大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

蔣麗杰

基于我國經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，社會不同行業(yè)對人才的需求量不斷增加。特別是處于大數(shù)據(jù)時代環(huán)境之下負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員。檔案管理工作內(nèi)容繁重，大數(shù)據(jù)技術(shù)在為檔案管理人員提供便利的同時，也提出新的挑戰(zhàn)。為此，本文簡要分析了大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作存在的問題，并提出提高工作人員個人綜合素養(yǎng)以及保證檔案信息安全系數(shù)兩項具體方式，以期為檔案管理工作質(zhì)量不斷地加強(qiáng)提供參考。

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，各個行業(yè)與領(lǐng)域的生產(chǎn)方式均產(chǎn)生不同程度的變化，在為不同領(lǐng)域提供發(fā)展基于的同時，也帶來許多挑戰(zhàn)。而檔案管理工作同樣如此。檔案管理概念工作相對繁重，其中各類信息數(shù)據(jù)都需要保證保管的妥善與合理。而為了能夠跟上社會的前進(jìn)速度，必須及時針對檔案內(nèi)容予以更新以及保存，方便日后能夠在人蛇時間進(jìn)行瀏覽以充分發(fā)揮其價值。所以，大數(shù)據(jù)時代背景下如何開展檔案管理，便成為許多學(xué)者關(guān)注的重點。

一、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作重要性

（一）智慧城市中引進(jìn)檔案管理對大數(shù)據(jù)技術(shù)的需要

檔案針對時代進(jìn)步以及社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)而言的作用都至關(guān)重要，因此檔案的特點之一便是需要長久保存。檔案館即專門用于長久存儲檔案，可以為社會基礎(chǔ)建設(shè)以及不同類型服務(wù)供應(yīng)其所需要的幫助以及檔案內(nèi)容的參考，屬于社會科學(xué)文化場所。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案館之中的信息數(shù)據(jù)數(shù)量大幅增加，成為社會不同類型信息數(shù)據(jù)集中的機(jī)構(gòu)。然而就傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)管理角度而言，檔案館的管理方式較為落后，缺少高素質(zhì) 專業(yè)化的人才加以管理，且既有管理人員本身不具備社會檔案管理呢你，針對豐富的檔案信息數(shù)據(jù)無法予以充分地開發(fā)以及運用，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)存在滯后性。大數(shù)據(jù)背景下，構(gòu)建智慧城市已然城市未來發(fā)展的必然趨勢，也是迫切需要實現(xiàn)的目標(biāo)，而智慧城市的建設(shè)之中，檔案信息資源的運用以及開發(fā)工作也是重要的組成部分，將檔案館的建設(shè)有效融入城市之中，可以令城市整體信息水平均有明顯提高。結(jié)合信息數(shù)據(jù)資源的運用，智慧城市構(gòu)建需要將檔案滲透在檔案館建造之中，同時針對檔案館內(nèi)存儲的信息數(shù)據(jù)加以激活，并確保上述信息數(shù)據(jù)確實能夠應(yīng)用于城市建設(shè)之中。檔案館之中存儲的信息資源數(shù)量過于龐大，僅運用人力的方式顯然無法予以妥善的保存以及合理的運用，所以需要利用大數(shù)據(jù)加以有效處理。

（二）電子文件管理工作需要大數(shù)據(jù)技術(shù)運用

就大數(shù)據(jù)時代背景而言，電子型文件數(shù)量激增，雖然無紙化的電子文件節(jié)省了諸多資源，也為檔案存儲提供了便利，但是電子文件管理工作難度有了提高。而檔案管理人員需要針對電子文檔加以篩選，旨在從電子文檔之中搜索更加具有價值的信息數(shù)據(jù)，然而電子文件有關(guān)信息數(shù)據(jù)篩選期間也存在許多問題。工作人員針對龐大的信息數(shù)據(jù)量予以文件處理期間里應(yīng)選用更為科學(xué)的方式加以鑒定，傳統(tǒng)文件多是通過專業(yè)鑒定人員予以鑒定，然而由于電子文件數(shù)量眾多，使得電子文件篩選量也隨之大幅增加。故而，工作人員引入宏觀鑒定方式便顯得尤為關(guān)鍵，即從整體角度針對電子文件是否具有價值加以判定，確認(rèn)電子文件管理的目標(biāo)之后，針對形成電子文件的組織開展文件采集，然而關(guān)于電子文件數(shù)據(jù)的篩選難度也相對較高。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效處理上述問題，運用大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)器實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的采集，同時開展有關(guān)信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分類，為電子文件管理工作提供諸多便利。

