念

檔案館開(kāi)展檔案管理工作最主要的一個(gè)目的便是實(shí)現(xiàn)最高效便捷的檔案利用方式從而向使用者提供完整的信息，而這些信息在此之前都是主要依靠紙質(zhì)材料的形式得以保存下來(lái)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的興起人們的生產(chǎn)和生活方式也有了很大的轉(zhuǎn)變，這也助推了工業(yè)革命實(shí)現(xiàn)了人類(lèi)社會(huì)生產(chǎn)力的飛速進(jìn)步。檔案形式的信息化也正是在這種大背景下被提出來(lái)的，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深入發(fā)展并進(jìn)入社會(huì)各個(gè)行業(yè)，人們的生產(chǎn)和生活方式也逐漸出現(xiàn)新的特征。這些新出現(xiàn)的方式和特征就需要相關(guān)的檔案管理工作能夠在滿(mǎn)足當(dāng)下人民對(duì)檔案的基本需求，但是對(duì)檔案事業(yè)而言，信息化建設(shè)重點(diǎn)需要首先轉(zhuǎn)化固有的檔案管理模式和基本方法，用更先進(jìn)的檔案管理理念指導(dǎo)當(dāng)下階段的檔案管理工作。鎮(zhèn)賚縣目前的檔案管理工作存在一個(gè)不合理的地方就是工作人員的結(jié)構(gòu)層次存在欠缺，從業(yè)人員的整體年齡普遍偏大，對(duì)一些新趨勢(shì)的認(rèn)識(shí)以及新技術(shù)的掌握工作暫時(shí)做的不到位，信息化的檔案管理給這些人的工作帶來(lái)了巨大的壓力和改變，這就需要他們及時(shí)適應(yīng)新的變化。因此，強(qiáng)化檔案管理效率的重要一步便是確立檔案管理新觀(guān)念，通過(guò)培訓(xùn)的方式加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的教育深度，轉(zhuǎn)變他們的工作觀(guān)念，幫助他們及時(shí)適應(yīng)新出現(xiàn)的檔案管理先進(jìn)技術(shù)。與此同時(shí)也要落實(shí)員工工作監(jiān)督機(jī)制，規(guī)范員工的工作行為，從根本上鏟除消極怠工和出工不出力的不良現(xiàn)象，這也是推動(dòng)檔案管理信息化的重要手段之一，同時(shí)也是強(qiáng)化檔案管理更好地發(fā)揮檔案對(duì)社會(huì)發(fā)展促進(jìn)作用的重要保障條件。只有工作人員從意識(shí)上接納了新興的管理理念，才能從實(shí)踐上積極主動(dòng)的支持信息化建設(shè)，助推公共服務(wù)水平更上一個(gè)臺(tái)階。