二、大數(shù)據(jù)時代環(huán)境下檔案管理工作存在的問題

（一）工作人員欠缺專業(yè)能力

如今，許多檔案管理人員依舊采用傳統(tǒng)的管理理念以及工作方法。大數(shù)據(jù)時代的到來，固然令工作人員各項工作變得更為簡單，但同時也令檔案管理關(guān)于人才的要求變得更高。但大部分檔案管理人員并不具有能夠合理處理大數(shù)據(jù)的專業(yè)能力。如今，大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作相較于傳統(tǒng)的管理模式而言更為專業(yè)、多元化以及信息化，必須檔案管理人員可以充分應(yīng)用計算機(jī)運用，發(fā)揮計算機(jī)的價值。同時也具備優(yōu)秀的信息分析能力以及問題處理能力。不僅如此，基于現(xiàn)代社會的持續(xù)發(fā)展，企業(yè)規(guī)模也將處于不斷拓展的狀態(tài)，這就意味著檔案管理人員的任務(wù)相較于之前更為繁重，要求更為苛刻，然而可以滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，甚至完全符合行位職責(zé)需求的工作人員數(shù)量不斷減少。

（二）檔案信息安全系數(shù)相對較低

大數(shù)據(jù)環(huán)境之下，檔案管理工作之中也包含有對信息的管理，所包含的內(nèi)容以及信息量龐雜，而不同類型信息數(shù)據(jù)也至關(guān)重要，在企業(yè)發(fā)展中的價值相對顯著。盡管已經(jīng)明顯提高檔案管理工作整體效率，然而依舊可能發(fā)生諸多信息安全風(fēng)險。如今，社會不同行業(yè)的企業(yè)人才流動率都相對較高，企業(yè)更為關(guān)注的人才所具有的才能，但未能針對人才才能予以更為深入且全面的挖掘，要求其接受檔案管理工作，導(dǎo)致信息安全難以得到保障，可能產(chǎn)生安全風(fēng)險。另外，網(wǎng)絡(luò)之中的黑客屢禁不止，相對活躍，通過網(wǎng)絡(luò)違法亂紀(jì)以獲取利益的現(xiàn)象并不少見，侵犯企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫對其而言并非難事，而對企業(yè)而言，一旦信息數(shù)據(jù)庫遭受入侵，其信息數(shù)據(jù)有可能被篡改、泄露以及損毀，且無法及時恢復(fù)。

三、大數(shù)據(jù)時代環(huán)境下檔案管理工作有效方案

（一）提高工作人員個人專業(yè)素養(yǎng)

如今，不同行業(yè)關(guān)于人才的搶奪都十分激烈，且呈現(xiàn)愈演愈烈的方向，企業(yè)都希望能夠招聘或是培養(yǎng)專業(yè)能力優(yōu)秀，可熟練運用各項技術(shù)的人才。而檔案管理人員對 善于運用大數(shù)據(jù)技術(shù)的人才更為需求。對任意領(lǐng)域企業(yè)的發(fā)展 而言，高質(zhì)量的人才資源占有社會發(fā)展之中的關(guān)鍵位置。故而，企業(yè)此后工作中應(yīng)加強(qiáng)關(guān)于檔案管理人才的培訓(xùn)力度，如在員工入職之前，即針對其進(jìn)行培訓(xùn)，重點培訓(xùn)其相關(guān)理論知識以及部分大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)技術(shù)的運用，而在入職之后，還需要加強(qiáng)崗位培訓(xùn)力度。具體可采用定期與不定期培訓(xùn)聯(lián)合的方式：定期培訓(xùn)具體指的是定期的培訓(xùn)活動以及考核，如季度考核與年度考核，針對不能達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)的員工予以再次培訓(xùn)或是給予一定經(jīng)濟(jì)方面的懲罰。而不定期培訓(xùn)則是針對近期內(nèi)可能頻繁出現(xiàn)的問題予以集中培訓(xùn)，或是部分員工工作質(zhì)量優(yōu)秀，為其提供外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會，借此不斷提高工作人員個人專業(yè)素養(yǎng)。此外，企業(yè)也可嘗試從外界引入更多的專業(yè)人才，如通過招聘活動以招攬經(jīng)驗豐富、技術(shù)嫻熟的高端人才，不僅能夠使得檔案管理工作效率得到明顯拿提高，同時也可以實現(xiàn)對其余工作人員的培訓(xùn)以及指導(dǎo)。結(jié)合大數(shù)據(jù)時代特征，年輕人關(guān)于有關(guān)理論知識的學(xué)習(xí)以及操作技能認(rèn)識也更為純熟與透徹，接受程度可得到明顯提高。另外，因為大數(shù)據(jù)時代的特別性，年輕人更為容易學(xué)習(xí)與掌握有關(guān)理論知識以及實操技能，所以，企業(yè)在未來發(fā)展期間，也可嘗試積極運用有關(guān)專業(yè)的應(yīng)屆畢業(yè)生，借此為企業(yè)檔案管理隊伍添加新鮮血液，在提高檔案管理隊伍整體水平的同時，也促進(jìn)原本企業(yè)內(nèi)部人員不斷的學(xué)習(xí)以及進(jìn)步，從而形成一種良性的循環(huán)。

（二）保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作盡管能夠為企業(yè)各項決策供應(yīng)所需要的信息數(shù)據(jù)，以便為企業(yè)各項決策提供數(shù)據(jù)支持，但優(yōu)先考慮的問題是保障信息數(shù)據(jù)的安全性。許多企業(yè)目前依舊無法運用數(shù)據(jù)共享技術(shù)，某種程度而言也降低了信息的可用性，進(jìn)而導(dǎo)致許多有效資源被浪費。故而，企業(yè)需要盡快改善現(xiàn)狀，最大限度提高數(shù)據(jù)的可運用性，借此強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)。如在檔案之中添加更為高級且行之有效的防護(hù)程序，以便從源頭處理各類問題或是隱患，實現(xiàn)對信息數(shù)據(jù)的有效性保護(hù)，或是針對現(xiàn)行檔案管理技術(shù)予以不斷的優(yōu)化以及改善。

另外，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的運用固然為其提供了諸多幫助以及便利，使得工作效率得到明顯提升，但同時也對工作人員以及信息安全產(chǎn)生一定程度的負(fù)面影響。而為了有效規(guī)避負(fù)面影響，需要構(gòu)建并不斷完善相關(guān)規(guī)章制度，在檔案管理工作方面，企業(yè)內(nèi)部可嘗試構(gòu)建信息準(zhǔn)入制度以及監(jiān)管規(guī)章制度，其中，信息準(zhǔn)入制度內(nèi)明確規(guī)定信息數(shù)據(jù)的重要性，使得各個崗位工作人員對信息數(shù)據(jù)的重要性有更為明確的了解與認(rèn)識，同時能夠準(zhǔn)確判定一份檔案或是文本是否具有可用性，并在判定之后選擇合適的方式予以處理。通過該方式，可以有效降低負(fù)責(zé)檔案管理工作人員的工作量以及壓力。監(jiān)管規(guī)章制度的落實，可以實現(xiàn)關(guān)于信息數(shù)據(jù)的維護(hù)，同時有效約束工作人員的行為，加強(qiáng)工作人員的責(zé)任心。不僅如此，我國政府部門也需要進(jìn)一步提高自身關(guān)于檔案管理工作的關(guān)注程度，明確有關(guān)規(guī)章制度對保護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)安全的重要性。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的來臨，關(guān)于檔案管理這一需要牽涉大量信息數(shù)據(jù)的工作產(chǎn)生明顯影響?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)的愈漸普及以及廣泛運用，雖然提高了檔案工作的效率，但對檔案管理工作本身的要求也相應(yīng)提高。故而，企業(yè)應(yīng)明確當(dāng)數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作可能產(chǎn)生的問題，并通過不斷加強(qiáng)檔案管理人員抓也素質(zhì)以及對檔案信息數(shù)據(jù)的保護(hù)，以實現(xiàn)檔案信息資源的充分開發(fā)以及運用。

（作者單位：公主嶺市水利勘測規(guī)劃服務(wù)中心）