2.加大檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加大檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要可以從以下兩個(gè)方面入手開(kāi)展：第一，為檔案館建設(shè)提供更為豐富的資金支持。信息化建設(shè)工作的進(jìn)行，經(jīng)費(fèi)是其中非常重要的一部分。甚至可以認(rèn)為經(jīng)費(fèi)的保障直接決定了檔案管理建設(shè)的成敗。在鎮(zhèn)賚縣2017—2019這三年間，通過(guò)觀(guān)察每年的檔案管理經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)支出來(lái)看，雖然數(shù)字是逐年增加的，但是與東南沿海的發(fā)達(dá)地區(qū)相比仍然存在一定的差距。所以，要想實(shí)現(xiàn)鎮(zhèn)賚縣檔案管理效率的真正提升，首先需要強(qiáng)化并解決的還是經(jīng)費(fèi)問(wèn)題。為此，檔案館必須要更加積極主動(dòng)地為自己爭(zhēng)取預(yù)算，努力地將自己的檔案管理預(yù)算計(jì)算到當(dāng)?shù)厥姓ぷ鞯目傤A(yù)算中，以此獲得更加穩(wěn)定的財(cái)政支持，盡可能較少因?yàn)橘Y金不足出現(xiàn)的斷層和波動(dòng)。除了這一點(diǎn)以外，在得到必要的資金支持后，檔案管理部門(mén)還要著力提升每一筆資金的使用效率，盡可能實(shí)現(xiàn)每一筆資金使用效率的最大化，減少或避免資金浪費(fèi)和流失，同時(shí)也要設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)的資金庫(kù)并完善資金管理使用機(jī)制，維護(hù)資金安全的同時(shí)消除內(nèi)部人員利用職務(wù)之便侵占共有財(cái)產(chǎn)的違規(guī)違法行為。最后，為了進(jìn)一步拓寬檔案工作經(jīng)費(fèi)的募集來(lái)源，檔案館也可以發(fā)揮其他渠道對(duì)融資的便利作用，比如到社會(huì)層面上尋求與企業(yè)之間的合作機(jī)會(huì)，以及把自身檔案館的部分職權(quán)進(jìn)行租賃和下放，在不影響根本性質(zhì)的前提下，實(shí)現(xiàn)與社會(huì)層面的共同經(jīng)營(yíng)治理，這不僅有利于把最先進(jìn)的檔案管理理念充分融合到具體的工作過(guò)程中，還有利于緩解資金問(wèn)題，為檔案館建設(shè)提供更加堅(jiān)實(shí)的保障條件。第二，配備檔案服務(wù)的軟件和硬件設(shè)施。軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的配置是提升檔案館公共服務(wù)和信息化水準(zhǔn)的又一關(guān)鍵指標(biāo)性因素，更是提升整體公共服務(wù)質(zhì)量的重要工具。因此，鎮(zhèn)賚縣在完善檔案信息化提升服務(wù)之力量的過(guò)程中，必須要實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)備和相關(guān)的信息轉(zhuǎn)化工具。依托計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體，利用各種數(shù)據(jù)處理和儲(chǔ)存設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。那么該如何實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)呢？首先鎮(zhèn)賚縣檔案管理機(jī)構(gòu)必須要清查管內(nèi)所有的檔案數(shù)目并把這些紙質(zhì)檔案做好標(biāo)號(hào)和清算;其次，檔案館的工作人員要密切結(jié)合管內(nèi)的實(shí)際情況做好經(jīng)濟(jì)預(yù)算然后到市場(chǎng)上采購(gòu)和檔案數(shù)量相吻合的電腦計(jì)算機(jī)設(shè)備、硬盤(pán)和掃描器械并立刻投入使用按照一定的標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù);最后，擁有了相關(guān)的先進(jìn)設(shè)備并不意味著檔案管理效率的提升，因?yàn)樵O(shè)備也要對(duì)應(yīng)著能夠熟練操作這些設(shè)備的人，只有具備一批專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的從業(yè)人員才能真正實(shí)現(xiàn)鎮(zhèn)賚縣檔案管理效率的全面提升。因此，我們還要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，例如每周都要設(shè)置專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)課，邀請(qǐng)技術(shù)人員對(duì)這些員工開(kāi)展機(jī)器設(shè)備操作示范和培訓(xùn)，從而提升工作人員的基礎(chǔ)從業(yè)素質(zhì)。上述幾個(gè)方面的工作都必須充分貫徹落實(shí)，每一條都不可或缺。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理在當(dāng)下社會(huì)發(fā)展過(guò)程中扮演的角色至關(guān)重要，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提升和社會(huì)意識(shí)的進(jìn)步，人們對(duì)檔案的重視程度也在一天天加強(qiáng)。因此，我們要正確認(rèn)識(shí)檔案管理和檔案服務(wù)對(duì)一個(gè)城市乃至一個(gè)地區(qū)發(fā)展所能起到的重要作用，并把每個(gè)地區(qū)的實(shí)際情況與檔案管理的一般原理和真理性認(rèn)識(shí)結(jié)合起來(lái)，從而提升檔案管理的整體效率和最終結(jié)果。這也是我們今后開(kāi)展社會(huì)建設(shè)以及實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展必須要堅(jiān)持的重要方向和基本要求。

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（作者單位：鎮(zhèn)賚縣檔案館）